Messaging-DatensatzverwaltungMessaging records management

Benutzer senden und empfangen jeden Tag E-Mails. Wenn diese große Menge an E-Mails, die jeden Tag verfasst und empfangen werden, nicht verwaltet wird, kann dies Benutzer belasten, ihre Produktivität beeinträchtigen und zu Risiken für Ihre Organisation führen. Daher ist die Verwaltung des E-Mail-Lebenszyklus eine entscheidende Komponente für die meisten Organisationen.Users send and receive email every day. If left unmanaged, the volume of email generated and received each day can inundate users, impact user productivity, and expose your organization to risks. As a result, email lifecycle management is a critical component for most organizations.

Messaging Records Management (MRM) ist die Daten Satz Verwaltungstechnologie in Exchange Server und Exchange Online, die Organisationen dabei hilft, den e-Mail-Lebenszyklus zu verwalten und die mit e-Mails verbundenen rechtlichen Risiken zu verringern.Messaging records management (MRM) is the records management technology in Exchange Server and Exchange Online that helps organizations manage email lifecycle and reduce the legal risks associated with email. Die Bereitstellung von MRM kann Ihrer Organisation auf verschiedene Arten helfen:Deploying MRM can help your organization in several ways:

  • Erfüllen der geschäftlichen Anforderungen: in Abhängigkeit von den Messagingrichtlinien Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise wichtige e-Mail-Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum beibehalten.Meet business requirements: Depending on your organization's messaging policies, you may need to retain important email messages for a certain period. Beispielsweise kann das Postfach eines Benutzers wichtige Nachrichten im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie, Transaktionen, Produktentwicklungen oder Kundeninteraktionen enthalten.For example, a user's mailbox may contain critical messages related to business strategy, transactions, product development, or customer interactions.

  • Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen: viele Organisationen haben eine rechtliche oder behördliche Anforderung zum Speichern von Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum und zum Entfernen von Nachrichten, die älter als dieser Zeitraum sind.Meet legal and regulatory requirements: Many organizations have a legal or regulatory requirement to store messages for a designated period and remove messages older than that period. Wenn Nachrichten länger als erforderlich gespeichert werden, können die rechtlichen oder finanziellen Risiken einer Organisation steigen.Storing messages longer than necessary may increase your organization's legal or financial risks.

  • Erhöhen der Benutzerproduktivität: Wenn die Verwaltung von Links nicht verwaltet wird, kann sich die zunehmende Anzahl von e-Mails in den Postfächern Ihrer Benutzer auch auf Ihre Produktivität auswirken.Increase user productivity: If left unmanaged, the ever-increasing volume of email in your users' mailboxes can also impact their productivity. Auch wenn beispielsweise Newsletterabonnements und automatisierte Benachrichtigungen beim Empfang einen informativen Nutzen haben, werden sie nach dem Lesen möglicherweise nicht von den Benutzern entfernt (oder sie werden erst gar nicht gelesen).For example, although newsletter subscriptions and automated notifications may have informational value when they're received, users may not remove them after reading (often they're never read). Viele dieser Arten von Nachrichten sollten nur einige Tage aufbewahrt werden.Many of these types of messages don't have a retention value beyond a few days. Wenn Sie solche Nachrichten mithilfe von MRM entfernen, können Sie den Informationsdatenmüll in den Postfächern der Benutzer reduzieren und dadurch deren Produktivität steigern.Using MRM to remove such messages can help reduce information clutter in users' mailboxes, thereby increasing productivity.

  • Verbessern des Speichermanagements: aufgrund der Erwartungen, die von kostenlosen Consumer-e-Mail-Diensten angetrieben werden, behalten viele Benutzer alte Nachrichten über einen längeren Zeitraum oder entfernen Sie nie.Improve storage management: Due to expectations driven by free consumer email services, many users keep old messages for a long period or never remove them. Die Beibehaltung großer Postfächer wird zunehmend zu einer standardmäßigen Vorgehensweise, und Benutzer sollten nicht gezwungen werden, Ihre Arbeitsgewohnheiten basierend auf restriktiven Postfachkontingenten zu ändern.Maintaining large mailboxes is increasingly becoming a standard practice, and users shouldn't be forced to change their work habits based on restrictive mailbox quotas. Das Beibehalten von Nachrichten über den Zeitraum hinaus, der aus geschäftlichen, rechtlichen oder behördlichen Gründen erforderlich ist, erhöht jedoch auch die Speicherkosten.However, retaining messages beyond the period that's necessary for business, legal, or regulatory reasons also increases storage costs.

Mit MRM können Sie die Richtlinie für die Datensatzverwaltung implementieren, mit der die Anforderungen Ihrer Organisation am besten erfüllt werden. Wenn Sie sich mit MRM und Compliance-Archiven vertraut machen, sind Sie in der Lage, Ihre Ziele beim Verwalten des Postfachspeichers zu erreichen und Vorschriften im Hinblick auf die Nachrichtenaufbewahrung einzuhalten.MRM provides the flexibility to implement the records management policy that best meets your organization's requirements. With a good understanding of MRM, In-Place Archiving, and In-Place Hold, you can help meet your goals of managing mailbox storage and meeting regulatory retention requirements.

Suchen Sie nach Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit MRM?Looking for management tasks related to MRM? Weitere Informationen finden Sie unter Messaging Records Management Procedures.See Messaging Records Management Procedures.

MRM in Exchange Server und Exchange OnlineMRM in Exchange Server and Exchange Online

In Exchange Server und Exchange Online wird MRM mithilfe von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien durchgeführt.In Exchange Server and Exchange Online, MRM is accomplished through the use of retention tags and retention policies. Aufbewahrungstags werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf ein vollständiges Postfach und standardmäßige Postfachordner wie "Posteingang" und "Gelöschte Elemente" anzuwenden.Retention tags are used to apply retention settings to an entire mailbox and default mailbox folders such as Inbox and Deleted Items. Sie können auch Aufbewahrungstags erstellen und bereitstellen, die Outlook 2010 und höher sowie Outlook im Internet (früher als Outlook Web App bezeichnet) Benutzer verwenden können, um Sie auf Ordner oder einzelne Nachrichten anzuwenden.You can also create and deploy retention tags that Outlook 2010 and later and Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App) users can use to apply to folders or individual messages. Nach der Erstellung fügen Sie Aufbewahrungstags zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzu und wenden dann die Richtlinie auf Benutzer an.After they're created, you add retention tags to a retention policy and then apply the policy to users. Der Assistent für verwaltete Ordner verarbeitet Postfächer und wendet Aufbewahrungseinstellungen in der Aufbewahrungsrichtlinie des Benutzers an.The Managed Folder Assistant processes mailboxes and applies retention settings in the user's retention policy. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.To learn more about retention policies, see Retention tags and retention policies.

Wenn eine Nachricht den im jeweiligen Aufbewahrungstag angegebenen Aufbewahrungszeitraum erreicht, führt der Assistent für verwaltete Ordner die im Tag festgelegte Aufbewahrungsaktion aus. Nachrichten können dann endgültig gelöscht werden oder wiederherstellbar bleiben. Wenn für den Benutzer ein Archiv bereitgestellt wurde, können Sie mit Aufbewahrungstags auch Elemente in das Compliance-Archiv des Benutzers verschieben.When a message reaches its retention age specified in the applicable retention tag, the Managed Folder Assistant takes the retention action specified by the tag. Messages can then be deleted permanently or deleted with the ability to recover them. If an archive has been provisioned for the user, you can also use retention tags to move items to the user's In-Place Archive.

MRM-StrategienMRM strategies

Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie grundlegende Einstellungen für die Aufbewahrung von Nachrichten für ein vollständiges Postfach und für bestimmte Standardordner durchsetzen. Es gibt verschiedene Strategien für die MRM-Bereitstellung. Die gängigsten werden im Folgenden dargestellt:You can use retention policies to enforce basic message retention for an entire mailbox or for specific default folders. Although there are several strategies for deploying MRM, here are some of the most common:

Alle Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum entfernen: in dieser Strategie implementieren Sie eine einzelne MRM-Richtlinie, mit der alle Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum entfernt werden.Remove all messages after a specified period: In this strategy, you implement a single MRM policy that removes all messages after a certain period. Bei dieser Strategie erfolgt keine Klassifizierung der Nachrichten.In this strategy, there's no classification of messages. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie ein einziges Standardrichtlinientag für das Postfach erstellen.You can implement this policy by creating a single default policy tag (DPT) for the mailbox. Damit wird jedoch nicht sichergestellt, dass die Nachrichten für den angegebenen Zeitraum aufbewahrt werden.However, this doesn't ensure that messages are retained for the specified period. Benutzer können weiterhin Nachrichten löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist erreicht wurde.Users can still delete messages before retention period is reached.

Nachrichten in Archivpostfächer verschieben: in dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, mit denen Elemente in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden.Move messages to archive mailboxes: In this strategy, you implement MRM policies that move items to the user's archive mailbox. Ein Archivpostfach bietet zusätzlichen Speicherplatz für Benutzer, um alte und selten aufgerufene Inhalte beizubehalten.An archive mailbox provides additional storage for users to maintain old and infrequently accessed content. Aufbewahrungstags, die Elemente verlagern, werden auch als archivrichtlinien bezeichnet.Retention tags that move items are also known as archive policies. Innerhalb derselben Aufbewahrungsrichtlinie können Sie ein Standardrichtlinientag und persönliche Tags kombinieren, um Elemente zu verlagern, sowie eine Standard-, RPTs-und persönliche Tags, um Elemente zu löschen.Within the same retention policy, you can combine a DPT and personal tags to move items, and a DPT, RPTs, and personal tags to delete items. Weitere Informationen zu Archivierungsrichtlinien finden Sie unter:To learn more about archiving policies, see:

Hinweis

In einer Exchange-Hybridbereitstellung können Sie ein cloudbasiertes Archivpostfach für ein lokales primäres Postfach aktiveren. Beim Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem lokalen Postfach werden die Elemente zum cloudbasierten Archiv verschoben. Wenn ein Element in das Archivpostfach verschoben wird, wird im lokalen Postfach keine Kopie davon beibehalten. Wenn das lokale Postfach ausgesetzt wird, werden Elemente anhand einer Archivrichtlinie weiterhin in das cloudbasierte Archivpostfach verschoben, in dem sie so lange aufbewahrt werden, wie dies durch die In-Situ-Speicherung festgelegt wurde.In an Exchange hybrid deployment, you can enable a cloud-based archive mailbox for an on-premises primary mailbox. If you assign an archive policy to an on-premises mailbox, items are moved to the cloud-based archive. If an item is moved to the archive mailbox, a copy of it isn't retained in the on-premises mailbox. If the on-premises mailbox is placed on hold, an archive policy will still move items to the cloud-based archive mailbox where they are preserved for the duration specified by the hold.

Nachrichten basierend auf dem Ordnerspeicherort entfernen: in dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien basierend auf dem e-Mail-Speicherort.Remove messages based on folder location: In this strategy, you implement MRM policies based on email location. Beispielsweise können Sie angeben, dass Nachrichten im Posteingang für ein Jahr aufbewahrt werden, Nachrichten im Ordner für Junk-E-Mails aber nur 60 Tage.For example, you can specify that messages in the Inbox are retained for one year and messages in the Junk Email folder are retained for 60 days. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie eine Kombination aus Aufbewahrungsrichtlinientags für jeden Standardordner, den Sie konfigurieren möchten, und einem Standardrichtlinientag für das gesamte Postfach verwenden.You can implement this policy by using a combination of retention policy tags (RPTs) for each default folder you want to configure and a DPT for the entire mailbox. Das Standardrichtlinientag gilt für alle benutzerdefinierten Ordner und alle Standardordner, auf die keine Aufbewahrungsrichtlinientags angewendet wurden.The DPT applies to all custom folders and all default folders that don't have an RPT applied.

Hinweis

In Exchange Server können Sie RPTs für die Ordner Kalender und Aufgaben erstellen.In Exchange Server, you can create RPTs for the Calendar and Tasks folders. Wenn Sie für Elemente in diesen oder anderen Standardordnern kein Aufbewahrungslimit festlegen möchten, können Sie für den jeweiligen Standardordner ein deaktiviertes Aufbewahrungstag erstellen.If you don't want items in these folders or other default folders to expire, you can create a disabled retention tag for that default folder.

Zulassen, dass Benutzer Nachrichten klassifizieren: in dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die eine grundlegende Aufbewahrungseinstellung für alle Nachrichten enthalten, Benutzern jedoch das Klassifizieren von Nachrichten basierend auf geschäftlichen oder behördlichen Anforderungen erlauben.Allow users to classify messages: In this strategy, you implement MRM policies that include a baseline retention setting for all messages but allow users to classify messages based on business or regulatory requirements. In diesem Fall werden Benutzer ein wichtiger Bestandteil ihrer Datensatzverwaltungsstrategie – Sie haben häufig das beste Verständnis für den aufbewahrungswert einer Nachricht.In this case, users become an important part of your records management strategy - often they have the best understanding of a message's retention value.

Benutzer können unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen auf Nachrichten anwenden, die für einen längeren oder kürzeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Sie können diese Richtlinie mit einer Kombination der folgenden Tags implementieren:Users can apply different retention settings to messages that need to be retained for a longer or shorter period. You can implement this policy using a combination of the following:

  • Ein Standardrichtlinientag für das PostfachA DPT for the mailbox

  • Persönliche Tags, die Benutzer auf benutzerdefinierte Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden könnenPersonal tags that users can apply to custom folders or individual messages

  • (Optional) Zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinientags, um für Elemente in bestimmten Standardordnern ein Aufbewahrungslimit festzulegen(Optional) Additional RPTs to expire items in specific default folders

Beispielsweise können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit persönlichen Tags verwenden, die einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum festlegen (z. B. 2 Tage, 1 Woche oder 1 Monat), sowie mit persönlichen Tags, in denen ein längerer Aufbewahrungszeitraum (z. B. 1 Jahr, 2 Jahre, 5 Jahre) definiert ist. Die Benutzer können persönliche Tags mit kürzeren Aufbewahrungszeiträumen auf Elemente wie Newsletterabonnements anwenden, die innerhalb von Tagen nach dem Empfang ihren Nutzen verlieren. Mithilfe von Tags mit längeren Zeiträumen können dagegen Elemente aufbewahrt werden, die einen großen geschäftlichen Nutzen aufweisen. Sie können den Vorgang auch mithilfe von Posteingangsregeln in Outlook automatisieren, um ein persönliches Tag auf Nachrichten anzuwenden, die die Regelbedingungen erfüllen.For example, you can use a retention policy with personal tags that have a shorter retention period (such as two days, one week, or one month), as well as personal tags that have a longer retention period (such as one, two, or five years). Users can apply personal tags with the shorter retention periods for items such as newsletter subscriptions that may lose their value within days of receiving them, and apply the tags with longer periods to preserve items that have a high business value. They can also automate the process by using Inbox rules in Outlook to apply a personal tag to messages that match rule conditions.

Beibehalten von Nachrichten für eDiscovery-Zwecke: in dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die Nachrichten aus Postfächern nach einem bestimmten Zeitraum entfernen, diese aber auch im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" für Compliance -eDiscovery- Zwecke beibehalten, selbst wenn die Nachrichten vom Benutzer oder einem anderen Prozess gelöscht wurden.Retain messages for eDiscovery purposes: In this strategy, you implement MRM policies that remove messages from mailboxes after a specified period but also retain them in the Recoverable Items folder for In-Place eDiscovery purposes, even if the messages were deleted by the user or another process.

Sie können diese Anforderung mithilfe einer Kombination aus Aufbewahrungsrichtlinien und in-situ-Speicher und Beweis Sicherungs Verfahren oder Beweissicherungsverfahren erfüllen.You can meet this requirement by using a combination of retention policies and In-Place Hold and Litigation Hold or Litigation Hold. Aufbewahrungsrichtlinien entfernen Nachrichten aus dem Postfach nach dem angegebenen Zeitraum.Retention policies remove messages from the mailbox after the specified period. Bei einem zeitbasierten in-situ-Speicher oder Beweissicherungsverfahren werden Nachrichten, die vor diesem Zeitraum gelöscht oder geändert wurden, beibehalten.A time-based In-Place Hold or Litigation Hold preserves messages that were deleted or modified before that period. Wenn Sie beispielsweise Nachrichten sieben Jahre lang beibehalten möchten, können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Standardrichtlinientag erstellen, mit der Nachrichten in sieben Jahren gelöscht und das Beweissicherungsverfahren für Nachrichten für sieben Jahre gespeichert wird.For example, to retain messages for seven years, you can create a retention policy with a DPT that deletes messages in seven years and Litigation Hold to hold messages for seven years. Nachrichten, die nicht von Benutzern entfernt werden, werden nach sieben Jahren gelöscht. Nachrichten, die von Benutzern vor dem Siebenjährigen Zeitraum gelöscht wurden, werden sieben Jahre lang im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt.Messages that aren't removed by users will be deleted after seven years; messages deleted by users before the seven year period will be retained in the Recoverable Items folder for seven years. Weitere Informationen zu diesem Ordner finden Sie unter Ordner "refundable Items".To learn more about this folder, see Recoverable Items Folder.

Optional können Sie es Benutzern mit Aufbewahrungsrichtlinientags und persönlichen Tags ermöglichen, ihre Postfächer zu bereinigen. Jedoch bleiben die gelöschten Nachrichten im In-Situ-Speicher und im Beweissicherungsverfahren erhalten, bis der Aufbewahrungszeitraum beendet ist.Optionally, you can use RPTs and personal tags to allow users to clean up their mailboxes. However, In-Place Hold and Litigation Hold continues to retain the deleted messages until the hold period expires.

Hinweis

Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher oder ein Beweissicherungsverfahren ist mit der sogenannten rollierenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Exchange 2010 vergleichbar (bitte beachten Sie, dass dies nicht der offizielle Begriff ist). Zur Implementierung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wurde der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente für eine Postfachdatenbank oder einzelne Postfächer konfiguriert. Bei der Aufbewahrung gelöschter Elemente werden gelöschte und geänderte Elemente jedoch basierend auf dem Löschdatum beibehalten. Der In-Situ-Speicher und das Beweissicherungsverfahren bewahren Elemente basierend auf dem Datum des Empfangs oder der Erstellung auf. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachrichten mindestens für den angegebenen Zeitraum beibehalten werden.A time-based In-Place Hold or Litigation Hold is similar to what was informally referred to as a rolling legal hold in Exchange 2010. Rolling legal hold was implemented by configuring the deleted item retention period for a mailbox database or individual mailbox. However, deleted item retention retains deleted and modified items based on the date deleted. In-Place Hold and Litigation Hold preserves items based on the date they're received or created. This ensures that messages are preserved for at least the specified period.

Weitere InformationenFor more information

Terminologie für Messaging-Datensatzverwaltung in Exchange 2013Messaging Records Management Terminology in Exchange 2013

Aufbewahrungstags und AufbewahrungsrichtlinienRetention tags and retention policies