تفريغ مساحة تخزين

هذه هي طرق لتقليل مقدار مساحة التخزين المستخدمة عن طريق إزالة أو حذف أنواع مختلفة من المعلومات من Microsoft Dynamics 365. استخدم واحدة أو أكثر من هذه الطرق للتحكم في استخدام تخزين بياناتك الإجمالية من خلال Microsoft Dynamics 365. ويمكنك حذف فئات معينة من البيانات حسب الحاجة، أو يمكمنك إعداد وظائف حذف مجمع لكي تحدث مرة أخرى على فترات زمنية منفصلة.

تحذير

تتضمن الاقتراحات التي يوردها هذا الموضوع حذف الملاحظات والمرفقات ومحفوظات الاستيراد وبيانات أخرى. وقبل حذف البيانات، تأكد من أن البيانات لم تعد مطلوبة حيث لا يمكن استرداد البيانات المحذوفة. ولا يوجد أي خيار "تراجع" لاستعادة البيانات بعد إزالتها. يعني ذلك أنه قد يكون من المنطقي بدرجة أكبر أن تقوم بزيادة مقدار مساحة التخزين التي لديك من خلال اشتراك Microsoft Dynamics 365 الخاص بك بدلاً من تقليل مقدار مساحة التخزين المستخدمة.

ملاحظة

باستثناء الطرق رقم 3 و 5، تتطلب هذه الطرق أن يكون لديك دور أمان مسؤول Microsoft Dynamics 365، مثل مسؤول النظام. ويمنحك هذا إذنًا بحذف السجلات في صندوق البريد المهمل وحذف وظائف النظام.

الطريقة 1: حذف البريد الإلكتروني لمجموعة مستلمين ومثيلات سير العمل باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

تحذير

وإذا قمت بحذف هذه البيانات، فلن يمكنك التأكد مما إذا كان قد تم إرسال رسالة بريد إلكتروني عبر البريد الإلكتروني لمجموعة مستلمين أو إذا كان قد تم تشغيل قاعدة سير عمل مقابل سجل. إلا أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والإجراءات المتخذة التي تم تشغيلها مقابل السجل الموجود في سير العمل سوف تبقى.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر حذف السجلات بشكل مجمع. في شريط القائمة، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

  3. اختر التالي.

  4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

  5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    نوع وظيفة النظامتساويالبريد الإلكتروني المجمع؛ سير العمل؛

    سبب الحالةيساوي - تم بنجاح

    اكتملت في - أكثر من X شهر -1

  6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

  7. اختر التالي.

  8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

  9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في Microsoft Dynamics 365.

  10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

  11. إذا أردت إرسال رسالة إلكترونية للإعلام، فحدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إليّ (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

  12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 2: تقييم وحذف عمليات سير العمل المعلقة

في بعض الأحيان تدخل عمليات سير العمل في حالة تعليق بسبب وجود شرط لن يتم الإيفاء به على الإطلاق أو لأي سبب آخر لا يسمح لسير العمل بالاستمرار.

تحذير

تدخل بعض عمليات سير العمل في حالة تعليق بسبب انتظارها لشرط لم يتم الإيفاء به بعد، ويُتوقع حدوثه. على سبيل المثال، فقد تنتظر عملية سير عمل اكتمال إحدى المهام.

  1. اختر البحث المتقدم.

  2. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

  3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    نوع وظيفة النظامتساويسير العمل

    سبب الحالةيساويانتظار

  4. تجميع أول صفين من المعايير:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

  5. اختر بحث.

  6. في إطار النتائج، يمكنك فتح كل عنصر لتحديد ما إذا كان يمكن حذف سير العمل.

الطريقة 3: إزالة مرفقات البريد الإلكتروني باستخدام ميزة البحث المتقدم

تحذير

إذا قمت بحذف هذه البيانات، فلن تكون المرفقات متوفرة بعد الآن في Microsoft Dynamics 365. لكن إذا قمت بحفظها في Office Outlook، فسوف تبقى محفوظة هناك.

  1. اختر البحث المتقدم.

  2. من القائمة البحث عن، قم بتحديد رسائل البريد الإلكتروني.

  3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    ‎مرفقات البريد الإلكتروني (عنصر)

    حجم الملف (بايت)أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 25000.

  4. اختر النتائج.

  5. تحت الأنشطةيتوفر لديك الآن قائمة برسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات يزيد حجمها عن من "X" بايت. راجع رسائل البريد الإلكتروني وقم بحذف المرفقات حسب الحاجة.

الطريقة 4: إزالة رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة الحذف المجمع

تحذير

وإذا قمت بحذف هذه البيانات، فلن تكون رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات المرتبطة بها متوفرة بعد الآن في Microsoft Dynamics 365. لكن إذا قمت بحفظها في Office Outlook، فسوف تبقى محفوظة هناك.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

  3. اختر التالي.

  4. من القائمة البحث عن، قم بتحديد رسائل البريد الإلكتروني.

  5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    سبب الحالةيساويتم الانتهاء

    تم الانتهاء الفعليمنذ أكثر من X شهر -1

    ‎مرفقات البريد الإلكتروني (عنصر)

    حجم الملف (بايت)أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 25000.

  6. جمع أول صفي معايير:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد كلا الصفين، اختر ‏‫تجميع AND.

  7. اختر التالي.

  8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

  9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في Microsoft Dynamics 365.

  10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

  11. إذا أردت إرسال رسالة إلكترونية للإعلام، فحدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إليّ (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

  12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الأسلوب 5: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام ميزة البحث المتقدم

تحذير

إذا قمت بحذف هذه البيانات، فلن تكون الملاحظات والمرفقات المرتبطة بها متوفرة بعد الآن في Microsoft Dynamics 365.

  1. اختر البحث المتقدم.

  2. من القائمة البحث عن، قم بتحديد ملاحظات.

  3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    حجم الملف (بايت)أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 1048576.

  4. اختر النتائج.

  5. يتوفر لديك الآن قائمة بالمرفقات التي يزيد حجمها عن الحجم الذي حددته.

  6. حدد مرفقًا واحدًا أو عدة مرفقات، ثم انقر فوق حذف (X).

الأسلوب 6: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

تحذير

إذا قمت بحذف هذه البيانات، فلن تكون الملاحظات والمرفقات المرتبطة بها متوفرة بعد الآن في Microsoft Dynamics 365.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

  3. اختر التالي.

  4. من القائمة البحث عن، قم بتحديد ملاحظات.

  5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    حجم الملف (بايت)أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 1048576.

    تم الإنشاء في - أكثر من X شهر -1

  6. تجميع أول صفين من المعايير:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

  7. اختر التالي.

  8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

  9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في Microsoft Dynamics 365.

  10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

  11. إذا أردت إرسال رسالة إلكترونية للإعلام، فحدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إليّ (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

  12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريق 7: إزالة مهام الكشف عن التكرارات المجمعة ونُسخ السجلات المكررة المقترنة.

في كل مرة يتم تشغيل مهمة الكشف عن تكرارات، يتم تخزين نسخة من كل سجل مكرر في قاعدة البيانات كجزء من مهمة الكشف عن تكرارات. على سبيل المثال، إذا كان لديك 100 سجل مكرر، فإنه بكل مرة تقوم فيها بتشغيل مهمة الكشف عن تكرارات للبحث عن هذه التكرارات، سواء كانت يدوية أو معاد تكرارها، يتم تخزين هذه السجلات الـ 100 المكررة في قاعدة البيانات ضمن المثيل الخاص بمهمة التكرار هذه حتى يتم دمج هذه التكرارات أو حذفها، أو حتى يتم حذف المثيل الخاص بمهمة الكشف عن التكرارات.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر مهام الكشف عن التكرارات.

  3. حدد مثيلات مهمة الكشف عن التكرارات التي تريد حذفها، ثم اختر حذف (X).

    لتفادي تضييع أي مساحة تخزين، تأكد من حل التكرارات على الفور حتى لا يتم الإبلاغ عنها في المهام المتعددة للكشف عن التكرارات.

الطريقة 8:حذف مثيلات الاستيراد المجمع باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

في كل مرة يتم بها إجراء استيراد مجمع، يكون هناك مهمة نظام ترتبط بهذا الاستيراد. وتقوم تفاصيل مهمة النظام بتوضيح السجلات التي تم استيرادها بنجاح والسجلات التي تعرضت للفشل.

تحذير

بعد حذف مهام الاستيراد المجمع هذه، لن يمكنك عرض البيانات التي تم استيرادها أو العودة إلى الحالة السابقة للاستيراد.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

  3. اختر التالي.

  4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

  5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    نوع وظيفة النظامتساوياستيراد

    سبب الحالةيساوي - تم بنجاح

    اكتملت في - أكثر من X شهر -1

  6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

  7. اختر التالي.

  8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

  9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في Microsoft Dynamics 365.

  10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

  11. إذا أردت إرسال رسالة إلكترونية للإعلام، فحدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إليّ (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

  12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 9: حذف مثيلات مهام الحذف المجمع باستخدام مهمة حذف مجمع.

عند القيام بحذف بيانات السجلات غير الهامة، كما حدث في العديد من الطرق الواردة في هذه المقالة، يتم إنشاء مهمة نظام لحذف السجلات غير الهامة ومن الممكن حذفها.

تحذير

بعد حذف هذه المهام، سوف تفقد المحفوظات الخاصة بمهام الحذف المجمع التي قمت بتشغيلها.

  1. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

  3. اختر التالي.

  4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

  5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

    نوع وظيفة النظامتساويالحذف المجمع

    سبب الحالةيساوي - تم بنجاح

    اكتملت في - أكثر من X شهر -1

    ملاحظة

    يمكنك أيضًا حذف المهام التي تعرضت للفشل أو التي تم إلغاؤها.

  6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

    1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

    2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

  7. اختر التالي.

  8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

  9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في Microsoft Dynamics 365.

  10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

  11. إذا أردت إرسال رسالة إلكترونية للإعلام، فحدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إليّ (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

  12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 10: حذف سجلات المراجعة

عند تمكين التدقيق، يقوم Microsoft Dynamics 365 بإنشاء سجلات التدقيق لتخزين محفوظات التدقيق الخاصة بالسجلات. ويمكنك حذف سجلات التدقيق هذه لتحرير بعض المساحة عندما تنتهي الحاجة إليها.

تحذير

في حالة حذف سجل تدقيق، لن تتمكن من عرض محفوظات التدقيق للفترة التي تمت تغطيتها بواسطة سجل التدقيق.

  1. انتقل إلى الإعدادات > التدقيق.

  2. في المساحة التدقيق، اختر إدارة سجلات التدقيق.

  3. وحدد سجل التدقيق الأقدم، ثم اختر حذف السجلات.

  4. في رسالة التأكيد، اختر موافق.

ملاحظة

يمكنك فقط حذف أقدم سجل تدقيق موجود على النظام. ولحذف أكثر من سجل تدقيق واحد كرر حذف أقدم سجل تدقيق متوفر حتى يتم حذف عدد كافٍ من السجلات.

(راجع أيضاً )

إدارة البيانات الخاصة بك
تشفير البيانات
إدارة مثيلات Microsoft Dynamics 365 (عبر الإنترنت)