Procédure pas à pas : configuration et utilisation d’un flux de travail approbation achat

Article
03/11/2024

Vous pouvez automatiser le processus d’approbation d’enregistrements nouveaux ou modifiés, par exemple de documents, de feuilles et de fiches client, en créant des flux de travail avec des étapes pour les approbations en question.

Avant de créer des flux d’approbation, vous devez configurer un approbateur et un approbateur remplaçant pour chaque utilisateur approbation. Vous pouvez également définir les montants maximaux que les approbateurs sont qualifiés à approuver pour les enregistrements de vente et d’achat. Les demandes d’approbation et d’autres notifications peuvent être envoyées par e-mail ou note interne. Pour chaque configuration d’utilisateur d’approbation, vous pouvez également définir à quel moment ils reçoivent les notifications.

Note

Outre la fonctionnalité de flux de travail dans Business Central, vous pouvez utiliser Power Automate pour définir des flux de travail des événements dans Business Central. Remarquez que bien qu’ils soient deux systèmes de flux de travail distincts, tous les modèles Flow que vous créez dans Power Automate est ajouté à la liste des modèles de flux de travail dans Business Central. Pour plus d’informations, voir Utiliser Business Central dans un flux automatisé.

Vous pouvez configurer et utiliser des flux de travail qui connectent des tâches de processus entreprise exécutées par différents utilisateurs. Les tâches du système, telles que la validation automatique, peuvent être incluses comme étapes du flux de travail, précédées ou suivies des tâches de l’utilisateur. Demander et accorder une approbation pour créer des enregistrements sont des étapes classiques du workflow. En savoir plus sur Flux de travail.

À propos de cette procédure pas à pas

Cette procédure est un scénario illustrant les tâches suivantes :

Configuration des utilisateurs approbation
Configuration des notification pour les utilisateurs approbation
Modification et activation d’un flux d’approbation
Demande d’approbation d’une commande achat (Alicia)
Réception d’une notification, puis acceptation de la demande (Sean)

Scénario

Sean est un super utilisateur de CRONUS et crée deux utilisateurs d’approbation. Le premier est Alicia, qui représente un agent d’achats. L’autre, c’est Sean lui-même, soit l’approbateur d’Alicia. Ensuite, Sean s’octroie des droits d’approbation pour un montant d’achat illimité et spécifie qu’ils recevront les notifications par note interne dès qu’un événement approprié se produira. Enfin, Sean crée le flux d’approbation requis en tant que copie du modèle Flux de travail approbation commande achat existant, laisse toutes les conditions d’événement et options de réponse existantes inchangées, puis active le flux.

Pour tester le flux de travail approbation, Sean se connecte d’abord à Business Central sous l’identité d’Alicia, puis demande l’approbation d’une commande achat. Ensuite, Sean se connecte en tant que lui-même, voit la note dans son Tableau de bord, suit le lien vers la demande d’approbation de la commande achat, et approuve la demande.

Utilisateurs

Pour pouvoir configurer des utilisateurs d’approbation et leur méthode de notification, vous devez vous assurer que deux utilisateurs existent dans Business Central : Un utilisateur représente Alicia. L’autre utilisateur, vous-même, représente Sean. En savoir plus sur Créer des utilisateurs en fonction des licences.

Configuration des utilisateurs des approbations

Une fois connecté comme vous-même, définissez Alicia en tant qu’utilisateur d’approbation dont l’approbateur est vous-même. Configurez vos droits d’approbation et spécifiez comment et quand être averti des demandes d’approbation.

Pour configurer votre propre profil et celui d’Alicia en tant qu’utilisateurs approbation

Sélectionnez l’icône entrez Paramètres utilisateur approbation, puis choisissez le lien associé.
Sur la page Paramètres utilisateur approbation, sélectionnez l’action Nouveau.

Note

Vous devez configurer un approbateur avant de pouvoir configurer des utilisateurs qui ont besoin de l’approbation de l’approbateur. Par conséquent, vous devez configurer votre propre profil avant de configurer celui d’Alicia.
Configurez les deux utilisateurs approbation en renseignant les champs comme indiqué dans le tableau suivant.

ID utilisateur ID approbateur Montant illimité d'achat autorisé

VOUS Sélectionné

ALICIA VOUS

ID utilisateur	ID approbateur	Montant illimité d'achat autorisé
VOUS		Sélectionné
ALICIA	VOUS

Configurer les notifications

Dans cette procédure, l’utilisateur est averti par une note interne concernant les demandes d’approbation. Les notifications d’approbation peuvent également être envoyées par e-mail et vous pouvez ajouter une étape de réponse de flux de travail qui avertit l’expéditeur lorsqu’une demande est approuvée ou rejetée. En savoir plus sur Spécifier quand et comment recevoir les notifications de flux de travail.

Pour spécifier comment et quand recevoir les notifications

Sur la page Paramètres utilisateur approbation, sélectionnez la ligne pour vous-même, puis sélectionnez l’action Paramètres de notification.
sur la page Paramètres de notification, dans le champ Type de notification, choisissez Approbation.
Dans le champ Mode de notification, choisissez Note.
Sur la page Paramètres de notification, cliquez sur l’action Tableau de notification.
Sur la page Tableau de notification, dans le champ Répétition, sélectionnez Immédiatement.

Créer un flux de travail approbation

Créez le flux de travail approbation de commande d’achat en copiant les étapes du modèle de Flux de travail approbation commande achat. Laissez les étapes existantes du flux inchangées, puis activez le flux.

Conseil

Éventuellement, ajoutez une étape de réponse de flux de travail pour informer l’expéditeur lorsque la demande a été approuvée ou rejetée. En savoir plus sur Spécifier quand et comment recevoir les notifications de flux de travail.

Pour créer et activer un flux d’approbation de commande d’achat

Sélectionnez l’icône en forme entrez Flux de travail, puis choisissez le lien associé.
Sur la page Flux de travail, sélectionnez Actions, puis sélectionnez Nouveau, puis choisissez l’action Créer flux de travail à partir du modèle.
Sur la page Modèles de flux de travail, sélectionnez le modèle de flux de travail nommé Flux de travail approbation commande achat.

La page Flux de travail s’ouvre pour un nouveau flux de travail contenant toutes les informations du modèle sélectionné. La valeur du champ Code est étendue avec -01 pour indiquer que ce premier flux de travail est créé à partir du modèle Flux de travail approbation commande achat.
Dans l’en-tête de la page Flux de travail, activez le bouton bascule Activé.

Utiliser le flux de travail approbation

Utilisez le nouveau Flux de travail approbation commande achat en vous connectant à Business Central en tant qu’Alicia pour demander l’approbation d’une commande achat. Ensuite, connectez-vous en tant que vous-même, affichez la note dans le Tableau de bord, suivez le lien vers la demande d’approbation, puis approuvez la demande.

Pour demander l’approbation d’une commande achat en tant qu’Alicia

Connectez-vous en tant qu’Alicia.
Sélectionnez entrez Commandes achat, puis choisissez le lien associé.
Sélectionnez la ligne pour ouvrir le Bon de commande 106001.
Sur la page Commande achat, choisissez Actions, puis Demander l’approbation, puis choisissez l’action Envoyer demande d’approbation.

Notez que la valeur du champ Statut est passée à Approbation en attente.

Pour approuver la commande achat en tant que Sean

Connectez-vous en tant que Sean.
Dans le Tableau de bord, dans la zone Libre-service, choisissez Demandes à approuver.
Sur la page Demandes à approuver, sélectionnez la ligne à propos de la commande achat d’Alicia, puis choisissez l’action Approuver.

La valeur du champ Statut de la commande d’achat d’Alicia passe à Lancé.

Vous venez de configurer et tester un flux de travail d’approbation simple incluant les deux premières étapes du Flux de travail approbation commande achat. Vous pouvez facilement étendre ce flux pour valider automatiquement la commande d’achat d’Alicia lorsque c’est Sean qui l’approuve. Pour cela, vous devez activer le Flux de travail facture achat, dans lequel la réponse à une facture d’achat lancée est de la valider. Vous devez d’abord modifier la condition d’événement de la première étape du flux (achat) en remplaçant Facturer par Commander.

La version générique de Business Central inclut plusieurs modèles de flux de travail pour les scénarios pris en charge par le code d’application. La plupart de ce modèles concernent des flux d’approbation.

Définissez les variations des flux de travail en renseignant les champs des lignes à partir des listes fixes de valeurs d’événement et de réponse qui sont les scénarios pris en charge par le code d’application. En savoir plus sur Créer des flux de projet.