Διαχειριστείτε τον πίνακα εργαλείων του CoE Power BI

Ως διαχειριστής, θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες που συγκεντρώνετε για να προβείτε σε ενέργειες, όπως η πραγματοποίηση αξιολογήσεων κινδύνων και η αναγνώριση κρίσιμων, ορφανών ή μη χρησιμοποιούμενων πόρων. Οι σελίδες στην ενότητα Διαχείριση σάς δίνουν τη δυνατότητα να προβείτε σε ενέργειες απευθείας μέσα από την αναφορά Power BI μέσω μιας ενσωματωμένης εφαρμογής. Η εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εκχωρήσετε στον εαυτό σας ή σε άλλους την κυριότητα ενός πόρου, να τον αρχειοθετήσετε ή να τον διαγράψετε.

Αξιολόγηση άδειας χρήσης εφαρμογής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα αξιολόγησης άδειας χρήσης της εφαρμογής για να προβάλετε εφαρμογές που χρησιμοποιούν προνομιακές ή τυπικές δυνατότητες και πραγματοποιούν λεπτομερή έρευνα σε συνδέσεις, τμήματα ή κατασκευαστές που χρησιμοποιούν προνομιακές συνδέσεις.

Αξιολόγηση αδειών χρήσης εφαρμογών.

Αξιολόγηση κινδύνου εφαρμογής

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα εργαλείων για να αναγνωρίσετε υπερκοινόχρηστους και υπερχρησιμοποιημένους πόρους ή πόρους που χρησιμοποιούν συγκεκριμένες συνδέσεις. Όχι μόνο θα έχετε ορατότητα σε αυτούς τους τύπους πόρων, αλλά μπορείτε και να εκχωρήσετε στον εαυτό σας την κυριότητα για την επιθεώρηση της συμπεριφοράς του πόρου και να αποφασίσετε εάν χρειάζεται να αναλάβετε περαιτέρω δράση.

Μπορείτε να φιλτράρετε τη σελίδα Αξιολόγησης κινδύνων εφαρμογής ως εξής:

  • Περιβάλλον

  • Δημιουργός

  • Είναι κοινόχρηστη η εφαρμογή με το σύνολο του μισθωτή;

  • Αριθμός κοινόχρηστων (μεμονωμένων) χρηστών

  • Τύπος εφαρμογής

  • Σύνδεσμος

  • Ημερομηνία τελευταίας κυκλοφορίας

Επιπλέον, μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα εξόδου με βάση τον αριθμό των μοναδικών χρηστών ή των περιόδων λειτουργίας και την ημερομηνία τελευταίας κυκλοφορίας.

Ορισμένες τυπικές αξιολογήσεις που μπορεί να εκτελέσει ένας διαχειριστής περιγράφονται στις ακόλουθες ενότητες.

Προσδιορισμός ευρέως κοινόχρηστων εφαρμογών

Ορίστε την επιλογή Κοινή χρήση με όλους σε Αληθές ή επιλέξτε Αριθμός κοινόχρηστων χρηστών στο ρυθμιστικό στο παράθυρο φιλτραρίσματος που βρίσκεται τέρμα δεξιά για να βρείτε κοινόχρηστες εφαρμογές που είναι ευρέως γνωστές.

  • Οι ευρέως κοινόχρηστοι πόροι (κοινοί με το σύνολο του μισθωτή ή με πολλούς μεμονωμένους χρήστες) μπορεί να χρειάζονται ένα ισχυρότερο μοντέλο υποστήριξης ή μπορεί να χρειαστεί να εξετάσετε τον αριθμό των ατόμων με τα οποία γίνεται κοινή χρήση.

  • Συχνά, οι εφαρμογές κοινοποιούνται σε ολόκληρο τον οργανισμό, επειδή πρόκειται για την εύκολη επιλογή. Εάν η εφαρμογή αφορά ένα μόνο τμήμα, ρόλο εργασίας ή ομάδα ατόμων, μπορείτε να βοηθήσετε τον δημιουργό ρυθμίζοντας μια ομάδα Azure Active Directory (Azure AD) για την κοινή χρήσης της εφαρμογής τους. Διαφορετικά, (α) ολόκληρος ο οργανισμός σας θα βλέπει την εφαρμογή στη φορητή συσκευή αναπαραγωγής Power Apps ή στο make.powerapps.com (ακόμη και αν δεν σχετίζεται) και (β) εάν ένας χρήστης δεν έχει πρόσβαση στην υποκείμενη προέλευση δεδομένων, θα λάβει ένα μήνυμα σφάλματος όταν επιχειρήσει να ανοίξει την εφαρμογή, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει αύξηση των δελτίων υποστήριξης και σύγχυση.

  • Οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται από κοινού με μεγάλο αριθμό μεμονωμένων χρηστών αποτελούν διαφορετικό κίνδυνο: Εάν η εφαρμογή αφορά συγκεκριμένο ρόλο ή τμήμα εργασίας, όταν ένας χρήστης αναχωρεί από το τμήμα ή τον ρόλο εργασίας, θα συνεχίσει να βλέπει την εφαρμογή και θα μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στις πληροφορίες. Για αυτόν τον λόγο, συνιστούμε να κάνετε κοινή χρήση των εφαρμογών που αφορούν συγκεκριμένους ρόλους με μια ομάδα του Azure AD.

Εντοπισμός ορφανών εφαρμογών

Επιλέξτε Κενό στην αναπτυσσόμενη λίστα Κάτοχος στο τμήμα παραθύρου τέρμα δεξιά για να βρείτε τις ορφανές εφαρμογές.

Οι ορφανές εφαρμογές, όπου ο κάτοχος της εφαρμογής εγκατέλειψε τον οργανισμό, θα συνεχίσουν να λειτουργούν για τους χρήστες, αλλά οι αλλαγές ή οι επιδιορθώσεις σφαλμάτων μπορούν να πραγματοποιηθούν μόνο από έναν κάτοχο. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να εντοπίσετε τις ορφανές εφαρμογές και να βρείτε έναν νέο κάτοχο για αυτές ή να εργαστείτε σε ένα πλάνο απόσυρσης για αυτές τις εφαρμογές.

Εντοπισμός σιωπηρά κοινόχρηστων συνδέσεων εφαρμογών

  • Ορισμένες συνδέσεις, όπως η σύνδεση SQL που χρησιμοποιείται με τον έλεγχο ταυτότητας SQL Server, είναι σιωπηρά κοινόχρηστες με τους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι μόλις δημοσιευτεί η εφαρμογή, η σύνδεση δημοσιεύεται επίσης και είναι διαθέσιμη στους χρήστες σας. Οι χρήστες σας μπορούν, στη συνέχεια, να δημιουργήσουν επίσης εφαρμογές χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε σύνδεση που χρησιμοποιεί έλεγχο ταυτότητας SQL Server που είναι κοινόχρηστος μαζί τους.

  • Προσδιορίστε τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν τον SQL Server Connector. Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες γνωρίζουν τους κινδύνους και βοηθήστε τους να τους μετριάσουν ενεργοποιώντας τον έλεγχο ταυτότητας Azure AD για τον SQL Server.

Επιλέξτε SQL Server από την αναπτυσσόμενη λίστα Connector στο τμήμα παραθύρου φιλτραρίσματος που βρίσκεται τέρμα δεξιά για να βρείτε εφαρμογές που χρησιμοποιούν τον SQL Server Connector.

Αξιολόγηση κινδύνου εφαρμογών.

Αξιολόγηση κινδύνου ροών

Η σελίδα Αξιολόγηση κινδύνου ροών σάς επιτρέπει να φιλτράρεται κατά:

  • Περιβάλλον

  • Δημιουργός

  • Σύνδεση (χρήστες Microsoft 365, Microsoft Dataverse)

  • Λειτουργία (Ανάλυση JSON, HTTP)

  • Ενέργεια (Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαγραφή στοιχείων SharePoint)

Ορισμένες τυπικές αξιολογήσεις που μπορεί να εκτελέσει ένας διαχειριστής περιγράφονται στις ακόλουθες ενότητες.

Προσδιορισμός ροών που έχουν ανασταλεί

  • Οι ροές θα ανασταλούν λόγω χρήσης ενός συνδυασμού συνδέσεων που βρίσκονται σε διένεξη με τις πολιτικές αποτροπής απώλειας δεδομένων (DLP) της εταιρείας ή τους περιορισμούς χρέωσης.

  • Βρείτε αυτές τις ροές και συνεργαστείτε με τον δημιουργό για να αποφασίσετε εάν η ροή εξακολουθεί να είναι απαραίτητη και, σε αυτήν την περίπτωση, ποια παραβίαση πολιτικής έχουν συναντήσει. Εκπαιδεύστε τον δημιουργό ή τροποποιήστε την πολιτική DLP όπου είναι απαραίτητο.

Ταξινόμηση κατά Κατάσταση στο πλέγμα για να δείτε τις ροές που Αναστέλλονται.

Εντοπισμός ορφανών ροών

  • Οι ορφανές ροές, όπου ο κάτοχος της ροής έχει εγκαταλείψει τον οργανισμό, θα σταματήσουν να λειτουργούν. Επομένως, είναι σημαντικό να αναγνωρίσετε τις ορφανές ροές, να ελέγξετε εάν είναι ακόμα απαραίτητες και να βρείτε έναν νέο κάτοχο.

  • Εν τω μεταξύ, εκχωρήστε στον εαυτό σας την κυριότητα για να δείτε τι κάνει η ροή.

Επιλέξτε Κενό στην αναπτυσσόμενη λίστα Κάτοχος στο τμήμα παραθύρου τέρμα δεξιά για να βρείτε τις ορφανές ροές.

Σιωπηρά κοινόχρηστες συνδέσεις ροής

  • Ορισμένες συνδέσεις, όπως η σύνδεση SQL που χρησιμοποιείται με τον έλεγχο ταυτότητας SQL Server, είναι σιωπηρά κοινόχρηστες με τους χρήστες. Αυτό σημαίνει ότι μόλις κοινοποιηθεί η ροή, η σύνδεση δημοσιεύεται επίσης και είναι διαθέσιμη στους χρήστες σας. Οι χρήστες σας μπορούν επίσης να δημιουργήσουν ροές χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε σύνδεση που χρησιμοποιεί έλεγχο ταυτότητας SQL Server ο οποίος είναι κοινόχρηστος με αυτούς.

  • Προσδιορίστε τις ροές που χρησιμοποιούν τον SQL Server Connector. Βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες γνωρίζουν τον κίνδυνο και βοηθήστε τους να τον μετριάσουν ενεργοποιώντας τον έλεγχο ταυτότητας Azure AD για τον SQL Server.

Επιλέξτε SQL Server από την αναπτυσσόμενη λίστα Connector στο τμήμα παραθύρου φιλτραρίσματος που βρίσκεται τέρμα δεξιά για να βρείτε ροές που χρησιμοποιούν τον SQL Server Connector.

Εντοπισμός ενεργειών ροής

  • Για συγκεκριμένες ενέργειες ή συνδέσεις μπορεί να χρειαστεί να συγκεντρώσετε πρόσθετες πληροφορίες από τον δημιουργό ή να τις εκπαιδεύσετε σχετικά με τη χρήση. Ορισμένα παραδείγματα μπορεί να είναι η ενέργεια προώθησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook Connector ή των αιτήσεων HTTP.

Επιλέξτε ενέργειες ή συνδέσεις που σας ενδιαφέρουν από τις λίστες Σύνδεση και Ενέργεια τέρμα δεξιά στη σελίδα για να βρείτε ροές που χρησιμοποιούν αυτές τις συνδέσεις ή ενέργειες.

Αξιολόγηση κινδύνου ροών.

Εκτίμηση κινδύνου ροών επιφάνειας εργασίας

Η σελίδα Εκτίμηση κινδύνου ροών επιφάνειας εργασίας σάς επιτρέπει να φιλτράρετε κατά:

  • Περιβάλλον

  • Δημιουργός

  • Τύπος ροής επιφάνειας εργασίας

Ορισμένες τυπικές αξιολογήσεις που μπορεί να εκτελέσει ένας διαχειριστής περιγράφονται στις ακόλουθες ενότητες.

Προσδιορισμός ορφανών ροών επιφάνειας εργασίας

  • Οι ορφανές ροές επιφάνειας εργασίας, όπου ο κάτοχος της ροής έχει εγκαταλείψει τον οργανισμό, θα σταματήσουν να λειτουργούν. Επομένως, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τις ορφανές ροές επιφάνειας εργασίας, να ελέγξετε αν εξακολουθούν να χρειάζονται και να βρείτε νέο κάτοχο.

Επιλέξτε Κενό στην αναπτυσσόμενη λίστα Κάτοχος στο τμήμα παραθύρου τέρμα δεξιά για να βρείτε τις ορφανές ροές.

Εκτίμηση κινδύνου ροών επιφάνειας εργασίας.

Αρχείο εφαρμογής και ροής

Χρησιμοποιώντας τον πίνακα εργαλείων του CoE, οι διαχειριστές έχουν επίσης τη δυνατότητα να προσδιορίσουν εφαρμογές που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί και ροές παρακολουθώντας τη βαθμολογία των αρχείων τους: εν ολίγοις, όσο υψηλότερη είναι η βαθμολογία, τόσο πιθανότερο είναι να μπορείτε να αρχειοθετήσετε με ασφάλεια τον πόρο.

  • Η μέγιστη δυνατή βαθμολογία για μια εφαρμογή είναι 6. Μια βαθμολογία 6 αντιπροσωπεύει μια εφαρμογή που δεν έχει τροποποιηθεί από την ημερομηνία δημιουργίας της, χρησιμοποιεί μια λέξη που δεν είναι παραγωγικής λειτουργίας, όπως δοκιμή ή επίδειξη στον τίτλο, η οποία δημιουργήθηκε πριν από τρία χρόνια και πιθανότατα δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο.

  • Η μέγιστη δυνατή βαθμολογία για μια ροή είναι 7. Μια βαθμολογία 7 αντιπροσωπεύει μια ροή που δεν έχει τροποποιηθεί από την ημερομηνία δημιουργίας της, χρησιμοποιεί μια λέξη που δεν είναι παραγωγικής λειτουργίας, όπως δοκιμή ή επίδειξη στον τίτλο, η οποία δημιουργήθηκε πριν από τρία χρόνια και πιθανότατα δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο, είναι σε σταματημένη κατάσταση και δεν είναι σύνθετη (περιέχει λιγότερες από πέντε ενέργειες).

  • Η υψηλότερη δυνατή βαθμολογία για μια ροή επιφάνειας εργασίας είναι 4. Μια βαθμολογία 4 αντιπροσωπεύει μια ροή επιφάνειας εργασίας που δεν έχει τροποποιηθεί από τότε που δημιουργήθηκε, χρησιμοποιεί μια λέξη μη παραγωγής όπως δοκιμήεπίδειξη στον τίτλο, δημιουργήθηκε πριν από έναν χρόνο και πιθανότατα δημιουργήθηκε από ένα πρότυπο.

Αρχείο Power Apps.

Αρχείο Power Automate.

Η σελίδα Αρχείο εφαρμογών ταξινομείται κατά υψηλότερη βαθμολογία αρχειοθέτησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να στοχεύσετε συγκεκριμένους δημιουργούς, εύρη ημερομηνιών, περιβάλλοντα, τμήματα ή συνδέσεις.

Η Βαθμολογία αρχειοθέτησης είναι το άθροισμα πολλών κριτηρίων:

  • Έχει τροποποιηθεί η εφαρμογή από την ημερομηνία δημιουργίας της; (+1)

  • Το όνομα της εφαρμογής χρησιμοποιεί λέξεις που δεν είναι παραγωγής, όπως δοκιμή, επίδειξη ή δείγμα; (+1)

  • Πότε τροποποιήθηκε η εφαρμογή για τελευταία φορά; (+3 για περισσότερο από δύο έτη πριν, +2 για περισσότερο από ένα έτος πριν, +1 για περισσότερο από τρεις μήνες πριν)

  • Αυτή η εφαρμογή είναι πιθανό να είναι πρότυπο ή υπάρχουν πολλές εφαρμογές με το ίδιο όνομα; (+1)

Μια συμβουλή εργαλείου εμφανίζει πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως τον αριθμό των κυκλοφοριών και την τελευταία ημερομηνία έναρξης.

Αρχείο εφαρμογών.

Κάντε δεξιό κλικ για να επιλέξετε μια συγκεκριμένη εφαρμογή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λεπτομέρειες > Λεπτομέρειες εφαρμογής για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών για την επιλεγμένη εφαρμογή.

Μεταβείτε στη σελίδα λεπτομερειών εφαρμογής.

Η σελίδα Αρχείο ροών ταξινομείται κατά υψηλότερη βαθμολογία αρχειοθέτησης. Μπορείτε να στοχεύσετε συγκεκριμένους δημιουργούς, εύρη ημερομηνιών, περιβάλλοντα, τμήματα ή συνδέσεις.

Η Βαθμολογία αρχειοθέτησης είναι το άθροισμα πολλών κριτηρίων:

  • Έχει τροποποιηθεί η ροή από την ημερομηνία δημιουργίας της; (+1)

  • Το όνομα της ροής χρησιμοποιεί λέξεις που δεν είναι παραγωγής, όπως δοκιμή, επίδειξη ή δείγμα; (+1)

  • Πότε τροποποιήθηκε η ροή για τελευταία φορά; (+3 για περισσότερο από δύο έτη πριν, +2 για περισσότερο από ένα έτος πριν, +1 για περισσότερο από τρεις μήνες πριν)

  • Αυτή η ροή είναι πιθανό να είναι πρότυπο ή υπάρχουν πολλές ροές με το ίδιο όνομα; (+1)

  • Ποια είναι η κατάσταση ροής; (+ 2 για σταματημένη, + 1 για σε αναστολή)

  • Πόσο περίπλοκη είναι η ροή, με βάση τον αριθμό των μοναδικών ενεργειών; (-1 εάν είναι πολύπλοκο, επειδή αυτό υποδεικνύει ότι ένας χρήστης έχει δαπανήσει πολύ χρόνο για να το συνδυάσει)

Μια συμβουλή εργαλείου εμφανίζει πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως τον αριθμό των κυκλοφοριών και την ημερομηνία τελευταίας κυκλοφορίας, εκτός από τις βαθμολογίες για τα παραπάνω κριτήρια.

Αρχείο ροής.

Η σελίδα Αρχειοθέτηση ροής επιφάνειας εργασίας ταξινομείται κατά την υψηλότερη βαθμολογία αρχειοθέτησης. Μπορείτε να στοχεύσετε συγκεκριμένους δημιουργούς, εύρη ημερομηνιών, περιβάλλοντα, τμήματα ή συνδέσεις.

Η Βαθμολογία αρχειοθέτησης είναι το άθροισμα πολλών κριτηρίων:

  • Έχει τροποποιηθεί η ροή από την ημερομηνία δημιουργίας της; (+1)

  • Το όνομα της ροής χρησιμοποιεί λέξεις που δεν είναι παραγωγής, όπως δοκιμή, επίδειξη ή δείγμα; (+1)

  • Πότε τροποποιήθηκε η ροή για τελευταία φορά; (+3 για περισσότερο από δύο έτη πριν, +2 για περισσότερο από ένα έτος πριν, +1 για περισσότερο από τρεις μήνες πριν)

  • Αυτή η ροή είναι πιθανό να είναι πρότυπο ή υπάρχουν πολλές ροές με το ίδιο όνομα; (+1)

Μια συμβουλή εργαλείου εμφανίζει πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως τον αριθμό των κυκλοφοριών και την ημερομηνία τελευταίας κυκλοφορίας, εκτός από τις βαθμολογίες για τα παραπάνω κριτήρια.

Αρχειοθέτηση ροής επιφάνειας εργασίας.

Κάνοντας δεξιό κλικ για να επιλέξετε μια συγκεκριμένη ροή και μεταβαίνοντας στις Λεπτομέρειες > Λεπτομέρειες ροής, μπορείτε να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών για την επιλεγμένη ροή.

Λεπτομέρειες εφαρμογών

Η σελίδα Λεπτομέρειες εφαρμογής σάς παρέχει πλούσιες πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον πόρο, εκτός από μια ενσωματωμένη εφαρμογή που σας επιτρέπει να αναλάβετε αμέσως δράση.

Με την ενσωματωμένη εφαρμογή, δεν χρειάζεται να αφήσετε τον πίνακα εργαλείων Power BI για να ενεργήσετε:

  • Μπορείτε να εκχωρήσετε στον εαυτό σας ή σε άλλους την κυριότητα. Σημειώστε ότι αυτό θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους χρήστες με τους οποίους χρησιμοποιείτε την εφαρμογή από κοινού.

  • Μπορείτε να διαγράψετε την εφαρμογή.

  • Μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάτοχο της εφαρμογής.

  • Αφού εκχωρήσετε στον εαυτό σας την κυριότητα, μπορείτε να ανοίξετε την πύλη δημιουργού για να προβάλετε τον αριθμό έκδοσης.

Λεπτομέρειες εφαρμογής.

Λεπτομέρειες ροής

Η σελίδα Λεπτομέρειες ροής σάς παρέχει πιο πλούσιες πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον πόρο, εκτός από μια ενσωματωμένη εφαρμογή για να αναλάβετε αμέσως δράση.

Με την ενσωματωμένη εφαρμογή, δεν χρειάζεται να αφήσετε τον πίνακα εργαλείων Power BI για να ενεργήσετε:

  • Μπορείτε να εκχωρήσετε στον εαυτό σας ή σε άλλους την κυριότητα. Σημειώστε ότι αυτό θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους χρήστες με τους οποίους χρησιμοποιείτε τη ροή από κοινού.

  • Μπορείτε να εκτελέσετε εξαγωγή της ροής.

  • Μπορείτε να διαγράψετε την ροή.

  • Μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον δημιουργό ροής.

  • Αφού εκχωρήσετε στον εαυτό σας την κυριότητα, μπορείτε να ανοίξετε την πύλη δημιουργού για να προβάλετε την ανάλυση και τις λεπτομέρειες της ροής.

Λεπτομέρειες ροής.

Λεπτομέρεια ροής επιφάνειας εργασίας

Η σελίδα Λεπτομέρεια ροής επιφάνειας εργασίας σάς παρέχει πιο πλούσιες πληροφορίες σχετικά με τις εκτελέσεις αυτής της ροής επιφάνειας εργασίας. Θα μπορείτε να ανασκοπήσετε το ιστορικό εκτέλεσης, να προσδιορίσετε ανωμαλίες σε ό,τι αφορά τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μίας εκτέλεσης και την προβολή κωδικών και μηνυμάτων σφάλματος αν η ροή επιφάνειας εργασίας έχει αποτύχει.

Λεπτομέρειες ροής επιφάνειας εργασίας.