Administradores de TI: información general sobre las opciones de colaboración externa en Microsoft 365

Artículo
01/18/2024

Con Microsoft 365, los usuarios pueden colaborar con personas ajenas a su organización de varias maneras. Los usuarios pueden compartir archivos, invitar a invitados a equipos, tener reuniones con participantes externos y chatear con personas de otras organizaciones. En este artículo se tratan las opciones de colaboración externa disponibles y los vínculos al contenido que necesita para configurar cada una de ellas.

En la tabla siguiente se muestran las principales formas en que los usuarios de fuera de la organización pueden acceder a los recursos de Microsoft 365:

Actividad	Tipo de cuenta	Configuración predeterminada
Uso compartido de archivos y carpetas autenticados	Cuenta de invitado	Habilitado
Uso compartido de sitios	Cuenta de invitado	Habilitado
Uso compartido de equipos	Cuenta de invitado	Habilitado
Uso compartido entre nubes	Cuenta de invitado	Deshabilitada
Uso compartido de organizaciones multiinquilino	Cuenta de invitado	Deshabilitada
Canal compartido en Teams	Cuenta externa existente de Microsoft 365	Deshabilitada
Chat externo y reuniones	Cuenta externa existente de Microsoft 365	Habilitado
Reuniones entre nubes	Cuenta externa existente de Microsoft 365	Deshabilitada
Unirse a una reunión anónima	Ninguno	Habilitado
Uso compartido de archivos y carpetas no autenticados	Ninguno	Habilitado

Personas fuera de la organización no tienen acceso a menos que un usuario de su organización inicie una de estas actividades. Puede deshabilitar cualquiera de estas configuraciones si no desea permitir esa actividad en su organización.

Si tiene procesos empresariales o requisitos para permitir la colaboración con organizaciones externas, consulte Incorporación de proveedores de confianza para colaborar en Microsoft 365.

El uso compartido de documentos, sitios y equipos con personas ajenas a la organización usa cuentas de invitado. Las cuentas de invitado son un tipo de cuenta en Microsoft Entra identificador que se administra a través de Microsoft Entra colaboración B2B. Se pueden usar para compartir recursos en su organización con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, incluidas las personas de otros entornos de nube de Microsoft 365. Puede administrar las cuentas de invitado de la misma manera que administra los usuarios de su organización. Los invitados no requieren una licencia para la mayoría de las características de colaboración.

Los invitados solo pueden acceder a los recursos que comparta específicamente con ellos.

Si el invitado tiene una cuenta profesional o educativa en otra organización o una cuenta de Microsoft, puede iniciar sesión con su nombre de usuario y contraseña normales. Si tienen un tipo de cuenta diferente, como una cuenta de Gmail, pueden iniciar sesión mediante un código de acceso único que se envía a su dirección de correo electrónico.

Con los invitados puede:

Invítelos a grupos, equipos o sitios de SharePoint de Microsoft 365, donde pueden colaborar con personas de su organización.
Comparta un único archivo o una carpeta con ellos que puedan ver o editar en función de los permisos que se les concedan.

Para obtener información sobre cómo planear la colaboración con invitados en Microsoft 365, consulte las siguientes referencias:

Para obtener información sobre cómo configurar Microsoft 365 para la colaboración con invitados, consulte las siguientes referencias:

Canales compartidos

Los canales compartidos son un tipo de canal de Teams que permite compartir con personas ajenas al equipo, incluidas las personas de otras organizaciones de Microsoft 365. Aunque los canales compartidos están activados de forma predeterminada en Teams, la colaboración externa con canales compartidos está deshabilitada de forma predeterminada. La colaboración externa con canales compartidos usa Microsoft Entra conexión directa B2B, que permite agregar personas de otras organizaciones de Microsoft 365 a canales de Teams sin necesidad de crear una cuenta de invitado.

Los canales compartidos tienen una ventaja particular sobre las cuentas de invitado, ya que no requieren que los participantes externos cambien las cuentas en el cliente de escritorio de Teams o inicien sesión en su organización. Pueden usar su cuenta profesional o educativa normal y acceder directamente al canal.

El uso compartido de canales con personas ajenas a la organización requiere que su organización y la organización externa configuren una relación organizativa en Microsoft Entra B2B Direct Connect.

Para obtener información sobre cómo configurar Microsoft 365 para la colaboración externa con canales compartidos, consulte las siguientes referencias:

Chat externo y reuniones

Los usuarios de su organización pueden chatear, agregar usuarios a reuniones y usar audio o videoconferencia en Teams con usuarios de organizaciones externas de Microsoft 365. De forma predeterminada, los usuarios de su organización pueden comunicarse de estas maneras con todos los demás dominios de Microsoft 365. Personas en otras organizaciones pueden comunicarse de estas maneras con los usuarios si conocen la dirección de correo electrónico del usuario. Puede permitir o bloquear dominios específicos o bloquear todos los dominios si desea deshabilitar la característica.

También puede permitir que los usuarios de su organización se comuniquen con personas de fuera de la organización que usan cuentas de Teams que no están administradas por una organización, así como Skype Empresarial (en línea y local) y usuarios de Skype.

Las cuentas de invitado no se usan como parte de chats y reuniones externos. Los participantes externos permanecen conectados a su organización o a Skype y pueden comunicarse directamente con personas de su organización. No tienen acceso a sus equipos o canales.

Para obtener información sobre cómo configurar Microsoft 365 para reuniones y chats externos, consulte las siguientes referencias:

Unirse a una reunión anónima

Personas de fuera de la organización puede unirse a las reuniones de las siguientes maneras:

Si ha iniciado sesión en su organización con una cuenta de invitado, se une a las reuniones como invitado.
Si han iniciado sesión en una organización diferente con una cuenta profesional o educativa, y ambas organizaciones confían entre sí en el acceso externo o forman parte de la conexión de reuniones entre nubes, se unen a las reuniones como participantes externos.
Si no son invitados o participantes externos, deben unirse a las reuniones de forma anónima.

Si la configuración de unión anónima está habilitada para su organización, los usuarios anónimos pueden unirse a una reunión mediante un vínculo de reunión que se haya compartido con ellos (por ejemplo, un vínculo en la invitación a la reunión). Se les pide que escriban un nombre para mostrar de su elección al unirse a la reunión de forma anónima. Dependiendo de la configuración de la sala de espera, el usuario anónimo puede ser admitido automáticamente en la reunión o agregarse a una sala de espera donde el organizador de la reunión (o los participantes de la reunión con el rol moderador) pueden permitir o denegar el acceso a la reunión.

No es posible comprobar la identidad de los usuarios anónimos antes, durante o después de la reunión.

Puede controlar la capacidad de los usuarios anónimos para unirse a reuniones en el nivel de organización y a través de la configuración de directivas de reuniones. Para obtener información sobre cómo configurar la unión anónima para reuniones, consulte Administración del acceso de participantes anónimos a las reuniones de Teams.

Acceso a archivos y carpetas no autenticados

En Microsoft 365, los archivos y carpetas de Teams, SharePoint y OneDrive se pueden compartir mediante vínculos no autenticados (o cualquiera ). Los vínculos de cualquiera proporcionan acceso al elemento compartido a cualquier persona que tenga el vínculo. Todos los vínculos se pueden compartir con otros usuarios, lo que les da acceso al archivo o carpeta.

Las personas que usen Cualquiera de los vínculos no tienen que autenticarse y sus accesos no pueden ser auditados. Los propietarios de archivos y carpetas pueden revocar el acceso en cualquier momento mediante la eliminación del vínculo.

Los vínculos para cualquier usuario no se pueden usar con archivos en un sitio del canal compartido de Teams.

Para obtener información sobre cómo trabajar con el uso compartido anónimo de archivos y carpetas, consulte las siguientes referencias:

Puede colaborar con los usuarios en otros entornos de nube de Microsoft Azure (por ejemplo, entre Microsoft Azure Commercial y Microsoft Azure Government) de las siguientes maneras:

Acceso de invitado entre nubes : puede compartir documentos, sitios y equipos con organizaciones que se encuentran en otros entornos de nube de Microsoft Azure.
Reuniones entre nubes : puede reunirse con personas de otros entornos en la nube de Microsoft Azure con una experiencia de reunión autenticada que no requiera cuentas de invitado.

Ambas opciones requieren que habilite las conexiones con el otro entorno en la nube y configure una relación organizativa con la organización específica con la que desea colaborar.

Para obtener información sobre cómo configurar el acceso de invitado entre nubes, consulte Colaborar con invitados de otros entornos de nube de Microsoft 365.

Para obtener información sobre cómo configurar reuniones entre nubes, consulte Reunión con personas en otros entornos de nube de Microsoft 365.

Organizaciones multiinquilino

Si su organización administra varios inquilinos de Microsoft 365, puede configurar una organización multiinquilino en Microsoft 365 para facilitar la colaboración y el acceso a recursos entre inquilinos. Las organizaciones multiinquilino sincronizan usuarios entre inquilinos mediante Microsoft Entra usuarios de colaboración B2B. Con el nuevo cliente de escritorio de Microsoft Teams, los usuarios pueden buscar usuarios en otros inquilinos, recibir notificaciones en tiempo real de todos los inquilinos de la organización multiinquilino y participar en chats, reuniones y llamadas en todos los inquilinos sin necesidad de cambiar de inquilino.

Para obtener información sobre cómo configurar una organización multiinquilino, vea Planear organizaciones multiinquilino en Microsoft 365 y Configurar una organización multiinquilino en Microsoft 365.

Introducción a la colaboración de archivos en Microsoft 365

Colaboración de archivos en SharePoint con Microsoft 365

Usar el acceso de invitados y el acceso externo para colaborar con personas fuera de su organización

Limitar las organizaciones en las que los usuarios pueden tener cuentas de invitado

Controlar quién puede omitir la sala de reuniones en Microsoft Teams