Generovat finanční sestavy
Tento článek obsahuje informace o generování finanční sestavy.
Chcete-li vygenerovat sestavu, otevřete definici sestavy a na panelu nástrojů vyberte tlačítko Generovat. Otevře se stránka Stav fronty sestav a označí umístění vaší sestavy ve frontě.
Jak generování sestav postupuje, mohou být na stránce Stav fronty zpráv viditelné následující indikátory stavu fronty sestav.
| Stav | Státní | popis |
|---|---|---|
| Zařazování do fronty | Prozatímní | Definice sestavy je ověřena před vložením sestavy do fronty generování. |
| Zařazeno ve frontě | Prozatímní | Sestava vstoupí do fronty generování sestav a čeká na zpracování. |
| Zpracování | Prozatímní | Tento stav obvykle následuje po stavu Ve frontě a obvykle přechází do stavu Konečný, kdy je zpracování dokončeno. |
| Po zpracování | Prozatímní | Tento stav navazuje na stav Zpracování a označuje, že jsou shromážděna všechna data sestavy, ale že se provádějí odvozené akce, jako je výpočet a souhrn. |
| Probíhá zrušení | Prozatímní | Vykazování je na žádost uživatele zrušeno. Tento stav je výsledkem uživatelem požadovaného zrušení sestavy ve stavu Ve frontě nebo Zpracování. Systém se pokusí vložit zprávu do stavu Zrušeno, pokud není příliš daleko při zpracování a musí ji dokončit v jiném stavu. |
| Zrušeno | Konečná | Zpracování sestavy je hotové, ale nebylo dokončeno kvůli zastavení na žádost uživatele. |
| Dokončeno | Konečná | Sestava je připravena k použití. |
| Nezdařilo se | Konečná | Zpracování zprávy bylo dokončeno, ale selhalo a nemělo by se používat. |
Ve výchozím nastavení se generovaná sestava otevře ve Web Viewer. Pro generování sestav jsou k dispozici následující možnosti:
- Nastavte plán pro generování sestavy nebo skupiny sestav automaticky
- Kontrolujte chybějící účty nebo data v sestavách a ověřujte přesnost sestav
Při generování sestavy se používají možnosti, které jste zadali na kartě Definice sestavy.
Generovat finanční sestavu
Chcete-li generovat finanční sestavu, přejděte na Hlavní kniha>Dotazy a sestavy>Finanční sestavy.
- Zvolte sestavu, kterou chcete generovat, a vyberte Generovat.
- Vyplňte pole Datum sestavy a vyberte tlačítko OK.
Po vygenerování sestavy bude sestava k dispozici pro zobrazení v oddílu Sestavy.
Sestavu můžete Zobrazit nebo Odstranit.
Pro generování sestavy pomocí návrháře sestav otevřete definici sestavy a vyberte tlačítko Generovat na panelu nástrojů. Otevře se stránka Stav fronty sestav a označí umístění vaší sestavy ve frontě. Ve výchozím nastavení se generovaná sestava otevře ve Web Viewer.
Co očekávat po odeslání požadavku na generování sestavy?
- Po odeslání požadavku na vygenerování sestavy zákazníkem by se sestava měla objevit na stránce Stav fronty sestav v části Seznam fronty sestav.
- Pokud je současně zadáno více požadavků na generování sestav, mohou být v instanci služby zpracování finančních sestav zpracovávány současně až tři sestavy a v prostředí může být současně zpracováváno až pět sestav.
- Frontou generování sestav je fronta FIFO.
- Generování sestavy lze zrušit ještě předtím, než vstoupí do konečného stavu, a to tak, že vyberete sestavu a kliknete na Odebrat. Po úspěšném zrušení bude mít sestava stav Zrušeno.
Skupiny sestav
Skupiny sestav jsou účinným způsobem, jak generovat několik sestav současně. Předpokládejme například, že víte, že na konci měsíce generují uživatelé každý měsíc osm sestav. Vytvořte skupinu sestav a místo výběru Generovat pro každou z osmi sestav ve skupině můžete vybrat Generovat pro skupinu sestav a osm sestav bude vygenerováno v jednom kroku. Po vygenerování sestav ve vybrané skupině přehledů můžete přejít na Finanční sestavy (Hlavní kniha > Dotazy a zprávy > Finanční sestavy) pro zobrazení jednotlivých sestavy. Chcete-li vytvořit příklad skupinu sestav, proveďte následující kroky.
- V Report Designer vyberte Skupiny sestav.
- Vyberte existující definice sestav, které chcete zahrnout do své skupiny sestav.
- Z každé sestavy, která bude zahrnuta do skupiny, vyberte přepsání nastavení společnosti, podrobností a data. Doporučujeme nastavit Společnost, Doba, Rok, a Úroveň podrobností pro každou sestavu.
- Uložte skupinu sestav.
Plánování generování sestavy
Mnohé společnosti používají základní sadu sestav, které se spouštějí v naplánovaných intervalech, aby byly v souladu s jejich obchodními procesy. Můžete naplánovat generování sestavy pravidelně, například denně, týdně, měsíčně nebo ročně. Může se jednat o jednu sestavu nebo skupinu sestav zahrnující několik společností. Pro všechny zadané společnosti, které pocházejí například z definice organizačního stromu, je nutné zadat přihlašovací údaje. Pokud přihlašovací údaje nejsou platné, sestava zobrazí pouze informace, pro přístup k nimž máte oprávnění, například pro společnost, ke které jste momentálně přihlášeni. Výstupní informace jsou nejprve přečteny ze skupiny sestav a poté z jednotlivých sestav.
Jak jsou plány sestav vytvářeny a ukládány, jsou zobrazovány v navigačním podokně v části Plány sestav. Vytvořením složek můžete sestavy uspořádat. Pokud se jedna sestava v plánu nespustí, všechny ostatní sestavy se normálně spustí.
Důležité
Abyste mohli vytvářet, měnit a odstraňovat plány sestav, potřebujete roli návrháře nebo správce. Při spuštění sestavy jsou použity přihlašovací údaje uživatele, který plán vytvořil, k vygenerování sestavy.
Vytvoření plánu sestavy
V Report Designer v nabídce Soubor vyberte tlačítko Nový a vyberte možnost Plán sestavy. Zobrazí se dialogové okno Nový plán sestavy.
V části Nastavení vyberte jednotlivou sestavu nebo skupinu sestav k naplánování. Jsou dostupné pouze sestavy nebo skupiny sestav pro vybranou společnost nebo stavební blok, ke kterému jste právě přihlášeni.
Zaškrtnutím políčka Aktivní zapněte plán sestavy. Plán sestavy může aktivovat nebo deaktivovat pouze autor sestavy nebo správce.
Vybráním tlačítka Oprávnění zadejte přihlašovací údaje pro společnost. Ve výchozím nastavení se použijí přihlašovací údaje pro společnost, ke které jste přihlášeni. Jsou-li zahrnuty jiné společnosti, například v definicích stromu výkaznictví, vyberte možnost Použít samostatné přihlašovací údaje a zadejte přihlašovací údaje pro jinou společnost, která je zahrnuta v plánu sestavy. Můžete vybrat možnost Ověřování systému Windows nebo zadejte uživatelské jméno a heslo pro každou společnost. Zaškrtnutím políčka Uložit přihlašovací údaje můžete uložit přihlašovací údaje pro tyto společnosti a pak zvolením tlačítka OK dialogové okno zavřít.
V části Četnost v poli Počátek opakování vyberte datum, kdy má být plán spuštěn. Ve výchozím nastavení se vybere aktuální systémové datum klientského počítače.
V poli Spustit sestavu v vyberte čas spuštění sestavy. Pokud zadáte čas před aktuálním systémovým časem, spustí se sestava v příští naplánované datum.
V oblasti Způsob opakování určete, jak často má být sestava spuštěna. Ve výchozím nastavení je vybraná možnost Denně s hodnotou intervalu (dny)1. Další možnosti zahrnují týdenní, měsíční a roční.
V oblasti Rozsah opakování zaškrtněte, kdy se má sestava přestat generovat.
- Bez koncového data – plán sestavy bude probíhat neomezeně.
- Nastavení počtu výskytů – plán sestavy bude spuštěn s určeným počtem opakování a pak bude deaktivován.
- Konec do – plán sestavy skončí k určenému datu.
Zvolte možnost Uložit. V dialogovém okně Uložit jako zadejte jedinečný název a popis pro plán sestavy.
Abyste mohli zkopírovat plán sestavy, musíte mít roli návrháře nebo správce. I v případě, že správce upraví plán sestavy, sestava si zachová přihlašovací údaje uživatele, který ji vytvořil.
Zkopírování plánu sestavy
- V Report Designer vyberte tlačítko Plány sestav v podokně navigace a otevřete plán sestavy ke zkopírování.
- V nabídce Soubor vyberte tlačítko Uložit jako a zadejte nový název a popis pro plán v dialogovém okně Uložit jako. Vyberte tlačítko OK a v navigačním podokně se zobrazí nový plán.
- Upravte pole a informace nového plánu podle potřeby a vyberte tlačítko Uložit na panelu nástrojů nebo vyberte tlačítko Uložit v nabídce Soubor.
Abyste mohli odstranit plán sestavy, musíte být vlastníkem plánu sestavy nebo mít úlohu správce.
Odstranění plánu sestavy
- V Report Designer v navigačním podokně vyberte tlačítko Plány sestav.
- Vyberte plán sestavy k odstranění a vyberte tlačítko Odstranit nebo stiskněte klávesu Delete.
- V dialogovém okně k ověření odstranění zvolením tlačítka Ano trvale odstraňte plán sestavy. Pokud nemáte oprávnění k odstranění plánu, bude zobrazena zpráva a sestava nebude odstraněna.
Přihlašovací údaje a plány sestav
Pokud nezadáte přihlašovací údaje, které jsou vyžadovány u všech společností zahrnutých do sestav, při uložení plánu sestav obdržíte následující zprávu: „Je nutné zadat vaše přihlašovací údaje pro společnosti, které jsou obsaženy v tomto plánu sestavy. Klikněte na tlačítko Oprávnění a zadejte přihlašovací údaje.“
Uživatel se například přihlásí ke společnosti A pomocí svého přihlašovacího jména a hesla. Uživatel vytvoří plán pro sestavu, která používá definici stromu výkaznictví ke shromažďování dat z více společností. Při uložení tohoto plánu sestavy je uživatel vyzván k zadání přihlašovacích údajů ostatních společností, které jsou zadány v definici organizačního stromu. Po vypršení platnosti vašich přihlašovacích údajů nebudou ovlivněné sestavy v plánu sestav generovány, dokud nebudou přihlašovací údaje aktualizovány. Zobrazí se zpráva ve frontě sestav informující o tom, že je nutné aktualizovat oprávnění. Provedená plánu sestavy se nezdaří, pokud nastane některá z následujících situací (kvůli vyžadovaným přihlašovacím údajům):
- byla přidána nová společnost do stromu sestav pro jednotlivou sestavu;
- Některá sestava ve skupině sestav byla změněna
- Do skupiny sestav byla přidána nová sestava pro další společnost
Pokračujte zvolením tlačítka Oprávnění v dialogovém okně Plánování sestav a poté zadejte příslušné přihlašovací údaje.
Funkce Analýza chybějících účtů
Můžete hledat finanční účty a dimenze, které mohou chybět v rámci všech definic řádků, definic stromu výkaznictví a definic sestav ve skupině stavebních bloků. To je užitečné při vytváření nebo aktualizaci více účtů nebo stavebních bloků v krátkém časovém období, když chcete ověřit, že všechny nové informace budou zahrnuty do sestav.
Chybějící účty se určují použitím nejnižší a nejvyšší hodnoty z definice řádku nebo definice stromu výkaznictví a zobrazí seznam účtů, které nejsou v definici řádku nebo definici stromu výkaznictví, ale jsou ve finančních datech. Pokud je chybějící účet větší nebo menší než hodnoty v definici řádku, nebude tento účet zahrnut do seznamu chybějících účtů.
Tip
Pro účely ověření doporučujeme tento proces spustit před generováním měsíčních sestav a při vytváření nových stavebních bloků.
Sestavy, které mají rozsahy hodnot, mají menší pravděpodobnost chybějících účtů. Pokud je to možné, používejte ve stavebních blocích rozsahy. Budou tak do nich zahrnuty i nově vytvářené účty. Pokud je nějaká definice sestavy nastavena na společnost @ANY, můžete se k dané společnosti přihlásit a spustit pro ni analýzu chybějících účtů.
Poznámka
Pokud byla přidána nová společnost, je nutné přidat novou společnost do stromů výkaznictví ve všech existujících sestavách, jinak společnost nebude zahrnuta do analýzy chybějících účtů.
Spuštění analýzy chybějícího účtu
V Report Designer vyberte tlačítko Nástroje a potom tlačítko Analýza chybějícího účtu.
V poli Filtr společnosti vyberte společnost k filtrování výsledků nebo vyberte možnost Všechny (žádný filtr) a zobrazí se výsledky ze všech dostupných společností.
V poli Filtr dimenze vyberte dimenzi, podle které chcete filtrovat výsledky, nebo vyberte možnost Všechny (žádný filtr) k zobrazení všech informací ze všech dostupných dimenzí.
V poli Seskupit podle vyberte možnost pro řazení výsledků. Výsledky můžete řadit podle příslušného stavebního bloku nebo podle sad hodnot a dimenzí.
Projděte si zobrazené výsledky. Když vyberete položku v horním podokně, v dolním podokně se zobrazí další informace o výjimce. To zahrnuje související dimenze, hodnoty a sestavy.
Chcete-li otevřít ovlivněnou položku, vyberte přidruženou ikonu zobrazenou v podokně seznamu nebo pravým tlačítkem myši klikněte na položku a vyberte možnost Otevřít. Lze vybrat více položek – stiskněte a podržte klávesu Ctrl a vyberte položky v dolním podokně.
Pokud je vrácena jakákoli hodnota, stavební blok či sestava, které nemají být zahrnuty do analýzy, klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Vyloučit nebo zaškrtněte políčko Vyloučit vedle položky k odstranění položky ze seznamu. Vyloučené položky nebudou zahrnuty při aktualizaci seznamu. Lze vybrat více položek – stiskněte a podržte klávesu Ctrl a vyberte položky v dolním podokně. Chcete-li zobrazit všechny položky, včetně všech výsledků, které jste dříve z analýzy vyloučili, zaškrtněte políčko Zobrazit vyloučené stavební bloky a hodnoty a potom vyberte Aktualizovat.
Zvolením tlačítka Aktualizovat obnovíte výjimky, které byly vyřešeny. Zvolením tlačítka Ano proveďte úplnou aktualizaci všech výsledků nebo zvolením tlačítka Ne proveďte částečnou aktualizaci adresovaných položek.
Poznámka
Formulář je automaticky aktualizován při otevření, pokud nebyla stránka otevřena v posledních 15 minutách.
Po vyřešení potíží zvolením tlačítka OK dialogové okno zavřete.
Klávesové zkratky pro analýzu chybějícího účtu
Po spuštění analýzy chybějícího účtu jsou k dispozici následující klávesové zkratky.
| Akce | Stiskněte tlačítko . |
|---|---|
| Filtrování podle společnosti | Alt+C |
| Filtr podle dimenze | ALT+D |
| Výběr pole Seskupit podle | Alt+G |
| Zobrazení vyloučených stavebních bloků a hodnot | Alt+S |
| Aktualizace výsledků | Alt+R |
| Vyloučení vybraného stavebního bloku | Alt+X |
| Vyloučení vybrané definice řádku | Ctrl+B |
| Vyloučení vybrané hodnoty dimenze | Ctrl+D |
| Otevření vybrané definice sestavy | Ctrl+R |
| Otevření vybrané definice řádku | Ctrl+O |