إنشاء أوامر شراء
تصف هذه المقالة العمليات والخيارات التي تتوفر لك عندما تنشئ أمر شراء يدويًا.
عندما تنشئ أمر شراء، يتم تحديد معلومات عامة حول الأمر بكامله في رأس أمر الشراء، ثم تضيف بندًا أو أكثر من بنود أمر الشراء. تصف هذه المقالة بعض الخيارات المتوفرة الأكثر استخدامًا.
يمكنك أيضًا إنشاء أوامر الشراء من خلال نسخ البنود من مستند أمر شراء آخر أو أمر مبيعات. في هذه الحالة، يمكنك عكس العلامة الموجودة في المخزون، كما تعكس العلامة الموجودة في فاتورة للإشارة إلى مبلغ دائن.
على الرغم من أنه يمكنك إنشاء أوامر الشراء يدوًيا، إلا أنها تنشأ عادةً من عمليات أخرى. يمكن إنشاء الأوامر تلقائيًا استنادًا إلى مستندات أخرى، كالطلبات مثلاً. بدلا من ذلك، يمكن إنشاؤها كجزء من عملية التخطيط الرئيسي من خلال أوامر شراء مخططة. إذا كنت تستخدم اتفاقيات الشراء، فيمكن إنشاء أوامر الشراء بواسطة إجراء أمر الإصدار. هناك أيضًا أساليب أكثر تقدمًا لإنشاء أمر الشراء بشكل تلقائي. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء الأوامر عندما تستخدم التسليم المباشر أو سلاسل الأوامر بين الشركات الشقيقة.
إنشاء رأس أمر الشراء
عندما تقوم بإنشاء أمر شراء جديد، يظهر مربع حوار حيث يمكنك إدخال المعلومات الأكثر شيوعًا لرأس أمر الشراء. عندما تنقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار، يتم إنشاء أمر الشراء، ويمكنك بعد ذلك تحديد معلومات إضافية في الرأس.
التفصيل الأول الذي يجب وضعه في الاعتبار عند إنشاء أمر الشراء هو نوع الأمر. يتم استخدام نوع أمر الشراء في معظم الأحيان. ومع ذلك، إذا كانت الفاتورة الدائنة مطلوبة، فيمكنك استخدام النوع أمر مرتجع.
يجب تحديد المورّد في الحقل حساب المورّد. لهذا الحقل، يمكنك البحث عن الحساب أو اسم المورّد. إذا كان المورّد يسلم المنتجات من مواقع متعددة ولكنه يستخدم حساب فاتورة واحدًا، فيمكنك تحديد حساب الفاتورة هذا في الحقل حساب الفاتورة ثم استخدامه مع حسابات المورّد المختلفة. إذا تعين عليك إنشاء أوامر شراء لمنتجات لن تطلبها بشكل متكرر، فيمكنك استخدام الخيار مورد مرة واحدة. ينشئ هذا الخيار بشكل تلقائي حساب مورّد جديدًا مع وضع علامة عليه على أنه حساب مرة واحدة، لدعم عملية التنظيف لاحقًا للحسابات المستخدمة لمرة واحدة في وحدة الحسابات الدائنة. عند تحديد حساب مورّد، ترث العديد من الحقول في رأس أمر الشراء القيم الافتراضية من المعلومات المرتبطة بحساب المورّد. على سبيل المثال، يتم نسخ موقع التسليم والمستودع الافتراضيين من معلومات المورّد. ومع ذلك، يمكنك إبطال هذه القيم الافتراضية إذا تم إعداد أمر الشراء لموقع آخر.
إذا قام المورّد بتوفير رقم مرجعي للأمر، فيمكنك تسجيل هذه المعلومات في الحقل مرجع المورّد. بالنسبة إلى الأوامر المرتجعة، يجب تحديد قيمة في حقل ترخيص المواد المسترجعة للإشارة إلى تخويل المورّد المتعلق بمعالجة الأمر المرتجع.
إذا تم ربط اتفاقية شراء بالأمر، فيجب تحديد هذه المعلومات في حقل اتفاقية الشراء.
يتضمن رأس أمر الشراء أيضًا معلومات حول التكاليف التي يتم تطبيقها على الأمر بكامله بدلاً من البنود الفردية. يمكن إضافة التكاليف تلقائيًا إلى الأمر إذا تم إعداد التكاليف التلقائية للمورّد أو مجموعة التكاليف الخاصة بالمورّد. ويمكنك أيضًا إضافة التكاليف يدويًا إلى رأس الأمر بالنقر فوق الاحتفاظ بالتكاليف في جزء الإجراءات.
إضافة بنود أمر الشراء
بإمكان أوامر الشراء أن ترتبط بمنتجات فعلية أو خدمات. يحدد إعداد موجود على مجموعة نماذج المخزون ما إذا كان رقم صنف معين ينطبق على منتج أو خدمة. ويتم عادة تحديد الصنف المشترى بواسطة رقم صنف. ومع ذلك، إذا كان الأمر يتعلق بمنتجات أو خدمات يتم استهلاكها مباشرة، يمكنك أيضا تحديد الصنف باستخدام فئة تدبير.
تحتوي بنود أمر الشراء على الكثير من الحقول، ولكن لدى الكثير من هذه الحقول قيمة افتراضية أو قيمة موروثة من رأس الأمر. يتم تعيين حقول إضافية عند تحديد منتج أو خدمة. في أغلب الأحيان، تتضمن الحقول التي يتم تعيينها يدويًا حقول رقم الصنف والكمية وتاريخ الاستلام المطلوب. وتُعد المعلومات حول الخصومات وسعر الوحدة شديدة الأهمية هي أيضًا، ولكن قيم هذه الحقول تتحدد في أغلب الأحيان بواسطة الاتفاقيات التجارية أو اتفاقيات الشراء.
عندما تحدد منتجًا، يمكنك البحث عن اسم المنتج بكامله أو جزء منه بدلاً من استخدام رقم الصنف. إذا كان لدى المنتج متغيرات عديدة، مثل أحجام مختلفة، فيمكنك إلقاء نظرة عامة على المتغيرات المتوفرة باستخدام الوظيفة إضافة البنود أو باستخدام ميزة البحث المتوفرة في حقل رقم المتغير.
في أغلب الأحيان، يجب عليك تحديد أبعاد متعددة للصنف المحدد في كل بند من بنود أمر الشراء. تتوقف الأبعاد التي يجب تحديدها على مجموعات الأبعاد التي تم تعيينها إلى تعريف المنتج الرئيسي. على سبيل المثال، غالبًا ما ستحتاج إلى تحديد موقع ومستودع للإشارة إلى المكان الذي ينبغي تسليم المنتج إليه. ويمكنك تعريف متغيرات المنتج بتحديد رقم متغير أو بإدخال قيم لبعد منتج واحد أو أكثر، مثل اللون أو الحجم أو التكوين أو النمط. تسمح لك أبعاد التعقب، مثل رقم الدُفعة والرقم التسلسلي، بتعريف كل دفعة مخزون بشكل فريف كل شحنة المخزون. بعد إنشاء أمر، يمكنك التقاط قيم الأبعاد في الأمر باستخدام إجراء التسجيل. على سبيل المثال، طلبت كمية من خمس قطع من أحد الأصناف. في وقت لاحق، ستسجل أن ثلاثة من تلك القطع ستكون سوداء، واثنتان منها ستكون زرقاء. يعتبر هذا الأسلوب بديلاً لتسجيل معلومات الأبعاد أثناء تسجيل الوصول.
يمكنك التحقق من تفاصيل حالة حركة المخزون للمنتجات المخزنة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى التحقق من المخزون الفعلي لمساعدتك في تقرير الكمية التي يجب طلبها. أو، قد تحتاج إلى مراجعة حالة المخزون للكمية المطلوبة لمعرفة إن كان تسجيل الوصول الوارد قد حدث.
سيتضمن بند أمر الشراء الذي يتم استخدامه لإعادة منتج إلى المورّد كمية سالبة. يمكنك تحديد دفعة معينة لإرجاعها باستخدام إجراء الحجز.
في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى تقسيم الكمية التي تم طلبها، بحيث يتم تسليم أجزاء مختلفة منها في تواريخ مختلفة. يمكنك إعداد عمليات التسليم هذ باستخدام الإجراء جدول التسليم الذي يتوفر في قائمة بند أمر الشراء في طريقة عرض البنود.
يمكن إضافة التكاليف تلقائيًا إلى بنود أمر الشراء، إذا تم إعداد التكاليف التلقائية للمورّد أو مجموعة التكاليف الخاصة بالمورّد وللصنف أو مجموعة التكاليف الخاصة بالصنف. ومع ذلك، تُضاف التكاليف عادةً بشكل يدوي على مستوى بند أمر الشراء. لإضافة تكلفة، افتح الصفحة الاحتفاظ بالتكاليف باستخدام إجراء الاحتفاظ بالتكاليف في قائمة الماليات في طريقة عرض البنود. الفائدة المكتسبة نتيجة إضافة التكاليف مباشرة على مستوى بند الأمر هو إمكانية توزيع التكلفة كتكلفة مخزون. لإعداد أكواد التكاليف لحساب تكلفة المنتج، استخدم نوع الدين صنف. ينبغي توزيع أنواع التكاليف هذه من رأس أمر الشراء إلى البنود قبل تأكيد الأمر. على سبيل المثال، قد ترغب في توزيع التكاليف على أساس الكمية في كل بند. تؤثر فئة التكاليف أيضًا على كيفية احتساب التكاليف. على سبيل المثال، تحدد التكاليف الثابتة مبلغًا ثابتًا، وتحسب نسبة التكاليف كنسبة مئوية من المبلغ الصافي لبند الأمر. يمكن تعيين أوامر الشراء إلى حمل، وقد يتضمن الحمل تقديرًا للمصروفات المتوقعة لتغطية تكلفة النقل. يمكنك توزيع هذه المصروفات من الحمل وبالعودة إلى بنود أمر الشراء.
إجراءات أوامر الشراء
بعد الانتهاء من إضافة الرأس والبنود إلى أمر الشراء، يجب غالبًا إكمال خطوات إضافية قبل أن يصبح الأمر جاهزًا للتأكيد. نظرًا لتوفر الكثير من الخيارات، قد تجد أنه من المفيد استخدام إجراء البحث للبحث عن عنصر القائمة ذي الصلة.
يمكنك تكوين المنتجات على الأمر بحيث تتوفر لها الأصناف المكملة. الأصناف المكملة هي المنتجات التي يجب أو يمكن شراؤها مع منتجات أخرى. قد تُضاف المنتجات المكملة مجانًا كمنتجات مرافقة، أو قد تتمكن من تقرير ما إذا كان يجب إضافتها إلى الأمر أم لا. يمكنك مراجعة الأصناف المكملة بعد كل بند يُضاف إلى الأمر. ومع ذلك، ربما ستجد أنه من الأسهل مراجعة وإضافة الأصناف المكملة ذات الصلة لكافة بنود الأمر باستخدام صفحة الأصناف المكملة، التي يمكنك فتحها من جزء الإجراءات.
تُضاف الخصومات عادة إلى البنود عند إنشائها. ومع ذلك، تنطبق خصومات قليلة على الأمر بكامله:
- يحسب إجراء الخصم الإجمالي نسبة الخصم الإجمالي المطبقة على الأمر بكامله. لا تخلط بين هذا الخصم والنسبة المئوية للخصم النقدي. يتم تطبيق الخصومات النقدية عند دفع الفاتورة، كما أنها تعتمد على تسوية الدفع بتاريخ معين.
- إذا تم تطبيق خصم متعدد البنود, فيجب عليك استخدام إجراء خصم متعدد البنود لحسابه وتعيينه إلى الأمر. الخصومات متعددة الأسطر هي الخصومات التي يمكن تقديمها عندما يتجاوز مزيج من المنتجات في الأمر الحد المشترك. يستخدم عدد قليل من الشركات هذا النوع من الخصم.
يجب تعيين التكاليف ذات كود تكلفة يستخدم نوع الدين صنف إلى مستوى البند قبل تأكيد الأمر. قد تجد أنه من الأسهل تعيين هذه التكاليف على مستوى رأس الأمر، لكي تتمكن من تحديد المبلغ الإجمالي للتكلفة. ومع ذلك، في هذه الحالة، يجب توزيع التكلفة وصولاً إلى كل بند قبل تأكيد الأمر. يمكنك استخدام الإجراء توزيع التكاليف لتقسيم المبالغ من التكاليف التي تم تعيينها على مستوى الرأس وصولاً إلى بنود الأمر. يمكن تقسيم التكاليف حسب المبلغ الصافي لكل بند أو وفقًا للكمية التي تم طلبها أو بالتساوي عبر بنود الأوامر. بعد توزيع التكاليف على البنود، تتم إزالة التكلفة من رأس الأمر.
يمكن تكوين أوامر الشراء للمطالبة بتوزيع أموال الموازنة على الأمر قبل أن يمكن معالجته. في هذه الحالة، يمكنك استخدام الإجراء التحقق من الموازنة لتوزيع الموازنة.
قد تضطر إلى تأخير إتمام أمر شراء. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى الحصول على معلومات إضافية حول المنتجات أو الخدمات، أو قد تحتاج إلى الحصول على إذن الإنفاق. هناك عدة طرق لتعليق أمر الشراء. على سبيل المثال، يمكنك الانتظار ريثما يتم تأكيد الأمر. أو، في حالة استخدام سير عمل لإدارة تغيير، لا تقدم الأمر للموافقة عليه. إذا تعين عليك حظر كافة الأوامر لمورّد معين، يمكنك أيضًا وضع علامة قيد الانتظار على المورّد للمعالجة على أصل المورّد. وهناك أيضًا بعض الظروف التي قد تمنع معالجة الأمر. على سبيل المثال، قد يتم منع المعالجة إذا تم تجاوز حدود الائتمان أو إذا لم تتوفر أموال الموازنة المطلوبة.