Inviter, inscrire et héberger les participants à un événement

Une fois que votre événement est entièrement modelé dans Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, vous êtes désormais prêt à en faire la promotion. Le système fournit plusieurs outils pour vous aider.

Inviter des contacts à vos événements

Une fois que votre événement est planifié et défini, il est temps de lancer sa promotion ! Customer Insights - Journeys fournit plusieurs outils pour vous aider :

• Créez un courrier électronique de marketing comprenant un élément d’événement dans la conception. L’élément d’événement crée un bouton d’incitation à l’action dans votre message qui guide les destinataires du message directement à votre site web d’événements. Pour plus d’informations : Présentation du marketing par courrier électronique
• Définissez un parcours du client qui envoie votre courrier électronique de marketing à tous les contacts appropriés, enregistre les échanges de messages et prend en compte les inscriptions à l’événement. Pour plus d’informations : Utiliser les parcours du client pour créer des campagnes automatisées.
• Créez des bannières et des publications sur les réseaux sociaux pour promouvoir l’événement. Vous devez inclure un lien vers votre site web d’événements dans chaque publication, et utiliser la fonctionnalité de redirection d’URL Customer Insights - Journeys pour créer des URL courtes qui enregistrent les clics dans Customer Insights - Journeys et transfère immédiatement les contacts à votre site web d’événements. Vous pouvez créer une URL de redirection différente pour chaque site de réseau social, chaque bannière ou chaque message, afin de collecter les résultats de clics distincts pour chaque URL, afin d’évaluer la réussite de chaque canal ou initiative. Pour plus d’informations : Définir des URL de redirection

Inscrire des participants à des événements, des sessions et des pass

La vue Inscription à un événement permet aux participants de s’inscrire à un événement et de réserver leurs places pour des sessions ou des suivis spécifiques. Elle permet également de mesurer l’intérêt pour un événement et d’indiquer la demande aux organisateurs afin de planifier la capacité, par exemple. Les gestionnaires d’événements peuvent se servir des dossiers d’inscription pour évaluer à l’avance le nombre de ressources dont ils auront besoin, pour savoir quelles sessions auront besoin de pièces plus grandes et si une session doit éventuellement être annulée. Les inscriptions à l’avance permettent aux participants d’avoir la garantie que leur place est réservée pour toutes les sessions auxquelles ils souhaitent assister.

Les utilisateurs de Customer Insights - Journeys peuvent également inscrire des participants manuellement en créant des inscriptions à un événement, des inscriptions à une session et des attributions de passe directement dans l’application. Cela vous permet de fournir l’inscription par téléphone, par exemple. Les inscriptions manuelles permettent également aux utilisateurs de contourner la liste d’attente, si nécessaire.

Chaque inscription aboutit à un dossier d’inscription pour l’événement contenant le profil du participant, ses pass, les sessions auxquelles il assiste et, par la suite, les sessions auxquelles il a participé. Chaque enregistrement d’inscription comporte un identifiant unique, que le système encode dans un code QR que vous pouvez intégrer dans un courrier électronique de confirmation d’inscription envoyé à chaque personne inscrite. Vous trouverez également le code QR intégré dans chaque enregistrement d’inscription, si bien que vous pouvez l’utiliser dans d’autres contextes, comme l’impression de badges à distribuer à l’événement. En savoir plus : Utiliser des codes QR pour l’inscription à des événements, des liens vers du contenu ou des URL

lors de l’événement, les organisateurs peuvent scanner le code QR présenté par chaque participant pour capturer son ID d’inscription, qui peut ensuite être utilisé pour vérifier l’inscription et/ou la présence à chaque événement ou session. Le code QR n’offre qu’un ID d’inscription. Les organisateurs d’événements doivent donc accomplir un certain développement personnalisé pour implémenter les fonctions de vérification, d’enregistrement et d’inscription dont ils ont besoin. Une manière possible est la création d’une application personnalisée sur smartphone.

Pour afficher toutes les inscriptions et les attributions de pass et pour les créer manuellement dans le système, utilisez l’une des entités de la zone de travail Événements :

• Événements>Événement>Inscriptions à un événement : Vous pouvez afficher et créer des inscriptions pour tous les événements ici.
• Événements>Événement>Événements : Ouvrez un enregistrement d’événement et accédez à l’onglet Inscription et présence pour afficher et créer des inscriptions pour l’événement sélectionné. Pour afficher ou créer des inscriptions de session individuelles, accédez à l’onglet Agenda de l’enregistrement d’événement et ouvrez une session répertoriée dans celui-ci.

Définir des segments pour communiquer avec les participants à un événement

Lorsque vous préparez un événement (ou que vous en effectuez le suivi par la suite), vous souhaiterez sans doute communiquer parfois avec les personnes qui s’y sont inscrites. Une solution intéressante de procéder consiste à installer un segment pour trouver les bons participants puis créer un parcours du client qui leur envoie des messages électroniques, génère des activités de suivi, etc.

Pour créer des segments qui trouvent des contacts associés à des entités d’événement, votre système doit synchroniser les entités liées à l’événement avec le service Marketing Insights. Si votre instance Customer Insights - Journeys n’est pas déjà définie pour synchroniser les entités d’événement demandées, contactez votre administrateur afin de la définir. Si vous êtes administrateur, consultez Choisir des entités à synchroniser avec le service Marketing Insights pour obtenir des instructions. La principale entité d’événement (Événement) est normalement définie pour la synchronisation par défaut, mais l’entité d’inscription à un événement (Inscription à un événement), qui peut être utile pour communiquer avec les contacts inscrits, ne l’est pas.

Réserver les chambres d’hôtel pour le personnel, les intervenants et les invités

Si votre organisation a prévu d’attribuer des chambres d’hôtel pour votre événement dans Customer Insights - Journeys, vous pouvez afficher et réserver des chambres en allant dans Événements>Logistique>Réservations de chambre d’hôtel. Chaque réservation de chambre associe un dossier d’inscription à l’événement (et son contact associé) à une attribution de chambre d’hôtel définie dans Customer Insights - Journeys. Chaque attribution de chambre représente un bloc de chambres d’un type spécifique (simple, double ou suite) dans un hôtel spécifique, lors d’un événement. Une fois que toutes les chambres sont réservées, cette attribution est considérée comme épuisée, à moins que vous puissiez en demander d’autres à cet hôtel. Les réservations de chambre ne spécifient pas le numéro de la chambre, mais simplement son type (selon l’attribution) et un numéro de réservation unique.

Pour plus d’informations : Gérer la logistique des participants et la disponibilité de l’hébergement