Ενεργοποίηση εγκρίσεων από μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint

Αυτό το άρθρο σάς δείχνει πώς να δημιουργήσετε μια ροή έγκρισης για νέα έγγραφα (τιμολόγια) όταν προστίθενται σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint και πώς να επισυνάψετε το έγγραφο στην αίτηση έγκρισης.

Στη διαδικασία έγκρισης, κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο τιμολόγιο σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint, αποστέλλεται μια αίτηση για έλεγχο των περιεχομένων της. Εάν η αίτηση εγκριθεί, τα αρχεία τιμολογίων μετακινούνται σε ένα φάκελο.

Για να ολοκληρώσετε αυτό το πρόγραμμα εκμάθησης, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

1. Δημιουργήστε δύο φακέλους, για παράδειγμα: Εισερχόμενα τιμολόγια και Αναθεωρημένα τιμολόγια.

   

2. Μεταβείτε στο πρότυπο Έναρξη έγκρισης για νέο αρχείο, για να το μετακινήσετε σε διαφορετικό φάκελο. Αυτό το πρότυπο παρέχει μια ροή που έχει διαμορφωθεί για τη ρύθμιση μιας διαδικασίας έγκρισης για μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint. Επιβεβαιώστε ότι όλες οι συνδέσεις που παρατίθενται έχουν έναν πράσινο σύμβολο ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνέχεια.

   

3. Αφού δημιουργηθεί η ροή, ρυθμίστε τις παραμέτρους αυτών των στοιχείων.

   • Διεύθυνση τοποθεσίας - Στην κάρτα ενεργοποίησης, επιλέξτε την τοποθεσία SharePoint που περιέχει τη λίστα σας. Εάν η τοποθεσία SharePoint δεν εμφανίζεται στη λίστα, απλώς γράψτε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας SharePoint.

   • Αναγνωριστικό φακέλου: - Επιλέξτε τον φάκελο στον οποίο θα τοποθετήστε τα εισερχόμενα αρχεία προς αναθεώρηση με έγκριση.

   • Στην κάρτα Δημιουργία αρχείου, εισαγάγετε την ίδια Διεύθυνση τοποθεσίας με πριν και επιλέξτε τον φάκελο όπου θα θέλατε να μετακινηθούν τα αρχεία μόλις εγκριθούν.

   • Στην κάρτα Διαγραφή αρχείου, εισαγάγετε την ίδια διεύθυση τοποθεσίας όπως και πριν. Αυτή η ενέργεια θα διαγράψει το αρχείο από τον πρώτο φάκελο μόλις εγκριθεί και αντιγραφεί στο νέο φάκελο.

     

4. Αντικαταστήστε την ενέργεια Έναρξη έγκρισης με μια άλλη ενέργεια έγκρισης που θα σας βοηθήσει να επισυνάψετε αρχεία σε αυτήν.

   • Διαγράψτε την ενέργεια Έναρξη έγκρισης από τη ροή.

     

   • Εκεί όπου ήταν η ενέργεια έγκρισης, επιλέξτε την κατακόρυφη γραμμή για να προσθέσετε μια νέα ενέργεια.

     

   • Αναζητήστε και μετά επιλέξτε Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

     

   • Επιλέξτε Έγκριση/Απόρριψη – Πρώτη απόκριση ως τύπο έγκρισης.

     

   • Δώστε έναν τίτλο στην αίτηση έγκρισης και, στη συνέχεια, αναθέστε την στον υπεύθυνο έγκρισης. Μπορείτε ακόμη και εσείς να είστε ο υπεύθυνος έγκρισης!

     

   • Επιλέξτε Εμφάνιση επιλογών για προχωρημένους και μετά επιλέξετε Όνομα συνημμένου – 1.

     Ένας αιωρούμενος πίνακας ανοίγει στα δεξιά όπου θα δείτε όλα τα δεδομένα που μπορείτε να λάβετε από την ενεργοποίηση του SharePoint.

   • Επιλέξτε Όνομα αρχείου.

     

   • Επιλέξτε Περιεχόμενο συνημμένων – 1 και μετά επιλέξτε Περιεχόμενο αρχείου.

     

5. Αναπτύξτε την κάρτα Συνθήκη και στο αριστερό πλαίσιο κειμένου επλέξτε Αποτέλεσμα.

   Με τον τρόπο αυτό, εάν ο υπεύθυνος έγκρισης εγκρίνει την αίτηση, εκτελείται η ενέργεια αντιγραφής του αρχείου στον δεύτερο φάκελο.

   

Έχουμε τελειώσει με τη ρύθμιση παραμέτρων της ροής. Τώρα ας τη δοκιμάσουμε.

1. Επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση επάνω δεξιά.

   Ενδέχεται να λάβετε ένα μήνυμα προειδοποίησης από τον έλεγχο ροής. Μπορείτε με ασφάλεια να το απορρίψετε.

   

2. Αφού αποθηκευτεί η ροή, επιλέξτε το κουμπί Δοκιμή.

   

3. Επιλέξτε, Θα επιλέξω την ενέργεια εναύσματος και έπειτα επιλέξτε Αποθήκευση και δοκιμή.

   

4. Το Power Automate σάς υποδεικνύει πότε η ροή βρίσκεται σε λειτουργία δοκιμής. Όταν συμβαίνει αυτό, προσθέστε ένα νέο αρχείο στο φάκελο εισερχόμενων αρχείων στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint που καθορίσατε νωρίτερα.

   

5. Τώρα, μπορείτε να δείτε ότι η ροή εκτελείται.

   

Το άτομο στο οποίο αναθέσατε την έγκριση τώρα λαμβάνει την αίτηση έγκρισης σε διάφορα σημεία όπου μπορεί να την εγκρίνει ή να την απορρίψει. Το αρχείο προς αναθεώρηση επισυνάπτεται στην αίτηση έγκρισης για εύκολη αναφορά.

Μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν δεν βλέπετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εμφανίζεται σωστά, βεβαιωθείτε ότι έχετε τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις στην εφαρμογή Outlook ή χρησιμοποιήστε την έκδοση web του Outlook.

Στο Power Automate, στην ενότητα έγκρισης στοιχείων ενέργειας

Μετά την έγκριση ή την απόρριψη της αίτησης, η εκτέλεση ροής συνεχίζεται. Εάν η αίτηση εγκρίθηκε, το αρχείο που θα τοποθετήσετε στο φάκελο εισερχομένων θα μετακινηθεί στον άλλο φάκελο.

Συγχαρητήρια! Έχετε εκτελέσει με επιτυχία τη ροή σας με δυνατότητες έγκρισης. Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά, μπορείτε να βασιστείτε πάνω σε αυτήν τη ροή για να την προσαρμόσετε στις συγκεκριμένες επιχειρηματικές ανάγκες σας.

Επόμενα βήματα

• Δημιουργία ροών εγκρίσεων