تعقب البريد الإلكتروني في Outlook من خلال نقله إلى مجلد Exchange متعقب
تعقب تعاملات العملاء أينما كنت ومن أي جهاز باستخدام تعقب المجلدات. بعد إعداد مجلد يتم تعقبه، يمكنك سحب البريد الإلكتروني أو نقله إلى هذا المجلد بحيث يتم تعقبه تلقائيًا في تطبيقات مشاركة العميل (وهي Dynamics 365 Sales وDynamics 365 Customer Service وDynamics 365 Field Service وDynamics 365 Marketing وDynamics 365 Project Service Automation). بالإضافة إلى ذلك، إذا قمت بتعيين سجل ذي صلة (مثل سجل حساب أو فرصة مبيعات معينة) إلى المجلد، تقوم تطبيقات مشاركة العميل تلقائيًا بربط جميع رسائل البريد الإلكتروني في هذا المجلد بذلك السجل المحدد. تعمل المجلدات التي تم تعقبها في Exchange Online أو Outlook on the web أو أي تطبيق أجهمة محمولة آخر يدعم Exchange.
تلميح
تعمل المجلدات التي يتم تعقبها من خلال قواعد علبة وارد Exchange. وهذا يجعل من السهل توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائياً إلى مجلد معين. على سبيل المثال، يمكنك إعداد قاعدة Exchange تقوم تلقائياً بتوجيه البريد الإلكتروني من Contoso يتم تعقبه وهو مرتبط بفرصة Contoso محددة. أخبرني بالمزيد حول إعداد القواعد.
لعرض تعقب المجلد قيد التنفيذ، راجع الفيديو التعقب على مستوى المجلد في CRM Online .
متطلبات استخدام المجلدات المتعقبة
يجب تمكين ميزة تعقب المجلدات أيضا بواسطة المسؤول. لمزيد من المعلومات، اتصل بالمسؤول. للحصول على معلومات المسؤول حول تمكين المجلدات المتعقبة، راجع تكوين التعقب على مستوى المجلد.
يجب أن تستخدم مؤسستك المزامنة على جانب الخادم كأسلوب مزامنة البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا كنت لا تعرف أسلوب المزامنة الذي تستخدمه مؤسستك، فاتصل بالمسؤول. للحصول على معلومات المسؤول حول إعداد المزامنة على جانب الخادم، راجع إعداد المزامنة على جانب الخادم.
إعداد مجلد يتم تعقبه
في تطبيق الويب، على شريط التنقل، انقر فوق خيارات
.في مربع الحوار تعيين الخيارات الشخصية، انقر فوق البريد الإلكتروني، ثم ضمن تحديد رسائل البريد الإلكتروني لتعقبها في Dynamics 365، انقر فوق تكوين قواعد تعقب المجلد.
في التعقب على مستوى المجلد، ضمن مجلد Exchange، انقر فوق + تعيين مجلد جديدوانقر فوق السهم إلى الأسفل في المربع الذي يظهر ثم حدد المجلدات التي تريد تعقبها.
ملاحظة
يمكنك تعقب المجلدات أو المجلدات الفرعية داخل "علبة البريد" الخاصة بك على Exchange فقط. سيتم تعقب المجلد الذي تحدده فقط. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد مجلد يتضمن مجلدات فرعية، فلا يتم تعقب المجلدات الفرعية إلا إذا قمت على وجه الخصوص بتحديدها في مربع الحوار هذا. الحد الأقصى لعدد المجلدات التي يمكنك تعقبها هو 25.
إذا أردت ربط المجلد بسجل معين — على سبيل المثال، حساب أو فرصة — فضمن سجل بخصوص في تطبيقات Dynamics 365، انقر فوق الزر بحث
، ثم ابحث عن السجل.كرر الخطوتين 3 و 4 لأية مجلدات إضافية تريد تعقبها وربطها (اختياريًا) بالسجلات المرتبطة.
عندما تنتهي من إضافة المعلومات وربط المجلدات، انقر فوق حفظ.
أفضل الممارسات لتعقب المجلد
تأكد من الاستفادة من تعقب المجلدات على الأجهزة الجوالة. إذا كان الجهاز يدعم بريد Exchange الإلكتروني، فسيعمل تعقب المجلدات تلقائياً. لست بحاجة إلى تثبيت أي شيء. اسحب أو انقل البريد الإلكتروني إلى مجلد متعقب لتعقب هذا البريد الإلكتروني بشكل تلقائي.
وسواء قمت بتعيين سجل مرتبط لمجلد أو لا يعتمد على كيفية استخدام المجلد:
إذا كنت تتلقى قدرًا صغيرًا من رسائل البريد الإلكتروني من عدة عملاء، فقد ترغب في إنشاء مجلد واحد يسمى "تعقب في Dynamics 365" (أو اسم مشابه) غير مرتبط بسجل معين. وبهذه الطريقة، يمكنك سحب الرسائل إلى هذا المجلد لتعقبها تلقائياً. إذا أردت فيما بعد ربط رسالة البريد الإلكتروني بمجلد معين، فافتح سجل النشاط هذا ثم قم بتعبئة حقل "بخصوص".
إذا كنت تتلقى قدرا كبيرا من رسائل البريد الإلكتروني من عميل معين، فقم بإنشاء مجلد (أو استخدم مجلدا موجودا) فقط للعميل واربطه بسجل معين. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجلد Contoso وتعيين السجل المرتبط Contoso أو سجل الفرصة.
أي بريد إلكتروني يأتي استجابة للبريد الإلكتروني الذي يجري تعقبه سيتم تعقبه تلقائيًا فقط إذا كان البريد الإلكتروني للاستجابة موجودًا في علبة الوارد. إذا كان قد تم نقله يدوياً أو من خلال قواعد Outlook إلى مجلد فرعي في علبة الوارد، لن يتم تعقبه تلقائياً. حل بديل: (1) لا تستخدم توجيه مجلد استنادًا إلى قاعدة أو (2) لا تنقل يدويًا البريد الإلكتروني من مجلد إلى علبة الوارد لأي استجابة بريد إلكتروني تعتقد أنه يلزم تعقبها.
يمكنك إعداد مجلدات متعددة ترتبط بنفس السجل المرتبط. على سبيل المثال، يمكنك ربط مجلد "اقتراح مبيعات Contoso" ومجلد "شؤون Contoso القانونية" لسجل حساب شركة Contoso.
من الأفضل عدم استخدام نفس المجلد لسجلات مختلفة عبر فترة من الوقت. على سبيل المثال، لنفترض أن تقوم بتعقب اتصالات البريد الإلكتروني لفرصة مع العميل 1، لكن لقد ربحت الفرصة، والآن لا تحتاج إلى تعقب المزيد من المراسلات مع هذا العميل. قد يمكنك ببساطة تغيير السجل المرتبط لهذا المجلد لعميل جديد (العميل 2) الذي تتعامل معه. ولكن إذا قمت بذلك، فسيتم ربط كافة رسائل البريد الإلكتروني في المجلد، بما في ذلك البريد الإلكتروني الخاص بالعميل 1، بالعميل 2. لذا فمن الأفضل في هذه الحالة إنشاء مجلد جديد مرتبط بالعميل 2، ثم تعيين السجل المرتبط لهذا المجلد الجديد للعميل 2. ثم يمكنك حذف السجل المرتبط لمجلد العميل 1.
يمكنك تضمين مجلد لم يتم تعقبه داخل مجلد تم تعقبه. على سبيل المثال، إذا أردت تخزين البريد الإلكتروني الشخصي من جهة اتصال Contoso. يمكنك إنشاء مجلد فرعي ضمن المجلد Contoso ويمكنه تركه دون تعقبه.
إذا لم تعد بحاجة إلى تعقب مجلد، فإن إلغاء التعقب لأسباب تتعلق بالأداء يعد فكرة جيدة. لإلغاء التعقب مجلد، إزالتها من مربع الحوار التعقب على مستوى المجلد.
ماذا يحدث عندما تقوم بإلغاء تعقب المجلدات أو تقوم بنقلها أو حذفها أو تغيير اسم السجل المرتبط؟
يوضح الجدول التالي ما يحدث عند إلغاء تعقب المجلدات أو نقلها أو حذفها أو تغيير السجل المرتبط إلى مجلد تم تعقبه.
| إجراء | النتيجة |
|---|---|
| قم بإلغاء تعقب المجلد من خلال حذفه من مربع الحوار التعقب على مستوى المجلد | لا يزال يمكن تعقب كافة رسائل البريد الإلكتروني التي تم تضمينها مسبقاً في هذا المجلد، ويبقى السجل المرتبط مرتبطاً برسائل البريد الإلكتروني تلك. لن يتم تعقب رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي تضيفها إلى هذا المجلد. |
| حذف مجلد من Outlook أو Exchange | سيتم حذف كافة رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تضمينها في هذا المجلد من Outlook أو Exchange Online. لن يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تعقبها بالفعل من خلال هذا المجلد من تطبيقات مشاركة العميل، على الرغم من ذلك. |
| نقل مجلد في Outlook أو Exchange | سيتم تعقب المجلد وكافة محتوياته. إذا قمت بنقل مجلد خارج "علبة الوارد" الخاصة بك، فسيتم تعطيل قواعد التعقب على مستوى المجلد. |
| إعادة تسمية مجلد في Outlook أو Exchange | سيتم تعقب المجلد وكافة محتوياته. تلميح: عند إعادة تسمية المجلدات، يستخدم البرنامج معرف مجلد Exchange لأغراض التعقب – ولا يعتمد على الاسم الفعلي للمجلد. وهذا مهم لمعرفة ما إذا كان قد تم حذف مجلد أم لا، ثم إعادة تسمية مجلد جديد بنفس اسم المجلد المحذوف. على سبيل المثال، لنفترض أنك حذفت المجلد 1 وأنشأت المجلد 2، ثم أعدت تسمية المجلد 2 ليكون المجلد 1. في هذه الحالة، لن يتم الاحتفاظ بمعلومات التعقب للمجلد 1 الأصلي. |
| إزالة الارتباط بين مجلد يتم تعقبه وسجل معين عن طريق حذف الارتباط في مربع الحوار التعقب على مستوى المجلد | سوف يستمر ربط كافة الرسائل في هذا المجلد التي كانت مرتبطة في السابق. لن يتم ربط الرسائل الجديدة المضافة إلى ذلك المجلد. |
| نقل رسالة البريد إلكتروني في مجلد يتم تعقبه مرتبط بسجل معين إلى مجلد مختلف | إذا لم يكن للمجلد الجديد سجل مرتبط، فستتم متابعة رسالة البريد الإلكتروني للارتباط بالسجل الأصلي. إذا كان المجلد الجديد سجلا مرتبطا، فسيتم ربط رسالة البريد الإلكتروني بالسجل المرتبط. |
| تغيير السجل المرتبط يدويًا لرسالة بريد إلكتروني مرتبطة بسجل مرتبط مختلف من خلال مجلد يتم تعقبه | تكون الأولوية لقاعدة المجلد الذي يتم تعقبه. عند مزامنة المجلد، سيتم إعادة ربط رسالة البريد الإلكتروني بالسجل المحدد في قاعدة تعقب المجلد، حتى في حالة تغيير رسالة البريد الإلكتروني للسجل المرتبط يدويا. لتغيير السجل المرتبط هذه الحالة، قم بأحد الإجراءات التالية: - انقل الرسالة إلى مجلد يتم تعقبه مرتبط بالسجل الذي تريده. - قم بإزالة الارتباط بالسجل المرتبط في مربع الحوار التعقب على مستوى المجلد قبل تغيير السجل المرتبط يدوياً. - انقل رسالة البريد الإلكتروني المحددة خارج المجلد الذي يتم تعقبه وقم يدوياً بتغيير السجل المرتبط لرسالة البريد الإلكتروني تلك. |
| ينقل مستخدمان نفس رسالة البريد الإلكتروني للمجلدات التي تحتوي على سجلات مرتبطة مختلفة | يمكنك فقط تعيين سجل مرتبط واحد لرسالة بريد إلكتروني. في هذه الحالة، يتم ربط السجل الذي تمت معالجته أولا بسجل مرتبط. |
راجع أيضًا
الأسئلة المتداولة حول مزامنة السجلات بين تطبيقات مشاركة العميل وMicrosoft Outlook
تكوين التعقب على مستوى المجلد