Vytvoření a otestování pracovního postupu schvalování s využitím Microsoft FlowCreate and test an approval workflow with Microsoft Flow

Pomocí Microsoft Flow můžete spravovat schvalování dokumentů nebo procesů napříč několika službami, včetně služeb SharePoint, Dynamics CRM, Salesforce, OneDrive pro firmy, Zendesk nebo WordPress.With Microsoft Flow, you can manage the approval of documents or processes across several services, including SharePoint, Dynamics CRM, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

Pokud chcete vytvořit pracovní postup schvalování, přidejte do libovolného toku akci Approvals – Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování).To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. Po přidání této akce může váš tok spravovat schvalování dokumentů nebo procesů.After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. Můžete třeba vytvořit schvalovací toky pro dokumenty, které schvalují faktury, pracovní objednávky nebo prodejní nabídky.For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. Můžete ale také vytvořit schvalovací toky pro procesy, které schvalují žádosti o dovolenou, práci přesčas nebo cestovní plány.You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

Schvalovatelé můžou reagovat na požadavky ze svých e-mailových schránek, ze schvalovacího centra na webu Microsoft Flow nebo z aplikace Microsoft Flow.Approvers can respond to requests from their email inbox, the approvals center on the Microsoft Flow website, or the Microsoft Flow app.

Vytvoření toku pro schváleníCreate an approval flow

Tady je přehled toku, který vytvoříme a otestujeme:Here's an overview of the flow we'll create and test:

Přehled toku

Tok provede následující kroky:The flow performs the following steps:

  1. Začne, když někdo vytvoří žádost o dovolenou v seznamu SharePointu Online.Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Přidá žádost o dovolenou do schvalovacího centra a potom ji e-mailem odešle schvalovateli.Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. Jakmile schvalovatel dojde k rozhodnutí, odešle e-mail osobě, která požádala o dovolenou.Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. Aktualizuje seznam SharePointu Online s použitím rozhodnutí schvalovatele a případných poznámek.Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

Co budete potřebovatPrerequisites

K dokončení tohoto názorného postupu musíte mít přístup k těmto položkám:To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Microsoft Flow.Microsoft Flow.
  • Seznam SharePointu Online.A SharePoint Online list.
  • Uživatelský účet Office 365 a Office 365 Outlook.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Poznámka

V tomto názorném postupu používáme SharePoint Online a Office 365 Outlook, ale můžete použít i jiné služby, třeba Zendesk, Salesforce nebo Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Ještě než vytvoříte tok, vytvořte seznam SharePointu Online. Později tento seznam použijeme k žádosti o schválení dovolených.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

V seznamu SharePointu Online vytvořte tyto sloupce:Create these columns in your SharePoint Online list:

Sloupce seznamu SharePointu Online

Poznamenejte si název a adresu URL seznamu SharePointu Online.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. Tyto informace bude potřebovat později při konfiguraci triggeru SharePoint – Když je vytvořena položka.You'll need these items later when you configure the SharePoint - When an item is created trigger.

Vytvoření toku z prázdné šablonyCreate your flow from the blank template

  1. Přihlaste se k Microsoft Flow.Sign into Microsoft Flow.

    Přihlášení

  2. Vyberte kartu Moje toky.Select the My flows tab.

    Výběr položky Moje toky

  3. Vyberte Vytvořit z prázdné.Select Create from blank.

    Vytvoření od začátku

Přidání triggeruAdd a trigger

  1. Do vyhledávacího pole zadejte SharePoint.Enter SharePoint into the search box.

    Hledání triggerů Sharepointu

  2. Najděte a vyberte trigger SharePoint – Když je vytvořena nová položka.Find, and then select the SharePoint - When a new item is created trigger.

    Výběr triggeru SharePointu

  3. Vyberte adresu webu a název seznamu pro seznam SharePointu, který váš tok monitoruje a ve kterém hledá nové položky.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

Adresu webu a název seznamu jste si poznamenali na začátku tohoto názorného postupu.The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

Informace SharePointu

Přidání akce profiluAdd a profile action

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat akci.Select New step, and then select Add an action.

    Nový krok

  2. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte profil.Enter profile into the Choose an action search box.

    Hledání profilu

  3. Najděte a vyberte akci Uživatelé Office 365 – Získat můj profil.Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    Výběr položky Uživatelé Office

  4. Zadejte název pro váš tok a potom výběrem Vytvořit tok uložte všechno,. co jste zatím udělali.Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    Uložení toku

Přidání schvalovací akceAdd an approval action

  1. Vyberte Upravit tok.Select Edit flow.

    Úprava toku

  2. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat akci.Select New step, and then select Add an action.

    Nový krok

  3. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte schválení.Enter approval into the Choose an action search box.

    Hledání schválení

  4. Vyberte akci Approvals - Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování).Select the Approvals - Start an approval action.

    Výběr akce Schválení

  5. Nakonfigurujte kartu Start an approval (Zahájit schvalování) tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Poznámka: Pole Název a Přiřazené uživateli jsou povinná.Note: Title and Assigned To are required.

    Konfigurace schválení

Poznámka

Tato akce odešle žádost o schválení na e-mail uvedený v poli Přiřazeno.This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

Přidání podmínkyAdd a condition

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat podmínku.Select New step, and then select Add a condition.

    přidání podmínky

  2. Vyberte pole Název objektu a potom do vyhledávacího pole na kartě Přidá dynamický obsah z aplikací a služeb, které se používají v tomto toku zadejte odpověď.Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Vyberte token Response.Select the Response token.

    Výběr tokenu odpovědi

  4. Vyberte pole Hodnota a zadejte do něj text Schválit.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Poznámka

    Platné odpovědi na akci Schválení – Zahájit schvalování jsou Schválit a Odmítnout.The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". V těchto odpovědích se rozlišují velká a malá písmena.These responses are case-sensitive.

  5. Karta Podmínka by teď měla připomínat tento obrázek:Your Condition card should now resemble this image:

Přidání e-mailové akce pro schváleníAdd an email action for approvals

Postupujte podle těchto kroků a po schválení žádosti o dovolenou odešlete e-mail:Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. Ve větvi podmínky IF YES, DO NOTHING (POKUD ANO, NEDĚLAT NIC) vyberte Přidat akci.Select Add an action on the IF YES, DO NOTHING branch of the condition.

    Přidání nového kroku

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte odeslat e-mail.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    Hledání e-mailových akcí

  3. Vyberte akci Office 365 Outlook – Odeslat e-mail.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    Výběr akce Odeslat e-mail

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the email card to suit your needs.

    Poznámka: Pole Komu, Předmět a Text jsou povinná.Note: To, Subject, and Body are required.

    Tato karta je šablona e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Poznámka: V poli Text na kartě Odeslat e-mail použijte token Comments z akce Approvals - Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování).Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

Konfigurace e-mailové šablony se schválením

Přidání akce aktualizace pro schválené žádostiAdd an update action for approved requests

  1. Ve větvi IF YES (POKUD ANO) vyberte Přidat akci.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte aktualizovat.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    Hledání aktualizační akce

  3. Vyberte akci SharePoint – Aktualizovat položku.Select the SharePoint - Update item action.

    Výběr položky Aktualizovat položku

  4. Nakonfigurujte kartu Aktualizovat položku tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the Update item card to suit your needs.

Poznámka

Pole Adresa webu, Název seznamu, ID a Nadpis jsou povinná.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

Konfigurace karty Aktualizovat položku

Přidání e-mailové akce pro odmítnutíAdd an email action for rejections

  1. Ve větvi IF NO, DO NOTHING (POKUD NE, NEDĚLAT NIC) vyberte Přidat akci.Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte Odeslat e-mail.Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    Hledání e-mailové akce

  3. Vyberte akci Office 365 Outlook – Odeslat e-mail.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    Výběr akce Odeslat e-mail

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the email card to suit your needs.

    Tato karta představuje šablonu e-mailu, který se odešle při změně stavu žádostí o dovolenou.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Přidání aktualizační akce pro odmítnuté žádostiAdd update action for rejected requests

  1. Vyberte Přidat akci.Select Add an action.

    přidání akce

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte aktualizovat položku.Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    Hledání aktualizační akce

  3. Vyberte akci SharePoint – Aktualizovat položku.Select the SharePoint - Update item action.

    Výběr položky Aktualizovat položku

  4. Nakonfigurujte kartu tak, aby odpovídala vašim potřebám.Configure the card to suit your needs.

Poznámka

Pole Adresa webu, Název seznamu, ID a Nadpis jsou povinná.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

Karta Aktualizovat položku

  1. Výběrem Aktualizovat tok uložte svoji práci.Select Update flow to save the work we've done.

    Výběr akce Aktualizovat

Pokud jste postupovali podle nás, měl by váš tok vypadat podobně jako na tomto snímku:If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

Přehled toku

Tok máte vytvořený a teď je čas ho otestovat!Now that we've created the flow, it's time to test it!

Žádost o schváleníRequest an approval

V seznamu SharePointu Online, který jste vytvořili, vytvořte žádost o dovolenou.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Po uložení této žádosti se tok aktivuje a potom:After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. Vytvoří žádost ve schvalovacím centru.Creates a request in the approvals center.
  2. Odešle schvalovatelům e-mailovou žádost o schválení.Sends an approval request email to the approvers.

Teď když máte tok vytvořený a otestovaný, nezapomeňte dát ostatním vědět, jak ho použít.Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

Další informaceLearn more