Tutorial: Configurar y usar un flujo de trabajo de aprobación de compra

Puede automatizar el proceso de aprobar nuevos registros o registros modificados, como documentos, líneas de diario y fichas cliente, creando flujos de trabajo con pasos para las aprobaciones en cuestión.

Antes de crear flujos de trabajo de aprobación, debe configurar un aprobador y un aprobador sustituto para cada usuario de aprobación. También puede establecer límites de cantidad de aprobadores para definir qué registros de venta y de compra pueden aprobar. Las solicitudes de aprobación y otras notificaciones se pueden enviar como mensajes de correo electrónico o como notas internas. Para cada configuración de usuario de aprobación, también puede configurar cuándo reciben notificaciones.

Nota

Además de la funcionalidad de flujo de trabajo en Business Central, puede usar Power Automate para definir flujos de trabajo para eventos en Business Central. Tenga en cuenta que, aunque son dos sistemas de flujo de trabajo independientes, cualquier plantilla de flujo de trabajo que cree con Power Automate se agrega a la lista de modelos de flujo de trabajo en la sección Business Central. Obtenga más información en Usar Business Central en un flujo de trabajo automatizado.

Puede configurar y utilizar flujos de trabajo que vinculen tareas de procesos empresariales realizadas por distintos usuarios. Las tareas de sistema, como registros automáticos, se pueden incluir como pasos en los flujos de trabajo, antes o después de las tareas de usuario. Solicitar y conceder aprobaciones para crear registros nuevos son pasos habituales de un flujo de trabajo. Obtenga más información en Flujo de trabajo.

Acerca de este tutorial

Este tutorial es un escenario que ilustra las siguientes tareas:

• Configurar usuarios de aprobación
• Configurar notificaciones para usuarios de aprobación
• Modificar y activar un flujo de trabajo de aprobación
• Solicitar aprobación de un pedido de compra (como Alicia)
• Recibir una notificación a continuación aprobar la solicitud (como Pedro)

Historia

Sean es un superusuario en CRONUS y crea dos usuarios de aprobación. Uno es Alicia, que representa un agente de compras. El otro es él mismo Sean, que representa al aprobador de Alicia. Sean les concede a estos derechos de aprobación de compra ilimitados y especifica que recibirán las notificaciones por nota interna en cuanto se produzca un evento relevante. Por último, Pedro crea el flujo de trabajo de aprobación necesario como copia de la plantilla existente Flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra, deja todas las condiciones de evento y las opciones de respuesta existentes sin cambiar y, a continuación, activa el flujo de trabajo.

Para probar el flujo de aprobación, Pedro primero inicia sesión en Business Central como Alicia y, a continuación, solicita aprobación de un pedido de compra. Después inicia sesión como él mismo, ve la nota en el Área de trabajo, sigue el vínculo a la solicitud de aprobación del pedido de compra y aprueba la solicitud.

Usuarios

Para poder configurar los usuarios de aprobación y su método de notificación, debe asegurarse de que existen esos usuarios en Business Central: un usuario representará a Alicia. El otro usuario, usted, representará a Sean. Obtenga más información en Crear usuarios de acuerdo con las licencias.

Configurar usuarios de aprobación

Cuando inicie sesión como usted mismo, configure a Alicia como un usuario de aprobación cuyo aprobador sea usted mismo. Configure sus derechos de aprobación y especifique cómo y cuándo se le notificarán las solicitudes de aprobación.

Para configurarse a usted y a Alicia como usuarios de aprobación

1. Elija el icono , escriba Config. usuario aprobación y luego elija el enlace relacionado.

2. En la página Config. usuario aprobación, seleccione la acción Nuevo.

   Nota

   Debe configurar un aprobador para poder configurar usuarios que requieren la aprobación del aprobador. Eso significa que debe prepararse a sí mismo antes de poder preparar a Alicia.

3. Configure a los dos usuarios de aprobación rellenando los campos tal como se describe en la tabla siguiente.

   Id. de usuario	Id. aprobador	Aprobación compra ilimitada
   USTED		Seleccionada
   ALICIA	USTED

Configuración de notificaciones

En este tutorial, el usuario recibe una notificación mediante una nota interna sobre las solicitudes para aprobar. Las notificaciones de aprobación también pueden enviarse por correo electrónico y puede agregar un paso de respuesta de flujo de trabajo que notifique al remitente cuando se aprueba o rechaza una solicitud. Obtenga más información en Especificar cómo y cuándo recibir notificaciones.

Para configurar cómo y cuándo recibirá notificaciones

1. En la página Config. usuario aprobación, seleccione la línea para usted y después seleccione la acción Configuración de notificación.
2. En la página Configuración de notificación, en el campo Tipo de notificación, elija Aprobación.
3. En el campo Método de notificación, elija Nota.
4. En la página Configuración de notificación, seleccione la acción Programación de notificación.
5. En la página Programación de notificación, del campo Periodicidad, seleccione Inmediatamente.

Crear el flujo de trabajo de aprobación

Cree el flujo de aprobación de pedido de compra copiando los pasos de la plantilla Flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra. Deje los pasos de flujo de trabajo existentes sin cambiar y, a continuación, active el flujo de trabajo.

Sugerencia

Opcionalmente, agregue un paso de respuesta de flujo de trabajo para notificar al remitente cuando su solicitud sea aprobada o rechazada. Obtenga más información en Especificar cómo y cuándo recibir notificaciones.

Para crear y activar un flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra

1. Elija el icono , escriba Flujos de trabajo y luego elija el vínculo relacionado.

2. En la página Flujos de trabajo, seleccione Acciones, luego seleccione Nuevo y luego elija la acción Nuevo flujo de trabajo de plantilla.

3. En la página Plantillas de flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo denominada Flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra.

   La página Flujo de trabajo se abre para un nuevo flujo de trabajo que contiene toda la información de la plantilla seleccionada. El valor del campo Código se amplía con -01 para indicar que este es el primer flujo de trabajo creado a partir de la plantilla Flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra.

4. En el encabezado de la página Flujo de trabajo, active el control de alternancia Habilitado.

Usar el flujo de trabajo de aprobación

Utilice el nuevo flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra iniciando sesión primero en Business Central como Alicia para solicitar la aprobación de un pedido de compra. Después, inicie sesión como usted mismo, consulte la nota en el área de trabajo, siga el vínculo a la solicitud de aprobación y, a continuación, apruebe la solicitud.

Para solicitar aprobación de un pedido de compra como Alicia

1. Inicie sesión como Alicia.
2. Elija el icono icono, escriba Pedidos de compra y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
3. Seleccione la línea para abrir el pedido de compra 106001.
4. En la página Pedido de compra, elija Acciones, luego, Solicitar aprobación y, después, la acción Enviar solicitud aprobación.

Observe que el valor del campo Estado ha cambiado Pendiente de aprobación.

Para aprobar el pedido de compra como Pedro

1. Inicie sesión como Sean.
2. En el área de trabajo, en el área Autoservicio, elija Solicitudes para aprobar.
3. En la página Solicitudes para aprobar, seleccione la línea sobre el pedido de compra de Alicia y luego elija la acción Aprobar.

El valor del campo Estado del pedido de compra de Alicia cambia Lanzado.

Ya ha configurado y probado un flujo de trabajo de aprobación sencillo según los dos primeros pasos del flujo de trabajo de aprobación de pedido de compra. Puede ampliar fácilmente este flujo de trabajo para registrar automáticamente el pedido de compra de Alicia cuando Pedro lo apruebe. Para hacerlo, debe activar el flujo de trabajo de factura de compra, por lo que la respuesta a una factura de compra lanzada es registrarla. Primero debe cambiar la condición del evento en el primer paso del flujo de trabajo (compra) Factura a Pedido.

La versión genérica de Business Central incluye muchas plantillas de flujo de trabajo para ejemplos compatibles con el código de aplicación. La mayor parte de estas plantillas son de los flujos de trabajo de aprobación.

Las variaciones del flujo de trabajo se definen rellenando los campos de las líneas de flujo de trabajo en listas fijas de valores de evento y respuesta que representan ejemplos de flujo de trabajo que admite el código de aplicación. Obtenga más información en Crear flujos de trabajo.

Nota

Si un escenario empresarial requiere un evento de flujo de trabajo o una respuesta que no se admite en la versión predeterminada, regístrese en Power Automate. Para obtener más información, consulte Usar Business Central en flujos de Power Automate. Alternativamente, obtenga una aplicación en AppSource o trabaje con un socio de Microsoft para personalizar el código de la aplicación.

Consulte también .

Configurar usuarios de aprobación
Configurar notificaciones de flujo de trabajo
Crear flujos de trabajo de aprobación
Usar flujos de trabajo de aprobación del producto
Flujo de trabajo
Usar Business Central en un flujo de trabajo automatizado

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