Procédure pas à pas : Configuration et utilisation d'un flux d'approbation achat
Vous pouvez automatiser le processus d'approbation d'enregistrements nouveaux ou modifiés, par exemple de documents, de feuilles et de fiches client, en créant des flux de travail avec des étapes pour les approbations en question. Avant de créer des flux d'approbation, vous devez configurer un approbateur et un approbateur remplaçant pour chaque utilisateur approbation. Vous pouvez également définir les montants maximaux que les approbateurs sont qualifiés à approuver pour les enregistrements de vente et d'achat. Les demandes d'approbation et d'autres notifications peuvent être envoyées par e-mail ou note interne. Pour chaque configuration d'utilisateur d'approbation, vous pouvez également définir à quel moment ils reçoivent les notifications.
Vous pouvez configurer et utiliser des workflows qui connectent des tâches de processus entreprise exécutées par différents utilisateurs. Les tâches du système, telles que la validation automatique, peuvent être incluses comme étapes du workflow, précédées ou suivies des tâches de l'utilisateur. Demander et accorder une approbation pour créer des enregistrements sont des étapes classiques du workflow. Pour plus d'informations, voir Flux de travail.
À propos de cette procédure pas à pas
Cette procédure pas à pas présente les tâches suivantes :
- Configuration des utilisateurs d'approbation (y compris la configuration d'un utilisateur dans Windows et dans Dynamics NAV).
- Configuration des notification pour les utilisateurs approbation.
- Modification et activation d'un flux d'approbation.
- Démarrage de la file projets qui distribue les notifications.
- Demande d'approbation d'une commande achat (Alicia).
- Réception d'une notification, puis acceptation de la demande (Sean).
Conditions préalables
Pour effectuer cette procédure pas à pas, vous aurez besoin de la société de démonstration CRONUS International Ltd.
Scénario
Sean est super utilisateur chez CRONUS, sur son propre ordinateur.
Il crée deux utilisateurs d’approbation. Le premier est Alicia, qui représente un agent d'achats. L'autre, c'est lui-même, soit l'approbateur d'Alicia. Ensuite, Sean s'octroie des droits d'approbation pour un montant d'achat illimité et spécifie qu'il recevra les notifications par note interne dès qu'un événement approprié se produira. Enfin, Sean crée le flux d'approbation requis en tant que copie du modèle Flux de travail approbation commande achat existant, laisse toutes les conditions d'événement et options de réponse existantes inchangées, puis active le flux.
Pour tester le flux d'approbation, Sean se connecte d'abord à Dynamics NAV sous l'identité d'Alicia, puis demande l'approbation d'une commande achat. Ensuite, Sean se connecte en tant que lui-même, voit la note dans son Tableau de bord, suit le lien vers la demande d'approbation de la commande achat, et approuve la demande.
Configuration des exemples de données
Vous devez créer un nouvel utilisateur sur l'ordinateur local et dans Dynamics NAV représentant Alicia, que vous sélectionnerez ultérieurement en tant qu'utilisateur d'approbation. Votre propre compte d'utilisateur représentera Sean.
Pour ajouter Alicia en tant qu'utilisateur sur l'ordinateur local
- Choisissez Démarrer, dans la zone Rechercher les programmes et fichiers, saisissez Modifier les utilisateurs et les groupes locaux, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez le dossier Utilisateurs.
- Sous l'onglet Actions, choisissez Nouvel utilisateur.
- Dans le champ Nom utilisateur, entrez Alicia.
- Dans les champs Mot de passe et Confirmer mot de passe, entrez un mots de passe valide.
- Désactivez la case à cocher L'utilisateur doit changer le mot de passe à la prochaine ouverture de session.
- Fermez la fenêtre Utilisateurs et groupes locaux.
Pour ajouter Alicia en tant qu'utilisateur dans Dynamics NAV
- Choisissez l'icône
, entrez Utilisateurs, puis sélectionnez le lien connexe. - Dans la fenêtre Utilisateurs Windows, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, choisissez Nouveau.
- Dans la fenêtre Fiche utilisateur, dans le champ Nom utilisateur, saisissez Alicia.
- Dans le champ Nom d'utilisateur Windows, cliquez sur le bouton AssistEdit.
- Dans la fenêtre Sélectionner un utilisateur ou un groupe, dans le champ Entrer les noms d'objet à sélectionner, entrez Alicia, puis sélectionnez le bouton Vérifier les noms.
- Lorsque [ORDINATEUR]ALICIA s'affiche dans le champ, cliquez sur le bouton OK.
- Dans le raccourci Ensembles d'autorisations utilisateur, dans le champ Ensemble d'autorisations, sélectionnez SUPER.
- Dans le champ Société, sélectionnez CRONUS International Ltd.
- Cliquez sur le bouton OK.
Configuration des utilisateurs approbation
À l'aide de l'utilisateur Windows que vous venez de créer, configurez Alicia en tant qu'utilisateur approbation dont vous êtes l'approbateur. Configurez vos droits d'approbation et spécifiez comment et quand être averti des demandes d'approbation.
Pour configurer votre propre profil et celui d'Alicia en tant qu'utilisateurs approbation
Choisissez l'icône
, entrez Paramètres utilisateur approbation, puis choisissez le lien associé.Dans la fenêtre Paramètres utilisateur approbation, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, choisissez Nouveau.
Notes
Vous devez configurer un approbateur avant de pouvoir configurer des utilisateurs qui ont besoin de l'approbation de l'approbateur. Par conséquent, vous devez configurer votre propre profil avant de configurer celui d'Alicia.
Configurez les deux utilisateurs approbation en renseignant les champs comme indiqué dans le tableau suivant.
Code utilisateur ID approbateur Montant illimité d'achat autorisé [ORDINATEUR][VOUS] Sélectionné [ORDINATEUR]ALICIA [ORDINATEUR][VOUS]
Configuration de notifications
Spécifiez comment et quand être averti des demandes d'approbation.
Pour spécifier comment et quand recevoir les notifications
- Dans la fenêtre Paramètres utilisateur approbation, sélectionnez la ligne correspondant à vous-même, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Processus, choisissez Paramètres de notification.
- Dans la fenêtre Paramètres de notification, dans le champ Type de notification, entrez Approbation.
- Cliquez sur le champ Code modèle de notification, puis sélectionnez le bouton Avancé.
- Dans la fenêtre Modèles de notification, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Gérer, choisissez Modifier la liste.
- Sur la ligne du modèle d'approbation, dans le champ Mode de notification, entrez Note.
- Cliquez sur le bouton OK.
- Dans la fenêtre Notification Setup, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Processus, choisissez Tableau de notification.
- Dans la fenêtre Tableau de notification, dans le champ Récurrence, sélectionnez Immédiatement.
- Cliquez sur le bouton OK.
Création d'un flux d'approbation
Créez le flux d'approbation de commande d'achat en copiant les étapes du modèle de Flux de travail approbation commande achat. Laissez les étapes existantes du flux inchangées, puis activez le flux.
Pour créer et activer un flux d'approbation de commande d'achat
Sélectionnez l'icône
, entrez Flux de travail, puis sélectionnez le lien connexe.Dans la fenêtre Flux de travail, sous l'onglet Actions, dans le groupe Général, choisissez Créer le flux de travail à partir du modèle.
Sous l'onglet Actions, dans le groupe Général, choisissez Créer le flux de travail à partir du modèle. La fenêtre Modèles flux de travail s'ouvre.
Sélectionnez le modèle de flux de travail nommé Flux de travail approbation commande achat, puis choisissez le bouton OK.
La fenêtre Flux de travail s'ouvre pour un nouveau flux de travail contenant toutes les informations du modèle sélectionné. La valeur du champ Code est étendue avec « -01 » pour indiquer que ce premier flux de travail est créé à partir du modèle Flux de travail approbation commande achat.
Dans l'en-tête de la fenêtre Flux de travail, activez la case à cocher Activé.
Démarrage de la file projets des notifications
Assurez-vous que la file projets dans votre installation est configurée pour traiter les notifications du workflow.
Pour lancer la file projets NOTIFY
- Sélectionnez l'icône , entrez File d'attente des travaux, puis sélectionnez le lien connexe.
- Dans la fenêtre File d'attente des travaux, sélectionnez la ligne correspondant à la file projets NOTIFY, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Processus, choisissez Démarrer la file projets.
Utilisation du flux d'approbation
Utilisez le nouveau Flux de travail approbation commande achat en ouvrant une session dans Dynamics NAV en tant qu'Alicia pour demander l'approbation d'une commande achat. Ensuite, connectez-vous en tant que vous-même, affichez la note dans le Tableau de bord, suivez le lien vers la demande d'approbation, puis approuvez la demande.
Pour vous connecter à Dynamics NAV en tant qu'utilisateur différent, utilisez la fonction Exécuter en tant qu'utilisateur différent.
Pour vous connecter à Dynamics NAV en tant qu'Alicia
Pour le client Web Dynamics NAV, sur le bouton de lancement du navigateur Web, appuyez sur Maj + clic droit, puis choisissez Exécuter en tant qu'utilisateur différent.
Pour le client Windows Dynamics NAV, sur le bouton de lancement du programme, appuyez sur Maj + clic droit, puis choisissez Exécuter en tant qu'utilisateur différent.
Dans la fenêtre Sécurité Windows, entrez [ORDINATEUR]ALICIA et le mot de passe requis.
Pour demander l'approbation d'une commande achat en tant qu'Alicia
Sélectionnez l'icône
, entrez Commandes achat, puis sélectionnez le lien connexe.Sélectionnez la ligne pour ouvrir la commande d'achat 104001, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Gestion, choisissez Modifier.
Dans la fenêtre Commande achat, sous l'onglet Actions, dans le groupe Approbation, choisissez Envoyer demande d'approbation.
Notez que la valeur du champ Statut est passée à Approbation en attente.
Fermez Dynamics NAV.
Pour approuver la commande achat en tant que Sean
Ouvrez Dynamics NAV normalement. Le programme s'ouvre avec vous-même en tant qu'utilisateur.
Dans le Tableau de bord, dans la fenêtre Mes notifications, recherchez une nouvelle note d'Alicia.
Notes
Bien que la récurrence de notification soit définie sur Immédiatement, la note arrivera environ une minute après l'envoi de la demande d'approbation par Alicia. Ceci est dû à la fréquence de récurrence par défaut de la fonctionnalité file projets.
Lorsque la note s'affiche dans la fenêtre Mes notifications, sélectionnez la valeur Écriture approbation : XX, XX dans le champ Page. La fenêtre Demandes à approuver s'ouvre avec la demande de commande d'achat d'Alicia en surbrillance.
Dans le fenêtre Demandes à approuver, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Traitement, choisissez Approuver.
La valeur du champ Statut de la commande d'achat d'Alicia passe à Lancé.
Vous venez de configurer et tester un flux de travail d'approbation simple incluant les deux premières étapes du Flux de travail approbation commande achat. Vous pouvez facilement étendre ce flux pour valider automatiquement la commande d'achat d'Alicia lorsque c'est Sean qui l'approuve. Pour cela, vous devez activer le Flux de travail facture achat, dans lequel la réponse à une facture d'achat lancée est de la valider. Vous devez d'abord modifier la condition d'événement de la première étape du flux (achat) en remplaçant Facturer par Commander.
La version Dynamics NAV générique inclut un certain nombre de modèles de flux de travail pour les scénarios pris en charge par le code d'application. La plupart concernent des flux d'approbation. Pour plus d'informations, voir Modèles flux de travail.
Définissez les variations des flux de travail en renseignant les champs des lignes à partir des listes fixes de valeurs d'événement et de réponse qui sont les scénarios pris en charge par le code d'application. Pour plus d'informations, reportez-vous à Procédure : créer des flux de travail.
Si un scénario d'entreprise requiert un événement ou une réponse de workflow qui n'est pas pris en charge, un partenaire Microsoft doit l'implémenter en personnalisant le code de l'application. Pour plus d'informations, voir Procédure pas à pas : implémentation de nouveaux événements et réponses de flux de travail sur MSDN.
Voir aussi
Procédure : configurer des utilisateurs d'approbation
Configuration de notifications de workflow
Procédure : créer des workflows
Procédure : utilisation des flux d'approbation
Flux de travail