Εξαγωγή εγγραφών πωλήσεων σε PDF

Μοιραστείτε τα αρχεία πωλήσεων με τους πελάτες σας σε επαγγελματική, μόνο για ανάγνωση μορφή PDF, η οποία δημιουργείται χρησιμοποιώντας τα τυποποιημένα πρότυπα του Word.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης και ρόλου

Τύπος απαίτησης	Πρέπει να έχετε
Άδεια χρήσης	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ή Dynamics 365 Sales Professional Περισσότερες πληροφορίες: Τιμολόγηση Dynamics 365 Sales
Ρόλοι ασφαλείας	Οποιοσδήποτε κύριος ρόλος πωλήσεων, όπως πωλητής ή διευθυντής πωλήσεων Περισσότερες πληροφορίες: Πρωτεύοντες ρόλοι πωλήσεων

Προϋποθέσεις

Ο διαχειριστής σας πρέπει,

• Ενεργοποίηση της δημιουργίας PDF από καρτέλες πωλήσεων.
• Βεβαιωθείτε ότι τα πρότυπα λέξεων είναι διαθέσιμα για τις οντότητες για τις οποίο θέλετε να δημιουργήσετε αρχεία PDF. Τα έτοιμα πρότυπα είναι διαθέσιμα για τις οντότητες "λογαριασμός", "ευκαιρία", "παραγγελία", "προσφορά" και "τιμολόγιο". Για να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία PDF για άλλες οντότητες, ο Διαχειριστής πρέπει να δημιουργήσει νέα πρότυπα λέξεων.

Εξαγωγή σε PDF

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα δημιουργίας PDF για τη δημιουργία και την κοινοποίηση αρχείων PDF με επαγγελματική εμφάνιση που είναι μόνο για ανάγνωση, για τις καρτέλες Dynamics 365 με τους πελάτες σας. Το αρχείο PDF δημιουργείται χρησιμοποιώντας ένα τυπικό πρότυπο του Word από τον οργανισμό σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία PDF με εγγραφές από τις ακόλουθες οντότητες: Λογαριασμός, Επαφή, Υποψήφιος πελάτης, Ευκαιρία, Παραγγελία, Προσφορά, Τιμολόγιο τόσο στις εφαρμογές web όσο και στις εφαρμογές για κινητά.

Σημαντικό

Η δημιουργία PDF των καρτελών προσαρμοσμένης οντότητας υποστηρίζεται μόνο στην εφαρμογή web.

1. Ανοίξτε την καρτέλα που θέλετε να εξάγετε ως PDF. Για παράδειγμα, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF για μια προσφορά, ανοίξτε την καρτέλα της προσφοράς.

2. Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Εξαγωγή σε PDF.

   Σημείωμα

   Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Εξαγωγή σε PDF, επικοινωνήστε με το διαχειριστή για να ενεργοποιήσετε τη δημιουργία αρχείων PDF για την οντότητα.

   Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή σε PDF.

   

   Εμφανίζεται μια προεπισκόπηση με βάση το επιλεγμένο πρότυπο και συμπληρώνεται το όνομα του αρχείου PDF. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό πρότυπο από αυτό που επιλέξατε, αναζητήστε και επιλέξτε το στο πλαίσιο Επιλέξτε ένα πρότυπο για τη δημιουργία εγγράφου PDF. Αφού επιλέξετε το πρότυπο, η προεπισκόπηση θα ανανεωθεί.

   Σημαντικό

   • Εάν υπάρχουν πολλά πρότυπα του Word διαθέσιμα για την οντότητα, από προεπιλογή, επιλέγεται το πρώτο πρότυπο στη λίστα.
   • Εάν η ρύθμιση για προβολή ή λήψη ενός αρχείου PDF απενεργοποιείται αυτόματα στις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας, η λειτουργικότητα προεπισκόπησης δεν θα λειτουργεί.

3. Στο πεδίο Αποθήκευση ως, αλλάξτε το όνομα του αρχείου PDF, εάν θέλετε.

4. Κάντε ένα από τα παρακάτω:

   1. Για να κατεβάσετε το αρχείο PDF στον υπολογιστή σας, επιλέξτε Λήψη.

   2. Για να στείλετε το αρχείο PDF στον πελάτη σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

      Ανοίγει η φόρμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα σημαντικά πεδία να συμπληρώνονται αυτόματα.

      

      Σημείωμα

      Το πεδίο Σχετικά συμπληρώνεται με την καρτέλα από την οποία ενεργοποιήθηκε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η σημαία αποστολής email στην κύρια οντότητα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη στην περιοχή Προσαρμογή για να συμπληρωθεί το πεδίο Όσον αφορά. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν τη σημαία, ανατρέξτε στο θέμα Επιλογές οντότητας που μπορούν να ενεργοποιηθούν μόνο.

   3. Επιλέξτε Αποθήκευση στο SharePoint ή Αποθήκευση στο Dynamics.

   • Χρησιμοποιήστε την Αποθήκευση στο SharePoint για να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF σε μια τοποθεσία του SharePoint. Αυτό το κουμπί είναι διαθέσιμο όταν έχει ενεργοποιηθεί μόνο η ενοποίηση SharePoint για τον οργανισμό σας και το πλαίσιο ελέγχου Διαχείριση εγγράφων είναι επιλεγμένο στη σελίδα οντότητας στην περιοχή Προσαρμογή. Εάν δεν βλέπετε αυτό το κουμπί, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή συστήματος.
   • Εάν η ενοποίηση του SharePoint δεν είναι ενεργοποιημένη, θα δείτε το κουμπί Αποθήκευση στο Dynamics. Αυτή η εντολή αποθηκεύει το αρχείο PDF ως σημείωση στην κύρια καρτέλα. Το κουμπί Αποθήκευση στο Dynamics είναι διαθέσιμο εάν έχουν ενεργοποιηθεί οι σημειώσεις για την κύρια οντότητα. Εάν δεν βλέπετε αυτό το κουμπί, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή συστήματος.

Εξαγωγή σε PDF από την εφαρμογή Dynamics 365 για τηλέφωνα για κινητές συσκευές

Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 για τηλέφωνα σε μια κινητή συσκευή, η δυνατότητα δημιουργίας αρχείων PDF περιορίζεται μόνο στις ακόλουθες οντότητες: λογαριασμός, επαφή, υποψήφιος πελάτης, ευκαιρία, προσφορά, παραγγελία και τιμολόγιο.

1. Ανοίξτε την καρτέλα που θέλετε να εξάγετε ως PDF. Για παράδειγμα, αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF για μια προσφορά, ανοίξτε την καρτέλα της προσφοράς.

2. Στη γραμμή εντολών επιλέξτε Δημιουργία PDF και στη συνέχεια επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του PDF.

   

3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, αποθηκεύστε ή πραγματοποιήστε λήψη του PDF.

   • Εάν επιλέξετε Αποθήκευση, το αρχείο PDF αποθηκεύεται στην προεπιλεγμένη τοποθεσία του SharePoint, εάν το SharePoint έχει ρυθμιστεί και ενεργοποιηθεί για την κύρια οντότητα. Εάν οι παράμετροι του SharePoint δεν είναι ρυθμισμένες, το PDF αποθηκεύεται ως συνημμένο σημειώσεων στην καρτέλα κύριας οντότητας στο Dynamics 365 Sales.

   • Εάν επιλέξετε Λήψη, γίνεται λήψη του PDF στην τοπική μονάδα δίσκου. Αφού ολοκληρωθεί η λήψη του, μπορείτε να προσθέσετε αυτό το αρχείο σε μια σημείωση, να το στείλετε ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να το φορτώσετε στο SharePoint.

Στείλτε μέσω email ένα PDF από την εφαρμογή Dynamics 365 για τηλέφωνα για κινητές συσκευές

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF και να το στείλετε απευθείας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν πελάτη.

1. Ανοίξτε την καρτέλα που θέλετε να εξάγετε ως PDF.

2. Στη γραμμή εντολών, επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο εγγράφου.

   

   Ανοίγει η φόρμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα σημαντικά πεδία να συμπληρώνονται αυτόματα.

3. Επαληθεύστε ή αλλάξτε τυχόν λεπτομέρειες στη φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν χρειάζεται και στη συνέχεια επιλέξτε Αποστολή.

Σημαντικό

Ο χρόνος που απαιτείται για τη δημιουργία του αρχείου PDF και η λήψη ή η αποστολή email εξαρτάται από το μέγεθος του αρχείου. Θα δείτε βέλτιστη απόδοση όταν το μέγεθος του αρχείου είναι μικρότερο από 2 MB. Τα μεγαλύτερα αρχεία μπορεί να απαιτούν πολύ περισσότερο χρόνο απόκρισης.

Συνήθεις ερωτήσεις

Ερώτηση:Τι συμβαίνει εάν περισσότερες από μία SharePoint θέσεις εγγράφων σχετίζονται με μια καρτέλα;
Απάντηση: Ανεξάρτητα από τον αριθμό των SharePoint θέσεων εγγράφων που υπάρχουν για μια καρτέλα, το αρχείο PDF που δημιουργείται αποθηκεύεται πάντα στην προεπιλεγμένη θέση: [< record_name>_< record_id>].

Ερώτηση: Μπορώ να προσδιορίσω ένα διαφορετικό όνομα για το αρχείο PDF πριν από τη δημιουργία του;
Απάντηση: Ναι. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 για τηλέφωνα σε μια κινητή συσκευή, μπορείτε να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα αρχείου.

Ερώτηση: Μπορώ να επιλέξω να αποθηκεύσω το αρχείο PDF στην εφαρμογή Sales ως σημειώσεις ή στο SharePoint;
Απάντηση: Όχι. Εάν το SharePoint είναι ενεργοποιημένο για την οντότητα για την οποία δημιουργείτε ένα PDF, το αρχείο PDF θα αποθηκευτεί στην τοποθεσία του SharePoint από προεπιλογή.

Ερώτηση: Είναι διαθέσιμη η δυνατότητα δημιουργίας PDF σε όλες τις οντότητες;
Απάντηση Όχι. Η δυνατότητα δημιουργίας PDF είναι διαθέσιμη μόνο στις επτά έτοιμες οντότητες: Λογαριασμός, Επαφή, Υποψήφιος πελάτης, Ευκαιρία, Προσφορά, Παραγγελία και Τιμολόγιο. Με το κύμα 2 της έκδοσης 2020, η ικανότητα δημιουργίας PDF έχει ενισχυθεί για να υποστηρίξει τις προσαρμοσμένες οντότητες.

Ερώτηση: Το δημιουργημένο αρχείο pdf υποστηρίζει προσαρμοσμένες γραμματοσειρές;
Απάντηση: οι γραμματοσειρές στο αρχείο που δημιουργούνται περιορίζονται στις γραμματοσειρές που έχουν εγκατασταθεί στον διακομιστή που δημιουργεί τα αρχεία PDF. Ακολουθεί μια λίστα υποστηριζόμενων γραμματοσειρών:

• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
• Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
• Microsoft-Windows-Font-FMS
• Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
• Microsoft-Windows-Font-StaticCache
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
• Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
• Microsoft-Windows-Font-Vector
• Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Δεν μπορείτε να βρείτε τις επιλογές στην εφαρμογή σας;

Υπάρχουν τρεις πιθανότητες:

• Δεν έχετε την απαραίτητη άδεια χρήσης ή ρόλο.
• Ο διαχειριστής σας δεν έχει ενεργοποιήσει τη δυνατότητα.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μια προσαρμοσμένη εφαρμογή. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή σας για τα ακριβή βήματα. Τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο αφορούν ειδικά τις έτοιμες εφαρμογές Κέντρο πωλήσεων και Sales Professional.

Δείτε επίσης

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της δημιουργίας PDF από καρτέλες πωλήσεων