Αποθήκευση δραστηριοτήτων Outlook στο CRM σας

Ως πωλητής, μπορείτε να αποθηκεύσετε όλη την εξερχόμενη και την εισερχόμενη επικοινωνία με τους πελάτες σας στο σύστημα CRM. Με τον τρόπο αυτό, όλοι στην εταιρεία σας μπορούν να δουν τις σχετικές δραστηριότητες και να τις χρησιμοποιήσουν για να δημιουργήσουν προηγμένες υπηρεσίες που σας βοηθούν να πουλήσετε περισσότερα.

Ωστόσο, η ενημέρωση του CRM με όλες τις δραστηριότητές σας σε όλα τα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιείτε είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Για αυτόν το λόγο, το Copilot for Sales σας επιτρέπει να αποθηκεύετε τις αλληλεπιδράσεις του Outlook (μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις) στο CRM με ένα μόνο κλικ.

Σημείωμα

• Εάν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 ως CRM και έχετε αποθηκεύσει ένα email στο Dynamics 365, τυχόν απαντήσεις στο email αποθηκεύονται στο CRM αυτόματα εάν ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή έχει ενεργοποιηθεί και εάν τυχόν άλλη επιλογή εκτός από το Κανένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει επιλεγεί στην καρτέλα Email στις Ρυθμίσεις εξατομίκευσης στο Dynamics 365.
• Αν χρησιμοποιείτε το Dynamics 365 ως CRM, μπορείτε να αποθηκεύσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συναντήσεις στο Dynamics 365. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν αποθηκεύεται αμέσως στο CRM, αλλά μόνο αφού αποσταλεί. Η συνάντηση αποθηκεύεται αμέσως στο CRM. Εάν ενημερώσετε τη συνάντηση αφού αποθηκευτεί στο CRM, οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα στο CRM.
• Η αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια δεν υποστηρίζεται.
• Αν χρησιμοποιείτε το Salesforce ως CRM, μπορείτε να αποθηκεύσετε πρόχειρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συναντήσεις στο Salesforce. Οι απαντήσεις στα αποθηκευμένα email και οι ενημερώσεις σε αποθηκευμένα συμβάντα δεν αποθηκεύονται αυτόματα.
• Η αποθήκευση επαναλαμβανόμενων συσκέψεων στο CRM δεν υποστηρίζεται.
• Αν έχετε αποθηκεύσει μια δραστηριότητα Outlook (μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνάντηση) χρησιμοποιώντας το Dynamics 365 App for Outlook, αυτό δεν εμφανίζεται όπως είναι αποθηκευμένο στο Copilot for Sales. Πρέπει να αποθηκεύσετε τη δραστηριότητα Outlook χρησιμοποιώντας το Copilot for Sales. Εάν αποθηκεύσετε ξανά τη δραστηριότητα Outlook χρησιμοποιώντας το Copilot for Sales, δημιουργείται μια διπλότυπη καρτέλα στο CRM.

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από την κάρτα επισήμανσης

Για να συγχρονίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια σύσκεψη από το Outlook με το CRM, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot for Sales.

2. Στην κάρτα Αποθήκευση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε (CRM), επιλέξτε Αποθήκευση.

   

   Εάν συνδέσετε το Copilot for Sales με το περιβάλλον Dynamics 365 και ο συγχρονισμός από την πλευρά του διακομιστή δεν είναι ενεργοποιημένος, σας ζητείται να ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή για το γραμματοκιβώτιό σας όταν αποθηκεύετε μια δραστηριότητα του Outlook για πρώτη φορά. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε Χρήση συγχρονισμού από την πλευρά του διακομιστή με Copilot for Sales

   Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε μια δραστηριότητα του Outlook στο CRM από μια σχετική καρτέλα.

3. Στην περιοχή Σύνδεση με καρτέλα, επιλέξτε την καρτέλα στην οποία θέλετε να συνδέσετε τη δραστηριότητα.

   Από προεπιλογή, το Copilot for Sales εμφανίζει προτάσεις για λογαριασμούς και ευκαιρίες που σχετίζονται με επαφές στη δραστηριότητα. Ορισμένες προτάσεις με υποστήριξη AI παρέχονται για ευκαιρίες μόνο όταν το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της σύσκεψης είναι στα Αγγλικά.

   Μπορείτε να επιλέξετε ένα από τις προτεινόμενες καρτέλες για να συνδεθείτε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης, για να βρείτε και να συνδεθείτε σε μια άλλη καρτέλα οποιουδήποτε τύπου καρτέλας που προστίθεται στο Copilot for Sales από τον διαχειριστή σας.

   Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM χωρίς να συνδεθείτε σε μια καρτέλα, επιλέξτε Αποθήκευση χωρίς σύνδεση. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη θα εξακολουθεί να συσχετίζεται με επαφές στα πεδία "Προς", "Κοιν." και "Ιδιατ. κοιν.".

   Σημείωμα

   • Όταν αναζητάτε μια καρτέλα με την οποία θα συνδεθείτε, στα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζεται το όνομα της καρτέλας και τα βασικά πεδία που έχουν επιλεγεί από τον Διαχειριστής. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα βασικά πεδία, ανατρέξτε στο θέμα Επιλογή βασικών πεδίων για ελάχιστη προβολή.
   • Μπορείτε να συνδεθείτε σε όλους τους τύπους καρτελών που έχουν ενεργοποιηθεί για δραστηριότητες και έχουν προστεθεί στο Copilot for Sales από τον διαχειριστή σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη τύπων καρτελών, δείτε Προσθήκη νέου τύπου καρτέλας (ή αντικειμένου Salesforce).

   Η κάρτα Σχετικές επαφές εμφανίζει τις επαφές στη δραστηριότητα, καθώς αυτή η δραστηριότητα εμφανίζεται στο χρονοδιάγραμμά τους.

   

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη συνδέεται στην επιλεγμένη καρτέλα και αποθηκεύεται στο CRM. Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.

   

   Σημείωμα

   • Εάν χρησιμοποιείτε το Salesforce ως CRM και το ενισχυμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απενεργοποιημένο, ενδέχεται να δείτε ένα μήνυμα σφάλματος κατά την αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επίλυσης του σφάλματος, δείτε Απενεργοποίηση ενισχυμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε επικοινωνήσει με την υποστήριξη της Microsoft για να αποθηκεύσετε δραστηριότητες του Outlook χωρίς να απενεργοποιήσετε το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η δραστηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα εργασίας στο Salesforce. Αν το ενισχυμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ενεργοποιημενο, η δρατηριότητα αποθηκεύεται ως καρτέλα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   • Εάν αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Salesforce CRM και ο αριθμός χαρακτήρων στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook (συμπεριλαμβανομένης της σήμανσης HTML) υπερβαίνει το μέγιστο επιτρεπόμενο αριθμό χαρακτήρων για αποθήκευση στις εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Salesforce, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περικόπτεται και, στη συνέχεια, αποθηκεύεται. Εμφανίζεται ένα μήνυμα στην κάρτα Σύνδεση με γιατ την περικοπή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook από μια σχετική κάρτα καρτέλας

Το Copilot for Sales εμφανίζει καρτέλες που σχετίζονται με τις αποθηκευμένες επαφές στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις αντίστοιχες κάρτες τύπου καρτέλας. Μπορείτε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο CRM από αυτές τις κάρτες.

Σημείωμα

Αν έχετε ήδη αποθηκεύσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη στο CRM από την κάρτα επισήμανσης, δεν μπορείτε να το αποθηκεύσετε ξανά από τη σχετική καρτέλα καρτέλας.

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που θέλετε να αποθηκεύσετε στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot for Sales.

2. Στην κάρτα (τύπος καρτέλας), τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από την καρτέλα στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε (CRM). Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αποθηκεύστε το email στον λογαριασμό, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικού πάνω από τον λογαριασμό στην κάρτα Λογαριασμοί, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...), και, έπειτα, επιλέξτε Αποθήκευση email σε (CRM).

   Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια καρτέλα για να ανοίξετε τις λεπτομέρειες της και κατόπιν να επιλέξετε Περισσότερες ενέργειες (...) >Αποθήκευση email σε (CRM).

3. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η σύσκεψη συνδέεται στην επιλεγμένη καρτέλα και αποθηκεύεται στο CRM. Η κάρτα Συνδεδεμένο σε εμφανίζει τη συνδεδεμένη καρτέλα και τον τύπο της.

Αποθήκευση δραστηριοτήτων του Outlook μέσω γρήγορων ενεργειών CRM στα διαφημιστικά πλαίσια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν διαβάζετε ένα email πελάτη από εξωτερικές επαφές και δεν έχετε αποθηκεύσει το email στο CRM σας, το μήνυμα banner στην κορυφή του email σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε το email μέσω γρήγορων ενεργειών CRM.

1. Ανοίξτε ή συντάξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τουλάχιστον μία εξωτερική επαφή.

2. Στο διαφημιστικό μήνυμα, επιλέξτε Αποθήκευση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Στο παράθυρο Copilot for Sales, στην περιοχή Σύνδεση με μια καρτέλα, επιλέξτε την καρτέλα στην οποία θέλετε να συνδέσετε τη σύσκεψη.

   

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Επί του παρόντος, τα μηνύματα banner με γρήγορες ενέργειες CRM είναι διαθέσιμα σε έως και δύο εξωτερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά ημέρα. Εάν επιθυμείτε να απενεργοποιήσετε αυτά τα banner, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να τα απενεργοποιήσει.

Σημείωμα

Αυτή η δυνατότητα αναμένεται να είναι διαθέσιμη έως τα τέλος Μαΐου 2024 σε όλους τους χρήστες

Αλλαγή της συνδεδεμένης καρτέλας

Εάν πρέπει να αλλάξετε την καρτέλα με την οποία είναι συνδεδεμένη η δραστηριότητα, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Αλλαγή συνδεδεμένης καρτέλας και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια άλλη καρτέλα για να συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη.

Σημείωμα

Εάν αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Salesforce CRM, δεν μπορείτε να αλλάξετε τη συνδεδεμένη καρτέλα.

Κατάργηση αποθηκευμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το CRM

Αν συνδέσετε το Copilot for Sales στο Dynamics 365 περιβάλλον σας και ενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό από την πλευρά του διακομιστή, μπορείτε να διαγράψετε αποθηκευμένα email και συσκέψεις που δεν σχετίζονται πλέον με το CRM με χρήση του Copilot for Sales. Αυτό το βήμα σάς βοηθά να διατηρείτε το CRM καθαρό και ενημερωμένο.

1. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τη σύσκεψη που έχετε αποθηκεύσει στο CRM και, στη συνέχεια, ανοίξτε το Copilot for Sales.

2. Επιλέξτε την καρτέλα Dynamics 365.

3. Στην κάρτα Συνδεδεμένο με, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες (...) >Κατάργηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Dynamics 365.

   

   Αυτό το βήμα διαγράφει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφεται από το Dynamics 365 και εμφανίζεται ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.