Sådan bruger du godkendelsesworkflows

Når en post, f.eks et købsdokument eller et debitorkort, skal godkendes af en person i organisationen, sendes en godkendelsesanmodning som en del af en arbejdsgang. Afhængigt af hvordan arbejdsgangen er konfigureret, får den relevante godkender derefter besked om, at posten kræver godkendelse.

Du kan konfigurere godkendelsesworkflows på siden Workflow. Du skal også angive godkendelses brugere, herunder eventuelle relevante beløbsgrænser, på siden Brugeropsætning af godkendelser. Flere oplysninger i Konfigurere godkendelsesworkflows.

Ud over godkendelsesworkflows, der er beskrevet i denne artikel, kan du udføre forskellige andre opgaver i workflowet. Flere oplysninger i Bruge godkendelsesworkflows.

Grundlæggende godkendelsesworkflows for købsdokumenter, salgsdokumenter, udbetalingskladder, debitorkort og varekort er klar til brug som vejledninger. Flere oplysninger i Blive køreklar.

Anmode om godkendelse af en post

Følgende opgave udføres af en godkendelsesbruger.

1. På siden, hvor posten vises, kan du vælge handlingen Send godkendelsesanmodning.
2. Hvis du vil se alle dine godkendelsesanmodninger, skal du vælge den ikon, indtast Godkendelsesanmodningsindgange, vælg derefter det relaterede link.

Godkendelsespostens status opdateres fra Oprettet til Åben. Postens status, som f.eks. en købsfaktura, opdateres fra Åben til Afventer godkendelse og forbliver låst mod behandling, indtil alle godkendere har godkendt posten.

Når alle de ønskede godkendere har godkendt posten, ændres status til Frigivet. Du kan derefter fortsætte med at arbejde med posten.

Annuller godkendelsesanmodninger

Følgende opgave udføres af en godkendelsesbruger med godkendelsesrettigheder.

En kunde vil måske ændre en ordre, efter at den er sendt til godkendelse. I så fald kan du annullere godkendelsesprocessen og foretage de nødvendige ændringer i ordren, inden du anmoder om godkendelse igen.

• På siden, der viser posten, kan du vælge handlingen Annuller godkendelsesanmodning.

Når godkendelsesanmodningen er annulleret, ændres statussen for den relaterede godkendelsespost til Annulleret. Postens status opdateres fra Afventer godkendelse til Åben. Herefter kan godkendelsesprocessen starte igen.

Godkende eller afvise anmodninger om godkendelse

Følgende opgave udføres af en godkendelsesbruger med godkendelsesrettigheder.

Du kan behandle godkendelsesanmodninger på siden Anmodninger til godkendelse for eksempel for at godkende flere anmodninger ad gangen. Du kan også godkende individuelle poster ved at vælge hyperlinket i den notifikation, du modtager.

1. Vælg ikon, indtast Anmodninger til godkendelse, og vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg en eller flere linjer for den eller de poster, du vil godkende eller afvise.
3. Vælg handlingerne Godkend, Afvis eller Uddeleger.

Når en post er blevet godkendt eller afvist, ændres godkendelsesstatussen i feltet Status til henholdsvis Godkendt eller Afvist.

Hvis der er konfigureret et godkenderhierarki, er poststatussen Afventer godkendelse, indtil alle godkendere, der anmoder, har godkendt posten. Derefter ændres postens status til Frigivet.

På samme tid ændres godkendelsespostens status fra Oprettet til Åben, så snart der oprettes en godkendelsesanmodning for posten. Hvis anmodningen afvises, ændres godkendelsesstatusen til Afvist. Statussen forbliver Åben eller Afvist, indtil alle godkendere har godkendt anmodningen.

Uddelegere anmodninger om godkendelse

Følgende opgave udføres af en godkendelsesbruger med godkendelsesrettigheder.

For at forhindre, at poster hober sig op eller på anden måde blokerer arbejdsgangen, kan godkenderen og godkendelsesaministratoren uddelegere en godkendelsesanmodning til en stedfortrædende godkender. Stedfortræderen kan enten være en angivet stedfortræder, den direkte godkender eller godkendelsesadministratoren, i nævnte rækkefølge. Du bruger typisk denne funktion, hvis en godkender ikke til stede og ikke kan godkende anmodninger inden forfaldsdatoen.

1. Vælg ikon, indtast Anmodninger til godkendelse, vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg en eller flere linjer for de godkendelsesanmodninger, som du vil uddelegere til en stedfortrædende godkender, vælg derefter handlingen Uddeleger.

En notifikation til at godkende anmodningen sendes til en anden foruddefineret stedfortrædende godkender.

Administrere forfaldne godkendelsesanmodninger

Følgende opgave udføres af en godkendelsesbruger med godkendelsesrettigheder.

Du skal med jævne mellemrum få brug for at minde brugere om forfaldne godkendelsesanmodninger. Du skal bruge funktionen Send beskeder med forfaldne godkendelser for at gøre det.

Funktionen Send notifikationer om forfaldne godkendelser tjekker for alle åbne anmodninger, der aktuelt er forfaldne. Hver godkender med mindst én forfalden godkendelsespost modtager en notifikation med listen over deres forfaldne godkendelsesanmodninger. Notifikationen sendes også til deres godkender og alle anmodere om de forfaldne godkendelser. Det sidste trin kan være en hjælp, hvis den forfaldne godkendelsespost skal uddelegeres til en anden godkender.

1. Vælg ikon, indtast Overskredne anmodninger om godkendelsesfrist, og vælg derefter det relaterede link.
2. På siden Forfaldne godkendelsesanmodninger skal du vælge handlingen Send notifikationer om forfaldne godkendelser.

Se også

Bruge godkendelsesworkflows
Arbejdsproces
Konfigurere godkendelsesbrugere
Salg
Indgående bilag
Køb
Arbejd med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her