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Audit des modifications dans Business Central

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Un défi courant dans de nombreuses applications de gestion d’entreprise est d’éviter les modifications indésirables des données. Il peut s'agir d'une simple erreur de numéro de téléphone client comme d'une écriture erronée. Cet article décrit les fonctionnalités permettant de savoir ce qui a changé, qui l’a modifié et quand la modification a été effectuée.

À propos du journal des modifications

Le journal des modifications vous permet de suivre toutes les modifications directes apportées par un utilisateur aux données dans la base de données. Vous spécifiez les opérations que le système doit journaliser, pour chaque table et chaque champ, puis activez le journal modification. Le journal des modifications est basé sur les modifications apportées aux données dans les tableaux que vous suivez. Sur la page Écritures du journal des modifications, les entrées sont chronologiquement ordonnées et montrent toutes les modifications apportées aux valeurs des champs des tables que vous spécifiez.

Le suivi des modifications peut avoir un impact sur les performances, ce qui peut vous faire perdre du temps, et augmenter la taille de votre base de données, ce qui peut à son tour vous coûter cher. Pour réduire ces coûts, gardez ce qui suit à l’esprit :

  • Soyez prudent lorsque vous choisissez les tables et les opérations.
  • N’ajoutez pas d’écritures et de documents reportés. À la place, donnez la priorité aux champs système tels que Créé par et Date de création.
  • N’utilisez pas le type de suivi Tous les champs. Au lieu de cela, choisissez Certains champs et suivez uniquement les champs les plus importants.

Remarque

Le journal des modifications ne suit pas les modifications des champs qui utilisent le autoIncrement property. Un exemple de champ qui utilise la propriété est le champ Entier des tables Messages d’erreur et Ligne déclaration TVA.

Également pour des raisons de performances, le journal des modifications est désactivé pendant le processus de mise à niveau de Business Central vers la version suivante. En plus d’accélérer le processus de mise à niveau, cela aide également à réduire l’encombrement dans le journal des chances. Dès que la mise à niveau est terminée, le journal recommence à suivre les modifications.

Important

Les changements s’affichent dans Écritures journal modification seulement après le redémarrage de la session de l’utilisateur, ce qui se passe comme suit :

  • La session a expiré et a été actualisée.
  • L'utilisateur a sélectionné une autre compagnie ou un autre Tableau de bord.
  • L’utilisateur s’est déconnecté et s’est reconnecté.

Utiliser le journal des modifications

Vous devez activer et désactiver le journal des modifications sur la page Configuration du journal de modification. Lorsqu'un utilisateur active ou désactive le journal des modifications, cette activité est enregistrée, ainsi vous pouvez toujours savoir quel utilisateur est à l'origine de la modification.

Sur la page Configuration du journal de modification, si vous choisissez l’action Tables, vous pouvez spécifier les tables dont vous souhaitez suivre les modifications, et quelles modifications suivre. Business Central suit également plusieurs tables système.

Remarque

Vous pouvez surveiller des champs spécifiques pour les changements, tels que les champs qui contiennent des données sensibles, en configurant la surveillance de champ. Si vous le faites, pour éviter la redondance, la table qui contient le champ ne sera pas disponible pour la configuration du journal des modifications. Pour plus d’informations, voir Surveiller les champs sensibles.

Une fois que vous avez configuré et activé le journal des modifications et modifié des données, vous pouvez afficher et filtrer les modifications sur la page Écritures journal modification. Si vous souhaitez supprimer des entrées, configurez une stratégie de rétention, dans laquelle vous pouvez définir des filtres en fonction des dates et de l’heure. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, accédez à Définir des stratégies de rétention.

À propos des journaux d’activité

À partir des pages Business Central, vous pouvez afficher un journal d’activités indiquant l’état et les erreurs éventuelles des fichiers que vous exportez ou importez dans Business Central.

Utiliser les journaux d’activité

Les informations sont affichées dans la page Journal des activités, en fonction du contexte d’ouverture. Par exemple, vous pouvez ouvrir la page depuis les pages Configuration du service d’échange de documents, Document entrant, Facture vente reportée et Note de crédit vente reportée, par exemple. Vous pouvez vider la liste des entrées du journal ou simplement effacer la liste des entrées de plus de sept jours.

Surveiller les champs sensibles

La protection et la confidentialité des données sensibles est au cœur des préoccupations de la plupart des entreprises. Pour ajouter une couche de sécurité, vous pouvez surveiller les champs importants et être averti par courriel lorsque quelqu’un change une valeur. Par exemple, vous souhaiterez peut-être être averti si quelqu’un change le numéro IBAN de votre compagnie.

Remarque

Pour envoyer des notifications par courriel, vous devez configurer la fonction courriel dans Business Central. Pour plus d'informations, voir Configurer la messagerie.

Configurer la surveillance des champs

Vous pouvez utiliser le guide de configuration assistée Surveiller la configuration du changement de champ pour spécifier les champs que vous souhaitez surveiller en fonction de critères de filtre, tels que la classification de sensibilité des données pour les champs. Pour plus d’informations, voir Classification de la sensibilité des données. Le guide vous permet également de spécifier la personne qui recevra une notification par courriel en cas de modification et le compte de messagerie qui enverra le courriel de notification. Spécifiez à la fois l’utilisateur à notifier et le compte à partir duquel envoyer la notification. Une fois le guide terminé, vous pouvez gérer les paramètres de surveillance des champs sur la page Configuration de la surveillance des champs.

Remarque

Lorsque vous spécifiez le compte de messagerie à partir duquel envoyer les notifications, vous devez ajouter le type de compte Microsoft 365 ou SMTP. Les notifications doivent être envoyées à partir d’un compte qui n’est pas associé à un utilisateur réel. Vous ne pouvez donc pas choisir le type de compte Utilisateur actuel. Si vous le faites, les notifications ne seront pas envoyées.

Au fil du temps, la liste des entrées sur la page Entrées du journal des champs surveillés grandira. Pour réduire le nombre d’entrées, vous pouvez créer une stratégie de rétention qui supprimera les entrées après une période de temps spécifiée. Pour plus d’informations, voir Définir les stratégies de rétention.

Lorsque vous configurez la surveillance des champs ou modifiez quelque chose dans la configuration, des entrées sont créées pour vos modifications. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez afficher les entrées liées à la configuration de la surveillance en les affichant ou en les masquant.

Vous pouvez gérer les paramètres de surveillance des champs, par exemple envoyer une notification par courriel ou simplement consigner la modification, pour chaque champ sur la page Feuille de calcul Champs surveillés. La page est également l’endroit où vous pouvez ajouter ou supprimer des champs à surveiller.

Remarque

Après avoir ajouté un ou plusieurs champs et commencé la surveillance, déconnectez-vous de Business Central et reconnectez-vous pour appliquer vos paramètres.

Utiliser la surveillance des champs

Les entrées de toutes les valeurs modifiées des champs surveillés sont disponibles sur la page Entrées du journal des champs surveillés. Pour cet exemple, les entrées contiennent les informations suivantes :

  • Le champ pour lequel la valeur a été modifiée.
  • Les valeurs originale et nouvelle.
  • Qui a effectué la modification et quand.

Pour étudier plus en détail une modification, choisissez une valeur pour ouvrir la page sur laquelle elle a été effectuée. Pour afficher une liste de toutes les entrées, choisissez Écritures de modification de champ.

Afficher la télémétrie de surveillance des champs

Vous pouvez configurer Business Central pour envoyer une activité de surveillance des champs à une ressource Application Insights dans Microsoft Azure. Ensuite, à l’aide d’Azure Monitor, vous créez des rapports et configurez des alertes sur les données collectées. Pour plus d’informations, voir les articles suivants dans l’aide Business Central dédiée aux développeurs et professionnels de l’informatique.

Définir des stratégies de rétention

Vous pouvez créer des stratégies de rétention pour supprimer les données inutiles dans les journaux après une période de temps que vous spécifiez. Par exemple, au fil du temps, le nombre d’entrées dans un journal peut augmenter. En nettoyant les anciennes entrées, vous pouvez vous concentrer plus facilement sur des entrées plus récentes et probablement plus pertinentes. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, accédez à Définir des stratégies de rétention.

Voir aussi

Modification des paramètres de base
Tri, recherche et filtrage
Recherche de pages et d'informations avec Tell Me
Affectation des autorisations aux utilisateurs et aux groupes
Utiliser Business Central
Définir des stratégies de rétention

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