Βέλτιστες πρακτικές για το μάρκετινγκ με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ δεν είναι το ίδιο με την αποστολή προσωπικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το γνωρίζουν οι περισσότεροι χρήστες. Μπορεί να φαίνονται παρόμοια, αλλά υπάρχει μια σημαντική διαφορά: τα προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραδίδονται μόνο σε ένα ή σε λίγα άτομα, ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ παραδίδονται σε χιλιάδες άτομα κάθε μήνα.

Ως απάντηση στις διάφορες καταχρήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ευρέως στοχευμένη ανεπιθύμητη αλληλογραφία και απάτη, οι περισσότερες εταιρείες και υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εφαρμόζουν πλέον μηχανισμούς φιλτραρίσματος και αποκλεισμού για να προστατεύσουν το εύρος ζώνης τους και να κρατήσουν τα εισερχόμενα μηνύματα των χρηστών τους καθαρά. Έτσι, όταν κάποιος ξεκινά την αποστολή ενός μεγάλου όγκου μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Internet το αντιλαμβάνεται και ξεκινά η ενεργοποίηση αμυντικών μηχανισμών, με αποτέλεσμα τα μηνύματά σας να μην φτάνουν στους φακέλους εισερχομένων των επαφών σας. Οι μεμονωμένοι υπολογιστές-πελάτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εφαρμόζουν τους δικούς τους αλγόριθμους φιλτραρίσματος που, μεταξύ άλλων, μπορούν να φιλτράρουν με βάση το προσωπικό ιστορικό αλληλοεπιδράσεων του κάθε χρήστη, γεγονός το οποίο σημαίνει ότι ένα πανομοιότυπο μήνυμα που παραδίδεται σε έναν παραλήπτη μπορεί να αποκλειστεί από το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός άλλου παραλήπτη.

Αυτά τα συστήματα δεν αποσκοπούν στο να σταματήσουν όλες τις μορφές νόμιμων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, αλλά μόνο στο να αποκλείσουν τις καταχρήσεις. Το Dynamics 365 Customer Insights - Journeys έχει σχεδιαστεί για να βρίσκεται στην πλευρά των καλών, ώστε να διευκολύνει το συνεργατικό μάρκετινγκ συμμετοχής. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζετε το πώς μπορείτε να εργάζεστε στο πλαίσιο των συνηθισμένων στρατηγικών φιλτραρίσματος, της νομοθεσίας κατά της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και άλλων μηχανισμών καταπολέμησης της κατάχρησης για να είστε σίγουροι ότι τα μηνύματα μάρκετινγκ παραδίδονται στις επαφές σας και δεν κολλούν στα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Δημιουργία και προστασία της φήμης σας ως αποστολέα

Όταν ένα μήνυμα αποστέλλεται μέσω του Internet, η διεύθυνση IP που το έστειλε είναι διαθέσιμη σε όλους τους διακομιστές που επεξεργάζονται αυτό το μήνυμα. Οργανισμοί watchdog τρίτων μερών, όπως το ReturnPath, παρακολουθούν τη δραστηριότητα, το περιεχόμενο του μηνύματος και τα παράπονα που σχετίζονται με την αποστολή διευθύνσεων και δημιουργούν μια βαθμολογία φήμης για κάθε διεύθυνση IP αποστολής ή/και όνομα τομέα. Όσο χαμηλότερη είναι η βαθμολογία φήμης σας, τόσο πιθανότερο είναι τα μηνύματά σας να απορριφθούν ή να αποκλειστούν από τα φίλτρα. Αν η βαθμολογία σας πέσει αρκετά, θα καταλήξετε σε μια λίστα αποκλεισμένων και κανένα από τα μηνύματά σας δεν θα παραδοθεί.

Μεγάλοι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Hotmail ή Gmail) και ιδιωτικά συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεγάλους οργανισμούς, χρησιμοποιούν παρόμοιες τεχνικές για να δημιουργήσουν τις δικές τους, εσωτερικές φήμες αποστολέα και βαθμολογίες, που εφαρμόζουν όμως ακόμα ένα επίπεδο φιλτραρίσματος.

Εκτός από τη φήμη αποστολέα, πολλές χώρες και περιοχές διαθέτουν νόμους που διέπουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εμπορικούς σκοπούς και η καταπάτηση αυτών των νόμων μπορεί να σας εκθέσει σε δαπανηρές δικαστικές διαμάχες. Σχετικά παραδείγματα αποτελούν ο νόμος CAN-SPAM στις Ηνωμένες Πολιτείες και ο νόμος CASL στον Καναδά. Άλλοι νόμοι και κανονισμοί προστασίας προσωπικών δεδομένων ορίζουν επίσης αυστηρούς κανόνες για τον τρόπο που επιτρέπεται στις εταιρείες να χειρίζονται τα δεδομένα και να επικοινωνούν ψηφιακά με άτομα.

Επομένως, τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιστοποιήσετε τη δυνατότητα παράδοσης των μηνυμάτων σας ενώ εξακολουθείτε να ενεργείτε στο πλαίσιο του νόμου και πώς μπορεί το Customer Insights - Journeys να σας βοηθήσει; Για να ενημερωθείτε σχετικά, διαβάστε τις παρακάτω υποενότητες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα παράδοσης και τη φήμη αποστολέα, αναζητήστε μέσω Bing πολλά περισσότερα καλά άρθρα σχετικά με αυτό το άρθρο.

Δημιουργία καθαρού, συνεργατικού και υπεύθυνου περιεχομένου

Τόσο τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας όσο και τα συστήματα φήμης αποστολέα αναλύουν το περιεχόμενο των μηνυμάτων που προσπαθείτε να στείλετε. Αναζητούν ενδείξεις ότι συνεργάζεστε με τους παραλήπτες σας και ότι παρουσιάζετε τον εαυτό σας με ειλικρίνεια. Κοινές απαιτήσεις εδώ αποτελούν η παρουσία μιας σύνδεσης για την κατάργηση της συνδρομής και η φυσική διεύθυνση του οργανισμού σας στο σώμα του μηνύματος. Τα μηνύματα σε μορφή HTML πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν μια έκδοση απλού κειμένου που περιέχει τις ίδιες πληροφορίες. Το Customer Insights - Journeys παρέχει δυνατότητες που σας διευκολύνουν να συμπεριλάβετε αυτά τα βασικά στοιχεία στα μηνύματά σας και σας βοηθά να μην τα παραλείψετε κατά λάθος.

Λάβετε προσεκτικά υπόψη σας το μέγεθος του περιεχομένου HTML

Περιορίστε το περιεχόμενο HTML των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μέγιστο μέγεθος 100 KB. Αυτό το όριο μεγέθους περιλαμβάνει όλα τα κείμενα, τα στυλ, τα σχόλια και τα ενσωματωμένα γραφικά HTML (αλλά όχι αγκυρωμένα εξωτερικά γραφικά). Εάν το περιεχόμενο HTML υπερβαίνει τα 128 KB, θα λάβετε μια προειδοποίηση για το μέγεθος, αλλά θα εξακολουθήσετε να έχετε τη δυνατότητα να περάσετε σε παραγωγική λειτουργία με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και με οποιοδήποτε διαδρομή πελάτη που περιλαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το όριο μεγέθους HTML είναι σημαντικό, επειδή οι υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Gmail) «περικόπτουν» τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπερβαίνουν ένα ορισμένο μέγεθος (102 KB, στην περίπτωση του Gmail). Αντί να συμπεριλάβει ολόκληρο το μήνυμα στα Εισερχόμενα ενός παραλήπτη, ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περικόψει το μήνυμα και θα συμπεριλάβει μια σύνδεση για την προβολή ολόκληρου του μηνύματος. Επιπλέον, ορισμένα φίλτρα ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πραγματοποιούν πιο προσεκτικούς ελέγχους όταν βλέπουν μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν κάνετε έναρξη παραγωγικής λειτουργίας ενός μηνύματος, το Customer Insights - Journeys επεξεργάζεται το περιεχόμενο HTML για να δημιουργήσει ενσωματωμένα στυλ, να συμπιέσει χώρο και πολλά περισσότερα. Έτσι, μπορεί να είναι δύσκολο να γίνει γνωστό το ακριβές τελικό μέγεθος του μηνύματος. Εάν έχετε ένα μήνυμα το οποίο υποπτεύεστε ότι παραβιάζει το όριο μεγέθους HTML, κάντε το εξής:

1. Ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης web και εισαγάγετε μια διεύθυνση URL της μορφής: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Όπου:

• <your_domain> είναι το ριζικό μέρος της παρουσίας του Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (όπως «contoso.crm.dynamics.com»).
• <email_id> είναι το αναγνωριστικό για το μήνυμα που θέλετε να ελέγξετε. Για να βρείτε αυτό το αναγνωριστικό, ανοίξτε το μήνυμα στο Dynamics 365 Customer Insights - Journeys και βρείτε την τιμή της παραμέτρου id= που εμφανίζεται στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης.

2. Κάντε αναζήτηση για την τιμή του πεδίου «msdyncrm_emailbody» στο JSON που επιστρέφεται.

3. Αντιγράψτε την τιμή εκείνου του πεδίου σε ένα πρόγραμμα κειμένου που μπορεί να σας πει το ακριβές μέγεθος του περιεχομένου HTML.

Επαλήθευση τομέα αποστολής

Το Customer Insights - Journeys παρέχει μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε το DomainKeys Identified Mail (DKIM) να συνδέει τον τομέα αποστολής του Customer Insights - Journeys με τον δικό σας τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για ολοκληρωμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον λόγο για τον οποίο αυτό είναι σημαντικό και πώς μπορείτε να το κάνετε, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση του DKIM για τον τομέα αποστολής σας.

Αποφύγετε την αποστολή σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι έγκυρες και ενεργές

Εάν στείλετε ένα μήνυμα σε μια μη έγκυρη, ανενεργή ή ακυρωθείσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μήνυμα συνήθως επιστρέφεται ως αυτό που ονομάζεται "μόνιμη απόρριψη". Οι μόνιμες απορρίψεις συμβαίνουν αλλά οι πληροφορίες παρακολούθησης φήμης, οι δημόσιες υπηρεσίες παροχής και οι ιδιωτικές υπηρεσίες φιλοξενίας θα τις παρατηρήσουν και όσο πιο πολλές μόνιμες απορρίψεις σχετίζονται με τη διεύθυνση IP αποστολής, τόσο χαμηλότερη θα είναι η βαθμολογία φήμης σας. Οι διευθύνσεις που σχετίζονται με μια μόνιμη αποτυχία αποστολής, είναι πιθανό ότι δεν θα χρησιμοποιηθούν ποτέ ξανά online, επομένως δεν χρειάζεται να υπάρχουν στη βάση δεδομένων σας. Το Customer Insights - Journeys θα σταματήσει αυτόματα να στέλνει μηνύματα σε διευθύνσεις μόνιμης αποτυχίας αποστολής για έξι μήνες προτού τις ξαναδοκιμάσει.

Η Microsoft πρέπει να διασφαλίσει τη φήμη των διευθύνσεων IP αποστολής, οπότε η Υποστήριξη της Microsoft μπορεί να επικοινωνήσει με οργανισμούς που δημιουργούν διαρκώς έναν μεγάλο αριθμό αποτυχημένων αποστολών ή/και παραπόνων για ανεπιθύμητη αλληλογραφία προσφέροντας συμβουλές για το πώς μπορούν να βελτιωθούν οι λίστες αποστολής ή/και η ανταλλαγή μηνυμάτων. Οι οργανισμοί που συνεχίσουν να δημιουργούν μόνιμη αποτυχία αποστολής και παράπονα ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ενδέχεται τελικά να διατρέξουν κίνδυνο να κλείσουν οι λογαριασμοί τους.

Το Customer Insights - Journeys παρέχει λεπτομερείς αναλύσεις και KPI σχετικά με τον τρόπο αλληλεπίδρασης των επαφών σας με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ (και άλλες πρωτοβουλίες), όπως είναι ο αριθμός ανοιγμάτων, κλικ, επιστροφών ως ανεπίδοτο και προωθήσεων. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να αξιολογήσετε την επιτυχία στη δέσμευση επαφών και να διατηρήσετε τη βάση δεδομένων σας ελεύθερη από διευθύνσεις με μόνιμη αποτυχία αποστολής. Περισσότερες πληροφορίες: Ανάλυση αποτελεσμάτων για την απόκτηση πληροφοριών

Σημείωμα

Το Customer Insights - Journeys δεν θα προσπαθήσει να αποστείλει μήνυμα σε μια γνωστή διεύθυνση μόνιμης αποτυχίας αποστολής κατά την περίοδο απομόνωσης έξι μηνών. Ωστόσο, οι πληροφορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα εξακολουθήσουν να υποδεικνύουν ένα αποτέλεσμα μόνιμης αποτυχίας αποστολής για κάθε παράδοση που ζητήσατε. Αυτές οι "εικονικές" μόνιμες αποτυχίες αποστολής δεν επηρεάζουν τη φήμη της διεύθυνσης IP αποστολής σας, αλλά δεν υπολογίζονται στο μηνιαίο όριο αποστολής σας στο Customer Insights - Journeys και αυτές οι διευθύνσεις θα δοκιμαστούν ξανά μετά την απομόνωσης των έξι μηνών. Συνιστάται επομένως να ελέγχετε τακτικά τα αποτελέσματά σας για μόνιμες αποτυχίες αποστολής και να καταργήστε τις διευθύνσεις μόνιμης αποτυχίας αποστολής από τις καρτέλες επαφών σας.

Μην χρησιμοποιείτε λίστες αλληλογραφίας που έχετε αγοράσει ή ενοικιάσει

Το Customer Insights - Journeys έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει το μάρκετινγκ συμμετοχής, στο οποίο όλες οι επαφές έχουν επιλέξει να λαμβάνουν μηνύματα μάρκετινγκ από τον οργανισμό σας και μπορούν εύκολα να επιλέξουν να σταματήσουν να το κάνουν ανά πάσα στιγμή. Η εφαρμογή σάς βοηθά να διαμορφώσετε τις λίστες αλληλογραφίας σας οργανικά και σε συνεργασία με τους τρέχοντες και τους πιθανούς πελάτες σας, παρέχοντας δυνατότητες όπως διπλή συγκατάθεση, διαχείριση συνδρομής και διαχείριση συγκατάθεσης για συμμόρφωση με την προστασία προσωπικών δεδομένων.

Σας συνιστούμε να μην αγοράζετε ή ενοικιάζετε λίστες αλληλογραφίας, επειδή αυτές οι λίστες μπορεί να παραβιάζουν τους νόμους και τους κανονισμούς συγκατάθεσης για την προστασία προσωπικών δεδομένων και άλλες τοπικές νομοθεσίες σε άλλες χώρες/περιοχές. Οι λίστες που πωλούνται ή ενοικιάζονται είναι επίσης αναποτελεσματικές, επειδή είναι πιθανό να περιέχουν πολλές διευθύνσεις που έχουν λήξει, οι οποίες θα καταλήξουν σε μόνιμη αποτυχία αποστολής (hard bounce) και ίσως περιέχουν πολλές επαφές που δεν ενδιαφέρονται για τα προϊόντα σας και που μπορεί να υποβάλουν καταγγελία για λήψη ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (πιθανώς σε νομικές αρχές). Τόσο οι καταγγελίες όσο και η μόνιμη αποτυχία αποστολής (hard bounce) θα μειώσουν τη φήμη σας ως αποστολέα και παράλληλα τα ποσοστά της δυνατότητας παράδοσης των μηνυμάτων σας.

Αποστολή σταθερών όγκων μηνυμάτων

Οι φήμες αποστολέα με υψηλή βαθμολογία συσχετίζονται με διευθύνσεις IP που στέλνουν έναν σταθερό όγκο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια αιφνίδια αιχμή θα μειώσει τη βαθμολογία, όπως ακριβώς και οι περιοδικοί όγκοι αποστολής. Η Microsoft διατηρεί διάφορες διευθύνσεις IP αποκλειστικά για αποστολή μηνυμάτων από το Customer Insights - Journeys σε κάθε περιοχή και εξισορροπεί τον όγκο αποστολής μεταξύ τους για να συνεχίσει να στέλνει όγκο συνεπή κατά την πάροδο του χρόνου για κάθε διεύθυνση IP. Κάθε φορά που προσθέτουμε μια νέα διεύθυνση αποστολής IP σε μια περιοχή, την "προετοιμάζουμε" αυξάνοντας σταδιακά τον όγκο που αποστέλλει μέχρι να φτάσει τελικά στο ίδιο επίπεδο με τις άλλες IP που βρίσκονται στην ίδια περιοχή. Για τους περισσότερους συνδρομητές του Customer Insights - Journeys, αυτό γίνεται με αυτόματο και μη ορατό τρόπο, αλλά οι νέοι συνδρομητές που σχεδιάζουν να στείλουν μηνύματα μάρκετινγκ σε μεγάλο αριθμό παραληπτών (σε εκατομμύρια) ίσως χρειαστεί να ξεκινήσουν σιγά σιγά και να αυξήσουν τον όγκο αποστολών τους με το πέρασμα του χρόνου, προτού αρχίσουν να στέλνουν ολόκληρο τον όγκο μηνυμάτων τους. Στην περίπτωση αυτή, η υπηρεσία υποστήριξης της Microsoft θα σας ειδοποιήσει και θα σας βοηθήσει κατά τη διαδικασία αυτή.

Ρύθμιση DKIM για τον τομέα αποστολής σας

Μία από τις πιο συνηθισμένες ηλεκτρονικές απάτες, γνωστή και ως ηλεκτρονικό «ψάρεμα», εμφανίζεται όταν ένα παράνομο μήνυμα προσποιείται ότι προέρχεται από μια πολύ γνωστή ηλεκτρονική υπηρεσία ή έναν πασίγνωστο οικονομικό οργανισμό. Στόχος του είναι να εξαπατήσει τους παραλήπτες για να απαντήσουν στο μήνυμα παρέχοντας προσωπικές λεπτομέρειες, όπως κωδικούς πρόσβασης ή αριθμούς πιστωτικών καρτών. Ένας τρόπος αποτροπής του ηλεκτρονικού «ψαρέματος» είναι οι παραλήπτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ελέγχουν την ταυτότητα της διεύθυνσης αποστολέα για κάθε μήνυμα, έτσι ώστε να επιβεβαιώνουν ότι πράγματι στάλθηκε από έναν τομέα που ανήκει στην εταιρεία ή τον οργανισμό όπου υποστηρίζει ότι ανήκει. Η τεχνολογία που ονομάζεται DKIM (DomainKeys Identified Mail) βοηθά ως προς αυτό ενσωματώνοντας τα ακόλουθα στοιχεία:

• Μια δημόσια/ιδιωτική υπογραφή κλειδιού που αποδεικνύει ότι αυτό το μήνυμα στάλθηκε από έναν διακομιστή που ανήκει σε έναν γνωστό οργανισμό.
• Ένα κεντρικό μητρώο που περιέχει υπογραφές οι οποίες έχουν περάσει από έλεγχο ταυτότητας, που ενεργοποιεί το DNS (σύστημα ονομάτων τομέα) για να επιβεβαιώσει ότι κάθε υπογραφή είναι νόμιμη και ότι ο τομέας αποστολής και η διεκδικούμενη διεύθυνση αποστολέα ανήκουν στον ίδιο οργανισμό.

Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Customer Insights - Journeys, τα μηνύματα προέρχονται από έναν τομέα που ανήκει στη Microsoft (όπως contosomarketing.onmicrosoft.com), αλλά η διεύθυνση αποστολέα πιθανώς ανήκει σε έναν από τους δικούς σας υπεύθυνους μάρκετινγκ, πωλήσεων ή λογαριασμού που χρησιμοποιούν έναν πιο γνωστό τομέα ο οποίος ανήκει στον οργανισμό σας (όπως you@contoso.com). Αυτή η ασυμφωνία μπορεί να φέρει προειδοποιητικό σημάδι, όταν ένας διακομιστής εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πραγματοποιήσει έλεγχο DKIM σε εισερχόμενα μηνύματα και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η πλήρης εφαρμογή του DKIM είναι τόσο σημαντική για τη διασφάλιση υψηλών ποσοστών παράδοσης, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία αποστολής τρίτων, όπως Customer Insights - Journeys.

Το Customer Insights - Journeys σάς βοηθά να δημιουργείτε, να καταχωρείτε και να επιβεβαιώνετε κλειδιά DKIM για κάθε έναν από τους τομείς αποστολής σας. Ανατρέξτε στην ενότητα Έλεγχος ταυτότητας τομέων για οδηγίες.

Σημαντικό

Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Έλεγχο ταυτότητας μηνυμάτων που βασίζεται σε τομέα, αναφορές και συμμόρφωση (DMARC) για προστασία από επιθέσεις ηλεκτρονικού «ψαρέματος» που αφορούν τον τομέα σας, τότε είναι επιπλέον σημαντικό να ρυθμίσετε το DKIM για τους τομείς αποστολής σας όπως περιγράφεται στο Έλεγχος ταυτότητας των τομέων σας. Αυτό θα βοηθήσει στην αποτροπή ψευδών θετικών κατά τη διάρκεια ελέγχων DMARC που πραγματοποιήθηκαν από συστήματα παραλαβής.

Δοκιμάστε τις δυνατότητες παράδοσής σας

Αφού θα έχετε όλα τα σχετικά συστήματα ελέγχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έτοιμα, συνιστάται ιδιαιτέρως να ελέγξετε τις δυνατότητες παράδοσης σε όλες τις γνωστές υπηρεσίες φιλοξενίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως Gmail, Outlook.com, Yahoo κ.ά.) και σε όσο περισσότερους ιδιωτικούς τομείς μπορείτε (συμπεριλαμβανομένου και του δικού σας). Για να το κάνετε αυτό:

1. Δημιουργήστε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να διαβάσετε στις περισσότερες, κατά το δυνατό, υπηρεσίες και τομείς.
2. Δημιουργήστε μια καρτέλα επαφής για κάθε μία από αυτές τις διευθύνσεις στο Customer Insights - Journeys.
3. Εκτελέστε μια απλή εκστρατεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στοχεύει σε όλες τις δοκιμαστικές επαφές σας.
4. Εξετάστε τα εισερχόμενα για κάθε λογαριασμό, για να επιβεβαιώσετε ότι τα μηνύματα φθάνουν στον φάκελο «Εισερχόμενα» και δεν επισημαίνονται ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία.

Πολιτική ανεπιθύμητης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας της Microsoft για το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σε ολόκληρο το άρθρο αυτό, έχουμε υπογραμμίσει τη σημασία της διατήρησης καθαρών, επιλεγμένων λιστών αποστολής σε συνδυασμό με πολύτιμο περιεχόμενο και συνεργατική συμπεριφορά αποστολής. Αυτές είναι όλες σημαντικές πτυχές της οικοδόμησης μιας ισχυρής φήμης αποστολέα και, συνεπώς, της επίτευξης υψηλών δυνατοτήτων παράδοσης και τοποθέτησης σε κουτιά. Επειδή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνεται από το Customer Insights - Journeys παραδίδεται από κοινόχρηστους τομείς αποστολής, η Microsoft παρακολουθεί σταθερά όλα τα αποτελέσματα παράδοσης, καταγγελίες για ανεπιθύμητη αλληλογραφία και λίστες αποκλεισμού για να διασφαλίσει ότι οι τομείς αποστολής μας διατηρούν την καλή του φήμη για λογαριασμού όλων των πελατών.

Για προστασία σας, ο υπεύθυνος μαρκετίστας, αντίθετα με τη συμπεριφορά κακών παραγόντων πέρα από τον έλεγχό σας, το Customer Insights - Journeys έχει εφαρμόσει πολιτική κατάτ της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που προστατεύει τη φήμη αποστολής σας. Ορίστε πώς λειτουργεί:

Στάδιο 1: ενημέρωση και προειδοποίηση

Όταν παρατηρούμε ότι ένα περιβάλλον Customer Insights - Journeys παράγει υψηλό ποσοστό ανεπίδοτων μηνυμάτων ή παράπονα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, θα στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διαχειριστή για να τον ενημερώσουμε και να προσφέρουμε βοήθεια στη θεραπεία του προβλήματος. Εάν απαιτηθεί περαιτέρω βοήθεια, το μήνυμα θα παροτρύνει τον διαχειριστή να επικοινωνήσει με την Υπηρεσία Υποστήριξης της Microsoft.

Στάδιο 2: μετακίνηση σε έναν χώρο συγκέντρωσης αποστολών υψηλού κινδύνου

Εάν το πρόβλημα με το ποσοστό ανεπίδοτων μηνυμάτων ή παράπονα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας επιμένει πέρα από λίγες μέρες και εάν ο διαχειριστής δεν έχει ακόμα επικοινωνήσει με την Υποστήριξη της Microsoft, θα μετακινήσουμε το περιβάλλον Customer Insights - Journeys σε δεξαμενή αποστολής υψηλού κινδύνου. Ο χώρος συγκέντρωσης αποστολών με μεγάλο κίνδυνο έχει μικρότερη βαθμολογία φήμης από τον τυπικό χώρο συγκέντρωσης αποστολών υψηλής δυνατότητας παράδοσης.

Όταν ένα περιβάλλον Customer Insights - Journeys μετακινείται στη δεξαμενή αποστολής υψηλού κινδύνου, θα στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διαχειριστή για να τον ενημερώσουμε για την αλλαγή δεξαμενής αποστολής και να τον ωθήσουμε να επικοινωνήσει με την Υποστήριξη της Microsoft για βοήθεια. Μπορεί να είναι ακόμα δυνατό για το περιβάλλον Customer Insights - Journeys να επιστρέψει στον χώρο συγκέντρωσης αποστολών χαμηλού κινδύνου, αλλά όχι πριν ο διαχειριστής επικοινωνήσει με την Υποστήριξη της Microsoft για να αντιμετωπίσει το ζήτημα.

Χρήση μιας αποκλειστικής IP αποστολέα

Στην τυπική ρύθμιση του Customer Insights - Journeys, η Microsoft διαχειρίζεται όλες τις IP αποστολέα, οι οποίες χρησιμοποιούνται από κοινού μεταξύ των πελατών που έχουν παρόμοιες βαθμολογίες φήμης. Αυτό μας επιτρέπει να διαχειριζόμαστε τη φήμη να εξισορροπούμε τον φόρτο αποστολής και να προετοιμάζουμε τις νέες διευθύνσεις IP, ανάλογα με την περίπτωση. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί προτιμούν να χρησιμοποιούν μία ή περισσότερες από τις δικές τους, αποκλειστικές IP, ειδικά αν πρόκειται να στείλουν μεγάλο όγκο μηνυμάτων.

Σημείωμα

Οι αποκλειστικές IP αποστολέα δεν αποτελούν μέρος μια τυπικής συμφωνίας συνδρομής του Customer Insights - Journeys και η Microsoft γενικά δεν τις συνιστά, επειδή προσθέτουν επιπλέον πολυπλοκότητα και κόστος και μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα μειωμένη δυνατότητα παράδοσης σε σχέση με τις τυπικές IP αποστολέα. Η Microsoft εξετάζει τις αιτήσεις για αποκλειστικές IP αποστολέα κατά περίπτωση και εμείς μπορούμε να υποστηρίξουμε πολλές αποκλειστικές IP αποστολέα, εάν χρειαστεί. Αν πιστεύετε ότι ο οργανισμός σας θα μπορούσε να επωφεληθεί από μια αποκλειστική IP αποστολέα, επικοινωνήστε με την Υποστήριξη της Microsoft για να διαπιστώσετε αν πληροίτε τις προϋποθέσεις. Ο κύριος στόχος αυτής της διαδικασίας είναι να σας βοηθήσει να επιτύχετε όσο το δυνατό υψηλότερο ποσοστό παράδοσης γίνεται. Ορισμένοι από τους πιο σημαντικούς παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν λαμβάνετε αυτήν την απόφαση, συμπεριλαμβάνουν:

• Πόσα μηνύματα στέλνει ο οργανισμός σας κάθε μήνα;
• Είναι το περιεχόμενό σας υψηλής ποιότητας και σε συμμόρφωση με όλους τους σχετικούς κανονισμούς;
• Έχουν υπάρξει πολλά παράπονα για ανεπιθύμητη αλληλογραφία σχετικά με τα μηνύματά σας έως τώρα;
• Ο οργανισμός σας, αποστέλλει σταθερό όγκο μηνυμάτων κατά τη διάρκεια του μήνα;

Παρόλο που η χρήση μια αποκλειστικής IP αποστολέα έχει ορισμένα πλεονεκτήματα, υπάρχουν επίσης μειονεκτήματα και δεν ενδείκνυται για όλους τους χρήστες. Λάβετε υπόψη τα εξής:

• Η προετοιμασία μιας νέας IP αποστολέα απαιτεί χρόνο
  Όταν η νέα σας IP αποστολέα συνδέεται online, πρέπει να ξεκινήσετε με την αποστολή απλώς μερικών μηνυμάτων κάθε φορά και σιγά σιγά να αυξήσετε τον ρυθμό κατά τη διάρκεια αρκετών εβδομάδων, μέχρι να φτάσετε στον επιθυμητό όγκο αποστολής, τον οποίο, στη συνέχεια, πρέπει να διατηρήσετε. Μια αιφνίδια αιχμή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από μια νέα IP θα καταστρέψει σοβαρά τη φήμη αποστολής σας και ίσως καταλήξετε αμέσως σε μια λίστα αποκλεισμού. Κατά την περίοδο προθέρμανσης, είναι επίσης σημαντικό να στέλνετε μόνο σε έγκυρους και ενεργούς παραλήπτες. Αργότερα, όταν έχετε δημιουργήσει μια φήμη, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέσετε λιγότερο ενεργούς παραλήπτες.
• Διατήρηση ενός τυπικού και σταθερού όγκου αποστολής
  Πρέπει να "απλώσετε" τις αποστολές μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι στέλνετε κατά προσέγγιση τον ίδιο όγκο κάθε εβδομάδα ή περίπου κάθε εβδομάδα. Μην προσπαθήσετε να στείλετε όλα τα μηνύματα ταυτόχρονα στην αρχή κάθε μήνα, για παράδειγμα.
• Θα πρέπει ακόμη να ρυθμίσετε το DKIM
  Το πρότυπο ελέγχου ταυτότητας αποστολέα DKIM είναι απαραίτητο για τη βελτιστοποίηση της δυνατότητα παράδοσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ. Είναι εξίσου σημαντικό όταν χρησιμοποιείτε μια αποκλειστική διεύθυνση IP και όταν χρησιμοποιείτε μια κοινόχρηστη διεύθυνση IP και μπορείτε να το ρυθμίσετε ακριβώς με τον ίδιο τρόπο. Για ολοκληρωμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον λόγο για τον οποίο αυτό είναι σημαντικό και πώς μπορείτε να το κάνετε, ανατρέξτε στην ενότητα Ρύθμιση του DKIM για τον τομέα αποστολής σας.
• Αναλαμβάνετε προσωπικό ρίσκο και μπορεί να πληρώσετε πολύ ακριβά οποιοδήποτε σφάλμα
  Όταν είστε το μόνο άτομο που χρησιμοποιεί την IP αποστολής, οποιοδήποτε σφάλμα μπορεί να επηρεάσει άμεσα τη φήμη σας ως αποστολέα, χωρίς αυτό να αποδυναμώνεται με βάση τον μεγάλο όγκο συμβατών μηνυμάτων που αποστέλλονται από ένα μεγάλο σύνολο άλλων χρηστών.