Étape 5 : Accorder à un autre employé l’accès aux données OneDrive et Outlook

Article
08/13/2023

Lorsqu’un employé quitte votre organization, vous pouvez accéder à ses données OneDrive et Outlook, les sauvegarder et choisir de les donner à un autre employé.

Accéder aux documents OneDrive d’un ancien utilisateur

Si vous supprimez la licence d’un utilisateur mais que vous ne supprimez pas le compte, vous pouvez vous accorder l’accès au contenu dans le OneDrive de l’utilisateur. Si vous supprimez le compte de l’utilisateur, vous disposez par défaut de 30 jours pour accéder aux données OneDrive de l’ancien utilisateur. Découvrez comment définir la rétention OneDrive pour les utilisateurs supprimés. Si vous ne restaurez pas de compte d’utilisateur dans ce délai, son contenu OneDrive est supprimé.

Pour conserver les fichiers OneDrive d’un ancien utilisateur, commencez par vous accorder l’accès à leur OneDrive, puis déplacez les fichiers que vous souhaitez conserver.

Dans le Centre d’administration, accédez à la page Utilisateurs>Utilisateurs actifs.
Sélectionnez un utilisateur.
Dans la page des propriétés de l’utilisateur, sélectionnez OneDrive. Sous Obtenir l’accès aux fichiers, sélectionnez Créer un lien vers des fichiers.
Sélectionnez le lien pour ouvrir l’emplacement du fichier. Téléchargez les fichiers sur votre ordinateur, ou sélectionnez Déplacer vers ou Copier vers pour les déplacer ou les copier vers votre propre OneDrive ou vers une bibliothèque partagée.

Remarque

Vous pouvez déplacer ou copier jusqu’à 500 Mo de fichiers et dossiers à la fois.
Lorsque vous déplacez ou copiez des documents qui ont l’historique des versions, seule la dernière version est déplacée.
Les options d’administration d’un utilisateur actif sous l’onglet OneDrive dans le Centre d'administration Microsoft 365 ne sont actuellement pas prises en charge pour les locataires multigéographiques.

Vous pouvez également accorder l’accès à un autre utilisateur pour accéder au OneDrive d’un ancien employé.

Connectez-vous au Centre d’administration en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint.

Si vous recevez un message indiquant que vous n’êtes pas autorisé à accéder au Centre d’administration, vous n’avez pas d’autorisations d’administrateur dans votre organization.
Dans le volet gauche, sélectionnez Administration centres>SharePoint. (Vous devrez peut-être sélectionner Afficher tout pour afficher la liste des centres d’administration.)
Si le Centre d’administration SharePoint classique s’affiche, sélectionnez Ouvrir maintenant en haut de la page pour ouvrir le Centre d’administration SharePoint.
Dans le volet gauche, sélectionnez Plus de fonctionnalités.
Sous Profils utilisateur, sélectionnez Ouvrir.
Sous Personnes, sélectionnez Gérer les profils utilisateur.
Entrez le nom de l’ancien employé, puis sélectionnez Rechercher.
Cliquez avec le bouton droit sur l’utilisateur, puis choisissez Gérer les propriétaires de collection de sites.
Ajoutez l’utilisateur aux administrateurs de collection de sites et sélectionnez OK.
L’utilisateur peut désormais accéder au OneDrive de l’ancien employé à l’aide de l’URL OneDrive.

Révoquer l’accès administrateur au OneDrive d’un utilisateur

Vous pouvez vous accorder l’accès au contenu dans le OneDrive d’un utilisateur, mais vous pouvez supprimer votre accès lorsque vous n’en avez plus besoin.

Connectez-vous au Centre d’administration en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint.

Si vous recevez un message indiquant que vous n’êtes pas autorisé à accéder au Centre d’administration, vous n’avez pas d’autorisations d’administrateur dans votre organization.
Dans le volet gauche, sélectionnez Administration centres>SharePoint. (Vous devrez peut-être sélectionner Afficher tout pour afficher la liste des centres d’administration.)
Si le Centre d’administration SharePoint classique s’affiche, sélectionnez Ouvrir maintenant en haut de la page pour ouvrir le Centre d’administration SharePoint.
Dans le volet gauche, sélectionnez Plus de fonctionnalités.
Sous Profils utilisateur, sélectionnez Ouvrir.
Sous Personnes, sélectionnez Gérer les profils utilisateur.
Entrez le nom de l’utilisateur, puis sélectionnez Rechercher.
Cliquez avec le bouton droit sur l’utilisateur, puis choisissez Gérer les propriétaires de collection de sites.
Supprimez la personne qui n’a plus besoin d’accéder aux données de l’utilisateur, puis sélectionnez OK.

Accéder aux données Outlook d’un ancien utilisateur

Pour enregistrer les messages électroniques, le calendrier, les tâches et les contacts de l’ancien employé, exportez les informations dans un fichier de données Outlook (.pst). Pour connaître les étapes d’exportation des données Outlook, voir Exporter des e-mails, des contacts et des éléments de calendrier dans un fichier .pst.

Accorder à un autre utilisateur l’accès à l’adresse e-mail d’un ancien utilisateur

Pour donner accès aux messages électroniques, au calendrier, aux tâches et aux contacts de l’ancien employé à un autre employé, importez les informations dans la boîte de réception Outlook d’un autre employé. Pour connaître les étapes d’exportation des données Outlook, voir Importer des e-mails, des contacts et du calendrier à partir d’un fichier .pst Outlook.

Remarque

Vous pouvez également convertir la boîte aux lettres de l’ancien utilisateur en boîte aux lettres partagée ou transférer l’e-mail d’un ancien employé à un autre employé.

Ajouter et supprimer des administrateurs sur un compte OneDrive (article)

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Partager des fichiers et des dossiers OneDrive