Ostoreskontran laskujen täsmäytyksen vahvistuksen asetukset

Varmista ennen aloittamista, että laskun täsmäytyksen konfigurointiavain on valittuna. Jos oma yrityksesi seuraa kuluja, kuten rahtia, veloituksien avulla, varmista että kulujen konfigurointiavain on valittuna. Ostoreskontran laskujen täsmäytys on prosessi, jossa täsmäytetään toimittajan laskun, ostotilauksen ja tuotteen vastaanoton tiedot. Näissä asiakirjoissa olevia eroja kutsutaan ristiriidoiksi. Täsmäytysristiriitoja verrataan määritettyihin toleransseihin. Jos täsmäytysristiriita ylittää toleranssin prosentin tai summan, täsmäytyksen varianssin kuvakkeet näkyvät Toimittajan lasku-sivulla ja Laskun täsmäytyksen tiedot -sivulla.

Käytettävän laskun täsmäytyksen vahvistamisen määrittäminen

Täsmäyksen vahvistamistyyppejä on neljä.

• Rivitason täsmäytys – Yleisin täsmäytystapa on rivitäsmäytys. Rivitason täsmäytys voi olla kaksisuuntainen tai kolmisuuntainen. Rivitason oletustäsmäytys voidaan määrittää yritykselle Ostoreskontran parametrit -sivulla. Kaksisuuntaisessa täsmäytyksessä laskun yksikköhintaa verratun ostotilauksen yksikköhintaan. Kolmisuuntaisessa täsmäytyksessä verrataan lisäksi laskun määrä täsmäytetyn tuotteen vastaanoton määrään.
• Laskusummien täsmäytys – Laskun kokonaissummat täsmäytetään ostotilauksen kokonaissummiin. Tämän tyyppinen laskujen täsmäytys sisältää vähiten yksityiskohtia. Käytä tätä vaihtoehtoa määrittääksesi säätimet, jotka minimoivat henkilöstön ajan, joka tarvitaan laskun täsmäytystietojen tarkistamiseen. Verrattavia summia on kuusi: välisumma, kokonaisalennus, kulut, arvonlisävero, pyöristys ja laskun summa. Järjestelmä tarkistaa, poikkeaako jokin näistä laskun arvoista odotetuista summista hyväksyttyä varianssia enemmän.
• Kulujen täsmäytys – laskun kulutiedot (summat) täsmäytetään ostotilauksen kulutietoihin (summiin).
• Rivinimikkeen täsmäytyksen kokonaishinnat – Tämä täsmäytystyyppi on kätevä yrityksille, jotka saavat useita laskuja ostotilauksen yhdelle riville. Jos kullekin ostotilausriville saadaan yleensä vain yksi lasku, tällaista täsmäytystä ei tarvita. Tämä täsmäytys edellyttää kaksi- tai kolmisuuntaisen täsmäytyksen käyttöönottoa. Se toimii myös toleranssiprosentteihin ja -summiin perustuvana ei saa ylittää -nettosumman tarkistuksena. Tässä täsmäytyksessä verrataan laskun kunkin rivin nettosummien sekä kaikkien odottavien ja aiemmin kirjattujen laskurivien hintatietoja vastaavan ostotilausrivin nettosummaan. Nettosumma määritetään seuraavalla kaavalla: (yksikköhinta * rivimäärä) + rivin kulut vähennettynä rivialennuksilla. Kun kokonaishintoja täsmäytetään prosenttiosuuden mukaan, arvoja vertaillaan tapahtumavaluutan avulla. Kun kokonaishintoja täsmäytetään summan mukaan, järjestelmä vertaa arvoja kirjanpitovaluutan avulla.

Laskujen täsmäytyksen vahvistuksen mahdollistavien parametrien määrittäminen

1. Valitse Ostoreskontra > Asetukset > Ostoreskontran parametrit.
2. Valitse Laskun oikeellisuustarkistus -välilehti.
3. Valitse Ota käyttöön laskujen täsmäytyksen vahvistus -valintaruutu tai poista sen valinta.
   • Määritä, onko hyväksyntä pakollinen, ennen kuin laskun vastaavuuden ristiriitoja sisältävä lasku voidaan kirjata. Jos arvoksi on määritetty Salli varoituksella, kuvallinen osoitin näyttää, kun laskun täsmäytyksen ristiriita ylittää toleranssin. Voit kuitenkin kirjata laskun. Voit käyttää työnkulkuja yhdessä laskun täsmäytyksen tarkistuksen kanssa, kun varmistat, että Kirjaa lasku, jossa on ristiriitoja -kentän arvoksi on määritetty Salli varoituksella. Tällöin hyväksyntää ei tehdä useita kertoja.
   • Valitse Päivitä laskun otsikon täsmäytyksen tila automaattisesti -kentässä, suoritetaanko täsmäytys automaattisesti laskun tietojen syötön aikana. Suositeltu asetus on Kyllä, jos tietojen kirjaamisessa ei ole ongelmia. Automaattisten päivityksen poistaminen käytöstä voi parantaa järjestelmän suorituskykyä, koska laskujen täsmäytyksen tarkistus ohitetaan tietojen syötön aikana. Jos tämän kohdan arvoksi on määritetty Ei, tietojen syöttäjän on päivitettävä laskun täsmäytyksen tila manuaalisesti, jotta laskun täsmäytyksen tarkistustulokset näkyvät.
4. Määritä Laskusummien täsmäytys.
5. Valitse Täsmäytä laskusummat -valintaruutu tai poista sen valinta, jos haluat täsmäyttää toteutuneet laskusummat odotettujen summien kanssa.
   • Määritä, näkyykö kuvake, jos ristiriita laskua kohdistettaessa ylittää nettoyksikköhinnan toleranssin. Voit valita, että kuvake voidaan näyttää, kun positiivinen ristiriita ylittää toleranssin, tai kun joko positiivinen tai negatiivinen ristiriita ylittää toleranssin.
   • Toleranssi on esimerkiksi 5 prosenttia ja ostotilauksen laskun kokonaissumma on 100,00. Tämän vuoksi hintavastaavuuden kuvake näytetään, jos laskun kokonaissumma ylittää 105,00. Jos valitset Onko suurempi tai pienempi kuin toleranssi -vaihtoehdon, kuvake näkyy myös, jos laskun summa on pienempi kuin 95,00.
6. Anna Laskusummien toleranssiprosentti -kenttään hyväksyttävä prosentin varianssi. Tämä arvo on yrityksen oletusarvo. Tämä arvo voidaan ohittaa tiettyjen toimittajien osalta Laskusummien toleranssit -sivulla. Lisätietoja tietyn toimittajan laskusummien toleranssiprosentin ohittamisesta on jäljempänä tämän artikkelin Toimittajien laskusummien täsmäytystoleranssien määrittäminen -osassa.
7. Määritä Hinnan ja määrän täsmäytys.
8. Valitse Rivien vastaavuuskäytäntö -kentässä arvo, jota käytät oletusarvon mukaisena käytäntönä yritykselle, jonka kanssa työskentelet.

• Ei pakollinen - Tarkistus yksittäisistä laskurivien hinnoista ostotilauksen hinnoiksi tai laskujen määristä pakkausluettelon määriksi ei ole pakollinen.
• Kaksisuuntainen vastaavuus - Laskurivien tarkistus on pakollinen, mutta vain ostotilaus ja toimittajan laskuasiakirjat ovat mukana tarkistuksessa. Tuotteen vastaanottoa ei oteta huomioon täsmäytysten tarkistuksissa.
• Kolmisuuntainen vastaavuus - Laskun nettoyksikköhintaa verrataan ostotilauksen nettoyksikköhintaan ja vastaavaa tuotteen vastaanoton määrää verrataan laskun määrään.

9. Voit sallia eritasoisen täsmäytyksen käytettäväksi nimikkeelle, toimittajalle, toimittajan ja nimikkeen yhdistelmällä tai ostotilausriville valitsemalla arvon Salli vastaavuuskäytännön ohitus -kentässä. Yritysrivin yhteensopivuuskäytäntö voidaan ohittaa tietyn toimittajan, nimikkeen tai toimittajan ja nimikkeen yhdistelmän osalta Vastaavuuskäytäntö-sivulla.
   • Jos käytössä on rivin kaksi- tai kolmisuuntainen vastaavuuskäytäntö, määritä Nimikkeen hintatoleranssi -sivulla yritykselle, nimikkeille ja toimittajille hintatoleranssin prosenttiosuudet. Yrityksen oletushintatoleranssiksi määritetään yksi- ja kaksisuuntaisessa täsmäytyksessä nolla. Kun toimittajan laskuja verrataan ostotilaustietoihin, järjestelmä etsii sovellettavaa hintatoleranssin prosenttia.
10. Voit täsmäyttää laskujen rivinimikkeiden kokonaissummat valitsemalla arvon Täsmäytä kokonaishinnat -kentässä. Tällainen täsmäytys on hyödyllistä silloin, kun toimittaja lähettää useita samaa ostotilausriviä koskevia laskuja. Voit verrata laskun kunkin rivin nettosummien ja kaikkien odottavien ja aiemmin kirjattujen laskurivien hintatietoja vastaavan ostotilausrivin nettosummaan. Vaihtoehtoja ovat Ei mitään, Prosentti, Summa tai Prosentti ja summa.
11. Anna Ostohinnan kokonaistoleranssiprosentti -kentässä hyväksyttävä varianssiprosentti. Tämä kenttä on käytettävissä, jos Täsmäytä kokonaishinnat -arvoksi on määritetty Prosentti tai Prosentti ja summa.
12. Anna Ostohinnan kokonaistoleranssi -kentän summa kirjanpitovaluuttana. Tämä kenttä on käytettävissä, jos Täsmäytä kokonaishinnat -arvoksi on määritetty Summa tai Prosentti ja summa.
13. Valitse Näytä kokonaishinnan täsmäytyskuvake -kentässä milloin kuvake näkyy, jos ristiriita laskua kohdistettaessa ylittää nettoyksikköhinnan toleranssin. Kuvake voidaan näyttää, kun positiivinen ristiriita ylittää toleranssin, tai kun joko positiivinen tai negatiivinen ristiriita ylittää toleranssin. Toleranssi on esimerkiksi 5 prosenttia ja ostotilauksen rivin kokonaishinta on 10,00. Tämän vuoksi hintavastaavuuden kuvake näytetään, jos laskurivin kokonaishinta ylittää 10,50. Jos valitset Onko suurempi tai pienempi kuin toleranssi, kuvake näkyy myös, jos laskurivin kokonaishinta on pienempi kuin 9,50.
14. Määritä Kulujen täsmäytys.
15. Vertaa todellisia veloituksia odotettuihin kuluihin ostotilauksen tietoihin perustuen valitsemalla Täsmäytä kulut -valintaruutu.

Yksikköhintatoleranssin prosenttiosuuksien määrittäminen

Määritä sallitut hintatoleranssiprosentit valitsemalla Ostoreskontra > Asetukset > Laskun täsmäytyksen asetukset > Hintatoleranssit. Jos käytössä on rivin kaksi- tai kolmisuuntainen vastaavuuskäytäntö, voit määrittää yritykselle, nimikkeille ja toimittajille hinnan toleranssiprosentin. Kun toimittajan laskuja verrataan ostotilaustietoihin, järjestelmä etsii sovellettavaa hintatoleranssin prosenttia. Oletushakujärjestys on seuraava:

• Taulu/taulu
• Taulu/ryhmä
• Taulu/kaikki
• Ryhmä/taulu
• Ryhmä/ryhmä
• Ryhmä/kaikki
• Kaikki/taulu
• Kaikki/ryhmä
• Kaikki/kaikki

Yrityksen oletushintatoleranssi on nolla prosenttia, ja tätä hintatoleranssia sovelletaan kaikkiin nimikkeisiin ja tileihin (Kaikki, Kaikki). Et voi poistaa oletusarvoista yrityksen hintatoleranssitietuetta.

Oletusarvon mukaan negatiiviset hintaerot sallitaan. Et voi määrittää negatiivista hintatoleranssin prosenttiosuutta. Voit seurata hinnan negatiivisia toleranssiprosentteja valitsemalla Onko suurempi tai pienempi kuin toleranssi -vaihtoehdon Näytä kulujen täsmäytyskuvake -kentässä Ostoreskontran parametrit -sivulla. Kirjaa sitten hinnan toleranssiprosentit Hintatoleranssit-sivulla.

Vastaavuuskäytännön ohituksen määrittäminen

Määritä Ostotilaus-sivun Täsmäytyskäytäntö-kentän oletuskirjaus valitsemalla Ostoreskontra > Asetukset > Laskun täsmäytyksen asetukset > Täsmäytyskäytäntö. Tämä on valinnainen asetus. Voit määrittää tällä sivulla nimikkeiden, toimittajien tai nimike- ja toimittajayhdistelmien kaksi- tai kolmesuuntaisen täsmäytyksen. Voit määrittää näillä kirjauksilla täsmäytyskäytännöt, jotka ovat yksityiskohtaisemmat kuin Ostoreskontran parametrit -sivulla määritetty yrityksen täsmäytyskäytäntö. Yrityksen oletusarvoista rivitäsmäytyskäytäntöä käytetään kaikissa nimikkeissä ja toimittajissa lukuun ottamatta niitä, jolle määritettiin tällä sivulla erilainen rivin täsmäytyskäytäntö.

Valitse tällä sivulla Vastaavuuskäytännön taso. Valitse vastaavuuskäytäntöhierarkiassa taso, jolle rivien vastaavuuskäytäntö on tarkoitettu. Käytettävissä ovat vastaavuuskäytäntötasot:

• Nimike ja toimittaja – Tietyiltä toimittajilta ostetut tietyt nimikkeet.
• Nimike – Tietyt nimikkeet, jotka ostetaan miltä tahansa toimittajalta, paitse ne, jotka on määritetty nimike- ja toimittajatasolla.
• Toimittaja – Kaikki tietyiltä toimittajilta ostetut nimikkeet, paitsi ne, jotka on määritetty nimike- ja toimittaja- sekä nimiketasoilla.

Käytettävä täsmäytyskäytännöt määritetään seuraavan hierarkian avulla:

• Nimike ja toimittaja
• Kohde
• Toimittaja
• Oikeushenkilö

Toimittajien laskujen kokonaissummin täsmäystoleranssien määrittäminen

Määritä laskujen kokonaissummien täsmäytyksen toimittajakohtaiset toleranssit valitsemalla Ostoreskontra > Asetukset > Laskun täsmäytyksen asetukset > Laskusummien toleranssit. Täsmäytyksen laskenta käyttää toimittajan laskussa tilaustiliksi määritetyn toimittajatilin laskusumman toleranssiprosenttia. Jos toimittajatilillä ei ole määritettyä laskusummien toleranssiprosenttia, käytetään Ostoreskontran parametrit -sivulla määritettyä laskusummien toleranssiprosenttia.

1. Voit määrittää yksittäisten toimittajien oletustoleranssin ohittavat toleranssit valitsemalla Toimittajatili.
2. Kirjoita tälle toimittajalle hyväksymäsi vaihteluprosentti.