Práce s finančními deníky

Většina finančních transakcí je zaúčtována do hlavní knihy prostřednictvím vyhrazených obchodních dokladů, jako jsou nákupní faktury a prodejní objednávky. Můžete však také zpracovat obchodní činnosti, jako je nákup, výplata nebo náhrada výdajů za zaměstnance, a to tak, že zaúčtujete řádky deníku v různých denících v Business Central.

Většina deníků je založena na Finančním deníku a všechny transakce můžete zpracovat na stránce Finančního deníku. Pro více informací navštivte Účtujte transakce přímo do hlavní knihy.

Například můžete zaúčtovat výdaje zaměstnanců na výdaje spojené s podnikáním, abyste je mohli později uhradit. Pro více informací navštivte Zaznamenávaní a uhrazovaní výdajů zaměstnanců.

V mnoha případech však budete chtít pro registraci plateb používat deníky, které jsou optimalizovány pro konkrétní typy transakcí, jako je například Deník plateb. Pro více informací navštivte Záznam plateb a vrácení peněz do deníku plateb.

Finanční deníky používáte k zaúčtování finančních transakcí přímo na účty hlavní knihy a další účty, jako jsou bankovní účty, účty zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Účtování pomocí finančního deníku vždy vytvoří položky na účtech hlavní knihy. To platí i tehdy, když například zaúčtujete řádek deníku na účet zákazníka, protože položka je zaúčtována na účet pohledávek hlavní knihy prostřednictvím účtovací skupiny.

Informace, které zadáte do deníku, jsou dočasné a mohou být změněny, zatímco jsou v deníku. Když zaúčtujete deník, informace se přenesou do záznamů na jednotlivých účtech, kde je nelze změnit. Můžete však použít nepublikované účtované položky a můžete zveřejňovat reverzní nebo opravné položky. Pro více informací navštivte Reverzní účtovaní.

Hinweis

Finanční deník ve výchozím nastavení zobrazuje na řádku deníku pouze omezený počet polí. Pokud chcete vidět další pole, například pole Typ účtu, vyberte akci Zobrazit více sloupců. Chcete-li další pole znovu skrýt, vyberte akci Zobrazit méně sloupců. Pokud uvidíte méně sloupců, použije se pro všechny řádky stejné datum účtování. Pokud chcete mít pro stejnou položku deníku více zúčtovacích dat , vyberte akci Zobrazit více sloupců.

Používaní šablon a listů deníku

Existuje několik šablon finančního deníku. Každá šablona deníku je reprezentována vyhrazeným oknem s konkrétními funkcemi a poli, která jsou vyžadována pro podporu těchto funkcí, jako je například stránka Deník odsouhlasení plateb pro zpracování bankovních plateb a stránka Deník Plateb pro platby vašim dodavatelům nebo proplacení vašich zaměstnanců. Pro více informací navštivte Provedení platby a Odsouhlasení platby zákazníků s Deníkem přijaté hotovosti nebo z Položek zákazníka.

Pro každou šablonu deníku můžete nastavit vlastní osobní deník jako list deníku. Můžete například definovat vlastní list deníku pro deník plateb, který má vaše osobní rozvržení a nastavení. Následující tip je příkladem přizpůsobení deníku.

Tipp

Pokud zaškrtnete políčko Navrhnout vyrovnávací částku na řádku pro váš list na stránce Listy finančního deníku, pak se pole Částka například na řádcích finančního deníku pro stejné číslo dokladu automaticky vyplní hodnotou, která je nutná k vyrovnání dokladu. Pro více informací navštivte Nechat Business Central navrhnout hodnoty.

Porozumění hlavním a vyrovnávacím účtům

Pokud jste nastavili výchozí vyrovnávací účty pro listy deníku na stránce Finanční deníky, vyrovnávací účet bude vyplněn automaticky, když vyplníte pole Číslo účtu. Jinak vyplňte pole Číslo účtu i Číslo protiúčtu ručně. Kladná částka v poli Částka je zaúčtovaná na hlavní účet a připsána na vyrovnávací účet. Záporná částka je připsána na hlavní účet a odúčtována na vyrovnávací účet.

Hinweis

DPH se počítá zvlášť pro hlavní účet a vyrovnávací účet, takže se mohou použít různé procentní sazby DPH.

Práce s periodickými deníky

Periodický deník je obecný deník se specifickými poli pro správu transakcí, které často účtujete, s malými nebo žádnými změnami, jako je nájemné, předplatné, elektřina a teplo. Pomocí těchto polí pro opakované transakce můžete účtovat pevné i variabilní částky. Můžete také určit automatické storno pro den po datu účtování. Můžete také použít alokační klíče k rozdělení opakujících se položek mezi různé účty. Pro více informací navštivte Přidělení opakujících se částek deníku na několik účtů.

U opakujícího se deníku je třeba položky, které budou zveřejněny pravidelně, psát pouze jednou. To znamená, že účty, dimenze a hodnoty dimenzí atd., které zadáte, zůstanou po zaúčtování v deníku. Pokud jsou nutné úpravy, můžete je provést s každým účtováním.

Pole metoda periody

Toto pole určuje, jak bude po zaúčtování zpracována částka na řádku deníku. Pokud například použijete stejnou částku při každém zaúčtovaní řádku, můžete částku ponechat. Pokud na řádku použijete stejné účty a text, ale částka se bude při každém účtování lišit, můžete částku po zaúčtovaní odstranit.

Viz	také
Pevná	Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování.
Proměnná	Částka na řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna.
Zůstatek	Zaúčtovaná částka na řádku účtu bude přidělena mezi účty určené pro řádek v tabulce Deníku rozdělení. Saldo na účtu bude tedy nastaveno na nulu. Nezapomeňte vyplnit pole Alokace % na stránce Alokace. Pro více informací navštivte Přidělení opakujících se částek deníku na několik účtů.
Reverzní neměnná	Částka na řádku deníku zůstane po zaúčtování a vyrovnávací položka bude zaúčtována následující den.
Reverzní proměnná	Částka na řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna a vyrovnávací položka bude zaúčtována následující den.
Reverzní saldo	Zaúčtovaná částka na řádku účtu bude přidělena mezi účty určené pro řádek na stránce Přidělení. Saldo na účtu bude nastaven na nulu a následující den se zaúčtuje vyrovnávací položka.

Hinweis

Pole DPH mohou být vyplněna buď na řádku periodického deníku, nebo na řádku deníku přidělení, ale nikoli na obou. To znamená, že je lze vyplnit na stránce Alokace, pouze pokud nejsou vyplněny odpovídající řádky v periodickém deníku.

Pole frekvence periody

Toto pole určuje, jak často bude položka na řádku deníku zaúčtována. Je to pole Vzorec data a musí být vyplněno pro řádky periodického deníku. Pro více informací navštivte Použití vzorců dat.

Příklady:

Pokud musí být řádek deníku zaúčtován každý měsíc, zadejte „1M“. Po každém účtování bude datum v poli Zúčtovací datum aktualizovaný na stejné datum v příštím měsíci.

Chcete-li zaúčtovat položku v poslední den každého měsíce, můžete provést jednu z následujících akcí:

• Zaúčtujte první položku v poslední den měsíce zadáním 1D+1M-1D (1 den + 1 měsíc - 1 den). U tohoto vzorce se datum účtování vypočítá správně bez ohledu na to, kolik dní v měsíci je.

• Zaúčtujte první položku v libovolný den v měsíci zadáním 1M + CM. U tohoto vzorce bude datum účtování po jednom úplném měsíci + zbývajících dnech aktuálního měsíce.

Pole datum expirace

Toto pole určuje datum, kdy bude řádek zaúčtován naposledy. Po tomto datu už řádek nebude účtován.

Výhodou použití tohoto pole je, že řádek nebude z deníku odstraněn okamžitě a stávající datum expirace můžete vždy nahradit pozdějším, takže můžete tento řádek použít i do budoucna.

Pokud je pole prázdné, řádek bude zaúčtovaný pokaždé, když položku zaúčtujete, dokud nebude odstraněn z deníku.

Přidělení částek periodického deníku na několik účtů

Na stránce Periodický finanční deník si můžete vybrat akci Přidělení, abyste viděli nebo spravovali, jak jsou částky na řádku periodického deníku přiděleny několika účtům a dimenzím. Všimněte si, že přidělení funguje jako řádek vyrovnávacího účtu pro řádek periodického deníku.

Stejně jako v periodickém deníku je třeba zadat přidělení pouze jednou. Přidělení zůstane v deníku přidělení i po zaúčtování, takže nemusíte zadávat částky a přidělení pokaždé, když zaúčtujete řádek periodického deníku.

Pokud je metoda periody v periodickém deníku nastavena na Saldo nebo Reverzní saldo, nebudou při nastavení účtu na nulu ignorovány žádné kódy hodnot dimenze v periodickém deníku. Pokud tedy na stránce Přidělení přidělíte opakující se řádek různým hodnotám dimenze, bude vytvořena pouze jedna reverzní položka. Pokud tedy přiřadíte řádek periodického žurnálu, který obsahuje kód hodnoty dimenze, pak na stránce Přidělení nesmíte zadat stejný kód. Pokud tak učiníte, budou hodnoty dimenze nesprávné.

Příklad: Přidělení plateb nájemného do různých oddělení

Platíte nájem každý měsíc, takže jste vložili částku nájemného na hotovostní účet na řádek periodického deníku. Na stránce Přidělení můžete rozdělit výdaje mezi několik oddělení (dimenze oddělení) podle počtu čtverečních metrů, které každé z nich zabírá. Výpočet je založen na procentuálním přídělu na každém řádku. Můžete zadat různé účty na různých řádcích přidělení (pokud se nájemné také rozdělí mezi několik účtů), nebo můžete zadat stejný účet, ale s různými kódy hodnot dimenze pro dimenzi oddělení na každém řádku.

Práce se standardními deníky

Pokud jste vytvořili řádky deníku, o kterých víte, že je budete pravděpodobně později vytvářet znovu, můžete je uložit jako standardní deník před zaúčtováním deníku. Tato funkce se vztahuje na deníky a finanční deníky.

Hinweis

Následující postup se vztahuje na deník položek, ale informace se vztahují také na finanční deník.

Uložení standardního deníku

1. Vyberte ikonu , zadejte Deník zboží a poté vyberte související odkaz.

2. Zadejte jeden nebo více řádků deníku.

3. Vyberte řádky deníku, které chcete znovu použít.

4. Vyberte akci Uložit jako standardní deníky.

5. Na stránce Uložit jako standardní deníky definujte nový nebo existující Standardní deníky zboží, do kterého se mají řádky uložit.

   Pokud jste již vytvořili jeden nebo více standardních deníků zboží a chcete jeden z nich nahradit novou sadou řádků deníku, v poli Kód vyberte požadovaný kód.

6. Stisknutím tlačítka OK potvrďte, zda chcete přepsat existující standardní deník zboží a nahradit veškerý jeho obsah.

7. Pokud chcete uložit hodnoty do pole Jednotkové ceny standardního deníku zboží, vyberte pole Uložit jednotkovou cenu.

8. Vyberte pole Uložit množství, pokud chcete, aby program ukládal hodnoty do pole Množství.

9. Zvolte tlačítko OK pro uložení standardního deníku zboží.

Po dokončení ukládání standardního deníku se zobrazí stránka Deník zboží, takže můžete pokračovat v jeho účtovaní, protože víte, že jej lze snadno znovu vytvořit, až budete muset zaúčtovat stejné nebo podobné řádky.

Opětovné použití standardního deníku

1. Vyberte ikonu , zadejte Deník zboží a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte akci Získat standardní deníky.

   Otevře se stránka Standardní deníky zboží, kde jsou zobrazeny kódy a popisy pro všechny existující standardní deníky.

3. Chcete-li zkontrolovat Standardní deníky zboží, než jej vyberete pro opětovné použití, vyberte akci Zobrazit deník.

   Veškeré změny, které provedete ve standardním deníku zboží, jsou implementovány okamžitě. Budou tam příště, když otevřete nebo znovu použijete daný standardní deník. Proto byste si měli být jisti, že změna je natolik důležitá, aby se obecně použila. Jinak proveďte konkrétní změnu v deníku zboží po vložení standardních řádků deníku. Viz krok 4.

4. Na stránce Standardní deníky zboží vyberte Standardní deníky zboží, který chcete opětovně použit a potom vyberte tlačítko OK.

   Nyní je deník položek vyplněn řádky, které jste uložili jako standardní deník. Pokud řádky deníku již existovaly v deníku zboží, vložené řádky budou umístěny pod existující řádky deníku.

   Pokud jste při použití funkce Uložení jako Standardní deníky zboží nezaškrtli pole Uložit jednotkovou cenu, pak se pole Jednotkové ceny na řádcích vložených ze standardního deníku automaticky vyplní aktuální hodnotou zboží a zkopíruje se z pole Jednotkových nákladů na kartě zboží.

   Hinweis

   Pokud jste vybrali pole Uložit jednotkovou cenu nebo Uložit množství, měli byste se před účtováním deníku zboží ujistit, že vložené hodnoty jsou správné pro tuto konkrétní úpravu.

   Pokud vložené řádky deníku zboží obsahují uložené jednotkové částky, které nechcete zaúčtovat, můžete je rychle upravit na aktuální hodnotu zboží následujícím způsobem.

5. Vyberte řádky deníku zboží, které chcete upravit, a poté vyberte akci Přepočítat jednotkovou cenu. Tím se aktualizuje pole Jednotková ceny s aktuální jednotkovou cenou zboží.

6. Zvolte akci Účtovat.

Přečíslování čísel dokumentů v denících

Chcete-li se ujistit, že se neobjeví chyby účtování kvůli pořadí čísel dokumentů, můžete použít funkci Přečíslovat čísla dokladů před zaúčtováním deníku.

Ve všech denících, které jsou založeny na finančním deníku, je pole Číslo dokladu upravitelné, takže můžete zadat různá čísla dokladu pro různé řádky deníku nebo stejné číslo dokladu pro související řádky deníku.

Pokud je vyplněno pole Číselné řady v listu deníku, vyžaduje funkce účtování ve finančních denících, aby číslo dokladu na jednotlivých nebo seskupených řádcích deníku bylo v sekvenčním pořadí. Chcete-li se ujistit, že se neobjeví chyby účtování kvůli pořadí čísel dokladů, můžete použít funkci Přečíslovat čísla dokladů před zaúčtováním deníku. Pokud byly související řádky deníku před použitím funkce seskupeny podle čísla dokladu, zůstanou seskupeny, ale může jim být přiřazeno jiné číslo dokladu.

Tato funkce funguje také na filtrovaných pohledech.

Jakékoli přečíslování čísel dokladů bude respektovat související aplikace, například platební aplikaci, která byla vytvořena z dokumentu na řádku deníku na účet dodavatele. Proto pole ID vyrovnání a Číslo vyrovnání dokladu na příslušných položkách hlavní knihy mohou být aktualizovány.

Následující postup je založen na stránce Finančního deníku, ale vztahuje se na všechny ostatní deníky, které jsou založeny na finančním deníku, jako je například stránka Deník plateb.

1. Vyberte ikonu , zadejte Finanční deník a poté vyberte související odkaz.
2. Až budete připraveni zaúčtovat deník, vyberte akci Přečíslovat čísla dokladů.

Hodnoty v poli Čísla dokladu se v případě potřeby mění, takže číslo dokladu na jednotlivých nebo skupinových řádcích deníku je v sekvenčním pořadí. Po přečíslování dokumentů můžete pokračovat v účtování deníku.

Viz také

Zaúčtování transakce přímo do hlavní knihy
Reverzní účtovaní
Přidělení nákladů a výnosů
Finance
Práce s Business Central