Vytvoření a otestování pracovního postupu schvalování s využitím Microsoft Flow

Pomocí Microsoft Flow můžete spravovat schvalování dokumentů nebo procesů napříč několika službami, včetně služeb SharePoint, Dynamics CRM, Salesforce, OneDrive pro firmy, Zendesk nebo WordPress.

Pokud chcete vytvořit pracovní postup schvalování, přidejte do libovolného toku akci Approvals – Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování). Po přidání této akce může váš tok spravovat schvalování dokumentů nebo procesů. Můžete třeba vytvořit schvalovací toky pro dokumenty, které schvalují faktury, pracovní objednávky nebo prodejní nabídky. Můžete ale také vytvořit schvalovací toky pro procesy, které schvalují žádosti o dovolenou, práci přesčas nebo cestovní plány.

Schvalovatelé spravují požadavky ze svých e-mailových schránek, ze schvalovacího centra na webu Microsoft Flow nebo z aplikace Microsoft Flow.

Vytvoření toku pro schválení

Tady je přehled toku, který vytvoříme a otestujeme:

Přehled toku

Tok provede následující kroky:

  1. Začne, když někdo vytvoří žádost o dovolenou v seznamu SharePointu Online.
  2. Přidá žádost o dovolenou do schvalovacího centra a potom ji e-mailem odešle schvalovateli.
  3. Jakmile schvalovatel dojde k rozhodnutí, odešle e-mail osobě, která požádala o dovolenou.
  4. Aktualizuje seznam SharePointu Online s použitím rozhodnutí schvalovatele a případných poznámek.

Co budete potřebovat

K dokončení tohoto názorného postupu musíte mít přístup k těmto položkám:

  • Microsoft Flow.
  • Seznam SharePointu Online.
  • Uživatelský účet Office 365 a Office 365 Outlook.

Poznámka

V tomto názorném postupu používáme SharePoint Online a Office 365 Outlook, ale můžete použít i jiné služby, třeba Zendesk, Salesforce nebo Gmail.

Ještě než vytvoříte tok, vytvořte seznam SharePointu Online. Později tento seznam použijeme k žádosti o schválení dovolených.

V seznamu SharePointu Online vytvořte tyto sloupce:

Sloupce seznamu SharePointu Online

Poznamenejte si název a adresu URL seznamu SharePointu Online. Tyto informace budete potřebovat později při konfiguraci triggeru SharePoint – Když je vytvořena nová položka.

Vytvoření toku z prázdné šablony

  1. Přihlaste se k Microsoft Flow.

    Přihlášení

  2. Vyberte kartu Moje toky.

    Výběr položky Moje toky

  3. Vyberte Vytvořit z prázdné.

    Vytvoření od začátku

Přidání triggeru

  1. Do vyhledávacího pole zadejte SharePoint.

    Hledání triggerů Sharepointu

  2. Najděte a vyberte trigger SharePoint – Když je vytvořena nová položka.

    Výběr triggeru SharePointu

  3. Vyberte adresu webu a název seznamu pro seznam SharePointu, který váš tok monitoruje a ve kterém hledá nové položky.

Adresu webu a název seznamu jste si poznamenali na začátku tohoto názorného postupu.

Informace SharePointu

Přidání akce profilu

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat akci.

    Nový krok

  2. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte profil.

    Hledání profilu

  3. Najděte a vyberte akci Uživatelé Office 365 – Získat můj profil.

    Výběr položky Uživatelé Office

  4. Zadejte název pro váš tok a potom výběrem Vytvořit tok uložte všechno,. co jste zatím udělali.

    Uložení toku

Přidání schvalovací akce

  1. Vyberte Upravit tok.

    Úprava toku

  2. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat akci.

    Nový krok

  3. Do vyhledávacího pole Zvolit akci zadejte schválení.

    Hledání schválení

  4. Vyberte akci Approvals - Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování).

    Výběr akce Schválení

  5. Nakonfigurujte kartu Start an approval (Zahájit schvalování) tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Poznámka: Pole Název a Přiřazené uživateli jsou povinná.

    Konfigurace schválení

Poznámka: Tato akce odešle žádost o schválení na e-mail uvedený v poli Přiřazené uživateli.

Přidání podmínky

  1. Vyberte Nový krok a potom vyberte Přidat podmínku.

    přidání podmínky

  2. Vyberte pole Název objektu a potom do vyhledávacího pole na kartě Přidá dynamický obsah z aplikací a služeb, které se používají v tomto toku zadejte odpověď.
  3. Vyberte token Response.

    Výběr tokenu odpovědi

  4. Vyberte pole Hodnota a zadejte do něj text Schválit.

    Poznámka

    Platné odpovědi na akci Schválení – Zahájit schvalování jsou Schválit a Odmítnout. V těchto odpovědích se rozlišují velká a malá písmena.

  5. Karta Podmínka by teď měla připomínat tento obrázek:

Přidání e-mailové akce pro schválení

Postupujte podle těchto kroků a po schválení žádosti o dovolenou odešlete e-mail:

  1. Ve větvi podmínky IF YES, DO NOTHING (POKUD ANO, NEDĚLAT NIC) vyberte Přidat akci.

    Přidání nového kroku

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte odeslat e-mail.

    Hledání e-mailových akcí

  3. Vyberte akci Office 365 Outlook – Odeslat e-mail.

    Výběr akce Odeslat e-mail

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Poznámka: Pole Komu, Předmět a Text jsou povinná.

    Tato karta je šablona e-mailu, který se odešle při změně stavu žádosti o dovolenou.

    Poznámka: V poli Text na kartě Odeslat e-mail použijte token Comments z akce Approvals - Start an approval (Schválení – Zahájit schvalování).

Konfigurace e-mailové šablony se schválením

Přidání akce aktualizace pro schválené žádosti

  1. Ve větvi IF YES (POKUD ANO) vyberte Přidat akci.
  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte aktualizovat.

    Hledání aktualizační akce

  3. Vyberte akci SharePoint – Aktualizovat položku.

    Výběr položky Aktualizovat položku

  4. Nakonfigurujte kartu Aktualizovat položku tak, aby odpovídala vašim potřebám.

Poznámka: Pole Adresa webu, Název seznamu, Id a Nadpis jsou povinná.

Konfigurace karty Aktualizovat položku

Přidání e-mailové akce pro odmítnutí

  1. Ve větvi IF NO, DO NOTHING (POKUD NE, NEDĚLAT NIC) vyberte Přidat akci.
  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte Odeslat e-mail.

    Hledání e-mailové akce

  3. Vyberte akci Office 365 Outlook – Odeslat e-mail.

    Výběr akce Odeslat e-mail

  4. Nakonfigurujte kartu e-mailu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

    Tato karta představuje šablonu e-mailu, který se odešle při změně stavu žádostí o dovolenou.

Konfigurace pro odmítnuté žádosti

Přidání aktualizační akce pro odmítnuté žádosti

  1. Vyberte Přidat akci.

    přidání akce

  2. Do vyhledávacího pole na kartě Zvolit akci zadejte aktualizovat položku.

    Hledání aktualizační akce

  3. Vyberte akci SharePoint – Aktualizovat položku.

    Výběr položky Aktualizovat položku

  4. Nakonfigurujte kartu tak, aby odpovídala vašim potřebám.

Poznámka: Pole Adresa webu, Název seznamu, Id a Nadpis jsou povinná.

Karta Aktualizovat položku

  1. Výběrem Aktualizovat tok uložte svoji práci.

    Výběr akce Aktualizovat

Pokud jste postupovali podle nás, měl by váš tok vypadat podobně jako na tomto snímku:

Přehled toku

Tok máte vytvořený a teď je čas ho otestovat!

Žádost o schválení

V seznamu SharePointu Online, který jste vytvořili, vytvořte žádost o dovolenou.

Po uložení této žádosti se tok aktivuje a potom:

  1. Vytvoří žádost ve schvalovacím centru.
  2. Odešle schvalovatelům e-mailovou žádost o schválení.

Teď když máte tok vytvořený a otestovaný, nezapomeňte dát ostatním vědět, jak ho použít.

Další informace