طلبات عروض الأسعار (RFQs)

يوفر هذا الموضوع نظرة عامة على طلبات عروض الأسعار التي تقوم المؤسسات بإصدارها عندما تحتاج إلى شراء أصناف أو خدمات وعندما ترغب في تلقي عروض تنافسية من عدة مورّدين. في طلب عرض الأسعار، ستطلب من المورّدين توفير الأسعار وأوقات التسليم لكميات الأصناف التي تحددها. يمكنك أيضًا أن تطلب من المورّدين تحديد ما إذا كان هناك أي تكاليف عرضية، مثل تكاليف الشحن أو خصومات للأوامر الكبيرة أو الدفع المبكر لفاتورة المورّد.

تغطي عملية طلب عرض الأسعار (RFQ) المهام التالية:

  • إنشاء وإرسال طلب RFQ إلى مورد واحد أو أكثر.
  • تلقي وتسجيل ردود طلبات RFQ (عطاءات)
  • تحويل العطاءات المقبولة إلى أمر شراء أو اتفاقية شراء أو طلب شراء.

يعرض الشكل التوضيحي التالي نظرة عامة على عملية طلب RFQ.

عملية طلب عرض أسعار

يمكنك إنشاء طلب عرض الأسعار من الأوامر المخططة أو طلب شراء أو إدخال يدوي. طلب عرض الأسعار الذي تقوم بإنشائه يُسمى بحالة طلب عرض الأسعار، وهذا هو المستند الأساسي الذي تستخدمه لتصدر طلب عرض الأسعار لكل مورد. وبعد إعداد حالة طلب عرض الأسعار وإضافة الموردين، انقر فوق إرسال‬‏‫ في حالة طلب عرض الأسعار، ويتم إنشاء دفتر يومية طلب عرض أسعار لكل مورد قمت بإرسال طلب عرض الأسعار إليه. ويمكنك تكوين إعدادات إدارة الطباعة لإجراء الإرسال إلى طباعة تقرير لكل مورد إلى أرشيف، أو إرسال تقرير إلى عنوان البريد الإلكتروني لكل مورد.‬ وبالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام دفتر يومية طلب عرض الأسعار لكل مورد لإنشاء تقرير يمكنك إرساله أو إعادة إرساله إلى مورد لاحقاً. ويمكنك أيضًا تكوين إجراء الإرسال لإنشاء كشف رد يستطيع المورد تعبئتها.

وإذا كان يجب تعديل عرض الأسعار بعد إرساله، فيمكنك إعادة إرسال طلب عرض الأسعار إلى الموردين عند الانتهاء.

وعند تلقي عروض الأسعار، يجب عليها إدخالها في صفحة طلب الردود على عرض الأسعار. وإذا قمت بتحديد خيار نسخ البيانات للرد، فإنه يتم نسخ البيانات مثل الكمية والتواريخ من حالة طلب عرض الأسعار في الرد. يمكنك تغيير هذه البيانات لتعكس عطاء المورد.

إذا كان تكرار ثاني للرد مطلوباً لمورد معين، فانقر فوق عودةفي صفحةطلب الرد على عرض الأسعار. ويُنشئ إجراء العودة دفتر يومية جديدًا وتقريرًا ستتم طباعته وأرشفته وإرساله وفقًا لإعدادات إدارة الطباعة.

وإذا قمت بإضافة معايير تسجيل نقاط إلى حالة طلب عرض الأسعار الخاص بك، فسيشمل رد RFQ لوحة تسجيل نقاط حيث يمكنك إدخال النقاط. وتظهر النتائج النهائية عند مقارنة الردود في صفحة مقارنة الردود، حيث يمكن مقارنة بيانات الرد الأخرى، مثل سعر البند وتاريخ التسليم والسعر الإجمالي.

وبعد أن تحدد عطاءً أو عطاءً جزئيًا، يمكن قبوله ورفض الباقي. يتم إنشاء دفاتر يومية القبول، ودفاتر يومية الرفض، والتقارير المقابلة. ‏‫وستتم طباعة هذه الدفاتر وأرشفتها وإرسالها وفقًا لإعدادات إدارة الطباعة. وعند قبول عطاء أو بنود محددة في عطاء، يتم إنشاء اتفاقية شراء أو أمر شراء، أو يتم تحديث طلب شراء، استنادًا إلى نوع شراء طلب عرض الأسعار.‬ يمكنك إنشاء اتفاقية تجارة يمكنك استخدامها لاحقاً لأي من الردود، بغض النظر عن قبولك أو رفضك لها.

وتظهر حالة طلب عرض الأسعار في رأس طلب عرض الأسعار وتعتمد على حالة بنود طلب عرض الأسعار. وتشير الحالة إلى المدى الذي قمت به بمعالجة RFQ. يحتوي كل RFQ على قيمتين للحالة: أدنى وأعلى. أقل حالة هي المرحلة المتقدمة على الأقل لأي بند في RFQ، وأعلى حالة هي المرحلة الأكثر تقدما لأي سطر في RFQ. على سبيل المثال، إذا كانت المرحلة المتقدمة على الأقل في RFQ للبند الذي تم إنشاؤه، الحالة الأقل في RFQ هي تم الإنشاء. إذا كانت المرحلة الأكثر تقدمًا في RFQ هي للسطر الذي تم إرساله إلى الموردين، فإن الحالة الأعلى في RFQ هي تم الإرسال. يتم تلقائياً تحديث الحالات كعملية RFQ.

يمكنك عرض الحالات الأدنى والأعلى لرأس RFQ في صفحة كل طلبات عروض الأسعار‬. يمكنك عرض الحالات الأدنى والأعلى لبند RFQ في علامة التبويب البنود في صفحة طلب عروض الأسعار.

فيما يلي تسلسل حالات معالجة طلبات عروض الأسعار:

  1. تم الإنشاء
  2. تم الإرسال
  3. تم الاستلام
  4. تم القبول/تم الإلغاء/تم الرفض

سيتم وصف الحالات بمزيد من التفصيل في أقسام لاحقة في هذا الموضوع.

إعداد وظائف RFQ

قبل أن يمكنك إنشاء حالة طلب عرض الأسعار، يجب إعداد معلومات طلب عرض الأسعار في صفحة محددات تحديد الموارد والتدبير‬. عند إنشاء حالة طلب عرض الأسعار، يمكنك تحديد القيم الافتراضية التي يتم نسخها إلى طلب عرض الأسعار. يمكنك تحديد القيم الافتراضية التالية:

  • نوع الشراء لطلبات عروض الأسعار الجديدة: أمر شراء أو اتفاقية شراء.
  • إعدادات تاريخ انتهاء الصلاحية والوقت.
  • شروط الدفع ومعلومات التسليم.
  • الحقول التي يجب تضمينها في الرد على طلب عرض الأسعار.

يمكنك تجاوز هذه القيم لحالة معينة لطلب عرض الأسعار. ويجب أيضًا تكوين عملية التعديل. وكجزء من هذا التكوين، يمكنك تشغيل تأمين حقل. وعند تشغيل تأمين الحقل، يحب على أخصائي تدبير يريد تعديل عرض الأسعار النقر أولاً فوق إنشاء في القسم تعديل في علامة التبويب عرض أسعار. بعد تحديث طلب عرض الأسعار بواسطة التعديل، يتعين على أخصائي التدبير‬ إكمال العملية عن طريق النقر فوق إنهاء‬. ينشئ الإجراء إنهاء رسالة البريد إلكتروني تعلم المورّدين بطلب عرض الأسعار المعدل. يمكنك تحديد قالب لإعلام البريد الإلكتروني الذي يتم إرساله إلى الموردين في صفحة محددات التدبير وتحديد الموارد. عند إنشاء قالب، يمكن أن يحتوي على رموز الإحلال التالية:

  • %سبب لإعادة عطاء%
  • %سبب لتعديل%
  • %تعديل تم إعداده من قِبل%
  • %الشركة%

تم استبدال رمزي %سبب لإعادة عطاء%‬ و%سبب لتعديل%‬ بالنص الذي يستطيع أخصائي التدبير إدخاله عند يُكمل أو تُكمل التعديل في معالج التعديل. ويتم الحصول تلقائيًا على رمزي %تعديل تم إعداده من قِبل%‬ و%الشركة% من طلب عرض الأسعار.

وإذا كنت تريد استخدام أكواد السبب في رد على طلب عرض الأسعار للإشارة إلى سبب رفض عطاء أو قبوله، فيجب إعداد أكواد السبب في صفحة أسباب المورد.

ويمكنك تكوين مظهر مستندات طلب عرض الأسعار المطبوعة أو المخزنة في صفحة إعداد النموذج في التدبير وتحديد الموارد.

ملاحظة: لتكوين قطاع عام، تتطلب أي تغييرات تطرأ على طلب عرض الأسعار الذي تم إرسالها استخدام عملية التعديل. عند إرسال طلب عرض الأسعار، يتم تأمين الحقول، لذا يعتبر النقر فوق إنشاء لاستخدام عملية التعديل كما هو موضح أعلاه خطوة إلزامية لإجراء تغييرات على طلب عرض الأسعار. يخضع ذلك لمعلمة تأمين الحقل تأمين RFQ‬ عند إرساله في محددات تحديد الموارد والتدبير‬. يتم تعيين هذه المعلمة إلى نعم، وبالنسبة إلى تكوين قطاع عام تعتبر هذه القيمة افتراضية ولا يمكن تغييرها. هذا يعني أنه كلما كان من الممكن معالجة عملية التعديل يدويًا في تكوين قطاع غير عام، تعتبر عملية معالجة التعديلات عن طريق تأمين الحقول بعد إرسال طلب عرض الأسعار خطوة إلزامية للقطاع العام.

عند إنشاء طلبات RFQ لأمر شراء، وإضافة عنصر قائمة إلى طلب RFQ، فإنه يتم إنشاء حركة مخزون بحالة الاستلام إيصال استلام عرض الأسعار‬. وتُوضع بنود طلب عرض الأسعار بهذه الحالة فقط في الاعتبار عند استخدام خطة رئيسية لحساب التوريدات. وإذا كنت تريد أن تتضمن خطة رئيسية بنود طلب عرض الأسعار كعملية استلام متوقع، فيجب عليك تكوين هذا السلوك في إعداد التخطيط الرئيسي.

وكمدير أو وكيل شراء، يمكنك إنشاء أنواع الطلب والاحتفاظ بها لمطابقة متطلبات التدبير للمؤسسة الخاصة بك. يؤدي كل نوع طلب إلى تشغيل طرق تسجيل النقاط. وتشتمل طرق تسجيل النقاط على مجموعة من المعايير يمكن استخدامها عندما تسجيل العطاءات. يجب عليك إعداد أنواع الطلب، وطرق تسجيل النقاط، ومعايير تسجيل النقاط في صفحتي نوع الطلب وطريقة تسجيل النقاط.

إنشاء وإرسال RFQ

يمكنك إنشاء طلب RFQ وتحديد الموردين الذين يريدون المزايدة على طلب RFQ، وقم بإرسال طلب RFQ إلى الموردين. ويمكنك استخدام إدارة الطباعة لتوجيه تقرير طلب عرض الأسعار وتقارير كشف الردود إلى الوجهة المفضلة الخاصة بك.

ويمكنك إنشاء طلب RFQ لنوع الشراء أمر الشراء أو اتفاقية الشراء.

وإذا تم إنشاء طلب عرض الأسعار من طلب شراء، فإنه يتم تعيين طلب الشراء تلقائياً. ولا يمكنك إنشاء طلب عرض الأسعار يدوياً من نوع طلب الشراء. إذا كان طلب عرض الأسعار من نوع أمر الشراء:

  • عند إنشاء بنود طلب عرض الأسعار، يتم إنشاء حركات المخزون التي لها حالة استلام إيصال استلام عرض الأسعار‬.
  • عند قبول عطاء، يتم إنشاء أمر شراء.

إذا كان طلب عرض الأسعار من نوع اتفاقية الشراء:

  • يتم استخدام طلب عرض الأسعار لاتفاقية لشراء كمية محددة أو قيمة منتج بمرور الوقت. ويجب عليك تحديد نطاق التاريخ الذي ينطبق على اتفاقية الشراء واسم الشخص الذي يدير اتفاقية الشراء.
  • عند قبول عطاء، يتم إنشاء اتفاقية شراء.

يمكنك إنشاء طلب عرض الأسعار من طلب شراء فقط إذا كانت حالة طلب الشراء قيد المراجعةوتم تعيينك للقيام بمهمة سير العمل التالية. ويتم تحديث بنود طلب الشراء تلقائياً، كما يمكنك قبول البنود من ردود طلب عرض الأسعار (العطاءات) التي قمت باستلامها من الموردين. ولا يمكنك استكمال أو رفض أو اعتماد أو تنفيذ أية إجراءات أخرى لطلب الشراء عندما يكون RFQ قيد التقدم.

وعندما تقوم بإنشاء طلب عرض الأسعار، يمكنك تحديد نوع طلب معين. ويحدد نوع الطلب مجموعة نقاط المعايير المستخدمة لتسجيل الردود في طلب عرض الأسعار.

يمكنك إضافة استبيان إلى حالة طلب عرض الأسعار. ويظهر هذا الاستبيان فيما بعد في كافة الردود بعد إرسال طلب عرض الأسعار.

توجد ثلاث طرق لتحديد الموردين لإضافتهم إلى حالة طلب عرض الأسعار:

  • إضافة الموردين واحداً تلو الآخر.
  • البحث عن كافة الموردين الذين يستوفون معايير محددة.
  • إضافة كافة الموردين الذين تمت الموافقة عليهم لفئات التدبير التي يتم استخدامها في بنود طلب عرض الأسعار تلقائياً.

عندما تكون حالة طلب عرض الأسعار جاهزاً، انقر فوق إرسال. ويُنشئ إجراء الإرسال دفاتر اليومية والتقارير التي ستتم طباعتها وأرشفتها وإرسالها وفقًا لإعدادات إدارة الطباعة.

إذا قمت بتحديد خانتي الاختيار استخدام المورد لإعادة حساب الأسعار واستخدام معلومات الصنف الخاص بالمورد في صفحة إرسال طلب عرض الأسعار عند قيامك بإرسال الطلب إلى الموردين، فإنه يتم تلقائياً إدخال بعض المعلومات الخاصة بالمورد. ويمكنك تعديل هذه المعلومات في صفحة الرد على طلب عرض الأسعار.

يعرض الجدول التالي مدى التغييرات في حالة RFQ عند إنشاء RFQ وإرساله إلى الموردين.

الإجراء حالة رأس RFQ الدنيا حالة رأس RFQ العليا حالة بند RFQ الأدنى حالة بند RFQ الأعلى
قم بإنشاء عنوان وبند طلب RFQ. تم الإنشاء تم الإنشاء تم الإنشاء تم الإنشاء
إرسال RFQ إلى مورد محدد. تم الإرسال تم الإرسال تم الإرسال تم الإرسال
إضافة مورد آخر. تم الإنشاء إرسال (تم إرسال RFQ لمورد واحد فقط.) تم الإنشاء تم الإرسال
إرسال RFQ إلى المورد الثاني. تم الإرسال تم الإرسال تم الإرسال تم الإرسال

ملاحظة: يمكنك إضافة المزيد من الموردين إلى RFQ في أي وقت، وتتغير الحالتان الدنيا والعليا لتعكس الموردين الجدد. على سبيل المثال، إذا تلقيت العطاءات من كل الموردين وقبلت على الأقل بندًا واحدًا في العطاء، تكون الحالة الدنيا في رأس RFQ هي تم الرفض، وتكون الحالة الأعلى تم القبول. إذا قمت بإضافة مورد جديد، تكون الحالة الدنيا في أي بند الآن هي تم الإنشاء. ولذلك، تتغير الحالة الدنيا في رأس RFQ إلى تم الإنشاء، وتبقى الحالة الأعلى تم القبول.

تعديل طلب عرض الأسعار

في بعض الأحيان، يجب عليك تغيير طلب عرض الأسعار بعد إرساله. على سبيل المثال، يمكن أن يحدث ذلك إذا طرأ تغيير على تواريخ التسليم أو إذا أردت منتجات إضافية أو كميات مختلفة من المنتجات. ويمكنك تكوين عملية التعديل بحيث تكون أكثر تقييداً أو أقل تقييداً.

وإذا كنت تستخدم عملية التعديل الأكثر تقييداً، فيجب عليك النقر فوق إنشاء في حالة طلب عرض الأسعار لبدء إجراء تعديل قبل أن يمكنك تعديل الحقول الموجودة في حالة طلب عرض الأسعار. وبعد الانتهاء من إجراء التغييرات، يجب عليك النقر فوق إنهاء. وسيتم فيما بعد توجيهك خلال عملية إضافة المعلومات لرسالة البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها لإخطار الموردين بالتعديل. ويتم تلقائياً إرفاق تقرير RFQ المحدث، الذي يتضمن إشعار تعديل يتم إرفاقه بالرسالة تلقائيًا.

وإذا كنت تستخدم عملية التعديل الأقل تقييداً، لا يلزمك إنشاء تعديل قبل أن يمكنك تعديل الحقول الموجودة في حالة طلب عرض الأسعار الذي تم إرساله بالفعل. ومع ذلك، يجب عليك إضافة إشعار تعديل يدوياً في طلب عرض الأسعار.

تلقي وتسجيل ردود طلبات RFQ

عند إرسال طلب RFQ، يتم إنشاء كشف رد تلقائيًا. ونظرًا لأنك تتلقي ردود (عطاءات) لطلب RFQ، يجب عليك إدخال المعلومات من كل مورد على ورقة الرد على طلب RFQ الخاص بالمورد. وإذا قمت بإضافة معايير تسجيل نقاط، يمكنك تسجيل الردود. كما يمكنك فيما بعد المقارنة بين عطاءات الموردين وتصنيفها وفقًا لمعايير النقاط لديك، مثل أفضل سعر إجمالي وأفضل وقت تسليم إجمالي.

وإذا تم إرفاق استبيان بحالة طلب عرض الأسعار، فيجب عليك إدخال الإجابات على الأسئلة في كشف الرد يدوياً.

وإذا كان يجب إدخال بنود بديلة، وتسمح حالة طلب عرض الأسعار بذلك، في علامة التبويب السريع بنود عرض أسعار الشراء، فانقر فوق إضافة بند. وأدخل فيما بعد معلومات المنتج، مثل رقم الصنف أو فئة التدبير والكمية والسعر والخصم.

وإذا أدخلت رد ولكن تتطلب عرضًا جديدًا من المورد، فيمكنك إعادة إرسال طلب عرض الأسعار. سيؤدي هذا إلى إنشاء دفتر يومية جديد وتقرير يمكنك استخدامهما لطلب إجراء تغييرات من المورد.‬

ويمكنك الاطلاع على نظرة عامة على جميع طلبات عروض الأسعار وحالات الرد عليها في صفحة متابعة طلب عرض الأسعار.

يعرض الجدول التالي مدى التغييرات في حالة RFQ عندما تتلقى العطاءات وتسجيل المعلومات في كشف رد RFQ.

الإجراء حالة العطاء الأدنى حالة العطاء الأعلى حالة رأس RFQ الدنيا حالة رأس RFQ العليا حالة بند RFQ الأدنى حالة بند RFQ الأعلى
تسجيل عطاء مورد واحد وحفظه. تم الإرسال تم الاستلام تم الإرسال تم الاستلام تم الإرسال تم الاستلام
تسجيل عطاء المورد الثاني وحفظه. تم الاستلام تم الاستلام تم الاستلام تم الاستلام تم الاستلام تم الاستلام

ملاحظة: إذا قررت إرجاع عطاء إلى المورد لتفاوض إضافي، ستظل كلتا الحالتين العليا والدنيا تم الاستلام.

قبول ورفض العطاءات ونقل العطاءات المقبولة إلى الوثائق النهائية

بعد تحديد أفضل طلب، مثل العطاء الذي يقدم أفضل سعر إجمالي، يمكنك قبول العطاء. يتم تحديث حالة رد طلب RFQ الخاصة بالمورد إلى تم القبول. وعند قبول عطاء أو بنود محددة في عطاء، فإنه يتم إنشاء أمر شراء أو اتفاقية شراء تلقائياً، ويمكنك رفض العطاءات من الموردين الآخرين.

عند قبول رد على RFQ من نوع طلب الشاء، فإن بنود الرد على RFQ تقوم بتحديث بنود طلب الشراء بالمعلومات التالية:

  • سعر الوحدة
  • نسبة الخصم
  • مبلغ الخصم
  • تكاليف الشراء
  • تكاليف السطر
  • المورِد
  • الرقم الخارجي
  • وصف خارجي

في الرد، يمكنك إضافة كود سبب لشرح سبب قبول أو رفض عطاء.

يمكنك قبول بعض البنود في عطاء ورفض البعض الآخر. كما يمكنك قبول بنود من موردين مختلفين. يُرجى العلم أنك إذا قبلت بعض البنود، فستتم مطالبتك برفض كافة البنود الأخرى. ولذلك، إذا كنت تريد قبول البنود الأخرى، فيجب عليك النقر فوق إلغاء عند تلقي المطالبة.

يعرض الجدول التالي مدى التغييرات في حالة RFQ عند قبول ورفض العطاءات من الموردين.

الإجراء حالة العطاء الأدنى حالة العطاء الأعلى حالة رأس RFQ الدنيا حالة رأس RFQ العليا حالة بند RFQ الأدنى حالة بند RFQ الأعلى
قبول أحد العطاءات. تم الاستلام تم القبول تم الاستلام تم القبول تم الاستلام تم القبول
رفض العطاءات الأخرى. تم الرفض تم القبول تم الرفض تم القبول تم الرفض تم القبول