Ajuster les baux

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Tout ou partie de la fonctionnalité décrite dans cet article est accessible dans le cadre d’une version préliminaire. Le contenu et la fonctionnalité peuvent faire l’objet de modifications. Pour plus d’informations sur les préversions, voir Disponibilité des mises à jour de service.

L’article explique comment ajuster un bail. Un ajustement peut être nécessaire si les conditions du bail sont modifiées, si le bail est prolongé ou si d’autres circonstances changent. La location d’actifs est conforme aux directives fournies par l’article 842 sur la codification des normes comptables (ASC 842) et la norme internationale en matière de génération des états financiers 16 (IFRS 16) concernant les modifications des baux. ASC 842-20-15-1 définit une modification de bail comme toute modification des termes et conditions d’un contrat qui entraîne une modification de la portée ou de la prise en compte d’un bail. Le paragraphe 39 d’IFRS 16 indique qu’un locataire doit réévaluer le passif locatif afin qu’il reflète les modifications des paiements de location.

Pour les organisations qui respectent l’ASC 842 ou l’IFRS 16, un bail est réévalué pour refléter une modification de la valeur actuelle des paiements minimaux de location minimums à venir (PVFMLP). Si la PVFMLP augmente, l’écriture de journal créée est un débit au compte de droit d’utilisation de l’actif et un crédit au compte de passif locatif pour la différence entre la nouvelle PVFMLP et la précédente PVFMLP. Si la PVFMLP diminue, l’écriture de journal est un débit au compte de passif locatif et un crédit au compte de droit d’utilisation de l’actif pour la différence.

Si l’ajustement diminue le droit d’utilisation de l’actif au-delà de 0 (zéro), le reste est crédité au gain sur le compte de validation des modifications du bail spécifié sur la page Comptes de validation de bail. Le système comptabilise ces transactions et d’autres écritures d’ajustement, telles que les changements de classification, les coûts directs initiaux, les incitations à la location, les acomptes et les coûts de démantèlement qui résultent des modifications de location.

Pour obtenir des indications spécifiques sur les transactions d’ajustement de bail, nous vous recommandons de consulter IFRS 16 et ASC 842.

Assistant d’ajustement de bail

Procédez comme suit pour modifier un bail. Les données modifiées mettront à jour les échéanciers de bail après la validation depuis l’assistant Ajustement de bail. Vous pouvez enregistrer votre travail et fermer l’assistant à tout moment, puis revenir plus tard pour reprendre votre travail.

Procédez comme suit pour ouvrir l’assistant Ajustement de bail à partir du résumé du bail.

  1. Accédez à Location d’actifs > Baux > Récapitulatif du bail.
  2. Sélectionnez le bail à modifier, puis sélectionnez Assistant d’ajustement.
  3. Suivez les invites de l’assistant pour saisir les modifications requises.

Procédez comme suit pour ouvrir l’assistant Ajustement de bail dans la page Ajustements de bail, pour un ajustement qui est déjà en cours.

  1. Accédez à Bail > Baux > Ajustements de bail.

  2. Sélectionnez un bail dont le statut d’ajustement est En cours, puis sélectionnez Assistant d’ajustement.

  3. Entrez les dates appropriées dans les champs Date de début de la modification et Date de validation.

  4. Sélectionnez Suivant.

    Le bail est maintenant ajouté à la page Ajustements de bail et vous pouvez saisir les nouvelles informations.

    Une fois le bail modifié, les champs relatifs aux droits d’utilisation s’appliquent. Si aucun coût direct initial, aucune incitation à la location, aucun paiement anticipé ou aucun coût de démantèlement n’est associé au bail modifié, vous devez laisser les champs correspondants vides. Les montants d’origine ne s’appliqueront pas au bail mis à jour.

    Par exemple, un bailleur offre une incitation de 1 000 $ pour accepter une prolongation du bail. Dans ce cas, quand vous modifiez le bail pour tenir compte de l’extension, vous devez entrer 1 000 dans le champ Incitations à la location résultant de la modification.

    Les lignes d’échéancier de paiement affichent désormais tous les paiements du mois et des mois suivants dans le champ Date de début de la modification. Les modifications étant prévisionnelles, les échéanciers de paiement ne peuvent pas commencer avant le début de la modification. Pour afficher les échéances de paiement antérieures à la date de début de la modification, accédez à la page Historique de version des baux.

  5. Sélectionnez Suivant.

    La page suivante présente des détails clés sur l’ajustement prévu du contrat de location, comme la valeur comptable du passif locatif avant la modification et le nouveau passif locatif prévu après la modification. La page affiche également un aperçu de l’entrée de journal pour l’ajustement de bail prévu.

  6. Sélectionnez Soumettre au workflow pour soumettre l’ajustement du bail au système de workflow si le workflow d’ajustement de bail est actif et que l’ajustement n’a pas encore été approuvé. Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un workflow d’ajustement de bail, voir Utiliser des workflows d’ajustement de bail.

    Note

    À ce stade, le système recalcule les variables d’ajustement pour vérifier qu’aucune transaction n’a été imputée au contrat de location depuis le calcul initial de la synthèse d’ajustement et de l’écriture dans le journal d’ajustement. Si des valeurs changent, la grille de synthèse des ajustements est mise à jour et vous pouvez consulter les informations avant de soumettre à nouveau les ajustements de bail au système de workflow.

  7. Si un workflow n’est pas actif ou si l’ajustement du bail a été approuvé, sélectionnez Terminer pour traiter les modifications et enregistrer l’écriture dans le journal d’ajustement.

    Note

    À ce stade, le système recalcule les variables d’ajustement pour vérifier qu’aucune transaction n’a été imputée au contrat de location depuis le calcul initial de la synthèse d’ajustement et de l’écriture dans le journal d’ajustement. Si des valeurs changent, la grille de synthèse des ajustements est mise à jour et vous pouvez consulter les modifications avant de sélectionner Terminer. Si le workflow est actif et que l’ajustement du bail a été approuvé, toute modification apportée à la synthèse des ajustements entraînera le rétablissement du statut d’approbation sur Non soumis. Dans ce cas, vous devez soumettre à nouveau l’ajustement de bail au système de workflow.

    Sur la page Ajustements de bail, le statut de l’ajustement est maintenant défini sur Terminé.

    Sur la page Ajustements de bail, vous pouvez toujours afficher les raccourcis Vue d’ensemble de l’ajustement et Aperçu de l’entrée d’ajustement. Les détails du bail et les informations de date sont affichés dans l’historique des versions de ce bail.

    Une nouvelle version du bail et un nouvel ensemble d’échéanciers sont désormais créés à l’aide des informations modifiées.

  8. Pour afficher les nouveaux échéanciers, accédez au bail, puis sélectionnez Registres.

  9. Pour afficher l’échéancier de paiement nouvellement généré, sélectionnez Échéancier de paiement.

  10. Pour afficher le nouvel échéancier d’amortissement du passif locatif généré à partir des nouvelles informations, fermez la page Échéancier de paiement et ouvrez la page Programme d’amortissement du passif.

  11. Pour afficher le nouvel échéancier d’amortissement des actifs, ouvrez la page Programmes d’amortissement des actifs de la page Détails des registres.

  12. Pour afficher l’entrée de journal d’ajustement, sélectionnez Journaux > Journal de location d’actifs.

Annuler un ajustement de bail

Procédez comme suit pour supprimer un ajustement de bail en cours.

  1. Accédez à Bail > Baux > Ajustements de bail.

  2. Sélectionnez l’ajustement de bail en cours pour l’annuler.

  3. Sélectionnez Annuler l’ajustement.

  4. Cliquez sur OK.

    Note

    Si vous sélectionnez Annuler dans l’assistant Ajustement de bail, vous annulez la modification la plus récente effectuée dans l’assistant, mais vous ne supprimez pas l’ajustement en cours.

Utiliser le workflow d’ajustement de bail

Cette section explique comment utiliser le workflow d’ajustement de bail. Le workflow d’ajustement de bail vous aide à gérer les ajustements de bail de manière cohérente en fournissant un ensemble d’étapes d’approbation et en les affectant à des utilisateurs spécifiques chargés d’approuver un ajustement de bail avant qu’il ne devienne définitif. Une fois l’ajustement du bail approuvé dans le workflow, vous pouvez utiliser l’assistant Ajustement de bail pour terminer l’ajustement du bail.

  1. Pour soumettre un ajustement de bail pour approbation, accédez à Bail > Baux > Ajustements de bail.

  2. Sélectionnez l’ID de bail de l’ajustement de bail, puis sélectionnez Assistant d’ajustement.

  3. Sur la dernière page de l’assistant, sélectionnez Soumettre pour approbation.

  4. Entrez un commentaire sur l’ajustement, puis sélectionnez OK.

    Le statut du workflow est remplacé par Approbation en attente et tous les champs de l’assistant sont verrouillés pour modification.

  5. Pour approuver un ajustement de bail, accédez à Bail > Baux > Ajustements de bail.

  6. Sélectionnez l’ID de bail de l’ajustement de bail, puis examinez les raccourcis Vue d’ensemble de l’ajustement et Aperçu de l’entrée d’ajustement.

  7. Sélectionnez Flux de travail > Approuvé.

    Sur la page Ajustements de bail, le statut du flux de travail est maintenant défini sur Approuvé. À ce stade, l’ajustement de bail est prêt à être imputé via l’écriture dans le journal d’ajustement.

  8. Pour continuer à traiter l’ajustement de bail et enregistrer l’écriture d’ajustement, accédez à Bail > Baux > Ajustements de bail.

  9. Sélectionnez l’ID de bail de l’ajustement de bail, puis sélectionnez Assistant d’ajustement.

  10. Sélectionnez Suivant jusqu’à ce qu’atteindre la dernière page de l’assistant, puis sélectionnez Terminer.

Le système recalcule les valeurs comptables du contrat de location pour s’assurer que les variables d’ajustement qui ont été approuvées sont à jour. S’il y a des changements, le statut d’approbation est redéfini sur Brouillon, et vous devez soumettre à nouveau l’ajustement de bail au système de flux de travail.

Voir les versions de bail

Si un bail a été modifié, vous pouvez en afficher les différentes versions. Vous pouvez également voir les échéanciers historiques et les détails des baux passés.

  1. Sur la page Récapitulatif du bail, sélectionnez le bail à copier, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Historique de version des baux.

    Si le bail sélectionné a été modifié, la page Historique de version des baux en montre les différentes versions. Le bail d’origine est étiqueté 1 et les versions ultérieures ont un ordre numérique croissant.

    Pour une version de location sélectionnée, vous pouvez afficher les dimensions financières, les détails du contrat, l’emplacement et les échéances de paiement.

  2. Pour afficher les horaires historiques, ouvrez le bail modifié à partir de la page Récapitulatif du bail, sélectionnez le livre souhaité, puis, dans le volet Actions, sélectionnez Historique de version des baux.

  3. Sur la page Version des registres, sélectionnez une version et l’échéancier à afficher.

Ajuster un registre de location

Pour ajuster un registre de location uniquement, procédez comme suit.

  1. Accédez à Location d’actifs>Baux>Récapitulatif du bail.
  2. Sélectionnez et ouvrez un bail.
  3. Sur la page Détails du bail, sélectionnez Registres.
  4. Dans la page Détails des registres, dans le volet Actions, dans le groupe Mettre à jour, sélectionnez Ajuster le registre.
  5. Supprimez les lignes de l’échéancier de paiement.
  6. Dans le champ Date de modification du bail, entrez la date de modification. Envisagez ensuite de supprimer toutes les considérations d’actif/passif supplémentaires (coût direct initial, incitatif à la location, paiement anticipé de la location, coût de démantèlement et garantie de valeur résiduelle), le cas échéant.
  7. Pour éviter des calculs inexacts pour l’ajustement du bail, ajoutez de nouvelles lignes d’échéancier de paiement pour les nouvelles dates de paiement qui correspondent à la date de modification.

Note

Nous vous recommandons d’utiliser l’Assistant Ajustement de bail pour ajuster un bail. L’Assistant réduit le nombre d’étapes manuelles, fournit un aperçu des soldes après l’ajustement et vous permet de modifier les montants avant la validation.