Преглед на работата с потоците на бизнес процеси

Тази тема се прилага към Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Ако сте онлайн потребител, вижте Общ преглед на потоците на Power Automate бизнес процесите в документите.

Може да сте сигурни че хората въвеждат данни последователно и следват същите стъпки, всеки път, когато работят с клиент чрез създаване на поток на бизнес процес. Например може да искате да създадете поток на бизнес процес, за да могат всички да обработват заявките за обслужване на клиенти по един и същ начин, или да изисквате от служителите да получат одобрение за фактура преди подаване на поръчка. Потоците на бизнес процес използват една и съща основна технология като другите процеси, но възможностите, които те предоставят, са много различни от други функции, които използват процеси. За да научите как да създавате или редактирате поток на бизнес процес, вижте Създаване на поток на бизнес процес.

Гледайте кратко видео (4:49) за потоците на бизнес процесите.

Защо да използвате потоци на бизнес процес?

Потоците на бизнес процес ръководят хората при изпълнението на техните задачи. Те предоставят рационализиран работен процес за потребителите, който ги води през процесите, които тяхната организация е определила за взаимодействия, които трябва да бъдат придвижени до някакъв завършек. Този потребителски работен процес може да бъде пригоден така, че хората с различни права за достъп да могат да работят по начин, който най-добрите отговаря на работата, която вършат.

Използвайте потоци на бизнес процес, за да определите набора от стъпки, които хората да следват, за да постигнат желания резултат. Тези стъпки предоставят визуален индикатор, който указва на хората, в коя част от бизнес процеса се намират. Потоците на бизнес процес намаляват нуждата от обучение, тъй като новите потребители не трябва да се съсредоточават върху това, кой обект трябва да използват. Те могат да оставят процеса да ги води. Можете да конфигурирате потоците на бизнес процес в подкрепа на общите продажбени методологии, които може да подпомогнат вашите продажбени групи да постигат по-добри резултати. За групите за услуги, потоците на бизнес процес могат да помогнат на новия персонал да набере скорост по-бързо и да се избегнат грешки, които може да доведат до недоволни клиенти.

Какво може да се прави с потоци на бизнес процес?

Определението на поток на бизнес процес се представя като персонализиран обект и екземпляр на процес, съхранен като запис в рамките на този обект. Всеки запис е свързан със запис на данни (например акаунт, контакт, потенциален клиент или възможност) и в случай на федеративни процеси – със запис на данни за всяко участващо лице.

С потоците на бизнес процесите дефинирате набор от етапи и стъпки , които след това се показват в контрола в горната част на формуляра.

Всеки етап съдържа група от стъпки. Всяка стъпка представлява поле, където могат да се въвеждат данни. Хората преминават към следващия етап с помощта на бутона Следващ етап . Можете да направите дадена крачка задължителна, така че хората да трябва да въведат данни за съответното поле, преди да могат да пристъпят към следващия етап. Това се нарича "етапен контрол".

Потоците на бизнес процес изглеждат сравнително просто в сравнение с други видове процеси, защото те не предоставят никаква условна бизнес логика или автоматизация отвъд осигуряване на опростен процес на въвеждане на данни и контролиране на въвеждането по етапи. Въпреки това, когато ги комбинирате с други процеси и персонализации, те могат да играят важна роля в спестяването на времето на хората, намаляване на разходите за обучение и увеличаване на усвояването от потребителя.

Има на разположение редица готови за използване потоци на бизнес процеси. Повече информация: Добавяне на готови за използване бизнес процеси.

Потоци на бизнес процес, интегрирани с други персонализации

Когато вие или вашият потребител въведе данни с помощта на потоци на бизнес процес, промените в данните се прилагат също към полетата на формуляра, така че всяка автоматизация, предоставена от бизнес правила или скриптове за формуляри, може да бъде приложена незабавно. Могат да се добавят стъпки, които задават стойности за полета, които не присъстват във формуляра, и тези полета ще бъдат добавени към обектния модел на клиентския API, използван за скриптове на формуляри. Някои работни процеси, които са инициирани от промени в полета, включени в даден поток на бизнес процес, ще се приложат, когато данните във формуляра се запишат. Ако автоматизацията се прилага от бизнес процес в реално време, промените ще бъдат незабавно видими за потребителя, когато се обновяват данните във формуляра, след като записът е записан.

Въпреки че контролата на потока на бизнес процес във формуляра не предоставя никаква пряка клиентска програмируемост, промените, приложени от бизнес правила или скриптове на формуляра, автоматично се прилагат за контролата на потока на бизнес процес. Ако скриете дадено поле във формуляр, това поле ще бъде скрито също и в контролата на потока на бизнес процес. Ако зададете стойност с помощта на бизнес правила или скриптове за формуляри, тази стойност ще се зададе и в потока на бизнес процес.

Едновременни потоци на процеси

Конкурентните потоци на бизнес процеси позволяват на персонализаторите да конфигурират няколко бизнес процеса и да ги свързват в един и същ начален запис. Потребителите могат да превключват между няколко бизнес процеса, които работят едновременно, и да възобновяват работата си към етапа на процеса, в който са се намирали.

Системни потоци на бизнес процес

Включва следните потоци на бизнес процеси. За да разберете как работят потоците на бизнес процес, прегледайте тези системни потоци на бизнес процес:

• Процес на продажби от потенциален клиент до възможност

• Процес на продажби на възможност

• Телефон за обработка на случай

Множество обекти в потоци на бизнес процес

Можете да използвате потоците на бизнес процес за един обект или да обхванат множество обекти. Например може да имате един процес, който започва с възможност, след което продължава към оферта, поръчка и след това фактура, преди накрая да се върне към затваряне възможността.

Можете да проектирате потоци на бизнес процеси, които свързват заедно записите за до пет различни обекта в един процес, така че хората, които използват приложението, да могат да се съсредоточат върху потока на процеса, а не върху това в кой обект да работят. Те могат по-лесно да навигират между свързаните записи на обекти.

Множество потоци на бизнес процес са налични за един обект

Не всеки потребител в дадена организация може да следва същия процес и различни условия могат да изискват прилагането на различен процес. Можете да имате до 10 активни потока на бизнес процес за един обект, за да осигурите подходящи процеси за различни ситуации.

Управление на това кои потоци на бизнес процес да се приложат

Можете да свържете потоците на бизнес процес с права за достъп, така че само хора с тези права за достъп да могат да ги виждат или използват. Можете също да зададете реда на потоците на бизнес процес, за да можете да контролирате кои потоци на бизнес процес да бъдат определени по подразбиране. За да зададете поток на бизнес процес поръчка, отворете поток на бизнес процес в дизайнера и след това изберете Поток на процеса на поръчка в командната лента. Изберете стрелките нагоре и надолу, за да преместите потоците на бизнес процесите в желания от вас ред.

Когато някой създава запис на нов обект, списъкът с наличните активни дефиниции на бизнес процес се филтрира по правата за достъп на потребителя. Първата активирана дефиниция на бизнес процес, налична за правата за достъп на потребителя съгласно списъка с реда на процесите, се прилага по подразбиране. Ако е налична повече от една активна дефиниция на бизнес процес, потребителите могат да заредят друга от диалога за превключване на процес. Когато се превключват процеси, рендираният в момента преминава във фонов режим и се замества от избрания, но запазва своето състояние и е възможно да се превключи отново. Всеки запис може да има няколко свързани екземпляра на процес (всеки за различна дефиниция на поток на бизнес процес, до общо 10). При зареждане на формуляр се рендира само един поток на бизнес процес. Когато някой потребител приложи различен процес, този процес може да се зареди само по подразбиране за конкретния потребител.

За да се гарантира, че даден бизнес процес се зарежда по подразбиране за всички потребители (поведение, което е равностойно на „закачане” на процес), може да се добави персонализиран клиентски API скрипт (уеб ресурс) при зареждане на формуляра, който специално да зареди съществуващия екземпляр на бизнес процес въз основа на ИД на дефиницията на бизнес процеса.

Привилегии на поток на бизнес процес

Всяко определение на поток на бизнес процес, представено като персонализиран обект разполага със собствен набор от привилегии, които могат да бъдат редактирани в рамките на роля на защита, както всяка друга система или персонализиран обект. Можете да зададете привилегиите в раздела "Потоци на бизнес процеси" за права за достъп.

Можете да зададете следните привилегии на поток на бизнес процес:

• Създаване: Позволява създаването на екземпляр на поток на бизнес процес, което се прави едновременно със създаването на нов запис.
• Прочетете: Позволява преглед на поток на бизнес процес в създаден запис.
• Запис: Позволява актуализиране на поток на бизнес процес. Например промяна на състояние и навигация.
• Изтриване: Позволява изтриване на екземпляр, например когато се изтрива запис.
• Добавяне: Позволява навигация между обекти от обект. Например водещият обект в процеса на продажба на потенциални клиенти # поток на бизнес процес.
• "Добавяне към": Позволява навигация между обекти към обект. Например обектът "Възможност" в процеса на продажба на потенциални клиенти # поток на бизнес процес.

Бележка

Правата за достъп на системния администратор и системния персонализатор имат достъп до всички потоци на бизнес процеси по подразбиране.

Съображенията за потоците на бизнес процес

Можете да зададете потоци на бизнес процес само за тези обекти, които ги поддържат. Вие също трябва да сте наясно с ограниченията за броя на процесите, етапите и стъпките, които могат да бъдат добавени.

Потоци на бизнес процес, които извикват работен поток

Вече можете да извикате неавтоматични работни потоци от вътрешността на поток на бизнес процес. Можете да конфигурирате това от дизайнера за нов поток на бизнес процес, като плъзнете компонент на работен поток към етап на процес в раздела за глобалните потоци. За повече информация относно използването на работни потоци в потоци на бизнес процеси вижте Блог: поток на бизнес процес автоматизация в Dynamics 365 for Customer Engagement.

Когато включите работен процес, който искате да задействате при излизане от етап за даден етап от потока ви на бизнес процес и този етап е последният етап в потока, дизайнерът създава впечатлението, че работният поток ще бъде задействан, когато този етап приключи. Работният поток обаче няма да бъде задействан, защото преходът на етап не се случва. няма да получите предупреждение или грешка, които не ви позволяват да включите работния поток в етапа. Когато даден потребител взаимодейства с потока на бизнес процес, приключването или изоставянето на процеса не води до преход на етапа и по тази причина работният поток не се задейства. Обмислете следните примери:

• Създавате поток на бизнес процес с два етапа, S1 се свързва с S2, с работен поток на етап S2 и задавате спусъка на Stage Exit.

• Създайте поток на бизнес поток с три етапа, S1 се свързва с S2, след това S2 се разклонява до S3. Включвате работен поток в S2 и задавате превключвателя на Stage Exit.

  Работният поток няма да задейства и в двата случая. За да заобиколите този проблем, можете да добавите глобален поток и работния поток, към който искате да задейства, така че работния поток се задейства за бизнес процеса, а не за етап от него. Можете да зададете спусъка за глобален работен поток за изоставени или завършен процес, за да предизвика работния поток да се задейства, когато потребителят изоставя или завършва бизнес процеса.

Обекти, които могат да използват потоци на бизнес процес

Само обекти, които използват актуализираните формуляри, могат да използват потоци на бизнес процес. Това включва потребителски обекти и следните системни обекти:

• Партньор

• Ангажимент

• Кампания

• Дейност в кампания

• Отговор на кампания

• Конкурент

• Контакт

• Имейл

• Правомощие

• Факс

• Случай

• Фактура

• Потенциален клиент

• Писмо

• Маркетингов списък

• Възможност

• Телефонно обаждане

• Продукт

• Елемент в ценовата листа

• Оферта

• Повтарящ се ангажимент

• Търговски печатни материали

• Социална дейност

• Ред

• Потребител

• Задача

• Екип

  За да разрешите персонализиран обект за потоци от бизнес процеси, поставете отметка в квадратчето Потоци на бизнес процеси (полетата ще бъдат създадени) в дефиницията на обекта. Обърнете внимание, че не можете да отмените това действие.

Бележка

Ако навигирате до етап поток на бизнес процес, който съдържа обекта Social Activity , и изберете бутона Следващ етап , ще видите опцията Създай . Когато изберете Създаване, формулярът за социална дейност се зарежда. Тъй като Social Activity обаче не е валиден за от потребителския интерфейс на приложението, няма да можете да запишете формуляра и ще видите съобщението за Create грешка: "Неочаквана грешка".

Максимален брой процеси, етапи и стъпки

За да се осигурят приемливата работа и ползваемостта на потребителския интерфейс, има някои ограничения, които трябва да имате предвид, когато планирате да използвате потоци на бизнес процес:

• Може да има не повече от 10 активирани процеси от поток на бизнес процес за един обект.

• Всеки процес може да съдържа не повече от 30 етапа.

• Мулти-обектни процеси може да съдържат не повече от пет обекта.

Поддръжка на персонализирането на обект на поток на бизнес процес

Обектите на поток на бизнес процес могат да се показват в системата, така че данните на запис на обект да могат да станат налични в мрежи, изгледи, диаграми и табла.

Използване на записите на обект на поток на бизнес процес с мрежи, изгледи, диаграми и табла

С помощта на бизнес процесите, достъпни като обект, вече можете да използвате разширено търсене, изгледи, диаграми и табла, извлечени от данни на поток на бизнес процес за даден обект, например потенциален клиент или възможност. Системни администратори и персонализатори могат да създават потребителски решетки, изгледи, диаграми и табла на поток на бизнес процес, подобни на тези, създадени с всеки друг обект.

Потоците на бизнес процесите, като например Lead To Opportunity Sales Process , се показват катоперсонализируем обект в Solution Explorer.

За достъп до изглед поток на бизнес процес по подразбиране, отворете изследователя на решения, разгънете Обекти разгънете желания процес, като> например Процес на продажба на потенциални клиенти, изберете Изгледи и след това изберете желания изглед.

Налични са няколко изгледа по подразбиране, които можете да преглеждате като диаграма, като например изгледа "Процес на продажба на активна възможност".

Ограничения при използването на обекти на поток на бизнес процес

В момента не можете да създавате потребителски формуляри за обекти на базата на поток на бизнес процес.

Вижте също

Гледайте кратко видео (4:49) за потоците на бизнес процесите
Добавяне на готови за използване бизнес процеси
Създаване на поток на бизнес процес
Подобряване на потоците от бизнес процеси с разклоняване
Whitepaper: Активиране на процеси с Dynamics 365 за ангажиране
на клиенти Създаване на персонализирана бизнес логика чрез процеси
Процеси на работния поток
Действия - Общ преглед