Προβολή και αποθήκευση σύνοψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο CRM

Όταν αλληλεπιδράτε με τους πελάτες σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συχνά χρειάζεται να ενημερώσετε το σύστημα CRM με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες. Η μη αυτόματη ενημέρωση του συστήματος CRM κάθε φορά που αλληλεπιδράτε με πελάτες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε λάθη. Επιπλέον, ενδέχεται να προσθέσει θόρυβο στο σύστημα CRM, υπερφορτώνοντας τις καρτέλες με τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Copilot for Sales χρησιμοποιεί AI για σύνοψη συνομιλιών email και παρέχει επιλογές για αντιγραφή της σύνοψης και προσθήκη της σύνοψης στο σύστημα CRM ως σημείωση σε μια καρτέλα.

Όταν διατίθεται, η σύνοψη περιλαμβάνει πληροφορίες για το αν ο προϋπολογισμός, οι ενδιαφερόμενοι, η απαίτηση και ο χρονισμός αναφέρονται στο email ή όχι. Αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται μόνο για εξωτερικά email κιαι όταν εντοπίζονται με υψηλή πιθανότητα από AI.

Απαιτήσεις άδειας χρήσης

Οι δυνατότητες που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο είναι διαθέσιμες μόνο σε χρήστες με την τυπική άδεια χρήσης Copilot for Sales. Εάν έχετε την άδεια χρήσης premium Copilot for Sales, μπορείτε να δείτε την ενσωματωμένη εμπειρία στο Microsoft Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σύνοψη νήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας πληροφορίες πωλήσεων στο Outlook.

Ανατομία μιας σύνοψης μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Σχολιασμός	Description
1	Αριθμός παραπομπής για εμφάνιση κειμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία σύνοψης. Περισσότερες πληροφορίες: Προβολή προέλευσης δεδομένων
2	Μενού Περισσότερες επιλογές στο: Αποθηκεύστε τη σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημα CRM ως σημείωση για μια καρτέλα Αντιγράψτε τη σύνοψη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόχειρο. Στη συνέχεια, μπορείτε να επικολλήσετε το περιεχόμενο σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
3	Μοιραστείτε τα σχόλιά σας ή το λάθος περιεχόμενο χρησιμοποιώντας το βέλος με τους αντίχειρες προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Περισσότερες πληροφορίες: Κοινοποίηση σχολίων

Σημείωμα

• Η σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα δημιουργείται μόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με περισσότερους από 1000 χαρακτήρες, που είναι περίπου 180 λέξεις.
• Η σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιέχει έως και 400 χαρακτήρες.
• Αφού προσθέσετε τη σύνοψη στο σύστημα CRM, μπορείτε να την επεξεργαστείτε όπως απαιτείται.
• Πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά το περιεχόμενο που έχει δημιουργηθεί από AI, καθώς μπορεί να έχει σφάλματα. Είναι δική σας ευθύνη να εξετάσετε και να επεξεργαστείτε τις συνόψεις που έχουν δημιουργηθεί από AI, για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβείς και κατάλληλες.

Υποστηριζόμενες γλώσσες

Για να δείτε μια λίστα των υποστηριζόμενων γλωσσών, ανατρέξτε στην ενότητα Υποστηριζόμενες γλώσσες.

Προβολή σύνοψης μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Στο Outlook, ανοίξτε ή απαντήστε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πελάτη.

2. Ανοίξτε το τμήμα παραθύρου Copilot for Sales.

3. Η σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται στην κάρτα Βασικές πληροφορίες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημείωμα

Εάν το περιεχόμενο email είναι λιγότερο από 1000 χαρακτήρες, η σύνοψη email δεν δημιουργείται.

Αποθήκευση της περίληψης μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο CRM

1. Προβολή σύνοψης email.

2. Στην κάρτα Βασικές πληροφορίες μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές (...) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση σύνοψης σε (CRM).

3. Στην περιοχή Επιλογή καρτέλας, επιλέξτε μια από τις προτεινόμενες καρτέλες ή χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να βρείτε μια άλλη καρτέλα.

   Εάν υπάρχουν πολλές ευκαιρίες που σχετίζονται με την επαφή, το Copilot for Sales εμφανίζει μια λίστα με τις προτεινόμενες ευκαιρίες, ταξινομημένες κατά AI, για την αποθήκευση της σύνοψης. Σε αυτήν την περίπτωση, η πρώτη ευκαιρία επιλέγεται από προεπιλογή.

   Σημείωμα

   • Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ήδη συνδεδεμένο σε μια ευκαιρία, αυτό είναι επιλεγμένο από προεπιλογή.
   • Εάν δεν συνδεθεί καμία ευκαιρία, η ευκαιρία στην κορυφή της κατάταξης, η οποία καθορίζεται από τις ανοιχτές ευκαιρίες που είναι διαθέσιμες για το λογαριασμό ή την επαφή, και το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα επιλεγούν από προεπιλογή.
   • Όταν αναζητάτε μια καρτέλα, στα αποτελέσματα αναζήτησης εμφανίζεται το όνομα καρτέλας και τα βασικά πεδία που έχουν επιλεγεί από τον διαχειριστή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα βασικά πεδία, ανατρέξτε στο θέμα Επιλογή βασικών πεδίων για ελάχιστη προβολή.
   • Τα αποτελέσματα αναζήτησης θα προστεθούν στη λίστα προτεινόμενων καρτελών, για να μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με ασφάλεια και να προσπαθήσετε ξανά.
   • Επί του παρόντος, μπορείτε να αποθηκεύσετε τη σύνοψη σε μία καρτέλα χρησιμοποιώντας το Copilot for Sales.
   • Μπορείτε να συνδεθείτε σε όλους τους τύπους καρτελών που έχουν ενεργοποιηθεί για δραστηριότητες και έχουν προστεθεί στο Copilot for Sales από τον διαχειριστή σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη τύπων καρτελών, δείτε Προσθήκη νέου τύπου καρτέλας (ή αντικειμένου Salesforce).
   • Το Salesforce διαθέτει δύο τύπους αντικειμένων σημειώσεων: τις "Σημειώσεις και συνημμένα" και τις Σημειώσεις (γνωστές επίσης και ως Σημειώσεις περιεχομένου). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα αντικείμενα για να τοποθετήσετε σημειώσεις και να τις επισυνάψετε στις καρτέλες του CRM. Ωστόσο, το Copilot for Sales υποστηρίζει μόνο το έτοιμο αντικείμενο "Σημειώσεις και συνημμένα". Αν θέλετε το Copilot for Sales να υποστηρίξει το αντικείμενο Σημειώσεις, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να επικοινωνήσει με την υποστήριξη της Microsoft.

   

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

   Η σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύεται στο CRM ως σημείωση για την επιλεγμένη καρτέλα. Όλες οι σημειώσεις Copilot for Sales έχουν το ίδιο θέμα: "[Δημιουργήθηκαν με AI] Σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Copilot for Sales" και περιλαμβάνουν το θέμα του ίδιου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και τη χρονική σήμανση κατά την αποθήκευση της σημείωσης.

   

Προβολή προέλευσης δεδομένων στη σύνοψη email

Οι πληροφορίες που προσδιορίζονται από το CRM, όπως οι καρτέλες επαφών και λογαριασμών, εμφανίζονται ως προέλευση δεδομένων εντός της σύνοψης email για γρήγορη αναφορά.

Τα δεδομένα CRM στη σύνοψη email εμφανίζονται σε μπλε χρώμα. Επιλέξτε το περιεχόμενο για να δείτε πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα CRM. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε μια καρτέλα στο CRM για να προβάλετε τις πλήρεις λεπτομέρειες της, επιλέγοντας στην καρτέλα CRM.

Τα δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούνται στη σύνοψη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται με αριθμούς παραπομπής. Επιλέξτε τον αριθμό παραπομπής για να δείτε το συγκεκριμένο κείμενο της προσφοράς από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το όνομα του ατόμου που το αναφέρει.

Κοινή χρήση σχολίων

Αν έχετε σχόλια σχετικά με τη σύνοψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση του επιλέγοντας το κατάλληλο εικονίδιο στο κάτω μέρος της σύνοψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα σχόλιά σας είναι πολύτιμα και τα χρησιμοποιούμε για τη βελτίωση των λειτουργιών.

Σημείωμα

Βεβαιωθείτε ότι δεν εισαγάγετε προσωπικές πληροφορίες κατά την κοινή χρήση των σχολίων.

1. Στο κάτω μέρος της σύνοψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλέξτε ή .

   Αφού επιλέξετε ένα εικονίδιο, θα λάβετε μια σύνδεση Πείτε μας περισσότερα.

2. Επιλέξτε τη σύνδεση για να ανοίξετε τη φόρμα σχολίων.

3. Καταχωρήστε τις αποκρίσεις σας στη φόρμα σχολίων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή.