Kreditorenrechnungen – Übersicht

  • Artikel

Wichtig

Die hier genannten Funktionen sind alle oder teilweise im Rahmen einer Vorschauversion verfügbar. Inhalt und Funktionsweise unterliegen Änderungen. Weitere Informationen zu Vorschauversionen finden Sie unter Dienstupdateverfügbarkeit.

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen zu Kreditorenrechnungen. Kreditorenrechnungen sind Zahlungseingangsaufforderungen für Produkte und Dienstleistungen. Kreditorenrechnungen können eine Rechnung für laufende Dienstleistungen darstellen oder auf Bestellungen für bestimmte Artikel und Dienstleistungen basieren.

Kreditorenrechnungen

Eine Kreditorenrechnung für eine Bestellung wird erzeugt, wenn Produkte oder Dienstleistungen gemäß einer vom Kreditor getätigten Bestellung zugestellt wurden. Die Kreditorenrechnung enthält eine Kopfzeile und eine oder mehrere Positionen für Artikel oder Dienstleistungen. Mit der Kreditorenrechnung wird der Zyklus aus Bestellung, Produktempfang und Kreditorenrechnung abgeschlossen.

Obwohl einige Kreditorenrechnungen mit einer Bestellung verbunden sind, können Kreditorenrechnungen auch Positionen enthalten, die nicht den Bestellpositionen entsprechen. Sie können auch Kreditorenrechnungen erstellen, die keinen Bestellungen zugeordnet sind. Diese Kreditorenrechnungen können laufende Dienstleistungen darstellen, z. B. eine Stromrechnung. Sie müssen nicht auf eine Bestellung verweisen, wenn Sie eine laufende Dienstleistung hinzufügen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Kreditorenrechnung einzugeben:

  • Über das Kreditorenrechnungsbuch können Sie schnell Rechnungen eingeben, die auf keine Bestellung verweisen, und so die Ausgaben antizipieren. Mit der Rechnungsgenehmigungserfassung für Kreditoren können Sie diese Rechnungen auswählen und als Kreditorensaldo buchen, um die Abgrenzungsbeträge zurückzusetzen.
  • In der Kreditorenrechnungserfassung können Sie Rechnungen, die nicht auf eine Bestellung verweisen, schnell in einem Einzelschritt eingeben.
  • Zusammen mit dem Kreditorenrechnungspool, ermöglicht Ihnen das Kreditorenrechnungsregister, Rechnungen zum Antizipieren der Ausgaben schnell zu eingeben, . Sie können die zugeordneten Bestellungen später öffnen, um die Rechnung für das Ausgabenkonto zu buchen.
  • Auf den Seiten Offene Kreditorenrechnungen und Ausstehende Kreditorenrechnungen können Sie Kreditorenrechnung auf Basis bestätigter Bestellungen erstellen.
  • Die Invoice Capture-Lösung erstellt Kreditorenrechnungen automatisch aus digitalen Rechnungsbildern. Weitere Informationen finden Sie unter Invoice Capture.

In der nachstehenden Erläuterung finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie Offene Kreditorenrechnungen oder Ausstehende Kreditorenrechnungen verwenden können, um eine Kreditorenrechnung aus einer Bestellung zu erstellen.

Rechnungspositionsmengen verstehen

Wenn Sie eine Kreditorenrechnung für eine zugehörige Bestellung öffnen, erstellt das System die Rechnungspositionen aus der Bestellung. Das System übernimmt standardmäßig die Mengen aus dem Produktzugang. Allerdings können Sie jedes der folgenden Standardverhalten verwenden:

  • Menge der aktuellen Lieferung - Verwenden Sie diese Option für Teillieferungen. Der Standardwert im Feld Menge wird auf die Menge festgelegt, die im Feld Jetzt erhalten in der Bestellung angegeben ist.
  • Bestellte Menge - Verwenden Sie diese Option für vollständige Lieferungen. Der Standardwert im Feld Menge wird auf die Menge festgelegt, die im Feld Bestellt auf der Kauf-Bestellung angegeben ist.
  • Erfasste Menge - Verwenden Sie diese Option, wenn der Artikel erfasst werden muss, wie auf der Seite Lagersteuerungsgruppen angegeben. Bei dem Standardwert im Feld Menge handelt es sich um die registrierte physische Aktualisierungsmenge.
  • Produktzugangsmenge – Verwenden Sie diese Option, wenn für den Auftrag bereits ein Produktzugang eingegangen ist. Der Standardwert im Feld Menge ist die Gesamtmenge der verfügbaren Produktzugänge.
  • Erfasste Menge und Services – Verwenden Sie diese Option, wenn Mengen für gelagerte oder nicht gelagerte Artikel in der Wareneingangserfassungen registriert wurden. Diese Option schließt auch registrierte und nicht registrierte Dienstleistungen ein.

Wenn Ihre juristische Person den Rechnungsabgleich verwendet, können Sie die Ergebnisse der Menge anzeigen, die mit der Spalte Produktzugang-Mengenabgleich übereinstimmt. Sie können auch die Schaltfläche Detailabgleich auf der Registerkarte Prüfen des Aktivitätsbereichs verwenden, um die Ergebnisse des Mengenabgleichens anzuzeigen.

Eine Position hinzufügen, die nicht in der Bestellung war

Sie können der Kreditorenrechnung eine Position hinzuzufügen, die nicht in der Bestellung enthalten war. Sie müssen eine Artikelnummer oder eine Beschaffungskategorie auswählen. Sie können nun Mengen, Preise und Beträge der Position hinzufügen. Die Position wird nur in die Abgleichsrichtlinien für Rechnungssummen einbezogen.

Senden einer Kreditorenrechnung zur Prüfung

Möglicherweise werden in der Organisation Workflows zur Verwaltung des Prüfprozesses für Kreditorenrechnungen verwendet. Der Prüfungsworkflow kann für den Rechnungskopf und/oder die Rechnungsposition erforderlich sein. Die Steuerelemente des Workflows werden je nachdem, worauf der Fokus beim Auswählen auf das Steuerelement lag, auf die Kopfzeile oder die Position angewendet. Anstelle der Schaltfläche Buchen sendet eine Schaltfläche Senden die Lieferantenrechnung durch den Überprüfungsprozess.

Verhindern, dass die Rechnung an den Workflow gesendet wird

Im Folgenden finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie verhindern können, dass eine Rechnung an einen Workflow gesendet wird.

  • Rechnungssumme und registrierte Summe sind nicht gleich. Der Benutzer, die die Rechnung übermittelt hat, erhält eine Warnung, wenn die Gesamtsummen nicht gleich sind. Diese Warnung bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Salden zu korrigieren, bevor die Rechnung erneut an den Workflow gesendet wird. Diese Funktion ist verfügbar, wenn der Parameter Verbieten Sie die Übermittlung an den Workflow, wenn die Rechnungssumme und die registrierte Rechnungssumme nicht gleich sind auf der Seite Funktionsverwaltung und Workflow-Option, wenn Rechnungssumme und registrierte Summe nicht gleich sind auf der Seite Parameter der Kreditorenbuchhaltung eingeschaltet sind.
  • Die Rechnung enthält nicht zugeordnete Gebühren. Der Benutzer, die die Rechnung übermittelt hat, erhält eine Warnung, dass die Rechnung nicht zugeordnete Belastungen enthält. Auf diese Weise kann der Benutzer die Rechnung korrigieren, bevor er sie erneut an das Workflow-System übermittelt. Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Parameter Übertragung an Workflow untersagen, wenn auf einer Kreditorenrechnung nicht zugeordnete Belastungen vorliegen auf der Seite Funktionsverwaltung eingeschaltet ist und die Parameter Workflowoption, wenn nicht zugewiesene Belastungen vorhanden sind. auf der Seite Kreditorenbuchhaltungsparameter eingeschaltet sind.
  • Die Rechnung enthält dieselbe Rechnungsnummer wie eine andere gebuchte Rechnung. Der Benutzer, die die Rechnung eingereicht hat, erhält eine Warnung, dass eine Rechnung mit einer doppelten Nummer gefunden wurde. Auf diese Weise kann der Benutzer die doppelte Nummer korrigieren, bevor er die Rechnung erneut an das Workflow-System übermittelt. Die Warnung wird angezeigt, wenn der Parameter Die verwendete Rechnungsnummer überprüfen im Kreditorenkonto verwendet wird und auf Duplikat ablehnen eingestellt ist. Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Verbieten Sie die Übermittlung an den Workflow, wenn die Rechnungsnummer bereits auf einer gebuchten Rechnung vorhanden ist und Ihr System nicht für die Annahme doppelter Rechnungsnummern eingerichtet ist Parameter auf der Funktionsverwaltung Seite eingeschaltet ist.
  • Rechnung enthält eine Zeile, in der die Rechnungsmenge geringer ist als die übereinstimmende Produktbelegmenge. Der Benutzer, die die Rechnung einreicht oder versucht zu buchen, erhält eine Nachricht, dass die Mengen nicht gleich sind. Diese Meldung bietet dem Benutzer die Möglichkeit, die Werte zu korrigieren, bevor die Rechnung erneut an den Workflow gesendet wird. Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Parameter Buchung und Übermittlung von Lieferantenrechnungen an den Workflow blockieren auf der Seite Funktionsverwaltung eingeschaltet ist und die Parameter Buchung und Übermittlung an den Workflow blockieren auf der Seite Kreditorenbuchhaltungsparameter eingeschaltet sind.

Abgleichen von Kreditorenrechnungen mit Produktzugängen

Sie können Informationen zu Kreditorenrechnungen eingeben und speichern, und Sie können Rechnungspositionen mit Produktzugangspositionen abgleichen. Für eine Position können auch Teilmengen abgeglichen werden.

Sie können eine Kreditorenrechnung basierend auf den über das aktuelle Datum empfangenen Artikeln der Produktzugangspositionen erstellen, auch wenn noch nicht alle Artikel einer bestimmten Bestellung eingegangen sind. Das kann der Fall sein, wenn ein Kreditor monatlich eine Rechnung sendet, um alle Lieferungen abzudecken, die während des betreffenden Monats geliefert wurden. Jeder Produktzugang stellt eine teilweise oder vollständig abgeschlossene Artikellieferung für die Bestellung dar.

Wenn sich eine Rechnung im Workflow befindet, kann die genehmigende Person die Rechnungsmengen so aktualisieren, dass sie mit dem Wert im Feld Abzugleichende Menge im Produktzugang übereinstimmen. Wählen Sie dazu die Funktion Rechnungsmengen zum Abgleichen von Produktzugangsmengen im Workflow aktualisieren im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung, und wählen Sie Aktivieren aus. Wenn eine genehmigende Person im Workflow-Prozess alle Abgleichungen aus allen Produktzugängen aus der Rechnungsposition entfernt hat, wird die Rechnungsposition gelöscht. Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, werden die Rechnungsmengen für Rechnungen im Workflow nicht aktualisiert.

Durch Buchen der Rechnung wird die Menge des Rechnungsrestbetrags jedes Artikels mit der Summe der eingegangenen Mengen aus den ausgewählten Produktzugängen aktualisiert. Wenn sowohl die Menge für den Rechnungsrestbetrag als auch die Menge Rest liefern für alle Artikel des Auftrags gleich 0 (Null) ist, wird der Status der Bestellung zu In Rechnung gestellt geändert. Ist die Menge des Rechnungsrestbetrags nicht 0 (Null), bleibt der Status der Bestellung unverändert, und es können weitere Rechnungen für den Auftrag erstellt werden.

Für die folgende Option wird vorausgesetzt, dass für die Bestellung mindestens ein Produktzugang gebucht wurde. Die Kreditorenrechnung basiert auf diesen Produktzugängen und enthält die auf den Lieferscheinen angegebenen Mengen. Die Finanzinformationen für die Rechnung basieren auf den beim Buchen der Rechnung eingegebenen Informationen.

Weitere Informationen finden Sie unter Eingang von Kreditorenrechnungen erfassen und mit dem Wareneingang abgleichen.

Konfigurieren Sie eine automatisierte Aufgabe für den Lieferantenrechnungsworkflow, um die Lieferantenrechnung mithilfe eines Stapeljobs zu buchen

Sie können dem Lieferantenrechnungsworkflow eine automatisierte Buchungsaufgabe hinzufügen, damit Rechnungen in einem Stapel verarbeitet werden. Durch das Buchen von Rechnungen in einem Stapel kann der Workflow-Prozess fortgesetzt werden, ohne auf den Abschluss der Buchung warten zu müssen. Dadurch wird die Gesamtleistung aller an den Workflow gesendeten Aufgaben verbessert.

Um eine Lieferantenrechnung in einem Stapel zu buchen, klicken Sie auf die Seite Funktionsverwaltung, und aktivieren Sie die Parameter Chargenbuchung der Lieferantenrechnung. Workflows für Lieferantenrechnungen werden konfiguriert unter Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Kreditorenbuchhaltung.

Sie sehen die Aufgabe Buchen Sie die Lieferantenrechnung mit einem Stapel im Workflow-Editor, unabhängig davon, ob der Funktions-Parameter Chargenbuchung der Lieferantenrechnung aktiviert ist. Wenn der Funktions-Parameter nicht aktiviert ist, wird eine Rechnung mit Buchen Sie die Lieferantenrechnung mit einer Chargenaufgabe erst im Workflow verarbeitet, wenn der Parameter aktiviert ist. Die Aufgabe Buchen Sie die Lieferantenrechnung mit einer Charge darf nicht im selben Workflow verwendet werden wie die automatisierte Aufgabe Lieferantenrechnungen buchen. Auch die Aufgabe Buchen Sie die Lieferantenrechnung mit einer Charge sollte das letzte Element in der Workflow-Konfiguration sein.

Sie können die Anzahl der Rechnungen, die in die Charge aufgenommen werden sollen, und die Anzahl der Stunden angeben, die gewartet werden muss, bevor eine Charge neu geplant wird. Gehen Sie dazu zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter > Rechnung > Rechnungsworkflow.

Arbeiten mit mehreren Rechnungen

Mehrere Rechnungen können zur gleichen Zeit bearbeitet und alle gleichzeitig gebucht werden. Wenn Sie mehrere Rechnungen erstellen müssen, nutzen Sie die Seite Ausstehende Kreditorenrechnungen. Wenn Sie mehrere Lieferantenrechnungen buchen und drucken müssen, verwenden Sie die Erfassung der genehmigten Rechnungen. Wenn Sie das Rechnungsfreigabejournal verwenden, muss mindestens ein Produktzugang für die Bestellung gebucht werden, und eine Rechnung für die Bestellung muss in einem Rechnungsregister gebucht werden. Die Finanzdaten für die Rechnung stammen aus der im Register gebuchten Rechnung.

Wiederherstellen von Kreditorenrechnungen, die gerade verwendet werden

Während eine Kreditorenrechnung verwendet wird, kann sie von keinem anderen Benutzer bearbeitet werden. Allerdings könnte der Zustand einer Rechnung manchmal anzeigen, dass die Rechnung gerade verwendet wird, auch wenn diese nicht aktiv bearbeitet wird. Beispielsweise antwortet die Anwendung möglicherweise nicht mehr, weil die Rechnung bearbeitet wurde, oder weil ein Benutzer möglicherweise versehentlich die Rechnung in der Anwendung offen gelassen hat.

Sie können die Seite Kreditorenrechnung wiederherstellen verwenden, um Kreditorenrechnungen wiederherzustellen oder freizugeben, die mehr als vier Stunden verwendet wurden, sodass sie bearbeitet werden können. Sie können diese Seite in der Navigation Periodische Aufgabe oder eine Kachel im Feld Kreditorenrechnungseintrag im Arbeitsbereich öffnen. Nachdem die Rechnung wiederhergestellt ist, wird sie zur Verarbeitung auf der Seite Kreditorenrechnung verfügbar.

Auf die Seite Wiederherstellen von Kreditorenrechnungen kann nur zugegriffen werden, wenn die Sicherheitsberechtigung und die Rechte für das Wiederherstellen der Kreditorenrechnungen in Bearbeitung Ihnen zugewiesen wurde. Zudem muss der Parameter Zulassen der Kreditorenrechnungswiederherstellung auf der Seite Kreditorenkontenparameter aktiviert werden.

Standardmäßige Finanzdimensionen in Kreditorenrechnungsposition

Für Kreditorenrechnungen, die einer Bestellung zugeordnet sind, wird die Standardfinanzdimension von den entsprechenden Bestellpositionen abgeleitet. 

Bei Kreditorenrechnungen, die keiner Bestellung zugeordnet sind, führt die Standardfinanzdimension die Dimension aus Dimensionsverknüpfung, Rechnungskopf und Artikel zusammen.  Wenn dieselbe Dimension für Dimensionsverknüpfung, Rechnungskopf und Artikel festgelegt ist, folgt die Dimension in der Rechnungsposition der Prioritätsreihenfolge: Dimensionsverknüpfung > Rechnungskopf > Artikel

Zurücksetzen des Workflowstatus für Kreditorenrechnungen von „Nicht behebbar“ zu „Entwurf“

Eine Workflowinstanz, die aufgrund eines nicht behebbaren Fehlers beendet wurde, hat ein Workflowstatus Nicht behebbar. Wenn der Status eines Kreditorenrechnungsworkflows Nicht behebbar ist, können Sie ihn auf Entwurf zurücksetzen, indem Sie Rückruf auswählen. Sie können dann die Kreditorenrechnung bearbeiten. Diese Funktion ist verfügbar, wenn der Parameter Zurücksetzen des Workflowstatus für Kreditorenrechnungen von „Nicht behebbar“ zu „Entwurf“ auf der Seite Funktionsverwaltung aktiviert ist.

Sie können die Seite Workflowhistorie verwenden, um den Workflowstatus auf Entwurf zurückzusetzen. Sie können diese Seite über Kreditorenrechnung oder die Navigation Allgemein > Abfragen > Workflow öffnen. Um den Workflowstatus auf Entwurf zurückzusetzen, wählen Sie Rückruf aus. Sie können den Workflowstatus auch auf „Entwurf“ zurücksetzen, indem Sie die Aktivität Rückruf auf der Seite Kreditorenrechnung oder Ausstehende Kreditorenrechnungen auswählen. Nachdem der Workflowstatus auf Entwurf zurückgesetzt ist, wird er zur Verarbeitung auf der Seite Kreditorenrechnung verfügbar.

Anzeigen der Rechnungssumme auf der Seite Ausstehende Lieferantenrechnungen

Sie können die Rechnungssumme auf der Ausstehende Lieferantenrechnungen-Seite durch Aktivieren der Rechnungssumme in Kreditorenrechnungsliste anzeigen-Parameter auf der Kreditorenparameter-Seite anzeigen.

Bericht „Offene Kreditorenbuchungen“

Der Bericht Offene Transaktionen des Kreditors liefert detaillierte Informationen zu den offenen Transaktionen für jeden Kreditor ab dem von Ihnen angegebenen Datum. Dieser Bericht wird häufig während des Prüfverfahrens verwendet, um Salden zwischen Kreditorenbuchtransaktionen und Sachkontotransaktionen zu überprüfen.

Für jede Transaktion enthält der Bericht die folgenden Details:

  • Rechnungsnummer
  • Transaktionsdatum
  • Belegnummer
  • Transaktionsbetrag in Transaktionswährung und Abrechnungswährung
  • Kreditsaldo in Transaktionswährung und Abrechnungswährung
  • Debitsaldo in Transaktionswährung und Abrechnungswährung
  • Zwischensummenbetrag in der Buchhaltungswährung
  • Zahlungsfälligkeitsdatum

Filtern der Daten im Bericht

Wenn der Bericht Offene Transaktionen des Kreditors generiert wird, werden die folgenden Parameter verfügbar. Sie können mit deren Hilfe die Daten filtern, die im Bericht enthalten sein werden.

  • Zukünftige Abrechnung ausschließen – Markieren Sie dieses Ankreuzfeld, um Transaktionen auszuschließen, die nach dem Datum abgerechnet werden, das im Feld Offene Transaktionen pro eingegeben wird.
  • Offene Transaktionen pro – Geben Sie ein Datum ein, um Transaktionen einzuschließen, die an diesem Datum offen sind. Wenn Sie kein Datum eingeben, wird dieses Feld auf das maximale Datum gesetzt. (Das maximale Datum ist das späteste Datum, das das System akzeptiert, der 31. Dezember 2154.) Standardmäßig wird dieses Feld bei der nächsten Ausführung des Berichts auf das letzte Datum gesetzt, das darin eingegeben wurde.

Sie können die Filter unter dem Feld Datensatz zum Einschließen verwenden, um die Transaktionsdaten, die im Bericht enthalten sind, weiter einzuschränken.

Zusätzliche Ressourcen