Myyjien ja yhteyshenkilöiden välisten sähköpostiviestien seuraaminen

Huomautus

Azure Active Directory on nyt Microsoft Entra ID. Lisätietoja

Saat enemmän hyötyä myyjien ja asiakkaiden välisestä viestinnästä, jos muunnat sähköpostiviestit toiminnallisiksi mahdollisuuksiksi. Business Central -sovellusta voi käyttää yhdessä Exchange Onlinen kanssa. Näin voit seurata saapuvia ja lähteviä viestejä. Voit tarkastella ja analysoida kunkin viestin sisältöä Vuorovaikutuslokin tapahtumat -sivulla.

Tärkeä

Business Central online, Business Central ja Exchange Online täytyy olla samassa vuokralaisessa.

Määritä sähköpostin lokiinkirjaus

Yleisten kansioiden ja sääntöjen määrittäminen sähköpostin lokiinkirjaukselle Exchange Onlinessa

Huomautus

Seuraavissa osissa oletetaan, että sinulla on Exchange Online -järjestelmänvalvojan oikeudet.

Ennen sähköpostin lokiinkirjauksen määrittämistä Office 365:een on valmisteltava yleiset kansiot. Se voidaan tehdä Exchangen hallintakeskuksessa tai käyttämällä Exchange Online PowerShell -liittymää.

Vihje

Jos haluat käyttää Exchange Online PowerShell -liittymää, BCTech-säilöön on julkaistu mallikomentosarja, joka voi toimia mallina komentosarjan määrittämisessä.

Määritä Exchange Online seuraavien vaiheiden avulla ja linkit, joiden avulla saat lisätietoja.

Järjestelmänvalvojan rooliryhmän luominen

Yleisten kansioiden järjestelmänvalvojan rooliryhmän luonti seuraavan taulukon tietojen perusteella:

Ominaisuus	Arvo
Name	Yleisten kansioiden hallinta
Valitut roolit	Yleiset kansiot
Valitut käyttäjät	Sen käyttäjätilin sähköposti, jota Business Central käyttää sähköpostin lokiinkirjaustyön suorittamiseen

Lisätietoja on kohdassa Rooliryhmien hallinta Exchange Onlinessa.

Uuden yleisen kansion postilaatikon luominen

Uuden yleisen kansioin postilaatikon luonti seuraavan taulukon tietojen perusteella:

Ominaisuus	Arvo
Name	Julkinen postilaatikko

Lisätietoja on kohdassa Yleisen kansion postilaatikon luonti.

Uusien yleisten kansioiden luominen

1. Luo juuritasolle uusi yleinen kansio, jonka nimi on Email Logging, jolloin kansion täydellinen polku on \Email Logging\.

2. Luo kaksi alikansiota, jolloin kansioiden täydelliseksi poluksi tulee

   • \Email Logging\Queue\
   • \Email Logging\Storage\

Lisätietoja on kohdassa Yleisen kansion luonti.

Yleisen kansion omistajuuden määrittäminen

Määritä sähköpostin kirjaamisen käyttäjä molempien yleisten kansioiden,Jono ja Tallennustila, omistajaksi.

Lisätietoja on kohdassa Käyttöoikeuksien määrittäminen yleiseen kansioon.

Sähköpostin käyttöönotto yleisessä Queue-kansiossa

Lisätietoja on kohdassa Sähköpostin käyttöönotto tai käytöstäpoistaminen yleisessä kansiossa.

Sähköpostin ottaminen käyttöön sähköpostien lähettämiseksi julkiseen Jono-kansioon

Sähköpostin käyttöönoton sähköpostien lähettämiseen yleiseen Queue-kansioon käyttämällä Outlookia tai Exchange-palvelimen hallintaliittymää.

Lisätietoja on kohdassa Luvan antaminen anonyymeille käyttäjille sähköpostin lähettämiseen yleiseen kansioon, jossa sähköposti on otettu käyttöön.

Sähköpostin työnkulkusääntöjen luominen

Kahden postityönkulkusäännön luonti seuraavan taulukon tietojen perusteella:

Tarkoitus	Name	Käytä tätä sääntöä, jos...	Tee seuraavat toiminnot...
Saapuvan sähköpostin sääntö	Lokin sähköposti lähetetty tälle organisaatiolle	Lähettäjä sijaitsee organisaation ulkopuolella ja vastaanottaja sijaitsee organisaation sisäpuolella	Piilokopion lähettäminen yleiselle Queue-kansiolle määritetylle sähköpostitilille
Lähtevän sähköpostin sääntö	Lokin sähköposti lähetetty tästä organisaatiosta	Lähettäjä sijaitsee organisaation sisäpuolella ja vastaanottaja sijaitsee organisaation ulkopuolella	Piilokopion lähettäminen yleiselle Queue-kansiolle määritetylle sähköpostitilille

Lisätietoja on kohdassa Postityönkulkusääntöjen hallinta Exchange Onlinessa ja Postityönkulkusäännön toiminnot Exchange Onlinessa.

Huomautus

Jos Exchange-palvelimen hallintaliittymään tehdään muutoksia, muutokset tulevat näkyviin Exchangen hallintakeskuksessa viiveen jälkeen. Myös Exchangeen tehdyt muutokset ovat käytettävissä Business Centralissa viiveen jälkeen. Viive voi olla useita tunteja.

Seuraavaksi Business Central yhdistetään Exchange Onlineen.

Jaetun postilaatikon määrittäminen sähköpostin lokiinkirjausta varten kohteessa Exchange Online

Huomautus

Nämä vaiheet edellyttävät järjestelmänvalvojan oikeuksia kohteelle Exchange Online.

Valmistele jaettu postilaatikko Exchange-hallintakeskuksessa. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää Exchange Online PowerShelliä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Jaetun postilaatikon luominen tai Exchange Online PowerShell.

Huomautus

Jos käytät Exchange Management PowerShelliä, muutokset tulevat näkyviin Exchangen hallintakeskuksessa viiveen jälkeen. Viive voi olla useita tunteja.

Käyttäjätilin lisääminen jaetun postilaatikon jäsenille

Sähköpostin lokiinkirjauksessa käytettävä tili on Exchange Online-tili. Aikataulutettu projekti muodostaa yhteyden jaettuun postilaatikkoon ja käsittelee sähköpostiviestit tilin avulla. Tätä tiliä ei tulisi liittää tiettyyn henkilöön. Lisää sähköpostitili jaetun postilaatikon jäsenille. Lisätietoja on ohjeaiheessa Jaetun postilaatikon delegoimisen muokkaus EAC-määrityksen avulla.

Salli muiden käyttäjien nähdä lokiin kirjatut sähköpostit

Voit antaa toisen käyttäjän avata Exchangessa sähköpostiviestin, joka liittyy vuorovaikutuslokitapahtumaan kohteesta Business Central. Jos haluat tehdä niin, anna käyttäjälle jaetun postilaatikon Read-käyttöoikeus Arkisto-kansioon. Lisätietoja on kohdassa Exchange Online PowerShell.

Sähköpostin työnkulkusääntöjen luominen

Sähköpostin työnkulkusäännöt etsivät viesteistä tiettyjä ehtoja ja toteuttavat niitä koskevia toimia. Kahden postityönkulkusäännön luonti seuraavan taulukon tietojen perusteella. Lisätietoja on kohdassa Postityönkulkusääntöjen hallinta Exchange Onlinessa ja Postityönkulkusäännön toiminnot Exchange Onlinessa.

Tarkoitus	Name	Käytä tätä sääntöä, jos...	Tee seuraavat toiminnot...
Saapuvan sähköpostin sääntö	Lokin sähköposti lähetetty tälle organisaatiolle	Lähettäjä sijaitsee organisaation ulkopuolella ja vastaanottaja sijaitsee organisaation sisäpuolella	Piilokopion lähettäminen jaetulle postilaatikolle määritetylle sähköpostitilille.
Lähtevän sähköpostin sääntö	Lokin sähköposti lähetetty tästä organisaatiosta	Lähettäjä sijaitsee organisaation sisäpuolella ja vastaanottaja sijaitsee organisaation ulkopuolella.	Piilokopion lähettäminen jaetulle postilaatikolle määritetylle sähköpostitilille.

Huomautus

Business Central käsittelee vain jaetun postilaatikon Saapuneet-kansion viestit. Jos sääntö siirtää viestit Saapuneet-kansiosta toiseen kansioon, viestejä ei käsitellä. Lisäksi roskapostikansion viestit ohitetaan.

Määritä Business Central -sovellus sähköpostiviestien kirjaamista varten

Aloita sähköpostien kirjaaminen seuraavien kahden helpon vaiheen avulla:

1. Muodosta yhteys Business Central -sovellukseen Exchange Onlinen avulla Microsoft 365 -tilauksessa. Exchange Online käsittelee sähköpostiviestisi. Tämä on helppo tehdä asetusten ohjatun määrityksen oppaan avulla. Tarvitset vain järjestelmänvalvojan tunnistetiedot Microsoft 365:n järjestelmänvalvojan tiliä varten. Aloita oppaan käyttäminen siirtymällä Asetusten ohjattu määritys -sivulle ja valitsemalla Määritä sähköpostin lokiinkirjaus -oppaan.

2. Varmista, että myyntihenkilöiden ja yhteyshenkilöidesi sähköpostiosoitteet kohteessa Business Central ovat voimassa. Tee tämä avaamalla kunkin asiakkaan tai myyjän Yhteyshenkilö- tai Myyjä/ostaja-kortti ja tarkistamalla Sähköposti-kenttä.

   Vihje

   Kun olet tehnyt nämä oppaan vaiheet, voit tarkistaa yhteyden tilan. Etsi Sähköpostin lokiinkirjaus, valitse Toiminnot ja valitse sitten Tarkista asetukset.

Sähköpostiviestien tarkasteleminen vuorovaikutuslokissa

Business Central luo Vuorovaikutusloki-sivulle tapahtuman aina, kun myyjä ja yhteyshenkilö lähettävät sähköpostiviestejä. Voit tarkastella vuorovaikutuslokia avaamalla Yhteyshenkilö-kortin, valitsemalla sitten Liittyvä ja valitsemalla sitten Historia- ja Vuorovaikutuslokin tapahtumat. Lokin tapahtumille voi tehdä esimerkiksi seuraavia toimintoja:

• Voit tarkastella sähköpostiviestin sisältöä valitsemalla Prosessi ja sitten Näytä liitteet -toiminnon.
• Voit muuttaa sähköpostiviestinnän myyntimahdollisuudeksi. Jos tapahtuma näyttää lupaavalta, voit muuttaa sen mahdollisuudeksi, jonka jälkeen siitä voi kehittyä myyntiä. Jos haluat muuttaa sähköpostiviestinnän myyntimahdollisuudeksi, valitse tapahtuma, sitten Käsittely ja sitten Luo mahdollisuus. Lisätietoja on kohdassa Myyntimahdollisuuksien hallinta.

Exchange Onlinen postilaatikon ja kansion rajat

Exchange Onlinessa on postilaatikon ja kansion rajoituksia, kuten kansioiden kokojen rajoitukset ja viestien lukumäärä. Lisätietoja on kohdassa Exchange Online -rajoitukset ja Yleisten kansioiden rajoitukset Exchange Serverissa.

Business Central tallentaa lokiin kirjatut sähköpostiviestit kansioon Exchange Onlinessa. Business Central tallentaa myös linkin jokaiseen lokiin kirjattuun viestiin. Linkit avaavat lokiin kirjatut viestit Exchange Onlinessa vuorovaikutuslokin tapahtumat-, kontaktikortti- ja myyjäkorttisivuista Business Central -ohjelmassa. Jos kirjattu viesti siirretään toiseen kansioon, linkki katkeaa. Viesti saatetaan siirtää esimerkiksi manuaalisesti tai Exchange Online voi automaattisesti aloittaa automaattisen jakamisen, kun tallennusraja saavutetaan.

Seuraavien vaiheiden avulla voit välttää Exchange Online -ohjelman viestien linkkien katkeamisen.

1. Älä siirrä aiemmin luotuja viestejä toiseen kansioon sen jälkeen, kun olet muuttanut sähköpostin kirjaamisasetusten asetuksia. Säilytetään olemassa olevia viestejä, jos ne säilyttävät linkit. Linkit uuden kansion viesteihin ovat voimassa.
2. Postilaatikon ja kansion rajoitusten välttäminen. Jos olet saavuttamassa rajoituksen, tee seuraavat toimet:
   1. Määritä uusi jaettu postilaatikko Exchange Onlineen.
   2. Päivitä sähköpostityökulun säännöt Exchange Onlineen.
   3. Päivitä sähköpostin kirjaamisasetukset Business Centralissa sen mukaisesti

Yhdistä on-premises-versiot Microsoft Exchangeen

Voit muodostaa yhteyden Business Central on-premises -ratkaisusta paikalliseen Exchange on-premisesiin tai Exchange Onlineen sähköpostin lokiinkirjaamiseksi. Molemmissa Exchange-versioissa yhteyden asetukset ovat käytettävissä Kontaktienhallinnan asetukset -sivulla. Exchange Onlinessa voit käyttää myös avustettua asennusopasta.

Yhdistä tuotteeseen Exchange Online

Jotta voisit muodostaa yhteyden kohteeseen Exchange Online, sinun täytyy rekisteröidä sovellus Microsoft Entra ID:ssä. Anna sovelluksen tunnus, avainsäilön salaisuus ja uudelleenohjauksen URL-osoite rekisteröintiä varten. Uudelleenohjauksen URL-osoite määritetään valmiiksi, ja sen pitäisi toimia useimmissa asennuksissa. Lisätietoja on kohdassa Sovelluksen rekisteröiminen Microsoft Entra ID:ssä yhteyden muodostamiseksi Business Centralista Exchange Onlineen.

Sinun on myös käytettävä OAuth2-arvoa todennustyyppinä. Sinun täytyy myös rekisteröidä sovellus Microsoft Entra ID:ssä. Anna sovelluksen tunnus, avainsäilön salaisuus ja uudelleenohjauksen URL-osoite rekisteröintiä varten. Uudelleenohjauksen URL-osoite täytetään valmiiksi, ja sen pitäisi toimia useimmissa asennuksissa. Lisätietoja on kohdassa Sovelluksen rekisteröiminen Microsoft Entra ID:ssä yhteyden muodostamiseksi Business Centralista Exchange Onlineen.

Asennus on määritettävä käyttämään HTTPS-yhteyttä. Lisätietoja on kohdassa SSL:n määrittäminen suojaamaan Business Centralin verkkoasiakasohjelman yhteyttä. Jos palvelimelle määritetään jokin muu aloitussivu, URL-osoitteen voi vaihtaa. Asiakasohjelman salaisuus tallennetaan tietokantaan salattuna merkkijonona.

Sovelluksen rekisteröiminen Microsoft Entra ID:ssä muodostamaan yhteys Business Centralista Exchange Onlineen

Seuraavissa vaiheissa oletetaan, käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien hallintaan käytetään Microsoft Entra ID:tä. Lisätietoja on kohdassa Pika-aloitus: sovelluksen rekisteröinti Microsoftin käyttäjätietoympäristössä.

1. Valitse Azure-portaalin Hallinta-kohdassa Todennus.

2. Lisää Uudelleenohjauksen URL-osoite -kohdassa Business Centralin Sähköpostin lokiinkirjaus -sivulla ehdotettu uudelleenohjauksen URL-osoite. Jos Sähköpostin lokiinkirjaus -sivun uudelleenohjauksen URL-kenttä on tyhjä, etsi ehdotettu uudelleenohjauksen URL-osoite Asetusten ohjattu määritys -sivulta. Voit avata sivun valitsemalla Sähköpostin lokiinkirjaus -sivulla Toiminnot ja valitsemalla sitten Asetusten ohjattu määritys.

   Huomautus

   Jos et määritä uudelleenohjauksen URL-osoitetta, voit tehdä sen myöhemmin valitsemalla Lisää ympäristö ja valitsemalla sitten Verkko, jos haluat lisätä verkkosovelluksen ja uudelleenohjauksen URL-osoitteen.

3. Valitse Hallinta-kohdassa API-oikeudet ja sitten Microsoft Graph ja valitse sitten Delegoidut käyttöoikeudet.

4. Etsi ja valitse Sähköposti hakuruudun avulla ja lisää sitten Mail.ReadWrite.Shared-oikeudet.

5. Valitse Hallinta-kohdassa Varmenteet ja salaiset avaimet ja lue sitten sovellukselle uusi salaisuus. Voit käyttää salaisuutta joko Asiakkaan salaisuus -kentässä Sähköpostin lokiinkirjaus -kentässä kohteessa Business Central.

6. Valitse Yleiskuvaus ja etsi sitten Sovelluksen (asiakasohjelman) tunnus -arvo. Tämä on sovelluksen asiakasohjelman tunnus. Sinun täytyy syöttää se joko Asiakastunnus -kenttään Sähköpostin lokiinkirjaus -sivulla.

7. Määritä Business Centralissa sähköpostin lokiinkirjaus Sähköpostin lokiinkirjaus -sivulla tai käytä Asetusten ohjattu määritys -asennusopasta apuna.

Jonkin muun käyttäjätieto- ja käyttöoikeuspalvelun käyttäminen

Jos Microsoft Entra ID:tä ei käytetä käyttäjätietojen ja käyttöoikeuksien hallintaa, apua on pyydettävä kehittäjältä. Jos haluat tallentaa sovelluksen tunnuksen ja salaisen avaimen eri sijaintiin, Asiakasohjelman tunnus- ja Asiakasohjelman salainen avain -kentät voidaan jättää tyhjäksi. Tunnuksen ja salaisen avaimen sijainnista noutoa varten on siinä tapauksessa kirjoitettava laajennus. Salainen avain voidaan antaa suorituspalvelussa tilaamalla OnGetEmailLoggingClientId- ja OnGetEmailLoggingClientSecret-tapahtumat codeunitissa 1641 "Setup Email Logging".

Sähköpostin lokiinkirjaamisen aloittaminen

1. Aloita sähköpostin lokiinkirjaaminen Sähköpostin lokiinkirjaus -sivulla ottamalla käyttöön Käytössä-valitsin.

2. Kirjaudu sisään Exchange Online-tilillä, jonka avulla aikataulutettu projekti muodostaa yhteyden jaettuun postilaatikkoon ja käsittelee sähköpostiviestit tilin avulla.

   Huomautus

   Jos sinua ei pyydetä käyttämään kirjautumiseen Exchange Online-tiliä, syynä on luultavasti selaimen estetyt ponnahdusikkunat. Kirjautumista varten on sallittava ponnahdusikkunat osoitteesta https://login.microsoftonline.com.

Sähköpostin lokiinkirjaamisen lopettaminen

1. Valitse -kuvake, syötä Sähköpostin lokiinkirjaus ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Poista Käytössä-valitsin käytöstä.

Sähköpostin lokiinkirjauksessa käytetyn käyttäjätilin vaihtaminen

Business Central Online

1. Kirjaudu sisään kohteeseen Business Central tilillä, jonka avulla aikataulutettu projekti muodostaa yhteyden jaettuun postilaatikkoon ja käsittelee sähköpostiviestit tilin avulla. Tällä tilillä täytyy olla sekä Business Central- että Exchange Online-oikeudet.
2. Valitse -kuvake, syötä Sähköpostin lokiinkirjaus ja valitse sitten vastaava linkki.
3. Valitse Aiheeseen liittyvät ja sitten Työjonotapahtuma.
4. Käynnistä Sähköpostin lokiinkirjaus -työ uudelleen.

Business Central On-Premises

1. Valitse -kuvake, syötä Sähköpostin lokiinkirjaus ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse Toiminnot ja sitten Uudista tunnus.
3. Kirjaudu sisään Exchange Online-tilillä, jonka avulla aikataulutettu projekti muodostaa yhteyden jaettuun postilaatikkoon ja käsittelee sähköpostiviestit tilin avulla.

Katso myös

Kontaktienhallinta

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen