Warten auf Genehmigung in Microsoft FlowWait for approval in Microsoft Flow

Erstellen Sie einen Flow, der beim Erstellen eines Elements in SharePoint eine E-Mail zur Genehmigung sendet und Sie anschließend benachrichtigt, ob das Element genehmigt oder abgelehnt wurde.Create a flow that, if you create an item in SharePoint, sends approval email and then notifies you whether the item was approved or rejected. Erstellen Sie zum genauen Durcharbeiten dieses Lernprogramms eine einfache SharePoint-Liste als auslösende Aktion. Sie können jedoch auch eine andere Datenquelle wie Dropbox oder OneDrive verwenden.To follow this tutorial exactly, create a simple SharePoint list as a trigger action, but you can use another data source such as Dropbox or OneDrive.

VoraussetzungenPrerequisites

  • Erstellen Sie eine einfache SharePoint-Liste namens Project Tracker, fügen Sie eine Spalte namens Titel hinzu, und fügen Sie eine Personen- oder Gruppenspalte mit dem Namen Zugewiesen zu hinzu.Create a simple SharePoint list that's named Project Tracker, add a column named Title, and then add a Person or Group column named Assigned To.

    Abbildung der SPO-Liste Project Tracker

Hinzufügen eines Ereignisses zum Auslösen des FlowsAdd an event to trigger the flow

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an, klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Meine Flows, und klicken Sie anschließend auf Ohne Vorlage neu erstellen.Sign into Microsoft Flow, select My flows in the top navigation bar, and then select Create from blank.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hunderte von Connectors und Triggern durchsuchen, geben Sie neues Element ein, und navigieren Sie dann zu SharePoint, wenn ein Element erstellt wurde.Select the Search hundreds of connectors and triggers box, enter new item, and then navigate to SharePoint - when an item is created.

  3. Melden Sie sich bei SharePoint an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.If prompted, sign into SharePoint.

  4. Geben Sie unter Websiteadresse die URL der SharePoint-Website ein, die Ihre Liste enthält.Under Site Address, enter the URL of the SharePoint site that contains your list.

  5. Wählen Sie unter Listenname die Liste aus, die Sie zuvor erstellt haben.Under List Name, select the list you created earlier. Wenn Sie die Anleitung befolgt haben, lautet der Name Project Tracker.If you're following along, the name is Project Tracker.

    Abbildung des SPO-Listennamens

Hinzufügen der resultierenden AktionAdd the resulting action

  1. Klicken Sie auf Neuer Schritt, und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen.Select the New step button, and then select Add an action.

  2. Geben oder fügen Sie im Feld Alle Connectors und Trigger durchsuchen den Wert E-Mail senden ein, und klicken Sie dann auf Office 365 Outlook - Send email with options (Office 365 Outlook > E-Mail mit Optionen senden).In the Search all connectors and actions box, type or paste send email, and then select Office 365 Outlook - Send email with options.

  3. Melden Sie sich bei Office 365 Outlook an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.If prompted, sign into Office 365 Outlook.

  4. Klicken Sie auf das Feld An, und wählen Sie anschließend das Token An E-Mail zugewiesen aus.Select the To field, and then select the Assigned to Email token.

    Der Benutzer in der Spalte Zugewiesen zu empfängt die E-Mail zum Genehmigen oder Ablehnen von Elementen.The user in the Assigned To column receives the email to approve or reject items. Wenn Sie ein Element zum Testen des Flows erstellen, geben Sie in diesem Feld sich selbst an.When you create an item to test the flow, specify yourself in this field. Auf diese Weise können Sie das Element nicht nur genehmigen bzw. ablehnen, Sie erhalten zudem die Benachrichtigungs-E-Mail.That way, you not only approve or reject the item, but also receive the notification email.

    Hinweis

    Sie können die Felder Betreff und Benutzeroptionen entsprechend den jeweiligen Anforderungen anpassen.You can customize the Subject and User Options fields to suit your needs.

    Abbildung von Feld „An“ in „Genehmigungs-E-Mail senden“

Hinzufügen einer BedingungAdd a condition

  1. Klicken Sie auf Neuer Schritt, und klicken Sie dann auf Bedingung hinzufügen.Select the New step button, and then select Add a condition.

    Abbildung von „Bedingung hinzufügen“

  2. Aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen, und wählen Sie dann das Token SelectedOption aus.Select the first box, and then select the SelectedOption token.

  3. Aktivieren Sie das letzte Kontrollkästchen, und geben Sie dann Genehmigen ein.Select the last box, and then type Approve.

    Abbildung des Bildschirms „Bedingung“

  4. Wählen Sie im Bereich Wenn Ja die Schaltfläche Aktion hinzufügen aus.In the If yes area, select Add an action.

  5. Geben oder fügen Sie im Feld Alle Connectors und Trigger durchsuchen den Wert E-Mail senden ein, und klicken Sie dann auf Office 365 Outlook - Send an email (Office 365 Outlook > E-Mail senden).In the Search all connectors and actions box, type or paste send email, and then select Office 365 Outlook - Send an email.

  6. Geben Sie im Feld An einen Empfänger an, z.B. Von E-Mail erstellt.In the To field, enter a recipient such as Created by Email.

  7. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff ein.In the Subject box, specify a subject.

    Wählen Sie z. B. Zugewiesen zu DisplayName aus, geben Sie hat genehmigt mit einem Leerzeichen auf beiden Seiten ein, und wählen Sie dann Titel aus.For example, select Assigned To DisplayName, type has approved with a space on each side, and then select Title.

  8. Geben Sie im Feld Text einen E-Mail-Text ein, z. B. Bereit für Wechsel zu nächster Projektphase.In the Body box, specify an email body such as Ready to proceed with the next phase of the project.

    Hinweis

    Die Person, die das Element in der SharePoint-Liste erstellt hat, wird benachrichtigt, ob das Projekt genehmigt oder abgelehnt wurde.The person who created the item in the SharePoint list will be notified whether the project was approved or rejected.

    Abbildung von „Wenn Ja“ – „E-Mail senden“

  9. Wiederholen Sie im Bereich Wenn Nein die letzten fünf Schritte. Ändern Sie jedoch die Felder Betreff und Text so, dass die Ablehnung des Projekts widergespiegelt wird.In the If no area, repeat the last five steps except change the Subject and Body to reflect that the project was rejected.

    Abbildung von „Wenn Nein“ – „E-Mail senden“

Fertigstellen und Testen des FlowsFinish and test your flow

  1. Benennen Sie den Flow, und wählen Sie dann Flow erstellen aus.Give your flow a name, and then select Create flow.

    Abbildung von „Flow erstellen“

  2. Erstellen Sie ein Element in der SharePoint-Liste.Create an item in your SharePoint list.

    Eine Genehmigungs-E-Mail wird an den angegebenen Empfänger gesendet.An approval email is sent to the recipient that you specified. Wenn der Empfänger in dieser E-Mail auf Genehmigen oder Ablehnen klickt, erhalten Sie eine E-Mail mit der entsprechenden Antwort.When the recipient selects Approve or Reject in that email, you receive email that indicates the response.

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