Μοτίβο: διαχείριση έργων
Οι οργανισμοί χρειάζονται ένα κεντρικό μέρος για τη διαχείριση πολλαπλών έργων, καθώς εξασφαλίζουν ότι διάφορες ομάδες επιτυγχάνουν τους στόχους τους και πληρούν τα κριτήρια επιτυχίας όπως έχει προγραμματιστεί.
Ορισμένες κοινές περιπτώσεις χρήσης για τη διαχείριση έργων περιλαμβάνουν τη διαχείριση νέων ιδεών προϊόντων, τη δημιουργία σχεδίων έργων και την παρακολούθηση ορόσημων, καθώς και τη διαχείριση της απόδοσης της ομάδας.
Το Microsoft Power Platform παρέχει μια λύση χωρίς κώδικα και χαμηλού κώδικα στους οργανισμούς για να δημιουργούν εύχρηστες λύσεις για τη διαχείριση έργων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Αυτό το άρθρο παρέχει αρκετά πραγματικά παραδείγματα για τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες έχουν χρησιμοποιήσει το Microsoft Power Platform για τη δημιουργία αποτελεσματικών εφαρμογών διαχείρισης έργου και ροών εργασίας.
Πώς να αναγνωρίσετε το μοτίβο διαχείρισης έργων
Οι επιχειρηματικές ομάδες μέσα σε οργανισμούς βλέπουν την ανάγκη για ένα εργαλείο διαχείρισης έργων, παρακολούθησης της προόδου και παρακολούθησης των αποτελεσμάτων.
Σε ένα τυπικό σενάριο διαχείρισης έρων, κάνετε τα εξής:
Σχεδιάζετε την εργασία σας για να διαχειριστείτε ιδέες, σχέδια, εργασίες και ορόσημα.
Παρακολουθήτε την πρόοδο σε σχέση με το σχέδιο, ειδοποιήτε τους ενδιαφερόμενους για την κατάσταση του έργου και κλιμακώνετε τους αποκλεισμούς, εάν χρειάζεται.
Εξετάζετε την πρόοδο, παρακολουθείτε τα αποτελέσματα και απεικονίζετε βασικές πτυχές της προόδου του έργου.
Πώς χρησιμοποιούν οι πελάτες το μοτίβο διαχείρισης έργων
Εφαργμοή Custom Air Products and Services Traveler
Η Custom Air Products & Services, Inc (CAPS) είναι ένας πάροχος που εδρεύει στο Χιούστον που προσφέρει λύσεις θέρμανσης, εξαερισμού, και κλιματισμού (HVAC) και που ειδικεύεται στον σχεδιασμό, την κατασκευή, την εγκατάσταση, την τροποποίηση, και τη συντήρηση εξοπλισμού κλιματισμού τόσο στα βιομηχανικά και όσο και στα εμπορικά τμήματα του κλάδου HVAC.
Η ομάδα διαχείρισης έργων της CAPS χρειαζόταν μια προσαρμοσμένη λύση για την παρακολούθηση ολόκληρου του κύκλου ζωής των μονάδων HVAC καθώς περνούσαν από τη διαδικασία κατασκευής, με έμφαση στην ποιότητα κατασκευής. Η λύση έπρεπε να προσαρμοστεί για να καλύψει τις ανάγκες κάθε τμήματος, και να παρακολουθεί τους ελέγχους ποιότητας και να επιτρέπει στους αντίστοιχους ιδιοκτήτες να εγκρίνουν κάθε στάδιο της διαδικασίας. Επιπλέον, η ομάδα ήθελε να εξουσιοδοτήσει οποιονδήποτε στον οργανισμό να αναφέρει θέματα μέσω των κινητών συσκευών τους. Ένα από τα βασικά προβλήματα που αντιμετώπιζαν ήταν ότι χανόταν το έγγραφο «ταξιδιώτης»—ένα χάρτινο έγγραφο που χρησιμοποιήθηκε για την παρακολούθηση των ελέγχων ποιότητας—.
Η Rebecca Sackett, βοηθός αναλυτή δεδομένων, βρήκε το Power Apps στη συνδρομή του Office 365 και άρχισε να πειραματίζεται με τη δημιουργία εφαρμογών σε σχέση με λίστες του SharePoint για την αντικατάσταση των μη αυτόματων διαδικασιών. Έφτιαξε μια λύση του Power Apps για την ψηφιοποίηση του εγγράφου του ταξιδιώτη, που ονομάζεται CAPS Traveler. Οι διαχειριστές έργων και οι ενδιαφερόμενοι χρησιμοποιούν την κύρια εφαρμογή διαχείρισης «Ταξιδιώτη» για να έχουν μια επισκόπηση όλων των ενεργών έργων, να βλέπουν βασικά στατιστικά στοιχεία και να διαχειρίζονται τα ημερολόγια δοκιμών και αποστολής.
Οι διαχειριστές έργων ξεκινούν έργα και προσθέτουν λεπτομέρειες για κάθε απαιτούμενο βήμα, όπως Fab, Paint, Electrical και Testing. Στη συνέχεια, προσωπικό από κάθε τμήμα χρησιμοποιεί μια συνοδευτική εφαρμογή για κινητά που έχει δημιουργηθεί ειδικά με συγκεκριμένες ερωτήσεις για το τμήμα του. Αργότερα, η κεντρική ομάδα συγκεντρώνει τα δεδομένα και χρησιμοποιεί τις αναφορές για να εντοπίσει τους συνήθεις λόγους για τους οποίους δεν έγινε ένα συγκεκριμένο βήμα.
Υπάρχουν δέκα τέτοιες εφαρμογές έγκρισης εκτός από την κύρια εφαρμογή διαχείρισης και όλες διαβάζουν και γράφουν δεδομένα στο ίδιο σύνολο λιστών του SharePoint. Αφού ολοκληρωθούν όλα τα βήματα, κάποιος από την ομάδα ποιοτικού ελέγχου εκτελεί μια τελική έγκριση. Στη συνέχεια, ενεργοποιείται αυτόματα μια ροή για τη δημιουργία μιας αναφοράς PDF.
Εφαρμογή Environment Canterbury InZone
Η Environment Canterbury (ECan) λειτουργεί σε συνεργασία με τις κοινότητες του Canterbury, Νέα Ζηλανδία, σε μακροπρόθεσμα προγράμματα περιβαλλοντικών αποτελεσμάτων που αποτελούνται από πολλαπλά ορόσημα και συναφή έργα. Χρειάζονταν μια προσιτή λύση που θα παρείχε μεγαλύτερη συνέπεια μεταξύ των έργων, υψηλότερα επίπεδα ορατότητας και ταχύτερη πρόσβαση στα δεδομένα.
Χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή, οι διαχειριστές ζώνης γλυκού νερού και οι συμμετέχοντες στο έργο μπορούν να δουν την κατάσταση των έργων τους. Όλα τα έργα επισημαίνονται με τη ζώνη και συγκεκριμένα ορόσημα και όλα τα ορόσημα επισημαίνονται με τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα. Η εφαρμογή παρέχει ένα προσαρμοσμένο σχήμα χρωμάτων, το οποίο διευκολύνει τη διαφοροποίηση και την περιήγηση μεταξύ έργων, ορόσημων και αποτελεσμάτων. Όλες οι οθόνες για έργα είναι πράσινες, τα ορόσημα είναι μπλε και τα αποτελέσματα πορτοκαλί.
Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται για να ζητούν ενημερώσεις δεδομένων και να παρέχουν κλιμάκωση, εάν τα έργα δεν ενημερώνονται την απαιτούμενη ώρα. Οι ροές χρησιμοποιούνται επίσης για την κλήση συγκεκριμένων προβολών και τη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύνοψης–που βασίζονται σε πίνακα HTML, τα οποία αναφέρουν όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο άτομο σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εφαρμογή Partners In Health Gift Review
Η Partners In Health (PIH) βασίζεται σε μεμονωμένους δωρητές για περίπου το ήμισυ της χρηματοδότησής της κάθε χρόνο, ενώ το άλλο μισό προέρχεται κυρίως από κρατικές επιχορηγήσεις, εταιρείες, και ιδρύματα. Ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός έχει περίπου 10 υπαλλήλους δωρεάων που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση 1.000 και πλέον των πιο γενναιόδωρων μεμονωμένων δωρητών τους. Η PIH ήθελε να βελτιώσει την ικανότητα των υπαλλήλων δωρεών να διαχειρίζονται τα χαρτοφυλάκιά τους, δείχνοντάς τους τις δωρεές καθώς φθάνουν και δίνοντας στους υπαλλήλους μια άποψη 360 μοιρών των χαρτοφυλακίων δωρητών τους.
Η Bella Chih-Ning, διευθύντρια αναλύσεων και εφαρμογών στην PIH, δμιούργησε μια εφαρμογή Gift Review και πίνακα εργαλείων ώστε οι υπάλληλοι δωρεών να διαχειρίζονται και να απεικονίζουν πολλές πτυχές των δωρεών. Με την εφαρμογή Gift Review, οι υπάλληλοι δωρεάν μπορούν να δουν τις δωρεές αμέσως μόλις έρθουν, να προσθέσουν σχετικές σημειώσεις και να διασφαλίσουν ότι οι δωρεές ανατίθενται στο κατάλληλο ταμείο. Αυτό δημιουργεί μια λίστα ελέγχου εκκρεμών εργασιών όπου ο υπάλλλος δωρεών εξετάζει τη δωρεά για να εξασφαλίσει ότι έχει εκχωρηθεί στην κατάλληλη καμπάνια, κωδικοποιηθεί στον σωστό τύπο δωρεάς και αντιστοιχιστεί στο σωστό κεφάλαιο. Ο υπάλληλος δωρεών μπορεί να στείλει ερωτήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα του PIH DevOps απευθείας μέσα στην εφαρμογή. Αφού ξεκαθαρίσουν όλα, οι υπάλλλοι δωρεών επισημαίνουν τη λίστα ελέγχου ως «τέλος», το οποίο γίνεται ορατό στους διευθυντές τους.
«Η κατάρτιση εφαρμογής σε μια ημέρα άνοιξε πραγματικά τα μάτια μου για το πόσο εύκολο μπορεί να είναι να δημιουργήσουμε εργαλεία που εξορθολογίζουν τις διαδικασίες και να εξουσιοδοτήσουμε τους συναδέλφους μας να είναι καλύτεροι στη δουλειά τους,» λέει η Bella Chih-Ning.
Εφαρμογή R3 Retail Project Portfolio
Η εταιρεία R3 Retail Development παρέχει μεγάλη εμπειρία στη συμβουλευτική διαχείρισης έργων για τη μεγιστοποίηση των κερδών για σούπερ μάρκετ, παντοπωλεία, επεξεργασία τροφίμων, εμπόριο, λιανική, και μικρούς βιομηχανικούς πελάτες σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες. Η R3 χρειαζόταν μια ιδιαίτερα προσαρμοσμένη προσέγγιση για τις τελικές ανάγκες διαχείρισης έργων.
Η εφαρμογή Project Portfolio δημιουργήθηκε μέσα σε μόλις 120 ώρες και τώρα διαχειρίζεται περισσότερα από 200 έργα. Οι διαχειριστές έργων R3 και οι διαχειριστές τοπικών καταστημάτων που εξυπηρετούν χρησιμοποιούν τώρα τη νέα εφαρμογή Project Portfolio. Η εφαρμογή διαθέτει ένα πλούσιο σύνολο δυνατοτήτων που περιλαμβάνουν:
Έναν πίνακας εργαλείων που εμφανίζει στατιστικά σύνοψης με βάση τον συνδεδεμένο χρήστη.
Πληροφορίες παρακολούθησης έργου, συμπεριλαμβανομένων ημερομηνιών, εργασιών, θεμάτων, παραγγελιών αγοράς και ατόμων.
Παρακολούθηση διευθύνσεων IP για όλες τις εγκατεστημένες συσκευές, όπως ψυγεία.
Δυνατότητες μεταφόρτωσης αρχείων για έγγραφα όπως αρχιτεκτονικά αρχεία για συστήματα HVAC.
Εκτεταμένη προσαρμοσμένη επιχειρηματική λογική, όπως ο αυτόματος ορισμός τιμών ημερομηνίας με βάση τις καταχωρήσεις κατάστασης.
Οι διαχειριστές μπορούν να εκχωρήσουν άδειες ασφαλείας σε συγκεκριμένους χρήστες εφαρμογών ανάλογα με τους ρόλους τους. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να ρυθμίσουν τις παραμέτρους της λίστας των τύπων εργασιών και της αναμενόμενης ώρας για κάθε εργασία, η οποία με τη σειρά της χρησιμοποιείται για την αυτόματη δημιουργία ημερομηνιών παράδοσης.
Η R3 χρησιμοποιεί το Power Automate για την αποστολή αυτοματοποιημένων ειδοποιήσεων και υπενθυμίσεων. Όλα τα δεδομένα είναι αποθηκευμένα στο Microsoft Dataverse.
Εργαλεία προγραμματισμού της Capitol Music Group
Η Capitol Music Group (CMG) είδε μια ευκαιρία να εκσυγχρονίσει τη ροή εργασίας μάρκετινγκ και τα εργαλεία προγραμματισμού, τα οποία είχαν δημιουργηθεί προηγουμένως χρησιμοποιώντας το InfoPath. Μια επιχειρηματικής σημασίας εφαρμογή διαχειρίζεται χρονοδιαγράμματα για νέες εκδόσεις και—με την πάροδο του χρόνου—εξελίχθηκε για την καταγραφή δεδομένων για διαφορετικούς τύπους εκδόσεων και μέσων. Η CMG ήθελε να αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες ρουτίνας, να διευρύνει την ορατότητα και τη συνεργασία μεταξύ των ετικετών συνεργατών και να προσαρμοστεί πιο γρήγορα σε νέα κανάλια μάρκετινγκ στο διαδίκτυο. Αλλά η εφαρμογή Capitol Scheduling είχε ριζώσει βαθιά στις ροές των διαδικασιών της και αποτελούνταν εξ ολοκλήρου από δεδομένα XML που απαιτούσαν πολλή φυλετική γνώση για τη διαχείριση. Θέλοντας μια απλοποιημένη προσέγγιση χαμηλού κώδικα για την ανάπτυξη και τη διαχείριση εφαρμογών, η CMG αποφάσισε τελικά να μετεγκαταστήσει την εφαρμογή της από το InfoPath στο Microsoft Power Platform, συμπεριλαμβανομένου του Power Apps και του Power Automate.
Η Capitol ήθελε οι ομάδες τους να χρησιμοποιούν τη νέα διασύνδεση προγραμματισμού για να επικοινωνούν εύκολα, να λαμβάνουν εγκρίσεις και να συνεργάζονται στο μάρκετινγκ για διαφορετικούς τύπους κυκλοφοριών— είτε πρόκειται για τη φυσική, ψηφιακή ή τηλεοπτική πλευρά των πραγμάτων.
«Με το Microsoft Power Platform, η Capitol έχει έναν εύκολο τρόπο να μοιράζεται πληροφορίες μάρκετινγκ σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής προϊόντων», λέει η Karen Reali, ανώτερη διευθύντρια στην Universal Music Group. «Τους βοηθά ακόμη και να διευκολύνουν και να εξορθολογίσουν τα έργα μεταξύ ετικετών.»
Σημείωση
Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)
Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).
Σχόλια
Σύντομα διαθέσιμα: Καθ' όλη τη διάρκεια του 2024 θα καταργήσουμε σταδιακά τα ζητήματα GitHub ως μηχανισμό ανάδρασης για το περιεχόμενο και θα το αντικαταστήσουμε με ένα νέο σύστημα ανάδρασης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Υποβολή και προβολή σχολίων για