Hankijatega koostöö tegemine Hankija portaali kasutades

See teema kirjeldab, kuidas ostuagendid saavad kasutada hankija portaali ostutellimuse kinnitamise protsessi käigus väliste hankijatega koostöö tegemiseks. See teave kehtib ainult Dynamics AX-i 2016. aasta veebruari ja 2016. aasta mai versioonide puhul.

Selles teemas sisalduv teave kehtib ainult Dynamics AX-i 2016. aasta veebruari ja 2016. aasta mai versioonide puhul. Hankija portaali funktsionaalsus on Dynamics 365 for Operationsi versioonis 1611 asendatud hankija koostöö laiendatud funktsionaalsusega. Lisateavet hankija koostöö turvalisuse seadistamise kohta vt teemast Hankija koostöö kasutamine väliste hankijatega koostöö tegemiseks.

Hankija portaal on mõeldud hankijatele, kellel puudub ostutellimuse (PO) teabe vahetamiseks Microsoft Dynamics AX-iga elektrooniliste andmete vahetus (EDI). Portaal võimaldab ostuagentidel saata hankijale ostutellimuse ja saada siis kinnitava või tagasilükkava vastuse otse Dynamics AX-is.

Protsessi on võimalik konfigureerida nii, et hankija kinnitus kinnitab tellimuse automaatselt. Sellisel juhul on järeltegevust vaja ainult aeg-ajalt, kui tellimus lükatakse tagasi või kui hankija kinnitus on registreeritud vastusena, kuid ostutellimuse olekut ei ole värskendatud väärtusele Kinnitatud kinnitusprotsessi probleemi tõttu.

Ostutellimuse kinnitamine ja tagasilükkamine

Ostutellimused koostatakse Dynamics AX-is. Kui teil on ostutellimus olekuga kinnitatud, saab saata selle hankijale, luues kinnitustaotluse. Kui soovite juhtida hankija tähelepanu uuele ostutellimusele, võite ostutellimuse saatmiseks meiliga kasutada prindihalduse süsteemi. Ostutellimus ilmub hankija portaali ning sisaldab valikut, mille kaudu hankija saab tellimuse kinnitada või selle tagasi lükata. Hankija saab lisada ka kommentaare teabe (nt ostutellimuse muudatuste) edastamiseks.

Hankija portaalis saab hankija vaadata tellimuse ridu. Nendel ridadel on teave nagu väline tootekood, dimensioonid, hinnateave, kogus, tarnekuupäev ning tarneaadress. Hankija saab luua aruande, millel on näha ostutellimuse teave ja hind kokku. Hankijat puudutavad tasud kuvatakse, kui hankija klõpsab päises või ridadel nuppu Tasud. Hankijad saavad ostutellimuse teabe oma süsteemi importida, kasutades funktsiooni Excelisse eksportimine.

Järgmises tabelis näidatakse tavapärast teabevahetust, mis oleneb sellest, kuidas hankija vastab, kui saadate talle kinnitamiseks ostutellimuse.

Vastuse tüüp Tulemus
Hankija kinnitab tellimuse. Süsteem on konfigureeritud hankija kinnituse korral automaatselt ostutellimusi kinnitama. Tellimuse olekuks määratakse Kinnitatud. Kui miski takistab tellimuse värskendamist, salvestatakse hankija vastuseks ikkagi Kinnitatud, kuid ostutellimuse olekuks jääb Välisel ülevaatamisel.
Hankija kinnitab tellimuse. Süsteem ei ole konfigureeritud hankija kinnituse korral automaatselt ostutellimusi kinnitama. Hankija vastus salvestatakse kui Kinnitatud, kuid ostutellimus jääb olekusse Välisel ülevaatamisel.
Hankija lükkab tellimuse tagasi. Hankija vastus salvestatakse kui Tagasi lükatud ja ostutellimus jääb olekusse Välisel ülevaatamisel. Tagasilükkamine saadakse koos põhjusega ja muutmise ettepanekuga (nt teine tarnekuupäev). Värskendate ostutellimuse ja saadate siis uue versiooni kinnitamiseks.

Muudatused ostutellimuses

Kui peate muutma juba kinnitatud ostutellimust, saate uue ostutellimuse hankijale hankija portaali kaudu. Uuel ostutellimusel on versiooni järelliide, mis näitab, et see on eelnevalt edastatud ostutellimuse muudetud versioon. Hankija portaali abil saavad hankijad iga tellimuse ajalugu jälgida. Ostutellimuse varem kinnitatud versioon jääb uue ostutellimuse kinnitamiseni kinnitatud ostutellimuste nimekirja.

Ostutellimuse tühistamisel muudetakse olekuks uuesti Kinnitatud. Peate ostutellimuse hankija portaali kaudu hankijale tagasi saatma, et hankija saaks tühistamise kinnitada või tagasi lükata. Pärast tühistamise kinnitamist kuvatakse ostutellimus hankija kinnitatud ostutellimuste loendis olekuga Tühistatud.

Versioonide, oleku üleminekute ja muudatuste haldamine

Kui ostutellimus hankijale saadetakse, registreeritakse see süsteemis ostutellimuse kindla versioonina ja oleku Kinnitatud asemel määratakse olekuks Välisel ülevaatamisel. Kui ostutellimust hiljem muudetakse, luuakse ostutellimusest uus versioon ja olekuks määratakse uuesti Kinnitatud (või Mustand, kui muudatuste haldamine on sisse lülitatud).

Järgmises tabelis on näide oleku ja versiooni muudatuste kohta, mida ostutellimuses teha saab.

Tegevus Olek ja versioon
Dynamics AX-is luuakse ostutellimuse algne versioon. Olek on Kinnitatud.
Ostutellimus saadetakse hankija portaali. Versioon registreeritakse hankija portaalis ja olekuks määratakse Välisel ülevaatamisel.
Teete mõningaid hankija soovitud muudatusi. Olekuks määratakse uuesti Kinnitatud.
Saadate ostutellimuse uue versiooni hankija portaali. Uus versioon registreeritakse hankija portaalis ja olekuks määratakse Välisel ülevaatamisel.
Hankija kinnitab ostutellimuse uue versiooni. Olekuks määratakse Kinnitatud.

Hankijale saadetud ostutellimuse versioonide ja hankija vastuste nägemiseks klõpsake ostutellimuses valikuid Töölehed > Kinnituse taotlused.

Hankijale vastuse saamiseks saadetud tellimused, mille olek on Välisel ülevaatamisel, ilmuvad kas loendis Ostutellimused on saadetud hankija portaali, oodatakse vastust või Ostutellimused on saadetud hankija portaali, vastus nõuab tegevust. Kui muudate hankijale saadetud tellimust, nii et olekuks määratakse uuesti Kinnitatud, ei kuvata tellimust enam nendes loendites. Selleks et näha, kas hankija on tellimuse kohta varem vastuse saatnud, klõpsake valikuid Töölehed > Kinnituse taotlused.

Hankijad ei pea ostutellimust hankija portaalis kinnitama. Nad võivad saata ka meilisõnumi või teatama ostutellimuse vastuvõtmisest muude kanalite kaudu. Seejärel saate tellimuse Dynamics AX-is käsitsi kinnitada. Sellisel juhul saate hoiatuse, et tellimus on kinnitatud, kuigi hankijalt puudub vastus. Seejärel kuvatakse ostutellimus hankija portaali kinnitusajaloos avatud kinnitatud tellimusena, millel puuduvad vastused. Lisaks pole hankijal enam võimalust ostutellimuse kinnitamiseks ega tagasilükkamiseks.

Märkus: Dynamics AX-is teistele protsessidele saadaolev ostutellimuse versioon on alati uusim versioon, isegi kui seda versiooni pole veel registreeritud.

Muudatuste haldamine

Kui olete lülitanud sisse ostutellimuse muudatuste halduse, läbib ostutellimus kinnitamise töövoo, et jõuda olekuni Kinnitatud. See protsess ei ole hankijale nähtav.

Kui muudatuste haldus on ostutellimuse puhul sisse lülitatud, registreeritakse versioon ostutellimuse kinnitamisel, mitte siis, kui ostutellimus on hankijale saadetud või kinnitatud.

Järgmises tabelis on näide oleku ja versiooni muudatustest, mida ostutellimusse teha võidakse, kui muudatuste haldamine on sisse lülitatud.

Tegevus Olek ja versioon
Dynamics AX-is luuakse ostutellimuse algne versioon. Olek on Mustand.
Ostutellimus esitatakse kinnitusprotsessile. (See on sisemine protsess, millesse hankija ei ole kaasatud). Olek Mustand muutub olekuks Ülevaatamisel ja siis olekuks Kinnitamine, kui ostutellimust kinnitamisprotsessi ajal tagasi ei lükata. Kinnitatud ostutellimus registreeritakse versioonina.
Ostutellimus saadetakse hankija portaali Versioon registreeritakse hankija portaalis ja olekuks määratakse Välisel ülevaatamisel.
Teete mõningaid hankija soovitud muudatusi. Olekuks määratakse uuesti Mustand.
Ostutellimus esitatakse uuesti kinnitusprotsessile. Olek Mustand muutub olekuks Ülevaatamisel ja siis olekuks Kinnitamine, kui ostutellimust kinnitamisprotsessi ajal tagasi ei lükata. Teise võimalusena saab süsteemi konfigureerida nii, et konkreetsete välja muudatuste jaoks ei ole vaja uuesti kinnitamist. Sellisel juhul määratakse olekuks kõigepealt Mustand ja seejärel automaatselt Kinnitatud. Kinnitatud ostutellimus registreeritakse uue versioonina.
Saadate ostutellimuse uue versiooni hankija portaali. Uus versioon registreeritakse hankija portaalis ja olekuks määratakse Välisel ülevaatamisel.
Hankija kinnitab ostutellimuse uue versiooni. Olekuks määratakse Kinnitatud, kas automaatselt või siis, kui saate hankijalt vastuse ja kinnitate siis ostutellimuse.

Vt ka

Hankija koostöö kasutajate turbe konfigureerimine

Hankija koostöö arve tööruum