Gobierno y administración de la información en SharePoint
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
¿Cómo va a controlar la información de su organización, como documentos, listas, sitios web y páginas web? ¿Cómo se puede aumentar la facilidad de uso y de administración de la información? ¿Quién tiene acceso a qué información? ¿Cómo se proporciona la información interna y externamente, y a quién?
¿Qué es la arquitectura de la información?
La arquitectura de la información determina el modo en que la información de un sitio o solución (sus páginas web, documentos, listas y datos) se organiza y muestra a los usuarios del sitio. La arquitectura de la información se suele considerar como una lista jerárquica de contenido, palabras clave de búsqueda, tipos de datos y otros conceptos.
Evalúe la arquitectura de la información de su organización para lograr que sea lo más eficaz posible. Y es que una valoración exhaustiva de la arquitectura de la información de su organización ayuda a saber de qué forma se puede ser eficaz, como, por ejemplo:
Use metadatos para que sea más fácil buscar y comparar contenido o datos relacionados.
Administre las versiones y registros para asegurarse de que puede distinguir cuál es la versión autorizada de un documento.
Clasifique y almacene la información correctamente para que los responsables de la toma de decisiones puedan encontrar los datos que proceda y basarse en ellos.
Diseñe la navegación y muestre la información de forma que los usuarios puedan encontrar los sitios y la información importantes.
Integre la arquitectura de la información con la estrategia de búsqueda de su entorno, ya que esto permite que los usuarios den con la información adecuada. La arquitectura de la información engloba la estructura de alambre y el mapa del sitio, la búsqueda y navegación, las etiquetas de metadatos administrados y los tipos de contenido.
Defina una estrategia de publicación: distribuya las tareas de creación y recurra a la publicación entre sitios para controlar el diseño del sitio y el modo en que el contenido se muestra.
Una buena arquitectura de la información persigue las siguientes metas:
Fácil de administrar ¿El equipo de TI es capaz de implementar y administrar la información de forma eficaz?
Cumple con los requisitos ¿La arquitectura de la información cubre los requisitos legales, las necesidades de privacidad y los objetivos de seguridad?
Dispara la eficacia del negocio ¿Aporta la arquitectura eficacia a la organización?
Preguntas que se deben plantear al diseñar un sitio o solución:
Acceso a la información
Procure tener en cuenta el acceso al contenido al diseñar la solución y los sitios. Esto se solapa con el gobierno de TI, ya que se considera el entorno completo. Formule las siguientes preguntas:
Administración de la información: permisos y audiencias
| Pregunta | Más información |
|---|---|
| ¿Cómo estructuro los permisos en un sitio? |
Información general sobre los permisos de sitio en SharePoint 2013 |
| ¿Cómo dirijo el contenido a una audiencia específica? |
Planeación del público e identificación de contenido (SharePoint Server 2010) |
| ¿Debo usar Information Rights Management (IRM) para proteger el contenido? |
Planeación de Information Rights Management (SharePoint Server 2010) |
Gobernanza de TI: acceso
| Pregunta | Más información |
|---|---|
| ¿Cómo pongo este contenido a disposición de los usuarios externos? |
Ejemplos de diseño de SharePoint Server: Portal corporativo y sitios de extranet |
| ¿Cómo me aseguro de que solo disponen de acceso aquellos usuarios que lo necesitan? |
Security and permissions (SharePoint 2013) |
Herramientas de administración de la información
Controle la información con herramientas de administración de la información, como las siguientes:
| Herramienta | Más información |
|---|---|
| Use flujos de trabajo y aprobaciones en centros de documentación y páginas del sitio; es decir, donde se almacene la documentación oficial. |
Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint 2013 |
| Use aprobaciones en los sitios web publicados en páginas del control. |
Planear sitios de publicación de Internet, intranet y extranet en SharePoint Server y Plan content types and workflows in SharePoint 2013 |
| Use el historial de versiones y el control de versiones para conservar un historial y un documento maestro. |
Planeación de control de versiones, aprobación de contenido y controles de desprotección de documentos en SharePoint 2013 |
| Administre bibliotecas con el Organizador de contenido. |
Configurar el organizador de contenido para distribuir los documentos |
| Use directivas del sitio para administrar los ciclos de vida de las colecciones de sitios. |
Información general sobre las directivas de sitio en SharePoint Server |
| Use Information Rights Management y la auditoría para proteger y auditar los activos corporativos importantes y los sitios que contengan información confidencial. |
Aplicar Information Rights Management a una lista o biblioteca y Configure audit settings for a site collection (Configurar opciones de auditoría para una colección de sitios) |
Decida qué reglas y directivas necesita para los siguientes tipos de elementos: páginas, listas, documentos, registros, activos enriquecidos, blogs y wikis, fuentes, comentarios anónimos, acceso anónimo, términos y conjuntos de términos y datos externos (Servicios de conectividad empresarial).
Una buena forma de administrar la información consiste en mantener un equilibrio entre los siguientes factores:
Disponibilidad El contenido debe estar disponible cuando los usuarios lo necesiten y en la ubicación donde puedan acceder a este.
Acceso Tenga en cuenta quién tiene acceso al contenido. ¿Está protegido, si es que debe estarlo?
Redundancia Las copias compartidas reducen la redundancia y constituyen una versión de un documento.
Hágase preguntas como las siguientes para sopesar sus prioridades para cada contenido:
¿Cuál de estos factores tiene la prioridad más alta para cada tipo de contenido?
¿Es la disponibilidad más importante que el acceso?
¿Es el acceso más importante que la redundancia?
¿Qué puede ser tan complicado para los usuarios que se vean tentados a usar otra solución?
¿Qué compensaciones son factibles y deseables?
Recursos para planear la arquitectura de la información
En la siguiente tabla, se reúnen algunos recursos disponibles que ayudan a los arquitectos de la información a planear la arquitectura de la información de su solución de SharePoint.
Recursos de arquitectura de la información