Votre organisation est-elle prête pour Microsoft Teams ?

Maintenant que votre équipe de projet s’est réunie et que vous commencez à voir ce que Teams peut faire pour votre organisation, il est important d’évaluer la préparation de votre organisation pour la transition Teams. Pour évaluer votre préparation, vous devez :

  1. Évaluez vos parties prenantes.
  2. Identifier les utilisateurs précoces.
  3. Évaluez la préparation de l’organisation pour le changement.

Évaluer vos parties prenantes

Répertoriez les principales parties prenantes et dirigeants d’entreprise de votre organisation. Pour chaque personne, posez les questions suivantes :

  1. Ce leader est-il favorable aux nouvelles technologies ?
  2. Évaluez la satisfaction de ce leader à l’égard de votre technologie actuelle.
  3. Ce leader est-il prêt à utiliser une technologie non approuvée pour accélérer les résultats ou créer une meilleure expérience pour les membres de son équipe ?
  4. Ce leader est-il soumis à une forte pression pour obtenir des résultats commerciaux clés ?
  5. Ce leader sera-t-il prêt à évangéliser son expérience avec Teams pour faciliter la transition ?
  6. Ce responsable a-t-il une relation positive avec les membres clés de l’équipe de projet existante ?
  7. Ce responsable aime-t-il être considéré comme un « agent de changement » au sein de l’organisation ?

Vous pouvez ajouter des questions supplémentaires pertinentes pour votre organisation. Pour vos deux phases initiales (démarrage et expérience), vous verrez des leaders qui sont sympathiques au changement, un peu insatisfaits de la technologie actuelle, et avec qui vous avez une bonne relation. Ces leaders doivent être intégrés à l’équipe de projet principale en tant que conseillers d’affaires et peuvent avoir des projets qui seront essentiels pour votre phase d’expérimentation. Il est important de sélectionner des situations réelles et impactables à expérimenter et d’éviter les projets à haut risque pour vos expériences initiales.

Notes

Bien qu’il soit possible d’attribuer un score à ce type de questionnaire qui minimiserait l’impact de l’élément humain des relations au sein de votre organisation, la conduite du changement dépend de la chimie de l’équipe autant que de leurs compétences techniques ou de leur sens des affaires. Passez en revue cette liste avec les membres de votre équipe pour discuter de l'« ajustement » de vos différents leaders avec ce projet lorsque vous sélectionnez des projets et du personnel pour les phases suivantes.

Identifier les utilisateurs précoces

Les utilisateurs précoces partagent certaines caractéristiques, quelle que soit la taille ou l’industrie de votre organisation. En règle générale, les utilisateurs précoces partagent les caractéristiques suivantes :

  • Intéressé par la technologie
  • Prêt à faire partie du changement
  • Chercher à apporter des améliorations
  • Collaboration par nature
  • Désireux de partager leurs observations et leurs apprentissages avec le groupe
  • Sont des preneurs de risques; autrement dit, ils sont prêts à essayer quelque chose pour voir si cela fonctionne

Utilisez un formulaire simple dans Microsoft 365 ou Office 365 pour permettre à ces personnes d’opter pour votre programme d’adoption précoce pour Teams. Selon la taille et la complexité de votre organisation, vous pouvez choisir d’activer une partie ou la totalité de ces personnes pour votre phase d’expérimentation. Dans ce programme, ils acceptent de participer activement à votre phase d’expérimentation et de fournir régulièrement des commentaires à l’équipe du projet. Évitez d’avoir des individus qui veulent simplement tester la nouvelle technologie. Faites-leur savoir qu’en donnant ces commentaires actifs, ils aident à élaborer le résultat de votre projet. Vous utiliserez cette liste de personnes dans la phase 2 - expérience.

Notre Guide du programme d’adoption précoce est une ressource utile pour lancer ce programme dans votre environnement.

Évaluer la préparation de votre organisation au changement

Le changement est un processus humain qui n’a rien à voir avec la technologie. Il y a la psychologie comportementale et les neurologie qui nous renseignent sur la résistance naturelle au changement. Pour rendre le changement acceptable, il est essentiel d’anticiper les besoins de vos utilisateurs, d’exprimer votre compréhension de leur situation et de créer des solutions qui améliorent cette situation. Même dans ce cas, vous rencontrerez une résistance naturelle au changement.

Graphique illustrant la résistance au changement.

Chaque approche de l’organisation change différemment, en fonction de la région, du style de travail, du profil professionnel et d’autres éléments de l’organisation. Pour évaluer la préparation de votre organisation, consultez Évaluer la préparation au changement de l’organisation. Utilisez les instructions pour répondre aux questions suivantes :

  1. Quel pourcentage d’utilisateurs se trouvent dans chaque compartiment ? (Résistance au changement)

    • Utilisateurs précoces : demandez la solution avant qu’elle ne soit disponible.
    • Utilisateurs informés : utilisez la solution une fois sa valeur prouvée.
    • Dissidents : renvoyer toute modification.

    Conseil

    Les premiers utilisateurs font de grands testeurs pilotes et des homologues champions. Les utilisateurs qui sont lents à adopter de nouveaux outils nécessitent des encouragements supplémentaires et plus de temps pour s’adapter.

  2. Quelle est la compétence des utilisateurs en matière de changement ? (Formation)

    • Les auto-démarrages nécessitent uniquement un lien vers une vidéo.
    • Les team builders fonctionnent bien avec l’entraînement de groupe.
    • Les apprenants individuels ont besoin d’un soutien personnel.

    Conseil

    Adaptez le type et la quantité de formation aux compétences et aux personnages. Mettez à jour la formation à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont mises en ligne.

  3. En plus de ce déploiement de service, combien d’autres modifications se produisent ? (Adaptabilité)
    Les modifications peuvent inclure les mises à niveau d’Office/Windows, les déplacements de bureau, les fusions, les réélateurs, et ainsi de suite.

    • Aucun
    • 1 à 3 modifications
    • Plus de 3 modifications

    Conseil

    Un trop grand nombre de changements peut entraver l’acceptation et la productivité. Si plus de 3 modifications sont en cours, envisagez de les espacer ou de créer un thème pour regrouper les modifications.

Combinez ces données avec les profils des parties prenantes et les employés qui souhaitent opter pour le programme d’adoption précoce. Cela vous permet d’identifier les groupes qui sont prêts et qui peuvent absorber le changement en même temps que leurs tâches existantes. Cette méthode vous permet de créer des partenaires en changement.

Vous pouvez utiliser des champions internes pour résoudre le problème d’avoir différents types de modifications. Ici, les commentaires sont la clé du succès : encourager les gens à partager leurs défis et leurs besoins. Embrassez les perturbateurs et les dissidents en donnant à ces individus ou groupes un siège à la table pendant l’expérimentation. Cette bonne pratique ouvre la voie à un déploiement plus fluide de vos améliorations en matière de collaboration.

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