Configurar gestión de documentos

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Este tema explica cómo configurar la gestión de documentos por primera vez. Puede usar la gestión de documentos, también conocida como administración de documentos, para adjuntar notas, documentos o referencias de documentos en registros. También puede usar Complementos de Office para Microsoft Dynamics AX para integrar la gestión de documentos y crear documentos o plantillas de documentos Microsoft Word y Microsoft Excel que usan datos Microsoft Dynamics AX.

En la ilustración siguiente se muestra cómo configurar la gestión de documentos. Los números se corresponden con los procedimientos descritos más adelante en este tema.

1. Activar gestión de documentos

Para poder vincular documentos a registros o generar documentos a partir de un registro, debe activar la funcionalidad de gestión de documentos y después debe activar la gestión de documentos para tablas específicas.

Para activar la gestión de documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en Archivo > Herramientas > Opciones.

2. En el área General, expanda la ficha desplegable Varios.

3. En el grupo de campos Gestión de documentos, active la casilla de verificación Gestión documental activa.

Para activar la gestión de documentos para tablas específicas, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tablas de documentos activas.

2. Haga clic en Nuevo.

3. Seleccione el nombre de la tabla para la que activará la gestión de documentos.

   Ejemplo

   Para activar la gestión de documentos para pedidos de ventas, seleccione el nombre de tabla SalesTable.

4. Repita los pasos 2 y 3 para cada tabla para la que desea activar la gestión de documentos.

2. Especificar un directorio de archivo de documentos

Cuando adjunta un documento a un registro en Microsoft Dynamics AX, se almacena en una ubicación que especifique. Esta ubicación se denomina directorio de archivo. Puede especificar un directorio de archivo para todos los tipos de documentos que ha configurado, o puede especificar un directorio de archivo independiente para cada tipo de documento. Si no especifica un directorio de archivo para un tipo de documento, el tipo de documento usa el directorio de archivo especificado en este procedimiento. Vea “Crear o importar tipos de documentos” más adelante en este tema para obtener más información sobre cómo especificar un directorio de archivo para un tipo de documento.

Nota

Si usa Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX, hay requisitos y restricciones adicionales sobre archivos de documentos. Para obtener más información, vea Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

Para especificar una ubicación para el directorio de archivo de documentos Microsoft Dynamics AX, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.

2. En el área General, busque la ubicación del directorio de archivo.

   Advertencia

   Si ya tiene un directorio de archivo especificado y lo desea cambiar, primero debe mover el contenido del directorio de archivo existente al nuevo directorio de archivo. Para obtener más información, vea Gestión de documentos.

3. Opcional: especifique el tamaño de archivo máximo permitido para los documentos.

   Campo	Descripción
   Tamaño máximo de archivo en la base de datos	Especificar el tamaño máximo de archivo, en megabytes, para un archivo guardado en la base de datos Microsoft Dynamics AX.
   Tamaño máximo de archivo en sistema de archivos	Especifique el tamaño máximo de archivo, en megabytes, para un archivo guardado en la ubicación del directorio de archivos.

3. Especificar las secuencias numéricas para los documentos

Antes de poder usar la gestión de documentos, debe especificar secuencias numéricas para los documentos. Los archivos que adjunta a registros cambian de nombre cuando se almacenan en el directorio de archivo. El nombre de archivo de los archivos adjuntos se determina por las secuencias numéricas establecidas para los documentos.

Para especificar secuencias numéricas para documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.

2. En el área Secuencias numéricas, seleccione un código de secuencia numérica para cada referencia.

   Si el código de secuencia numérica que busca no aparece en la lista, debe crear un nuevo código de secuencia numérica en la página de lista Secuencias numéricas. Para obtener más información, vea Configuración de secuencias numéricas.

4. Especificar tipos de archivo

Puede controlar los tipos de archivos o documentos con extensiones de nombre de archivo específicas, que los usuarios pueden ajuntar a registros Microsoft Dynamics AX.

Para especificar tipos de archivo, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.

2. En el área Tipos de archivos, revise los tipos de archivo predeterminados. Quite los tipos de archivo que los usuarios no deben poder adjuntar a registros, y agregue los tipos de archivo adicionales que los usuarios deben poder adjuntar a registros.

5. Opcional: configurar integración con Complementos de Office

Cuando usa la gestión de documentos, puede integrar Complementos de Office para crear documentos Word y libros de Excel que se vinculan de forma dinámica a las tablas de Microsoft Dynamics AX. Para obtener instrucciones específicas acerca de cómo hacer esto, vea Install Office Add-ins y Configurar la integración con los complementos de Microsoft Office.

6. Crear o importar tipos de documentos

Los tipos de documentos son necesarios para la gestión de documentos y se usan para categorizar los documentos que adjunta a registros. Cuando crea un documento no adjunto, se le asignará uno de estos tipos de contenido. Si tiene flujos de trabajo configurados, el flujo de trabajo usa el tipo de documento para guiar el documento al usuario o a la cola de elementos de trabajo adecuados.

Los tipos de documentos Nota y Archivo están disponibles de forma predeterminada.

Crear tipos de documentos

Para crear un tipo de documento, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tipos de documento.

2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, especifique la información siguiente sobre el tipo de documento.

   Campo	Descripción
   Clase	Seleccione la acción que tiene lugar cuando un usuario crea un adjunto del tipo de documento seleccionado: Adjuntar URL: adjunte una referencia a un documento mediante una URL. Crear hoja de cálculo de Microsoft Excel mediante COM: cree una hoja de cálculo Excel y copie datos desde la transacción seleccionada. Crear documento de Microsoft Word mediante COM: cree un documento Word y copie datos desde la transacción seleccionada. Crear documento de solicitud: cree un documento Word sin abrir Word. Nota simple: permite crear una nota simple para la transacción a la que se hace referencia. Biblioteca de plantillas: cree un archivo de plantilla mediante Word o Excel y después guarde el archivo a una biblioteca de plantillas. Por ejemplo, puede crear una plantilla de presupuesto mediante Excel. A continuación, cada departamento de su organización especifica la información del presupuesto en una copia de la plantilla. [!Nota:] El administrador del sistema debe crear el sitio o la biblioteca de documentos SharePoint para la biblioteca de plantillas.
   Grupo	Seleccione el grupo para el tipo de documento.
   Guardado automático	Active esta casilla de verificación para guardar automáticamente los archivos temporales en la base de datos después de utilizarlos. Normalmente, los archivos temporales se almacenan en la carpeta Temp de Microsoft Windows. Para guardar los archivos temporales en el directorio especificado en la lista Ubicación de archivos, seleccione Guardado automático.
   Supresión automática	Active esta casilla de verificación para eliminar automáticamente los archivos temporales después de utilizarlos. Normalmente, los archivos temporales se almacenan en la carpeta Temp de Windows.
   Quitar	Seleccione Sólo documento para quitar solo la referencia del archivo de documentos o seleccione Documento y archivo físico para quitar la referencia y el archivo físico.
   Pedir confirmación	Seleccione esta casilla para requerir la confirmación antes de que se elimine el archivo físico.
   Categoría	Seleccione una categoría de documento Enterprise Portal para asociar con el tipo de documento. Los detalles de las categorías del documento se configuran en el formulario Parámetros de Enterprise Portal. Para obtener más información, vea Adición de documentos, notas o URL a los registros.
   Directorio de archivo	Directorio donde los archivos de documentos del tipo de documento seleccionado se almacenan. Si este campo está vacío, el directorio de archivo predeterminado que se especifica en el formulario Parámetros de la administración de documentos se usa como el directorio de archivo. [!Nota:] Si usa Enterprise Portal, hay requisitos y restricciones adicionales sobre archivos de documentos. Para obtener más información, vea Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
   Ubicación	Seleccione la ubicación en la que los archivos de documentos para este tipo de contenido se almacenan. Están disponibles las siguientes opciones: Directorio de archivo: los documentos de este tipo se almacenan en el directorio que se especifica en el campo Directorio de archivo. Base de datos: los documentos de este tipo se almacenan en la base de datos Microsoft Dynamics AX. Ubicación original: los documentos de este tipo se almacenan en la ubicación utilizada cuando el archivo estaba originalmente adjuntado al registro. SharePoint: los documentos de este tipo se almacenan en una biblioteca de documentos de SharePoint. [!Nota:] Si los documentos se almacenan en una ubicación compartida en lugar de la base de datos, compruebe que se defina el nivel de acceso correcto en la ubicación compartida.
   Comprobar tabla	Si está activada esta casilla de verificación, el tipo de documento seleccionado sólo está disponible desde las tablas especificadas en el formulario Opciones. La casilla de verificación se desactiva de forma predeterminada para los tipos de documentos estándar Nota y Archivo. Para obtener más información, vea Registrar un tipo de documento en una tabla concreta.

Importar tipos de documento

Para importar tipos de documentos, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tipos de documento.

2. Haga clic en Importar.

3. Busque la ubicación del archivo que contiene los tipos de documentos exportados.

4. Cuando se le solicite que elimine tablas antes de la importación, haga clic en Sí a todo y, a continuación, en Aceptar.

5. Haga clic en Sí para confirmar.

6a. Opcional: configure la administración de documentos para SharePoint

Puede usar bibliotecas de documentos de SharePoint para almacenar adjuntos de documentos o plantillas de documentos. Para obtener más información, vea Configurar y usar la gestión de documentos de Microsoft Dynamics AX con las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint.

6b. Si usa Enterprise Portal: configure las categorías de documentos

En Enterprise Portal, puede seleccionar los módulos o las áreas de productos que muestran categorías de documentos específicos y los tipos de usuarios externos que pueden abrir los documentos.

Para configurar categorías de documentos en Enterprise Portal, vea Set up documents for viewing in Enterprise Portal.

7. Especificar tipos de contenido

Los tipos de contenido se usan para categorizar documentos que no están adjuntos a registros. Algunos ejemplos de documentos no adjuntos pueden ser facturas, informes de gastos o pedidos de compra. El flujo de trabajo usa tipos de contenido de documentos que permite enrutar documentos al usuario correcto o a la cola de artículos de trabajo para su procesamiento. Para obtener más información, consulte Configuración del sistema de flujo de trabajo.

Para crear tipos de contenido, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tipos de contenido de documentos.

2. Haga clic en Nuevo y, a continuación, escriba un nombre y una descripción del tipo de contenido.

Para obtener más información, vea Tipos de contenido de documento (formulario).

8. Opcional: especifique la configuración de la administración de documentos para AIF

Antes de poder utilizar los servicios de documentos de Integration Application Framework (AIF), debe especificar la configuración de la gestión de documentos de AIF. Los servicios de documentos AIF son servicios basados en consultas que puede usar para intercambiar datos con sistemas externos enviando y recibiendo documentos XML. Estos documentos representan entidades empresariales, como clientes, proveedores o pedidos de ventas.

Para especificar la configuración de la gestión de documentos de AIF, siga estos pasos:

1. Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.

2. Haga clic en AIF.

3. Complete los siguientes campos:

Campo	Descripción
Tipo de documento:	Seleccione el tipo de documento para las notas de los documentos electrónicos entrantes. Para los pedidos de ventas, este tipo debe ser Nota.
Servicio de archivo de documentos	Active esta casilla si los archivos de documentos de servicio web se deben enviar al flujo de trabajo para su enrutamiento a las partes adecuadas.

Para obtener más información, vea AIF Document Services.

Paso siguiente

Una vez que haya configurado la gestión de documentos, puede adjuntar documentos a los registros o crear plantillas de documentos para los tipos de documentos específicos. Para obtener más información, consulte Crear una nota, Crear una plantilla de documento y asociarla a un tipo de documento o Crear una referencia a un documento existente.

Originalmente, si configura la integración con Complementos de Office, puede crear documentos Word y libros de Excel que se vinculan de forma dinámica a las tablas de Microsoft Dynamics AX. Para obtener más información, consulte Tareas clave: crear y usar una plantilla de Word mediante los complementos de Office o Tareas clave: crear y compartir una plantilla de Excel mediante los complementos de Office.

Tareas relacionadas

Copiar una nota o documento de referencia

Consulte también

Gestión de documentos en ventas y marketing