Vue d'ensemble des factures fournisseur

Cet article fournit des informations générales sur les factures fournisseur. Les factures fournisseur sont des demandes de paiement pour les biens et services reçus. Les factures fournisseur peuvent représenter une facture pour les services en cours, ou elles peuvent être basées sur des commandes fournisseur pour des articles et services spécifiques.

Factures fournisseur

Une facture fournisseur basée sur une commande fournisseur est une facture produite lorsque des produits ou des services sont reçus en fonction d'une commande fournisseur placée auprès d'un fournisseur. La facture fournisseur contient un en-tête et une ou plusieurs lignes pour des articles ou services. Une facture fournisseur termine le cycle de la commande fournisseur à la réception des produits et à la facture fournisseur.

Bien que certaines factures fournisseur soient liées à une commande fournisseur, les factures fournisseur peuvent également contenir des lignes qui ne correspondent pas aux lignes de commande fournisseur. Vous pouvez également créer des factures fournisseur qui ne sont associées à aucune commande fournisseur. Ces factures fournisseur peuvent représenter des services en cours, tels qu'une facture de service, et vous n'êtes pas obligé de référencer une commande fournisseur lorsque vous les ajoutez.

Il existe plusieurs manières d'entrer une facture fournisseur :

  • Le registre des factures fournisseur permet d'entrer rapidement les factures qui ne font pas référence à une commande fournisseur, afin de pouvoir provisionner la dépense. À l'aide du journal des approbations de facture fournisseur, vous pouvez sélectionner ces factures et les valider dans le solde fournisseur pour contrepasser la provision.
  • Le journal des factures fournisseur vous permet d'entrer rapidement des factures qui ne référencent pas une commande fournisseur, en une seule étape.
  • Utilisé avec le regroupement des factures fournisseur, le registre des factures fournisseur vous permet d'entrer rapidement des factures pour provisionner la dépense. Vous pouvez ouvrir les commandes fournisseur associées ultérieurement afin de valider la facture par rapport au compte de dépenses.
  • Les pages Factures fournisseur en cours et Factures fournisseur en attente vous permettent de créer des factures fournisseur à partir de commandes fournisseur confirmées.

La discussion suivante fournit davantage d'informations sur l'utilisation des pages Factures fournisseur en cours ou Factures fournisseur en attente pour créer une facture fournisseur à partir d'une commande fournisseur.

Présentation des quantités de ligne de facture

Lorsque vous ouvrez une facture fournisseur à partir d'une commande fournisseur associée, des lignes sont créées à partir de la commande fournisseur. Par défaut, les quantités sont tirées de la quantité de l'accusé de réception de marchandises. Toutefois, vous pouvez utiliser l'un des comportements par défaut suivants :

  • Quantité à recevoir maintenant – Utilisez cette option pour les expéditions partielles. La valeur par défaut dans le champ Quantité est tirée du champ de quantité Recevoir maintenant de la commande fournisseur.
  • Quantité commandée – Utilisez cette option pour les expéditions complètes. La valeur par défaut dans le champ Quantité est tirée du champ de quantité Commandé de la commande fournisseur.
  • Quantité enregistrée – Utilisez cette option si l'article requiert un enregistrement, tel que cela est spécifié sur la page Groupes de modèles d'article. La valeur par défaut du champ Quantité est la quantité physique mise à jour qui a été enregistrée.
  • Quantité de l'accusé de réception de marchandises – Utilisez cette option si un accusé de réception de marchandises a déjà été reçu pour la commande. La valeur par défaut du champ Quantité est tirée de la quantité totale des accusés de réception de marchandises disponibles.
  • Quantité et services enregistrés – Utilisez cette option si des quantités ont été enregistrées dans les journaux des arrivées pour des articles stockés ou non stockés. Cette option s'applique également aux services, qu'ils soient enregistrés ou non.

Si votre entité juridique utilise le rapprochement de factures, vous pouvez afficher les résultats du rapprochement de quantité dans la colonne Correspondance de quantités des accusés de réception de marchandises. Vous pouvez également utiliser la commande de menu Détails de rapprochement sous l'onglet Revoir pour afficher les résultats du rapprochement de quantité.

Ajout d'une ligne qui ne figurait pas sur la commande fournisseur

Vous pouvez ajouter à la facture fournisseur une nouvelle ligne qui ne figurait pas sur la commande fournisseur. Vous devez sélectionner un numéro d'article ou une catégorie d'approvisionnement. Vous pouvez ensuite ajouter des quantités, des prix, et des montants à la ligne. La ligne est incluse uniquement dans les stratégies de rapprochement pour les totaux de la facture.

Soumission d'une facture fournisseur pour révision

Votre organisation peut utiliser des workflows pour gérer le processus de révision des factures fournisseur. La révision via workflow peut être nécessaire pour l'en-tête de facture, la ligne de facture ou les deux. Les contrôles de workflow s'appliquent à l'en-tête ou à la ligne, selon l'emplacement de la vue lorsque vous cliquez sur le contrôle. À la place du bouton Valider, vous verrez un bouton Soumettre qui vous permet d'envoyer la facture fournisseur dans le processus de révision.

Rapprochement des factures fournisseur avec les accusés de réception de marchandises

Vous pouvez entrer et enregistrer des informations pour les factures fournisseur et vous pouvez mettre en correspondance des lignes de facture avec des lignes d'accusé de réception de marchandises. Vous pouvez également rapprocher des quantités partielles pour une ligne.

Vous pouvez créer une facture fournisseur basée sur les lignes d'accusé de réception de marchandises qui ont été reçues jusqu'à ce jour, même si tous les articles d'une commande fournisseur spécifique n'ont pas encore été reçus. Vous pouvez utiliser cette option si, par exemple, un fournisseur envoie une facture par mois qui couvre toutes les livraisons qu'il a expédié au cours du mois. Chaque accusé de réception de marchandises représente une livraison partielle ou complète des articles de la commande fournisseur.

Lorsque vous validez la facture, la quantité Solde de la facture de chaque article est mise à jour avec le total des quantités reçues pour les accusés de réception de marchandises sélectionnés. Si la quantité Solde de la facture et la quantité Livrer quantité restante pour tous les articles de la commande fournisseur ont la valeur 0 (zéro), le statut de la commande fournisseur passe à Facturé. Si la quantité Solde de la facture n'a pas la valeur 0 (zéro), le statut de la commande fournisseur reste inchangé et des factures supplémentaires peuvent être entrées pour celle-ci.

Cette option suppose qu'au moins un accusé de réception de marchandises a été validé pour la commande fournisseur. La facture fournisseur a pour base ces accusés de réception de marchandises et reflète les quantités de ceux‑ci. Les informations financières pour la facture sont basées sur les informations entrées lors de la validation de la facture.

Utilisation de plusieurs factures

Vous pouvez utiliser plusieurs factures à la fois et les valider toutes à la fois. Si vous devez créer plusieurs factures, utilisez la page Factures fournisseur en attente. Si vous devez valider et imprimer plusieurs factures fournisseur, utilisez le journal d'approbation des factures. Si vous utilisez journal d'approbation des factures, au moins un accusé de réception de marchandises doit être validé pour la commande fournisseur, et une facture pour la commande fournisseur doit être validée dans un registre des factures. Les informations financières pour la facture viennent de la facture qui a été validée dans le registre.