Warten auf Genehmigung in Microsoft Flow

Erstellen Sie einen Flow, der beim Erstellen eines Elements in SharePoint eine E-Mail zur Genehmigung sendet und Sie anschließend benachrichtigt, ob das Element genehmigt oder abgelehnt wurde. Erstellen Sie zum genauen Durcharbeiten dieses Lernprogramms eine einfache SharePoint-Liste als auslösende Aktion. Sie können jedoch auch eine andere Datenquelle wie Dropbox oder OneDrive verwenden.

Voraussetzungen

  • Erstellen Sie eine einfache SharePoint Online-Liste mit dem Namen Project Tracker mit der Spalte Titel, und fügen Sie eine Personen- oder Gruppenspalte mit dem Namen Zugewiesen zu hinzu.

    Abbildung der SPO-Liste Project Tracker

Hinzufügen eines Ereignisses zum Auslösen des Flows

  1. Wählen Sie auf flow.microsoft.com auf der oberen Navigationsleiste Meine Flows aus, und wählen Sie anschließend Flow erstellen aus.

    Abbildung – Erstellen eines neuen Flows

  2. Geben oder fügen Sie im Feld Wie möchten Sie beginnen? den Text Neues Element ein, und wählen Sie dann SharePoint Online – Wenn ein neues Element erstellt wird aus.

    Abbildung des SPO-Triggers

  3. Melden Sie sich bei einer entsprechenden Aufforderung bei SharePoint Online an.
  4. Geben oder fügen Sie unter Website-URL die URL der Website mit der Liste ein.

    Abbildung von SPO-Website-URL

  5. Wählen Sie unter Listenname eine Liste wie Project Tracker aus.

    Abbildung des SPO-Listennamens

Hinzufügen der resultierenden Aktion

  1. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche +, und wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

    Abbildung von „Aktion hinzufügen“

  2. Geben oder fügen Sie im Feld Was möchten Sie als Nächstes tun? den Text E-Mail senden ein, und wählen Sie dann Office 365 Outlook – Genehmigungs-E-Mail senden aus.

    Abbildung von „Genehmigungs-E-Mail senden“

  3. Melden Sie sich bei einer entsprechenden Aufforderung bei Office 365 Outlook an.
  4. Klicken oder tippen Sie auf das Feld An, und wählen Sie anschließend Zugewiesen zu EMail aus.

    Der Benutzer in der Spalte Zugewiesen zu empfängt die E-Mail zum Genehmigen oder Ablehnen des Elements. Wenn Sie ein Element zum Testen des Flows erstellen, geben Sie in diesem Feld sich selbst an. Auf diese Weise können Sie das Element nicht nur genehmigen bzw. ablehnen, Sie erhalten zudem die Benachrichtigungs-E-Mail.

    Hinweis: Sie können die Felder Betreff und Benutzeroptionen entsprechend den jeweiligen Anforderungen anpassen.

    Abbildung von Feld „An“ in „Genehmigungs-E-Mail senden“

Hinzufügen einer Bedingung

  1. Klicken oder tippen Sie auf die Schaltfläche +, und wählen Sie dann Bedingung hinzufügen aus.

    Abbildung von „Bedingung hinzufügen“

  2. Wählen Sie im Feld Objektname die Option SelectedOption aus.
  3. Geben oder fügen Sie im Feld Wert den Text Genehmigen ein.

    Abbildung des Bildschirms „Bedingung“

  4. Wählen Sie im Bereich Wenn Ja die Schaltfläche Aktion hinzufügen aus.

    Abbildung von „Wenn Ja“ – „Aktion hinzufügen“

  5. Geben oder fügen Sie im Feld Was möchten Sie als Nächstes tun? den Text E-Mail senden ein, und wählen Sie dann Office 365 Outlook – E-Mail senden aus.

    Abbildung von „Wenn Ja“ – „E-Mail senden“

  6. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff ein.

    Wählen Sie z. B. Zugewiesen zu DisplayName aus, geben Sie hat genehmigt mit einem Leerzeichen auf beiden Seiten ein, und wählen Sie dann Titel aus.

  7. Geben Sie im Feld Text einen E-Mail-Text ein, z. B. Bereit für Wechsel zu nächster Projektphase.
  8. Geben Sie im Feld An einen Empfänger an, z. B. Erstellt von EMail.

    Die Person, die das Element in der SharePoint-Liste erstellt hat, wird benachrichtigt, ob das Projekt genehmigt oder abgelehnt wurde.

    Abbildung von „Wenn Ja“ – „E-Mail senden“

  9. Wiederholen Sie im Bereich Wenn Nein die letzten fünf Schritte. Ändern Sie jedoch die Felder Betreff und Text so, dass die Ablehnung des Projekts widergespiegelt wird.

    Abbildung von „Wenn Nein“ – „E-Mail senden“

Fertigstellen und Testen des Flows

  1. Benennen Sie den Flow, und wählen Sie dann Flow erstellen aus.

    Abbildung von „Flow erstellen“

  2. Erstellen Sie ein Element in der SharePoint-Liste.

    Eine Genehmigungs-E-Mail wird an den angegebenen Empfänger gesendet. Wenn der Empfänger in dieser E-Mail Genehmigen oder Ablehnen auswählt, erhalten Sie eine E-Mail mit der entsprechenden Antwort.