Gennemgang: Administration af projekter
Denne gennemgang giver dig en introduktion til projektstyringsfunktioner. Du kan bruge modulet Projekter til at planlægge brugen af virksomhedens ressourcer og holde styr på de forskellige omkostninger, der er forbundet med ressourcerne på et bestemt projekt. Projekter inkluderer forbruget af medarbejdertimer, maskintimer, lagervarer og andre brugstyper, du ønsker at spore, efterhånden som et projekt skrider frem.
Denne gennemgang beskriver opsætningen af et nyt projekt samt nogle af de almindelige opgaver, som f.eks. fastprishåndtering, betaling af afdrag, bogføring af fakturaer fra projekter og kopiering af projekter.
Om denne gennemgang
Denne gennemgang viser følgende opgaver:
Opsætning af et projekt
Med den budgetstruktur, der er oprettet for projekter, er oprettelse af et projekt ligetil. Denne gennemgang omfatter følgende procedurer:
- Konfiguration af projektopgavelinjer og planlægningslinjer.
- Oprettelse af projektspecifikke priser på varer, ressourcer og finanskonti.
- Fakturering fra et projekt.
Håndtere faste priser
Du kan håndtere faste priser og priser på tjenester eller varer, der er aftalt med kunder i forvejen. I denne gennemgang kan du gøre følgende:
- Se, hvordan leverandør- og fakturaværdier bestemmes.
- Gøre plads til ekstraarbejde i planen, der ikke er faktureret.
Kopiering af en sag
Denne gennemgang fokuserer på, hvordan du kan kopiere en del af eller et komplet projekt for at reducere behovet for manuel indtastning af data og forbedre nøjagtigheden. Dette omfatter følgende:
- Kopiering af en del af et projekt til et nyt projekt.
- Kopiering af projektspecifikke priser.
- Kopiering af planlægningslinjer.
Betaling af afdrag
Når et stort, dyrt projekt varer længere tid, laver kunden ofte en aftale med virksomheden om at betale afdrag. Dette scenarie viser, hvordan du opretter betaling af afdrag håndteres og dækker følgende:
- Oprettelse af betaling af afdrag for et projekt.
- Fakturering af betalinger til debitorer.
- Kontering af forbrug i et projekt konfigureret til betaling af afdrag.
Roller
Denne gennemgang indeholder opgaver for følgende roller:
- Projektleder
- Projektteammedlem
Forudsætninger
Før du kan udføre opgaverne i denne gennemgang, skal du gøre følgende:
- Installer CRONUS-demonstrationsdatabasen.
- Opret eksempeldata ved at bruge trinnene i følgende afsnit.
Historie
Denne gennemgang fokuserer på CRONUS, et design- og konsulentfirma, der designer og tilpasser nye infrastrukturer, f.eks. konferencerum og kontorer, med møbler, tilbehør og lagerenheder. Det meste af firmaets arbejde er projektorienteret. Prakash, en projektleder hos CRONUS, bruger projekter til at få et overblik over igangværende projekter, som CRONUS har startet, samt de projekter, der er afsluttet. Det er som regel Prakash, der indgår aftaler med kunderne og indtaster sagens hovedkomponenter, hvilket er opgave- og planlægningslinjer i Business Central. Prakash konstaterer, at oprettelse, vedligeholdelse og gennemgang af oplysninger er ligetil. Prakash kan også lide, den måde Business Central aktiverer kopiering af projekter og betaling af afdrag.
Tricia, der er medlem af projekttemaet og rapporterer til Prakash, er ansvarlig for overvågning af projektet dag for dag. Tricia angiver sit eget arbejde samt de arbejde, der udføres af teknikerne på hver opgave, herunder de varer, som de har brugt, og de omkostninger, som der er påløbet.
Klargøre eksempeldata
Forbered denne gennemgang ved at tilføje Tina som en ny ressource.
Sådan klargøres eksempeldataene
Vælg
ikon, skriv Ressourcer, og vælg derefter det relaterede link.Klik på handlingen Ny for at oprette et nyt ressourcekort.
Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Generelt:
- Nr.: Tina
- Navn: Tina
- Type: Person
Vælg feltet Basisenhed, og vælg derefter handlingen Ny for at åbne siden Ressourceenhed. Vælg Time i feltet Kode.
Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Fakturering:
- Købspris: 5
- Indir. omk.pct: 4
- Kostpris: 10
- Produktbogføringsgruppe: Tjenester
- Moms-produkt-bogf.gruppe: MOMS 25
Luk siden.
I den næste procedure opretter du en projektkladde for Tricia for at bogføre forbruget.
Sådan oprettes et projektkladdenavn
Vælg
, skriv Projektkladder, og vælg derefter det relaterede link.Vælg feltet Kladdenavn på siden Projektkladde. Siden Projektkladdenavn åbnes.
Vælg handlingen Ny for at oprette en ny linje med følgende oplysninger:
- Navn: Tina
- Beskrivelse: Tina
- Nummerserie: JJNL-GEN
Vælg knappen OK for at gemme ændringerne.
Opsætning af et projekt
I dette scenarie, har CRONUS vundet en kontrakt med en kunde, Progressive Home Furnishings, om at designe en konference- og spisesal. Kunden har base i USA, og projektet kræver specialsoftware. Projektlederen når frem til en aftale med kunden og opretter et projekt, der dækker aftalen.
Sådan konfigurerer du et projekt
Vælg det
ikon, skriv Projekter, og vælg derefter det relaterede link.Klik på handlingen Ny for at oprette et nyt kort.
Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Generelt:
- Beskrivelse: Rådgivning om montering af konferencesal
- Faktureres til kundenr.: 01445544
Indtast følgende oplysninger i oversigtspanelet Bogføring:
- Status: Planlægning
- Projektbogføringsgruppe: Opsætning
- VIA-metode: Kostværdi
Gå til oversigtspanelet Varighed, angiv dags dato i felterne Startdato og Slutdato. Disse datoer hjælper med at anvende valutakonvertering, når projektet faktureres.
Gå til oversigtspanelet Udenrigshandel, indstil valutakoden til USD. Hvis du vælger USD i feltet Faktureringsvalutakode, faktureres projektet i US dollar og planlægges kun i den lokale valuta for CRONUS.
Du kan tilpasse priser for debitorer for de enkelte projekter, afhængigt af de aftaler du har indgået. I den næste procedure angiver projektlederen en pris for Tinas tid, angiver prisen for den nødvendige software og tilføjer rejseudgifter, som debitor har accepteret at betale.
Tilpasse priser
Gå til Projektkort, og vælg handlingen Ressource.
Indtast følgende oplysninger på siden Projektressourcepriser:
- Kode: Tina
- Salgspris: 20
Luk siden.
Vælg handlingen Vare.
Indtast følgende oplysninger og tilpasset pris på siden Projektvarepriser:
- Varenr.: 80201 (grafikprogram)
- Salgspris: 200
Luk siden.
Vælg handlingen Finanskonto.
På siden Projektfinanskontopriser skal du angive følgende oplysninger og prisen for rejsen, som debitor har accepteret at betale, plus 25 procent:
- Finanskonto: 8430 (rejse)
- Kostprisfaktor: 1,25
Luk siden.
De sidste trin i opsætning af et projekt tilføjer projektopgaver og de planlægningslinjer, der indgår i hver opgave. Planlægningslinjerne bestemmer, hvad kunden faktureres for.
Sådan tilføjes projektopgaver
På kortet Sag for den nye sag skal du vælge handlingen Projektopgavelinjer.
I følgende tabel beskrives de oplysninger, du skal angive i felterne.
Projektopgavenr. Beskrivelse Projektopgavetype 1000 Konsulentydelse for montering af sal Fra-sum 1010 Konsulentmøde med kunde Konto 1020 Udvikling Konto 1090 Konsulentydelse i alt Til-sum Vælg handlingen Indryk projektopgaver for at vise, at nogle opgaver er underkategorier til andre opgaver.
En planlægningslinje være en af følgende typer:
- Budget: Føjet til skemaet, men ikke faktureret.
- Fakturerbar: Faktureret, men ikke føjet til skemaet.
- Både budget og fakturerbar: faktureret og føjet til budgettet.
I denne gennemgang bruger projektleder Både budget og fakturerbar. De opretter tre planlægningslinjer for opgaven 1010 og to planlægningslinjer for opgave 1020.
Sådan oprettes planlægningslinjer
Vælg linje 1010, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer.
Opret planlægningslinjer med følgende oplysninger:
Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal Enhedspris 1 Både budget og fakturerbar (dags dato) Ressource Tina 40 2 Både budget og fakturerbar (dags dato) Ressource Thomas 40 3 Både budget og fakturerbar (dags dato) Finanskonto 8430 (Rejse) 2 400 Luk siden. Totalerne opdateres på siden Projektopgavelinjer.
Vælg linje 1020, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer. Angiv følgende oplysninger:
Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal Enhedspris 1 Både budget og fakturerbar (dags dato) Ressource Tina 80 2 Både budget og fakturerbar (dags dato) Vare 80201 (Grafikprogram) 1 Luk siden. Totaler opdateres på siden Projektopgavelinjer.
Beregne resterede forbrug
Tricia, der er medlem af projektteamet, har arbejdet på projektet i et stykke tid og ønsker at registrere deres timer og forbrug. Tricia har ikke arbejdet flere timer end aftalt med kunden i forvejen. Tricia bruger kørslen Beregn resterede forbrug til at beregne det resterende forbrug i en projektkladde. For hver opgave beregner kørslen forskellen mellem planlagt forbrug af varer, ressourcer og finansudgifter og det faktiske forbrug, der er bogført i finansposterne for projektet. Det resterende forbrug vises derefter i projektkladden, hvor hun kan bogføre det.
Sådan beregnes resterede forbrug
- Vælg ikonet , skriv Projektkladder, og vælg derefter det relaterede link.
- På siden Projektkladde og i feltet Kladdenavn skal du åbne listen Projektkladdenavne. Vælg projektkladdenavnet Tricia.
- Vælg handlingen Beregn resterende forbrug.
- På siden Beregn resterende forbrug for projekt i oversigtspanelet Projektopgave skal du vælge feltet Projektnr. og vælge det relevante sagsnummer, typisk job J00010.
- Gå til oversigtspanelet Indstillinger, indtast J00001 i feltet Bilagsnr.. Dette gør fremtidig sporing af bogføringer nemmere.
- Angiv dags dato som bogføringsdatoen.
- Vælg knappen OK. Dermed oprettes der projektkladdelinjer baseret på de planlægningslinjer, som Prakash har oprettet.
- Vælg knappen OK på bekræftelsessiden. Genererede linjer føjes til projektkladden.
- Kontroller, at alle bilagsnumre er J00001, og vælg derefter handlingen Bogfør. Vælg Ja for at bekræfte bogføringen.
Linjerne er nu bogført.
Oprette og bogføre en sagssalgsfaktura
Derefter kan Tina oprette en ny faktura for hele sagen eller for en del af en sag. Tricia kan også tilknytte fakturaen til en anden faktura til samme kunde for samme sag. I dette tilfælde fakturerer Tricia hele sagen, da projektet nu er færdigt.
Sådan oprettes en sagssalgsfaktura
- Vælg ikon, skriv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
- Vælg den sag, du oprettede tidligere, og vælg derefter handlingen Opret salgsfaktura.
- Ryd alle filtre på Projektopgavenr. i oversigtspanelet Projektopgave for at fakturere sagen. I feltet Projektnr. skal du vælge det relevante job.
- Udfyld bogføringsdatoen, og angiv, om du vil oprette én faktura pr. opgave eller kun én enkelt faktura for alle opgaver, i oversigtspanelet Indstillinger.
- Vælg knappen OK for at oprette fakturaen, og vælg knappen OK på bekræftelsessiden.
Når Tricia har oprettet fakturaen, kan hun f.eks. få adgang til den fra rollecenteret Salgsordrebehandler.
Sådan bogføres en ny salgsfaktura
- Vælg ikon, skriv Salgsfakturaer, og vælg derefter det relaterede link.
- Åbn fakturaen til kunde nr. 01445544. Du kan se de oplysninger, der er indtastet fra planlægningslinjerne.
- Vælg handlingen Bogfør. Vælg Ja for at bekræfte bogføringen.
Sådan vises den bogførte faktura
- Åbn sagen, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer.
- Markér en hvilken som helst faktureret planlægningslinje, og vælg derefter handlingen Salgsfaktura/Kreditnota.
- På siden Sagsfakturaer skal du vælge handlingen Åbn salgsfaktura/kreditnota.
Tricia har et spørgsmål ang. priser, omkostninger og indtjening, der er relevant for denne bestemte sag, så hun får adgang til disse oplysninger på den nye side Statistik.
Sådan åbner du siden Statistik
- Vælg ikon, skriv Sager, og vælg derefter det relaterede link.
- Vælg handlingen Statistik. Du kan gennemgå detaljerede oplysninger om sagspriser, omkostninger og avancer i både lokale og udenlandske valutaer.
- Vælg knappen Luk for at lukke siden Sagsstatistik.
Håndtere faste priser
CRONUS er blevet bestilt til at oprette konferencerum. Som projektleder ønsker Per at have et godt overblik over de opgaver, der er påkrævet for sagen med de tilhørende budgetterede og realiserede omkostninger for hver sag. Derudover vil Prakash gerne kende den samlede kontraktpris for sagen og det beløb, der er faktureret indtil nu. De er nået frem til en aftale med kunden om faste priser for denne sag.
Sådan håndteres faste priser i sager
Vælg
ikon, skriv Sager, og vælg derefter det relaterede link.Vælg sagsnummeret Svend Hansen Møbler, og vælg derefter handlingen Sagsopgavelinjer.
Vælg linje 1120, og højreklik på beløbet i feltet Budget (kostpris), og vælg Specificer.
Ved at gennemse projektplanlægningslinjerne kan Prakash se, at han får brug for Tricia i 30 timer i denne fase af projektet. Prakash aftaler en fast pris med kunden.
På siden Projektopgavelinjer skal du markere linje 1120, og derefter vælge handlingen Projektplanlægningslinjer. Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:
Linje Linjetype Type Nummer Antal 1 Både budget og fakturerbar Ressource Tina 30 Luk siden.
Højreklik i feltet Budget (kostbeløb), og vælg Specificer igen på siden Projektopgavelinjer. Få vist ændringerne i tidsplanen. Du kan se, at de 30 timer er føjet til budgettet.
Luk siderne.
Når Tricia har føjet budgettet til denne opgavelinje, arbejder hun 25 timer på sagen. Disse timer kan angives i projektkladden.
Sådan angives timer i en projektkladde
Vælg
, skriv Projektkladder, og vælg derefter det relaterede link.Angiv følgende oplysninger på en ny linje:
- Linjetype: (tom)
- Bogføringsdato: (dags dato)
- Bilagsnr.: J00002
- Projektnr.: Svend Hansen Møbler
- Projektopgavenr.: 1120
- Type: Ressource
- Nr.: Tina
- Antal: 25
Vælg handlingen Bogfør.
Nogle få dage senere, arbejder Tricia for at finde endnu en eller flere 10 timer på sagen, og har nu arbejdet 35 timer i alt. Da aftalen med kunden lyder på 30 timer, er det kun fem af disse timer, der vil blive faktureret kunden. Tricia vil føje de ekstra fem timer, som hun har arbejdet, manuelt til tidsplanen.
På siden Projektkladde skal du vælge handlingen Beregn resterende forbrug.
På siden Beregn resterende forbrug for projekt skal du angive følgende oplysninger i oversigtspanelet Indstillinger:
- Bilagsnr.: J00003
- Bogføringsdato: (dags dato)
Angiv følgende oplysninger i oversigtspanelet Projektopgave:
- Projektnr.: Svend Hansen Møbler
- Projektopgavenr.: 1120
Vælg knappen OK for at køre beregningen.
Der mangler fem timers arbejde for Tina. Feltet Linjetype er tomt, hvilket indikerer, at det kun er forbruget, der mangler at blive bogført, da arbejdet allerede er budgetteret.
Opret en ny linje med følgende oplysninger i Projektkladde. Kontroller, at både sagsnumre er i fortløbende i forhold til dem, du allerede har brugt:
- Linjetype: Budget
- Projektnr.: Svend Hansen Møbler
- Projektopgavenr.: 1120
- Type: Ressource
- Nr.: Tina
- Antal: 5
Ved at bruge linjetypen Budget opdateres de budgetterede omkostninger og priser uden at opdatere de kontraktomkostninger og priser, der faktureres til kunden.
Vælg handlingen Bogfør. Vælg knappen OK for at lukke siden.
Åbn listen Sager.
Vælg sagen Svend Hansen Møbler, og vælg derefter linje 1120 i sektionen Projektopgavelinjer, og højreklik på beløbet i feltet Budget (kostbeløb). Vælg Specificer for at få vist oplysningerne.
Ændringerne angives automatisk på linjen for Projektopgavenr. 1120. I de samlede omkostninger for budgetteret arbejde føjes fem ekstra timers arbejde for Tina til budgettet.
Vælg knappen Luk for at lukke siden.
Højreklik nu på beløbet i feltet Kontrakt (kostbeløb), og vælg Specificer for at få vist oplysningerne.
Når du gennemser tabellen for den samlede kontraktpris, er det kun de oprindeligt kontraktaftalte 30 timer, der er inkluderet, da dette er det, der er aftalt med kunden.
Kopiere projekter
Per er nået frem til en aftale med en kunder, Ravel Møbler, om at opsætte ti konferencerum. Aftalen ligner en tidligere sag. Derfor vil det spare tid at kopiere den tidligere sag.
På siden Kopier projekt kan du vælge sagen og de opgavelinjer, du vil kopiere. Du kan også vælge at kopiere kildeprojektposterne, der opretter planlægningslinjer baseret på det faktiske forbrug, eller du kan kopiere kildeprojektplanlægningslinjerne, der kopierer de oprindelige planlægningslinjer til den nye sag. Du kan derefter vælge den planlægningslinje eller finanspostlinjetype, du vil inkludere, ved kun at vælge det, der er relevant for den nye sag. Til sidst kan du vælge den sag, som du vil kopiere til, og definere, om priser og antal også skal kopieres.
Sådan kopieres et projekt
Vælg
ikon, skriv Sager, og vælg derefter det relaterede link.Klik på handlingen Ny for at oprette en ny sag. Angiv følgende oplysninger:
- Beskrivelse: Opsætning til 10 konferencerum
- Faktureres til kundenr.: 20000
Vælg handlingen Kopier projektopgaver fra.
Indtast følgende på siden Kopier projektopgaver:
- Projektnr.: Svend Hansen Møbler
- Projektopgavenr. fra: 1000
- Kilde: Projektplanlægningslinjer
- Inkl. planlægningslinjetype: Budget + fakturerbar
- Til projektnr.: Svend Hansen Møbler Opsætning af 10 konferencerum
- Vælg felterne Kopier dimensioner og Kopier antal.
Vælg knappen OK for at kopiere sagen, og vælg derefter knappen OK for at lukke bekræftelsessiden.
Ved at sammenligne priser, projektopgavelinjer og projektplanlægningslinjer for de to job kan du se, at oplysninger er blevet kopieret.
Foretage betaling af afdrag
CRONUS har lige fået et stort projekt hjem, der vil tage mere end et år at gennemføre. Da det kræver tildeling af en lang række ressourcer, opsætter projektlederen kontrakten på en sådan måde, at kunden betaler en del af prisen med det samme, en del, når projektet er halvvejs færdigt, og den sidste betaling ved færdiggørelsen.
Sådan oprettes et nyt konto
Vælg
ikon, skriv Kontoplan, og derefter vælge det relaterede link.På siden Kontoplan skal du vælge handlingen Ny for at oprette et nyt kort.
Indtast følgende oplysninger på kortet Ny finanskonto:
- Nr.: 40255
- Navn: Sagsbetaling
Vælg Tjenester i feltet Produktbogføringsgruppe i oversigtspanelet Bogføring. Luk siden.
På siden Kontoplan skal du markere Sagsbetaling nr 40255 og derefter vælge handlingen Indryk kontoplan. Vælg Ja for at bekræfte.
Følgende procedurer viser, hvordan du opretter et nyt job, angiver priser og derefter oprette betaling af afdrag. På projektopgavelinjerne kan du oprette specifikke linjer, der er dedikeret til betaling af afdrag. Alt det færdiggjorte arbejde, der føjes til budgettet, angives på forbrugslinjerne. For hver betalingsopgavelinje på planlægningslinjerne er linjetypen Fakturerbar, hvilket betyder, at debitoren faktureres. Angiv en ny linje for Udbetalingen. På forbrugsopgavelinjen kan du indtaste oplysningerne for de varer og ressourcer, der er brugt i dette projekt, hvilket vil øge budgettet for f.eks. medarbejdertimer og varer, der er anvendt i sagen.
Sådan foretages betaling af afdrag
Opret en ny sag.
Udfyld følgende oplysninger på det nye Job-kort:
- Beskrivelse: Omdekoration af receptionsområde
- Faktureres til kundenr.: 30000
- Projektbogføringsgruppe: Opsætning
- VIA-metode: Kostværdi
På projektkortet skal du vælge handlingen Priser og derefter vælge handlingen Ressource. Angiv følgende oplysninger:
- Kode: Tina
- Salgspris: 10
Luk siden.
Tilføj projektopgavelinjer på kortet Sag i sektionen Opgaver, som beskrevet i følgende tabel:
Linje Projektopgavenr. Beskrivelse Projektopgavetype 1 1000 Betaling - afdragsbetaling Bogfører 2 2000 Brug Bogfører 3 3000 Betaling - midtvejs Konto 4 4000 Betaling - afslutning Bogfører Vælg opgave 1000, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer.
Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:
Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal Enhedspris 1 Fakturerbar (dags dato) Finanskonto 40255 1 5000 Luk siden.
Vælg opgave 2000, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer.
Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:
Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal 1 Budget (dags dato) Ressource Tina 120 2 Budget (dags dato) Artikel 70104 10 Luk siden. Du kan se de budgetbeløb, der er opdateret, på siden Projektopgavelinjer.
Vælg opgave 32000, og vælg derefter handlingen Projektplanlægningslinjer.
Opret en planlægningslinje med følgende oplysninger:
Linje Linjetype Planlægningsdato Type Nummer Antal Enhedspris 1 Fakturerbar (en fremtidig dato) Finanskonto 40255 1 5000 Luk siden.
Opret en tilsvarende planlægningslinjepost for projektopgave 4000.
Nu, hvor opgave- og planlægningslinjerne er angivet, kan Per oprette en faktura for første betaling. Prakash gør dette fra projektopgavelinjerne for at sikre, at fakturaen kun indeholder linjer for den første betaling. Du kan åbne salgsorden fra planlægningslinjerne eller opgavelinjerne.
Sådan oprettes en faktura
- På siden Projektopgavelinjer skal du markere linje 1000, og derefter vælge handlingen Opret salgsfaktura.
- Angiv dags dato som bogføringsdatoen på siden Opret salgsfaktura, angiv Pr. opgave, og vælg knappen OK for at oprette en faktura med standardoplysningerne. Vælg knappen OK for at gemme og lukke bekræftelsessiden.
- Vælg handlingen Opret salgsfaktura/kreditnota. På salgsfakturaen kan du se, at det kun er udbetalingen, der er inkluderet på fakturaen. Du kan nu sende den til kunden som aftalt.
Efterfølgende trin
Denne gennemgang har taget dig gennem nogle af de grundlæggende trin til at arbejde med sager i Business Central. Du har lært, hvordan du opretter en ny sag, kopierer en sag og hvordan du håndterer betalinger. Du har også fået vist en demonstration af, hvordan du kan registrere timer og oprette fakturaer.
Se også
Gennemgang af forretningsprocesser
Konfigurere projektstyring
Bruge ressourcer
Overvåge status og udførelse
Fakturere sager
Arbejd med Business Central
Feedback
Kommer snart: I hele 2024 udfaser vi GitHub-problemer som feedbackmekanisme for indhold og erstatter det med et nyt feedbacksystem. Du kan få flere oplysninger under: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Indsend og få vist feedback om