Δημιουργία ροών έγκρισης με συνημμένα

Μερικές φορές, χρειάζεστε την έγκριση ενός αρχείου για επιχειρηματικούς σκοπούς. Ευτυχώς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εγκρίσεις του Power Automate για αυτήν την εργασία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είστε λογιστής και χρειάζεστε έγκριση για ένα τιμολόγιο. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια άμεση ροή που σας επιτρέπει να στείλετε το αρχείο για έγκριση, πατώντας απλώς ένα κουμπί και επιλέγοντας το αρχείο για αποστολή.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή έγκρισης, η οποία στέλνει ένα συνημμένο που πρέπει να ελέγξει ο υπεύθυνος εγκρίσεων πριν αποφασίσει αν η αίτηση πρέπει να εγκριθεί.

Δημιουργία της ροής

  1. Είσοδος στο Power Automate.

  2. Επιλέξτε Οι ροές μου > Νέα > Άμεση-από κενή.

    Νέα άμεση κενή ροή.

  3. Δώστε ένα όνομα στη ροή cloud σας, αναζητήστε και ενεργοποιήστε την επιλογή Μη αυτόματο έναυσμα ροής cloud και έπειτα επιλέξτε Δημιουργία.

    Ονομασία της ροής σας και επιλογή εναύσματος.

  4. Επιλέξτε το έναυσμα Μη αυτόματο έναυσμα ροής cloud > Προσθήκη εισόδου > Αρχείο.

    Τα προηγούμενα βήματα ρυθμίζουν τις παραμέτρους της ροής σας έτσι ώστε όταν εκτελείται, να ζητά ένα αρχείο από το χρήστη για να ενεργοποιήσει τη ροή σας.

  5. Επιλέξτε Νέο βήμα

  6. Κάντε αναζήτηση για την επιλογή Εγκρίσεις και έπειτα επιλέξτε Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

  7. Επιλέξτε Έγκριση/Απόρριψη - Πρώτη απόκριση στη λίστα Τύπος έγκρισης της κάρτας Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

  8. Εισαγάγετε τις ακόλουθες πληροφορίες στην κάρτα Έναρξη και αναμονή για έγκριση:

    • Τίτλος - Αυτή είναι μια σύντομη περιγραφή που υποδεικνύει στον υπεύθυνο έγκρισης το περιεχόμενο της αίτησης.

    • Εκχωρήθηκε σε - Το άτομο στο οποίο αποστέλλεται η αίτηση.

    • Λεπτομέρειες - Αυτό το κείμενο εμφανίζεται στην αίτηση έγκρισης.

      Η κάρτα αίτησης έγκρισης.

  9. Επιλέξτε Εμφάνιση επιλογών για προχωρημένους για να εμφανίσετε τα πεδία στα οποία θα καταχωρήσετε πληροφορίες σχετικά με το αρχείο που επισυνάπτεται στην αίτηση.

  10. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου στην περιοχή Όνομα συνημμένων - 1

    Tip

    Πρέπει να συμπεριλάβετε την επέκταση αρχείου που αντιστοιχεί στον τύπο αρχείου που αποστέλλεται.

  11. Εισαγάγετε τα περιεχόμενα του αρχείου που θα αποσταλούν στον υπεύθυνο έγκρισης στο πλαίσιο Περιεχόμενο συνημμένων - 1.

    Ένας εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο Περιεχόμενο αρχείου από τη λίστα δυναμικού περιεχομένου που εμφανίζεται όταν επιλέγετε το πλαίσιο Περιεχόμενο συνημμένων - 1.

    Επιλογές για προχωρημένους στην κάρτα αίτησης έγκρισης.

  12. Επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τη ροή σας.

Δοκιμή της ροής σας

Μπορείτε να δοκιμάσετε τη ροή σας, επιλέγοντας Δοκιμή και, στη συνέχεια, κάνοντας αποστολή ενός αρχείου. xlsx.

  1. Επιλέξτε Δοκιμή.

  2. Επιλέξτε Θα εκτελέσω την ενέργεια του εναύσματος.

    Δοκιμή της ροής σας.

  3. Επιλέξτε Δοκιμή > Συνέχεια, για να ξεκινήσετε τη δοκιμή.

  4. Επιλέξτε Εισαγωγή.

    Επιλέξτε το κουμπί εισαγωγής.

  5. Βρείτε το αρχείο, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα για να κάνετε αποστολή του αρχείου ή της εικόνας που στέλνετε για έγκριση.

  6. Επιλέξτε Εκτέλεση ροής.

    Θα δείτε ότι η ξεκινά η εκτέλεση της δοκιμής.

    Η δοκιμή ξεκινά.

  7. Επιλέξτε Σελίδα εκτελέσεων ροής για να παρακολουθήσετε την κατάσταση της δοκιμής.

Έγκριση αίτησης

Το άτομο στο οποίο στέλνετε την αίτηση έγκρισης λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρόμοιο με αυτή την εικόνα, στο οποίο μπορεί να προβάλει το συνημμένο και, στη συνέχεια, να Εγκρίνει ή Απορρίψει την αίτηση:

Προβολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης για έγκριση.

Tip

Οι υπεύθυνοι έγκρισης μπορούν επίσης να ελέγξουν τις αιτήσεις στο Κέντρο εγκρίσεων.

Μάθετε περισσότερα

Στις περισσότερες ροές έγκρισης, θέλετε να ειδοποιήσετε το άτομο που ζητά την έγκριση της απόφασης. Ανατρέξτε στο άρθρο για τις σύγχρονες εγκρίσεις, για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε μια συνθήκη σε μια ροή έγκρισης, έτσι ώστε να πραγματοποιεί συγκεκριμένες ενέργειες με βάση το αποτέλεσμα της αίτησης.