Déclarer des enregistrements à l’aide d’étiquettes de rétention

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Pour déclarer des documents et courriers électroniques comme enregistrements, utilisez des étiquettes de rétention qui servent à marquer du contenu comme enregistrement ou enregistrement réglementaire.

Si vous n’êtes pas certain d’utiliser un enregistrement ou un enregistrement réglementaire, voir comparer les restrictions relatives aux actions autorisées ou bloquées. Si vous avez besoin d’utiliser des enregistrements réglementaires, vous devez commencer par exécuter une commande PowerShell, comme décrit dans la section suivante.

Vous pouvez soit publier ces étiquettes dans une stratégie d’étiquette de rétention pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs de les appliquer au contenu, ou pour les étiquettes qui marquent les éléments comme enregistrements ( mais pas enregistrements réglementaire) appliquer automatiquement ces étiquettes au contenu que vous voulez marquer comme enregistrement.

Comment afficher l’option de marquage du contenu en tant qu’enregistrement réglementaire

Notes

La procédure suivante est une action pouvant être audité, à l’aide de la journalisation option d’enregistrement réglementaire activée pour les étiquettes de rétention dans la section du journal d’audit Stratégie de rétention et activités des étiquettes de rétention.

Par défaut, l’option d’étiquette de rétention permettant de marquer du contenu en tant qu’enregistrement de réglementation n’apparaît pas dans l’assistant de l’étiquette de rétention. Pour afficher cette option, vous devez commencer par exécuter une commande PowerShell:

  1. Connectez-vous au PowerShell du Centre de sécurité et conformité Office 365.

  2. Exécutez la l’applet commande suivant :

    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    

    Il n’y a pas d’invite à confirmer et le paramètre prend effet immédiatement.

Si vous changez d’avis sur la façon de voir cette option dans l’assistant étiquette de rétention, vous pouvez la masquer à nouveau en exécutant le même applet de commande avec la valeur faux: Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $false

Configuration d’étiquettes de rétention pour déclarer des enregistrements

Lorsque vous créez une étiquette de rétention depuis la solution Gestion des enregistrements dans le centre de conformité Microsoft 365, vous pouvez marquer des éléments comme enregistrement. Si vous avez exécuté la commande PowerShell à partir de la section précédente, vous pouvez marquer les éléments comme un enregistrement réglementaire de manière alternative.

Par exemple :

Configurer une étiquette de rétention pour marquer le contenu en tant qu’enregistrement ou réglementation.

En utilisant cette étiquette de rétention, vous pouvez désormais l’appliquer aux documents SharePoint ou OneDrive et aux messages électroniques Exchange, comme souhaité.

Pour instructions complètes :

Application de l’étiquette de rétention configurée au contenu

Lorsque des étiquettes de rétention qui marquent le contenu en tant qu’enregistrement ou enregistrement réglementaire sont mises à la disposition des utilisateurs pour qu’ils les appliquent dans les applications:

  • Pour Exchange, tout utilisateur disposant d’un accès en écriture à la boîte aux lettres peut appliquer ces étiquettes.
  • Pour SharePoint et OneDrive, tous les utilisateurs du groupe Membres par défaut (niveau d’autorisation Collaboration) peuvent appliquer ces étiquettes.

Exemple d’un document marqué en tant qu’enregistrement à l’aide d’une étiquette de rétention :

Volet Détails pour le document marqué comme enregistrement.

Effectuer une recherche du journal d’audit pour les éléments étiquetés déclarés comme enregistrements.

Les actions d’étiquetage pour déclarer des éléments comme enregistrements sont enregistrés dans le journal d’audit.

Pour les éléments SharePoint :

  • Dans Activités sur les fichiers et les pages, sélectionnez Changement d’une étiquette de rétention pour un fichier. Cet événement d’audit est destiné aux étiquettes de rétention marquant des éléments comme enregistrements, des enregistrements réglementaires ou qui sont des étiquettes de rétention standard.

Pour les éléments Exchange :

  • Dans Activités sur la boîte aux lettres Exchange, sélectionnez Message étiqueté comme enregistrement. Cet événement d’audit est destiné aux étiquettes de rétention marquant des éléments comme enregistrements ou des enregistrements réglementaires.

Pour plus d’informations sur la recherche de ces événements, consultez Effectuer une recherche dans le journal d’audit dans le centre de sécurité et conformité.

Étapes suivantes

Pour une liste des scénarios pris en charge par la gestion des documents, voir Scénarios communs pour la gestion des documents.