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Administrar órdenes de trabajo con Field Service en Outlook (administradores de primera línea)

Dynamics 365 Field Service proporciona un complemento de Outlook para responsables de primera línea para que puedan crear, ver y editar órdenes de trabajo directamente desde su correo electrónico. Sin salir de Outlook, puede responder a solicitudes de servicio o preguntas sobre solicitudes existentes. El complemento de Outlook admite buzones de correo compartidos. El complemento de Outlook utiliza las credenciales de la cuenta de Microsoft de la persona que inició sesión en el buzón compartido.

Con Copilot, puede crear rápidamente una orden de trabajo con la información del correo electrónico, responder con horarios propuestos o confirmar un horario.

Captura de pantalla del flujo de proceso de orden de trabajo con Copilot en Field Service para Outlook.

También puede crear una orden de trabajo manualmente y utilizar el tablero de programación del Servicio de campo para programar.

Requisitos previos

Crear una orden de trabajo con Copilot

Copilot en Dynamics 365 Field Service cumple las directrices de IA responsable. Si no ve el icono de Copilot, es posible que su administrador haya desactivado la configuración de Copilot.

  1. Mientras ve un correo electrónico, abra el complemento Field Service.

    Si el correo electrónico se utilizó anteriormente para crear una orden de trabajo usando Copilot, se muestra un mensaje con un enlace a la orden de trabajo, a menos que el correo electrónico se haya movido. Si el correo electrónico se movió a otra carpeta, por ejemplo de la Bandeja de entrada al Archivo, no se muestra ningún mensaje o vínculo.

  2. En la pestaña Inicio, seleccione Crear una orden de trabajo desde el correo electrónico.

    Captura de pantalla del panel de Outlook de Field Service que muestra la pestaña Inicio

    Si el correo electrónico no cumple con las pautas de Microsoft IA responsable, Copilot muestra un error. Crear la orden de trabajo manualmente.

  3. Revise la orden de trabajo para asegurarse de que todo el contenido generado por IA sea preciso. Complete cualquier información requerida que no esté incluida en el correo electrónico. Por ejemplo:

    Si un valor no aparece en la lista, seleccione + Nuevo tipo de artículo para crearlo en la aplicación Field Service. Guarde y cierre la aplicación Field Service. Escriba el nuevo valor o seleccione Actualizar para que aparezca en la lista.

    Captura de pantalla del panel Outlook de Field Service que muestra una orden de trabajo generada automáticamente para que el usuario la revise

    Le recomendamos que utilice los botones Me gusta/No me gusta para dejar comentarios. Sus comentarios nos ayudan a mejorar continuamente las respuestas de Copilot.

  4. Seleccione Guardar.

    El número de orden de trabajo se muestra en la parte superior del panel Servicio de campo y el correo electrónico se guarda en la línea de tiempo de Field Service.

    Propina

    Si desea abrir la orden de trabajo en la aplicación Dynamics 365 Field Service, seleccione el icono abrir aplicación web .

  5. Elija una de las Acciones sugeridas o seleccione la flecha hacia atrás para regresar a la pestaña Inicio.

Crear una orden de trabajo manualmente

  1. Mientras está viendo un correo electrónico, abra el complemento Field Service y luego seleccione la pestaña Órdenes de trabajo.

  2. Seleccione el botón Crear orden de trabajo (+).

  3. Complete la información necesaria del correo. Por ejemplo:

    Si un valor no aparece en la lista, seleccione + Nuevo tipo de artículo para crearlo en la aplicación Field Service. Guarde y cierre la aplicación Field Service. Escriba el nuevo valor o seleccione Actualizar para que aparezca en la lista.

    Captura de pantalla del panel Crear orden de trabajo de Field Service Outlook

    Propina

    Copie la información relevante del correo electrónico en el campo Resumen, hasta 8000 caracteres. Para obtener información general sobre las órdenes de trabajo, consulte Arquitectura de órdenes de trabajo.

  4. Seleccione Guardar.

    El número de orden de trabajo se muestra en la parte superior del panel Servicio de campo y el correo electrónico se guarda en la línea de tiempo de Field Service.

    Propina

    Si desea abrir la orden de trabajo en la aplicación Dynamics 365 Field Service, seleccione el icono abrir aplicación web .

Crear un borrador de respuesta de correo electrónico con Copilot

Utilice Copilot para compartir programas propuestos para órdenes de trabajo no programadas o proporcionar confirmaciones de programas para órdenes de trabajo programadas.

Copilot en Dynamics 365 Field Service cumple las directrices de IA responsable. Si no ve el icono de Copilot, es posible que su administrador haya desactivado esta función.

  1. Mientras ve un correo electrónico, abra el complemento Field Service.

  2. Desde una orden de trabajo abierta, seleccione Borrador de correo electrónico con sugerencias de programación o Borrador de correo electrónico para confirmar la programación.

    Captura de pantalla del panel Field Service en Outlook, que muestra el botón Borrador de sugerencia de programación de correo electrónico

    O en la pestaña Inicio, seleccione Borrador de correo electrónico basado en orden de trabajo y luego seleccione Horarios propuestos o Confirmar programa. Si no ve estas opciones, seleccione el correo electrónico original.

    Captura de pantalla del panel Field Service en Outlook, que muestra el botón Borrador de correo electrónico basado en orden de trabajo

  3. Tras revisar el correo electrónico generado, seleccione una de las siguientes.

    • Agregar al correo electrónico: la respuesta generada aparece como respuesta. Realice cualquier cambio y seleccione Enviar.

    • Copiar al portapapeles: seleccione el ícono Copiar para copiar la respuesta y pegarla donde sea necesario.

    • Realizar ajustes: seleccione el icono Ajustar para cambiar la longitud o el tono del correo electrónico y luego seleccione Actualizar.

    • Regenerar: seleccione el icono Regenerar para generar una respuesta de correo electrónico diferente.

      Captura de pantalla del panel Field Service en Outlook, que muestra el botón Borrador de correo electrónico con los botones de Acción resaltados.

  4. Después de agregar y enviar el correo electrónico, elija una de las Acciones sugeridas o seleccione la flecha hacia atrás para regresar a la pestaña Inicio o la lista de órdenes de trabajo.

Ver una orden de trabajo

  1. Mientras está viendo un correo electrónico, abra el complemento Field Service y luego seleccione la pestaña Órdenes de trabajo.

    La lista muestra hasta 50 órdenes de trabajo, y la más reciente aparece en primer lugar.

  2. Para ver más órdenes de trabajo en la aplicación Field Service, seleccione Ver más en la parte inferior de la lista.

    Captura de pantalla del panel Servicio de campo en Outlook, con cuatro órdenes de trabajo enumeradas

  3. Busque la orden de trabajo que desea ver:

    • Escriba el ID de la orden de trabajo en el cuadro Buscar por ID y seleccione Buscar.

    • Para filtrar la lista por estado o prioridad, seleccione Filtrar, haga su elección y, a continuación, seleccione Aplicar.

    • Para quitar un filtro, seleccione Filtro, borre cada selección y, a continuación, seleccione Aplicar.

  4. Seleccione la orden de trabajo para verla o editarla.

    Captura de pantalla de los detalles de la orden de trabajo de Field Service Outlook

Mientras visualiza una orden de trabajo, dependiendo del Estado del sistema, también puede:

Programar o reprogramar una orden de trabajo

El complemento Field Service le ayuda a programar órdenes de trabajo en Outlook. Las sugerencias de programación se basan en la disponibilidad y las habilidades de los técnicos, la proximidad a la ubicación del cliente, los plazos prometidos y la unidad de negocios.

  1. Vea la orden de trabajo que necesita programar o reprogramar.

  2. Para programar, seleccione Programar. Para reprogramar, seleccione Ver programación y luego Reprogramar.

    El sistema busca técnicos disponibles según los requisitos de la orden de trabajo y luego muestra sugerencias. Para ver más sugerencias, seleccione Mostrar más al final de la lista.

  3. Revise la lista de sugerencias. Puede buscar un técnico por nombre, filtrar por fechas u ordenar la lista por hora de inicio o tiempo de viaje.

    Si la Duración estimada no está configurada en los requisitos de recursos, se utilizan 30 minutos como valor predeterminado.

    Captura de pantalla del panel Field Service en Outlook, Sugerencias de programación, con las opciones de búsqueda, filtrado y clasificación resaltadas.

  4. Para asignar la orden de trabajo a un técnico, seleccione el ícono Reservar recurso.

    El técnico está reservado y el estado cambia a Programado. Aparece una confirmación en la parte superior del panel Field Service.

  5. Seleccione la flecha hacia atrás para regresar a la pestaña Inicio o la lista de órdenes de trabajo.

Mover una reserva

Si no necesitas cambiar el técnico asignado, solo la fecha u hora de la cita de servicio, puedes mover la reserva. Si es necesario, también puede asignar la orden de trabajo a un recurso diferente.

  1. Vea la orden de trabajo y seleccione Ver programación.

  2. Seleccione Mover reserva.

    Captura de pantalla del panel Field Service en Outlook, con el elemento Mover reserva resaltado

  3. Seleccione la nueva fecha y hora y, si es necesario, un recurso diferente.

  4. Seleccione Actualizar.

    El técnico está amonestado. Aparece una confirmación en la parte superior del panel Field Service.

Editar una orden de trabajo

  1. Vea la orden de trabajo que desea editar.

  2. Realice los cambios necesarios y seleccione Guardar.