Modelle und Beispiele für Informationsarchitekturen

Beim Navigationsdesign wird die visuelle Suche nach Elementen (Menüs, Links, Websites und Seiten) berücksichtigt, die Benutzern dabei helfen, zu verstehen, wie sie mit SharePoint-Websites und -Portalen interagieren können, und welche Arten von Informationen verfügbar sind. Die Optionen für die Implementierung der Navigation unterscheiden sich je nach dem Framework für Ihre Websites und Ihr Intranet.

Inhalt dieses Artikels:

Informationsarchitektur – Modellierungselemente

Elemente der Informationsarchitektur sind sekundäre Komponenten des Navigationsdesigns, die die Bausteine ergänzen. Die folgenden Komponenten sollten beim Auswählen, Planen und Implementieren des Navigationsdesigns für die globale, die Hub- oder lokale Navigation berücksichtigt werden.

  • Websitehierarchie: Verwenden Sie Hubs und visuelle Anordnungen, um eine visuelle Hierarchie zu erstellen.
  • Sicherheit: Berechtigungen für Datenverwaltung, Verwaltung und Bearbeitung
  • Taxonomie: Datensatzverwaltung, Complianceanforderungen

Allgemeine Modelle für die Navigationsgestaltung

Die Art und Weise, wie Sie Websites und Inhalte gliedern, hängt von der Zusammensetzung Ihrer Organisation und den Bedürfnissen und Zielen Ihrer Benutzer ab. Wenn Sie beispielsweise Außendienstmitarbeitern spezifische Websites und Dokumente zur Verfügung stellen möchten, sollten Sie die Navigation für Mobilgeräte optimieren. Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie für ein Team einen Ort für die Zusammenarbeit schaffen möchten, sollten Sie die Gestaltung Ihrer SharePoint-Teamwebsite an Microsoft Teams ausrichten.

Gebräuchliche Methoden zum Aufbauen der Navigation:

Nach Abteilung

Abteilungsrollen

Vorteile: Die meisten Benutzer haben bereits ein vertrautes Navigationsmodell nach Abteilungen in ihrem Kopf. Dieses Modell eignet sich für Organisationen verschiedener Arten und Größen und wird häufig zum Gliedern und Planen von Hubs verwendet.

Überlegungen im Hinblick auf die Governance: Für große Organisationen, insbesondere solchen mit internationalen Niederlassungen, kann es herausfordernd sein, sicherzustellen, dass die richtigen Personen aus Sicherheits- und Compliance-Gründen auf die richtigen Inhalte zugreifen können. Erwägen Sie die Verwendung von Personalisierungselementen wie Informationsbarrieren und Zielgruppenadressierung, um den jeweiligen Benutzergruppen Inhalte gezielt anzeigen zu können.

Überlegungen im Hinblick auf die Wartung: Wenn das Unternehmen wächst und Abteilungen und Teams den Ort wechseln, müssen Sie die globale Navigation, die Hub- und die lokale Navigation so aktualisieren, dass sie Änderungen in der Organisation berücksichtigen.

Nach geografischem Standort

Geografisches Gebiet

Vorteile: Die Gliederung nach geografischem Standort ist eine effektive Möglichkeit, Personen ähnlicher Fachrichtungen zusammenzubringen, um zusammenzuarbeiten und eine Community aufzubauen. Für große Organisationen und internationale Organisationen kann der Standort ein wichtiger Entscheidungsfaktor für Benutzer sein. Die Gliederung nach Gebiet kann wichtig sein, wenn für bestimmte Themenbereiche je nach Gebiet unterschiedliche Gesetze und Vorgaben gelten. Z. B. Krisenmanagement-Websites oder Leitfäden für das Personalwesen.

Überlegungen im Hinblick auf die Governance: Viele Governance-Details können von Region zu Region sehr unterschiedlich sein, z. B. Richtlinien für die Websiteerstellung, die Datenaufbewahrung und auch Richtlinien für die Datenspeicherung. Erfahren Sie mehr über Multi-Geo-Benutzeroberflächen und die Multi-Geo-Konfiguration.

Überlegungen im Hinblick auf die Wartung: Wenn die Organisation Standorte wechselt, muss die Navigation aktualisiert werden, um diese Änderungen abzubilden. Weitere Multi-Geo-Aspekte sollten berücksichtigt werden, wenn Sie SharePoint, Microsoft 365-Gruppen und andere Microsoft 365-Apps global aktivieren möchten. Multi-Geo-Funktionen ermöglichen globalen Unternehmen, zu kontrollieren, in welchem Land oder Region freigegebene Ressourcen wie SharePoint-Teamwebsites, Office 365-Gruppeninhalte (zugeordnete SharePoint-Websites und freigegebene Postfächer) gespeichert und verwaltet werden.

Nach Aufgabe oder Szenario

Aufgabe oder Szenario

Vorteile: Der Aufbau der Navigation nach Szenario hilft Benutzern, ein allgemeines Konzept kennenzulernen, beispielsweise "Über uns"-Seiten. Der Aufbau nach allgemeinen und häufigen Aufgaben ist gleichermaßen hilfreich; z. B. Tätigkeiten wie "Rückerstattung anfordern" oder "Gesundheitsvorsorgeplan auswählen".

Überlegungen im Hinblick auf die Governance: Diese Art von Navigation kann je nach übrigem Navigationsdesign eine sehr große Benutzergruppe anziehen. Bei stark besuchten Websites sollten Sie die Seitenperformance durch Optimierung von Bildgrößen und anderen Details sicherstellen. Erwägen Sie die Verwendung von Strategien wie das Erstellen von Hubs, um Aufgaben/Tätigkeiten nach Abteilungsbedürfnissen zu gliedern. Dadurch wird die Verwaltung von Seitenzugriff und -organisation vereinfacht.

Überlegungen im Hinblick auf die Wartung: Wenn die Organisation betreffende Informationen (Führung, Standorte usw.) veraltet sind, muss die Navigation entsprechend aktualisiert werden.

Nach Portfolio

Nach Portfolio gegliedert

Vorteile: Manchmal ist es am besten, Inhalte nach Typ oder nach Portfolio zu gliedern, um sie in natürlichen Gruppierungen oder für bestimmte Benutzergruppen anzuzeigen. Die Gliederung der Navigation nach Portfolio bietet Flexibilität, wenn Ihr Unternehmen sich wandelt und wächst.

Überlegungen im Hinblick auf die Governance: Für große Organisationen, insbesondere solchen mit internationalen Niederlassungen, kann es herausfordernd sein, sicherzustellen, dass die richtigen Personen aus Sicherheits- und Compliance-Gründen auf die richtigen Inhalte zugreifen können. Erwägen Sie die Verwendung von Personalisierungselementen wie Informationsbarrieren und Zielgruppenadressierung, um den jeweiligen Benutzergruppen Inhalte gezielt anzeigen zu können.

Überlegungen im Hinblick auf die Wartung: Wenn das Unternehmen und die Portfolios wachsen, muss die Navigation an Änderungen in der Organisation angepasst werden.

Szenarien

Szenario 1: Wechseln von klassischer Navigation zu moderner Navigation

Moderne Navigation

Moderne Navigation

Klassische Navigation

Klassische Navigation

Ihr Intranet ist eine sich ständig weiter entwickelnde Komponente Ihres Unternehmens, die mit Ihrer Organisation wachsen und sich an sie anpassen können muss. Die moderne Intranet-Navigation unterscheidet sich von der klassischen insofern, als sie "flach" ist. Die Verwendung von Unterwebsites wird in der modernen SharePoint-Umgebung nicht empfohlen. Sehen Sie in der neuen "flachen" Welt des modernen SharePoint eine Website für jedes einzelne Thema oder jede einzelne Arbeitseinheit vor. Die klassische SharePoint-Architektur wird üblicherweise mit einem hierarchischen System von Websitesammlungen und Unterwebsites mit vererbter Navigation sowie vererbten Berechtigungen und Websitedesigns erstellt. Einmal erstellt, kann diese Struktur unflexibel und schwer zu pflegen sein.

Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Umsetzung moderner Änderungen, die die größten Auswirkungen auf Ihre Geschäftstätigkeit haben. Planen Sie, wann Änderungen umgesetzt werden und wie der Fortschritt verfolgt werden soll. Verwenden Sie Websiteanalysen, um Erkenntnisse über das Benutzerverhalten zu gewinnen, und sammeln Sie daneben Feedback von Benutzern. Erste Schritte

Der Wechsel von der klassischen zur modernen SharePoint-Navigation ist ein Vorgang, der von der Größe Ihrer Organisation und der Komplexität der Konfiguration Ihres Mandanten abhängt. Nachstehend finden Sie allgemeine Anleitungen und Tools, die Sie für die ersten Schritte verwenden können:

  • Definieren Sie neue Geschäftsziele für die Intranet-Website und wählen Sie Pilot-Szenarien aus
  • Organisieren Sie sich und finden Sie Methoden zum Testen potenzieller Designs
  • Erfassen Sie Ihre aktuellen Websites und Unterwebsites.
  • Beginnen Sie mit der Planung von Hubs und Ihrer Homepage, indem Sie Aufgaben und Inhalte mit hoher Priorität gruppieren.
  • Veröffentlichen Sie Hubs und die zugehörigen Websites in Phasen.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Hub- und Website-Analysen, um den Seitenverkehr und populäre Inhalte zu verfolgen.
  • Nehmen Sie Änderungen an der Navigation basierend auf Ihren Erkenntnissen aus Benutzertests und Analysen vor.

Szenario 2: Erwägen der Konfiguration der modernen Hub-Navigation

Moderne Hubnavigation

Bei der Planung der Hubnavigation sind diese wesentliche Punkte zu beachten. Eine Website kann Folgendes sein:

  • Sie kann in der Hubnavigation vorhanden und dem Hub zugeordnet sein.
  • Sie kann einem Hub zugeordnet und nicht in der Hubnavigation vorhanden sein.
  • Sie kann in der Hubnavigation vorhanden und dem Hub nicht zugeordnet sein.

Beispiel 1: Die Website ist in der Hubnavigation vorhanden und dem Hub zugeordnet

Die Präsentation von mit dem Hub verknüpften Websites ermöglicht es Benutzern, die Websites innerhalb der Hubfamilie zu entdecken und problemlos zwischen den „Familienmitgliedern“ zu navigieren. Wenn Sie eine zugeordnete Website zur Hubnavigation hinzufügen, wird ein organisatorischer Rahmen für die Sammlung von Websites in der Hubnavigation dargestellt. Alle Websites auf dem Hub teilen ein gemeinsames Design und eine gemeinsame Navigation, was dabei hilft, die Identität der Hubfamilie visuell und über Benutzerinteraktion zu ermitteln. Ihre Hublinks können zu Websites oder Inhaltsseiten oder eine Kombination aus beidem führen, aber verwenden Sie die für die Linkbezeichnung beschriebenen Methoden, um sicherzustellen, dass Sie eine eindeutige und konsistente Oberfläche bereitstellen.

Wenn Sie auswählen, dass im Hubnavigationsbereich alle zugehörigen Websites (und zugeordneten Hubs) anzeigt werden sollen, überlegen Sie, ob alle Personen, die Zugriff auf den Hub haben, ebenfalls Zugriff auf die einzelnen mit dem Hub verknüpften Websites haben sollen. Beispiel: Wenn Sie im Navigationsbereich Links zu privaten Websites hinzufügen, erhöhen Sie deren "Auffindbarkeit", was eine gute Sache sein kann, wenn die Besitzer der privaten Websites darauf vorbereitet sind, Zugriffsanforderungen zu erhalten. Sie möchten jedoch möglicherweise keine eingeschränkten Websites im Navigationsbereich anzeigen, wenn der Websitebesitzer nicht möchte, dass der Inhalt oder die Website gefunden wird.

Um sicherzustellen, dass die Navigationslinks für Ihren Hub ihre Versprechen halten, sollten Sie die folgenden Optionen in Betracht ziehen:

  • Bei Links, die nicht von allen Benutzern gefunden werden sollen, adressieren Sie den Link so, dass er nur Benutzergruppen angezeigt wird, die Zugriff auf den Inhalt haben.

  • Erwägen Sie bei "auffindbaren", aber eingeschränkten Links, die Worte "eingeschränkt", "Zugriff anfordern" oder "privat" zur Bezeichnung hinzufügen. Kommunizieren Sie mit diesen Websitebesitzern, um sicherzustellen, dass sie auf potenziell häufigere Zugriffsanforderungen vorbereitet sind. Darüber hinaus können Sie erwägen, das "Vorhängeschloss"-Emoji zu Ihren privaten oder eingeschränkten Websites hinzuzufügen.

Szenario 2: Die Website ist dem Hub zugeordnet und wird nicht in der Hubnavigation angezeigt

Wenn Sie den Hub in erster Linie zum Freigeben eines gemeinsamen Themas oder Bereitstellen von Inhalten für Personen verwenden, die Mitglied von privaten Websites sind, möchten Sie möglicherweise eine Website einem Hub zuordnen, die Website aber nicht in der freigegebenen Hubnavigation anzeigen. Dies könnte möglicherweise in Ordnung sein, wenn die Mitglieder der privaten Websites bereits von den Websites wissen und es daher nicht nötig ist, dass der Hub Links zu der Website bereitstellt. Diese Websitemitglieder würden es aber möglicherweise nützlich finden, wenn die von ihren privaten Websites auf dem Hub bereitgestellten Neuigkeiten und Aktivitäten (über die Webparts Hervorgehobene Inhalte und News) angezeigt werden würden.

Ein weiterer Grund dafür, zugehörige Websites nicht anzuzeigen, besteht darin, dass die Besitzer einer oder mehrerer privater Websites nicht möchten, dass die Websites im Hubnavigationsbereich gefunden werden oder dass sie nicht darauf vorbereitet sind, unerwartete Zugriffsanforderungen zu verwalten.

Szenario 3: Die Website wird zur Hubnavigation hinzugefügt, aber nicht dem Hub zugeordnet

Ein großartiges Feature der Hubnavigation besteht darin, dass Sie eine gemeinsame Navigationsoberfläche für alle mit dem Hub verknüpften Websites planen können, einschließlich Links zu häufig benötigten Websites, die nicht Bestandteil des Hubs sind.

Wenn eine Website mit einem Hub verbunden ist, wird sie in der Hubnavigation angezeigt. Möglicherweise möchten Sie nicht, dass alle Websites, die der Hubfamilie angehören, mit dem Hub verknüpft werden. Denken Sie beispielsweise an ein Szenario, bei dem Sie mit externen Partnern auf einer Teamwebsite zusammenarbeiten. Sie möchten möglicherweise keine externen Websites mit dem Hub verknüpfen, da Sie nicht möchten, dass externen Kunden die freigegebene Navigation für den Hub angezeigt wird. Aber Sie möchten möglicherweise Links zu den externen Websites zum Hubnavigationsbereich hinzufügen, damit interne Benutzer diese verwandten externen Websites leichter finden können.

Dies stellt eine bequeme Methode dar, Links zu allen externen Websites bereitzustellen, die von der Unternehmensgruppe verwaltet werden, ohne sich darüber Sorgen machen zu müssen, dass externe Benutzer Zugriff auf Navigationslinks erhalten. Wenn interne Benutzer zu den externen Websites navigieren, werden ihnen nicht mehr der Hubkontext und das -design angezeigt – aber dies ist das gewünschte Ergebnis.

Eine Website kann nur mit einem Hub verknüpft werden. Sie können die Auffindbarkeit jedoch durch Hinzufügen von Navigationslinks zu anderen Hubs oder anderen Websites in Ihrer Hubnavigation erhöhen.

Als Nächstes: Erfahren Sie, wie Sie mit der Planung und Implementierung des SharePoint-Website-Navigationsdesigns beginnen können.