ما هي أفضل طريقة لاستخدام Outlook وتطبيقات مشاركة العميل معًا؟
هناك ثلاث طرق لاستخدام التطبيقات المستندة إلى النموذج في تطبيقات مشاركة العميل (وهي Dynamics 365 Sales وDynamics 365 Customer Service وDynamics 365 Field Service وDynamics 365 Marketing وDynamics 365 Project Service Automation) وOutlook معًا:
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
تعقب المجلدات في Microsoft Exchange
استخدم Dynamics 365 App for Outlook المقترن مع المزامنة على جانب الخادم لعرض بيانات تطبيقات مشاركة العميل في Outlook وتعقب سجلات Outlook في تطبيقات مشاركة العميل. يمكنك استخدام Dynamics 365 App for Outlook مع Microsoft Outlook على الويب أو تطبيق Outlook لسطح المكتب أو تطبيق Outlook mobile. مع Dynamics 365 App for Outlook، تظهر معلومات تطبيقات مشاركة العميل إلى جانب رسائل البريد الإلكتروني أو المواعيد الخاصة بمستخدم Outlook. على سبيل المثال، بإمكان الأشخاص معاينة معلومات جهات الاتصال والعملاء المتوقعين المخزنة في تطبيقات مشاركة العميل وإضافة جهات اتصال من رسالة بريد إلكتروني مباشرة. وباستطاعتهم أيضًا ربط سجلات البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال بسجلات جديدة أو موجودة، كسجلات فرصة أو حساب أو حالة. لاستخدام Dynamics 365 App for Outlook، يجب عليك مزامنة البريد الإلكتروني من خلال المزامنة على جانب الخادم. مزيد من المعلومات: تكامل نظام البريد الإلكتروني الخاص بك.
ما مدى تكرار مزامنة السجلات عبر المزامنة على جانب الخادم؟
وفي حالة مزامنة السجلات مع المزامنة على جانب الخادم، تكون العملية ديناميكية وفريدة لكل علبة بريد مستخدم. تضمن خوارزمية المزامنة أن تتم مزامنة علب البريد وفقا للمعلمات الديناميكية مثل عدد رسائل البريد الإلكتروني والنشاط داخل علبة البريد. تحدث مزامنة البريد الإلكتروني كل 5 دقائق في المعتاد. عندما يوجد الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في علبة البريد، يمكن تقليل الفاصل الزمني بشكل ديناميكي إلى دقيقتين. إذا كانت علبة البريد أقل نشاطا، فيمكن زيادة الفاصل الزمني ليصل إلى 12 دقيقة. وبصفة عامة، يمكن افتراض أنه ستتم مزامنة علبة البريد مرة واحدة على الأقل كل 12 دقيقة.
ومع ذلك، عند استخدام تطبيق Dynamics 365 App for Outlook لتعقب أو تعيين السجل ذي الصلة لبريد إلكتروني أو موعد، تحدث المزامنة على الفور في معظم السيناريوهات لرسائل البريد الإلكتروني المتلقاة والمواعيد المرسلة. وإذا فشلت المزامنة الفورية في تطبيق Dynamics 365 App for Outlook، فإننا نستفيد من المزامنة على جانب الخادم لإنشاء أو تحديث سجل النشاط.
أين يمكنك العثور على معلومات حول استكشاف أخطاء مشكلات المزامنة على جانب الخادم وإصلاحها؟
يمكنك العثور على معلومات حول المشكلات المعروفة واستكشاف الأخطاء وإصلاحها هنا: استكشاف الأخطاء وإصلاحها وأشياء يجب معرفتها حول المزامنة على جانب الخادم.
هل تؤثر أذونات الأمان على المزامنة؟
نعم. إذا قام مسؤول النظام بتطبيق نظام أمان لحقول أو سجلات معينة، فقد يؤثر ذلك على البيانات التي تجري مزامنتها.
إشعارات الخصوصية
إذا كنت تستخدم Dynamics 365، فعند استخدام المزامنة على جانب الخادم، تتم مزامنة جهات اتصال Dynamics 365 والأنشطة (بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد وجهات الاتصال والمهام) مع نظام البريد الإلكتروني المحدد (مثل Exchange).
يمكن للمسؤول تكوين وظيفة المزامنة على جانب الخادم لتحديد المستخدمين الذين لديهم القدرة على إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو المواعيد من Dynamics 365 أو مزامنة الأنشطة وجهات الاتصال بين Dynamics 365 وعلبة بريد المستخدم. يمكن لكل من المسؤول والمستخدم النهائي أيضًا تخصيص معايير التصفية ويمكن أيضًا للمسؤولين تعريف حقول الكيان التي تتم مزامنتها.
في حالة استخدامك لـ Dynamics 365 (online)، وعند استخدام المزامنة لميزة Outlook، فإنه يتم "تصدير" بيانات Dynamics 365 التي تقوم بمزامنتها إلى Outlook. يتم الاحتفاظ بارتباط بين المعلومات الموجودة في Outlook والمعلومات الموجودة في Dynamics 365 (online) لضمان بقاء سير المعلومات بينهما. تقوم مزامنة Outlook فقط بتنزيل معرفات سجلات Dynamics 365 ذات الصلة والمراد استخدامها عندما يحاول مستخدم التعقب والتعيين بخصوص أحد عناصر Outlook. لا يتم تخزين بيانات الشركة على الجهاز.
يمكن للمسؤول تحديد ما إذا كان مستخدمو مؤسستك مسموحًا لهم بمزامنة بيانات Dynamics 365 مع Outlook عن طريق تغيير أدوار أمان المستخدمين.
من أجل استخدام Microsoft Dynamics 365 for Outlook، يجب عليك تسجيل الدخول باستخدام بيانات اعتمادك (عنوان بريد إلكتروني وكلمة مرور). يمكنك اختيار حفظ هذه المعلومات محليًا لكي لا تكون مطالبًا بإدخال بيانات اعتمادك في كل مرة تفتح فيها Outlook. إذا اخترت حفظ هذه المعلومات محليًا، فسيتصل Dynamics 365 for Outlook تلقائيًا بـ Microsoft Dynamics 365 (online) في كل مرة تفتح فيها Outlook.
بعد تسجيل دخولك واستخدام Dynamics 365 for Outlook في أول مرة، سيتم فتح اتصال دائم بين الكمبيوتر الخاص بك وDynamics 365 (online) عند اتصالك بالإنترنت. يمكنك اختيار قطع الاتصال بين الكمبيوتر الخاص بك وDynamics 365 فقط باستخدام إعداد التكوين، ولكن في حالة قطع الاتصال، فقد يظهر Dynamics 365 for Outlook أداءً منخفضًا.
في حالة استخدام Dynamics 365 for Outlook لتعقب البريد الإلكتروني، فستكون سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مرئية لمستخدمي مؤسستك ممن لديهم إذن بالعرض.
بالنسبة لكل بريد إلكتروني تستلمه، فسيقوم Dynamics 365 for Outlook بإرسال عنوان البريد الإلكتروني لكل من المرسل والمستلم وسطر موضوع الرسالة إلى Dynamics 365 (online). يمكن ذلك Dynamics 365 (online) من التحقق مما إذا كانت هناك رسالة بريد معيّنة ينبغي تخزينها بواسطة خدمة Dynamics 365 (online). وعندما تتعقب أحد العناصر، فستحتفظ خدمة Dynamics 365 بنسخة من هذا العنصر، وستكون هذه النسخة مرئية لمستخدمين آخرين في مؤسستك ممن لديهم أذونات مناسبة. وعندما تُلغي تعقب أحد العناصر، فستُحذف هذه النسخة تلقائيًا من خدمة Dynamics 365 (online) فقط إذا كنت مالكًا لهذا العنصر.