Δημιουργία προσαρμοσμένων επιλογών απόκρισης για ροές έγκρισης

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στέλνετε μια αίτηση έγκρισης κάθε φορά που ένας εργαζόμενος αποστέλλει μια αναφορά εξόδων στο SharePoint και, στη συνέχεια, να επιτρέπετε στον υπεύθυνο έγκρισης να ανταποκριθεί με μία από τις τρεις επιλογές: αποδοχή, απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες ή απόρριψη.

Προαπαιτούμενα στοιχεία

  • Έναν λογαριασμό Power Automate.
  • Μια λίστα του SharePoint για να καταχωρούν οι υπάλληλοι τις αναφορές εξόδων τους.

Φιλοδώρημα

Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint με το Power Automate, μεταβείτε στην τεκμηρίωση του SharePoint.

Δημιουργία ροής έγκρισης

  1. Είσοδος στο Power Automate.

  2. Στην αριστερή γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Οι ροές μου.

  3. Επιλέξτε Νέα>Αυτοματοποιημένη-από κενό.

  4. Στην οθόνη που ανοίγει, δώστε ένα όνομα για τη ροή σας στο Όνομα ροής.

  5. Στο πεδίο Επιλέξτε το έναυσμα της ροής σας, αναζητήστε το SharePoint.

  6. Από τη λίστα με τα εναύσματα, επιλέξτε Πότε δημιουργείται ένα στοιχείο.

  7. Επιλέξτε Δημιουργία.

    Επιλέξτε Δημιουργία από κενό.

  8. Εισαγάγετε τη Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας του SharePoint.

    Φιλοδώρημα

    Επιλέξτε Εισαγωγή προσαρμοσμένης τιμής στο πεδίο Διεύθυνση τοποθεσίας προτού εισαγάγετε κείμενο στη Διεύθυνση τοποθεσίας.

  9. Επιλέξτε Νέο βήμα, κάντε αναζήτηση για Έγκριση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

  10. Στην κάρτα Έναρξη και αναμονή για έγκριση, επιλέξτε τη λίστα Τύπος έγκρισης.

  11. Επιλέξτε Προσαρμοσμένες αποκρίσεις – Αναμονή για μία απόκριση.

    Τύπος έγκρισης.

    Στη συνέχεια, θα δημιουργήσετε τις προσαρμοσμένες αποκρίσεις που θα χρησιμοποιούν οι υπεύθυνοι έγκρισης όταν απαντούν σε μια αίτηση έγκρισης για έξοδα υπαλλήλου.

  12. Στο πλαίσιο Επιλογές απόκρισης Στοιχείο, πληκτρολογήστε Αποδοχή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη νέου στοιχείου.

    Προσαρμοσμένη απόκριση 1.

  13. Στο πλαίσιο Επιλογές απόκρισης Στοιχείο, πληκτρολογήστε Απόρριψη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη νέου στοιχείου.

  14. Στο πλαίσιο Επιλογές απόκρισης Στοιχείο, πληκτρολογήστε Απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες.

    Προσαρμοσμένη απόκριση 3.

  15. Εισαγάγετε έναν Τίτλο, με Ανάθεση σε (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του υπεύθυνου έγκρισης) και Λεπτομέρειες (οι λεπτομέρειες που θα περιληφθούν στην αίτηση έγκρισης).

    Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το τι μπορείτε να συμπεριλάβετε για τον οργανισμό σας.

    Λεπτομέρειες προσαρμοσμένων αποκρίσεων.

Τώρα που δημιουργήσατε τις προσαρμοσμένες αποκρίσεις σας, μπορεί να θέλετε να κάνετε διαφορετικά πράγματα στη ροή σας, ανάλογα με την απόκριση του υπεύθυνου έγκρισης.

Χρήση αποκρίσεων έγκρισης

Εάν η απόκριση στην αίτηση είναι Αποδοχή, ίσως θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογιστήριο, ζητώντας τους να αποζημιώσουν τον εργαζόμενο για τα έξοδα.

Εάν η απόκριση είναι Απόρριψη, ίσως θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εργαζόμενο, για να τον πληροφορήσετε ότι η αίτηση απορρίφθηκε.

Τέλος, εάν η απόκριση από τον υπεύθυνο έγκρισης είναι Απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες, ίσως θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εργαζόμενο, ζητώντας του να παρέχει περισσότερες πληροφορίες.

Για να κάνετε οποιαδήποτε από αυτές τις ενέργειες στη ροή, προσθέστε μια Συνθήκη ή μια ενέργεια Εναλλαγή στη ροή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο Αποτέλεσμα της αίτησης έγκρισης από το δυναμικό στοιχείο επιλογής περιεχομένου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιβεβαιώσει αν η τιμή είναι "Αποδοχή", "Απαιτούνται περισσότερες πληροφορίες" ή "Απόρριψη".

Ανταπόκριση σε αιτήσεις έγκρισης με προσαρμοσμένη απόκριση

Οι υπεύθυνοι έγκρισης λαμβάνουν αιτήσεις έγκρισης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι αιτήσεις εμφανίζονται επίσης στο κέντρο έγκρισης στο Power Automate.

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης για έγκριση.

Περιορισμοί

Τα μηνύματα με δυνατότητα εκτέλεσης ενεργειών του Outlook και του Outlook Web Access (OWA) έχουν ένα όριο πέντε προσαρμοσμένων αποκρίσεων. Αυτό σημαίνει ότι μόνο οι πρώτες πέντε αποκρίσεις που καθορίζονται εντός της ροής θα είναι ορατές στην ενότητα με δυνατότητα εκτέλσης ενεργειών των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έγκρισης στο Power Automate. Μπορείτε να υποβάλετε τις υπόλοιπες επιλογές μέσω ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου HTML χωρίς δυνατότητα εκτέλεσης ενεργειών, του κέντρου έγκρισης του Power Automate, της εφαρμογής για κινητές συσκευές του Power Automate ή του Teams.

Οι εγκρίσεις που βασίζονται σε προσαρμοσμένες αποκρίσεις μπορούν να αποτύχουν, εάν δεν υπάρχουν πολλοί χρήστες που έχουν ορίσει τον τύπο Όλοι πρέπει να εγκρίνουν. Αυτή η αποτυχία οφείλεται στους περιορισμούς μεγέθους δεδομένων του πεδίου αποτελεσμάτων.

Σημείωμα

Για εγκρίσεις με χρήση μιας μεμονωμένης προσαρμοσμένης απόκρισης, το Outlook και το OWA επεκτείνουν το πεδίο απόκρισης, ώστε οι χρήστες να μην χρειάζεται να επιλέγουν ένα κουμπί για να μπορούν να αποκριθούν όπως κάνουν όταν υπάρχουν πολλές επιλογές έγκρισης.

Δείτε επίσης