Gérer la logistique des participants et la disponibilité de l’hébergement

Utilisez les entités dans la zone Logistique pour fournir les informations pouvant aider les participants à continuer de planifier leur hébergement dans le cadre de leur voyage. Enregistrez les hôtels locaux, leurs informations de contact, allouez des ensembles de chambres qui seront disponibles pour les participants et prenez des réservations pour les chambres allouées. Vous pouvez également enregistrer différents autres types de fournisseurs destinés aux participants ici, comme les compagnies aériennes, les agences de location de voitures, les restaurateurs, etc.

Les fonctionnalités de logistique sont principalement informationnelles, et ne sont pas exposées directement aux participants via le site web standard d’événements. Par exemple, vous pouvez saisir des réservations d’hôtel dans Dynamics 365 Customer Insights - Journeys selon des communications que vous avez eues avec les participants, mais vous devrez encore contacter l’hôtel pour les mettre au courant des réservations.

Utilisez les entités suivantes de la zone de travail Événements pour enregistrer et fournir des services de logistique aux participants :

• Événements>Logistique>Fournisseurs d’événement : Présentez et affichez les détails des prestataires événementiels ici. Chaque fournisseur d’événement doit être associé à un compte (société externe) déjà enregistré dans votre système. Vous pouvez attribuer à chaque fournisseur un type, comme groupe d’hôtel, compagnie aérienne, agence de location de voitures, etc.

  REMARQUE Un groupe d’hôtel est généralement une société qui gère une chaîne des propriétés d’hôtel sous le même nom, tel que Marriott. Vous pouvez associer des hôtels individuels avec le type Groupe d’hôtel, comme décrit ci-dessous.

• Événements>Logistique>Hôtels : Entrez et affichez les détails concernant des propriétés d’hôtel spécifiques ici. Vous pouvez associer chaque enregistrement d’hôtel avec un contact dans votre base de données. Vous saurez ainsi qui appeler pour toute question concernant l’hôtel. Vous pouvez associer l’enregistrement d’hôtel avec un groupe d’hôtel (fournisseur d’événement) si la propriété appartient à un groupe. Le groupe d’hôtel et les coordonnées du contact s’affichent ici, s’ils sont définis. Vous devez toujours spécifier l’adresse de l’hôtel dans le cadre de son enregistrement. Vous pouvez également afficher et ajouter des allocations de chambre pour l’hôtel actuel ici.
• Événements>Logistique>Attributions de chambre d’hôtel : Les attributions de chambre représentent un bloc de pièces que l’hôtel a accepté de rendre disponibles lors de l’événement. Chaque enregistrement d’attribution de chambre indique le nombre de pièces allouées et le type de pièces (unique, double ou suite). Chaque attribution doit être associée à un hôtel qui est enregistré dans votre base de données. Si vous avez attribué plusieurs types de chambre dans le même hôtel, vous devez configurer une attribution séparée pour chaque type. Vous pouvez également afficher et ajouter des réservations associées à l’attribution actuelle ici.
• Événements>Logistique>Réservations de chambre d’hôtel : Ici vous pouvez réserver des chambres pour les participants à partir des chambres que vous avez attribuées. Pour plus d’informations : Réserver les chambres d’hôtel pour le personnel, les intervenants et les invités