Évaluer la préparation au changement de l’organisation

Diagramme de voyage de mise à niveau mettant en relief la phase De disponibilité des utilisateurs.

Cet article fait partie de la phase User Readiness de votre voyage de mise à niveau, une activité que vous terminez en parallèle de la phase de préparation technique. Avant de poursuivre, confirmez que vous avez effectué ces activités à partir des étapes précédentes :

Après avoir sécurisé votre équipe de projet et défini votre vision, votre étendue et vos objectifs, l’étape suivante dans votre démarche de mise à niveau consiste à vous assurer que votre organisation et les utilisateurs sont prêts pour Teams, une activité que vous pouvez effectuer en parallèle en veillant à votre préparation technique. Pour réaliser la valeur d Teams, les utilisateurs doivent l’utiliser. L’activation Teams ne garantit pas que vous avez atteint votre objectif. Les utilisateurs utilisent des cas d’utilisation et des styles d’apprentissage variés, et s’adaptent à la nouvelle technologie à des vitesses différentes. La bonne nouvelle, c’est que la gestion des changements n’est pas compliquée, mais cela prend des efforts concentrés. Les discussions guidées ci-dessous sont destinées à vous aider à comprendre votre base d’utilisateurs, afin de préparer le niveau d’éducation qui vous permet de faciliter et d’accélérer l’adoption par les utilisateurs. Il existe deux façons d’examiner votre base d’utilisateurs :

  • Préparation pour les changements d’organisation: Comprendre le temps dont les utilisateurs réagissent généralement aux changements. Ces informations vous aideront à connaître la quantité de sensibilisation, de formation et de vente à vendre dont vous pourriez avoir besoin pour stimuler l’adoption par les utilisateurs.
  • Scénarios de travail d’équipe : La compréhension du fonctionnement des utilisateurs vous permettra de ma Teams à leurs activités professionnelles, d’accélérer l’adoption et de faciliter la transition au Skype Entreprise.

Notes

Vous pouvez adapter les activités d’évaluation ci-dessous à toute initiative de changement de votre organisation. Répondez aux questions en fonction de l’étendue de votre projet. Dans les discussions suivantes, la « nouvelle solution » peut s’appliquer aux appels audio, aux audioconférences ou à la mise à niveau d’Skype Entreprise à Teams.

   
Icône représentant des points de décision.
Points de décision
  • Quelle est la culture de votre organisation en matière de changement ?
  • Comment la nouvelle technologie peut-elle optimiser la façon dont les utilisateurs travaillent ?
  • Quels utilisateurs ont besoin d’une attention particulière pour leur demander de modifier leur mode de travail ?
Icône illustrant les étapes suivantes.
Étapes suivantes
  • Utilisez les recommandations suivantes et les activités associées pour capturer le profil de disponibilité des utilisateurs de votre organisation.

Préparation pour les changements d’organisation

En évaluez la disponibilité de votre organisation, vous pouvez déterminer la manière dont vos utilisateurs sont susceptibles de modifier leur façon de travailler et d’adopter une nouvelle technologie. Comprendre la manière dont les utilisateurs réagissent au changement permet à votre organisation de traiter les problèmes de façon proactive, d’ajuster votre plan de déploiement pour obtenir un buy-in optimal et d’identifier les utilisateurs qui peuvent réellement vous aider à faciliter le changement avec leurs pairs.

Activité

Utilisez les démarreurs de conversation suivants pour effectuer une évaluation de la préparation organisationnelle et documenter la culture de votre organisation en cas de modification. Ces informations peuvent vous aider à informer le niveau de sensibilisation et de formation dont vous aurez besoin pour implémenter votre projet. Ne vous préoccupez pas des chiffres exacts. Cet exercice constitue une compréhension générale de la culture de votre organisation. Si vous avez besoin d’aide pour commencer, il vous suffit d’évaluer un déploiement passé . cela peut vous aider à anticiper la façon dont les utilisateurs peuvent réagir au changement et à répondre de façon proactive aux réactions que vous attendez.

Quel pourcentage d’utilisateurs se place dans chaque compartiment ?

Premiers utilisateurs Utilisateurs informés Laggards
Ces utilisateurs demandent la solution avant qu’elle ne soit disponible. Ces utilisateurs acceptent la solution dès qu’elle en fait la démonstration. Ces utilisateurs refusent la solution, même lorsqu’elles sont poussées par des changements.

Conseil

Demandez à vos premiers utilisateurs d’obtenir votre test pilote en plus de servir de pairs champions. Les Champions aident à figer la nouvelle technologie et à donner l’exemple à leurs pairs pour montrer à leurs pairs comment prendre conscience de la valeur. Pour en savoir plus sur la création d’un programme formel champions, voir le guide Office’adoption. Vos retards ont peut-être besoin de davantage d’être ingrés avant d’adopter une nouvelle technologie. Si plus de 20 % de votre organisation tombent dans ce compartiment, passez plus de temps à communiquer la valeur de la messagerie et à fournir une formation personnalisée. De plus, vous pourront les aider tout au long du processus de modification en ouvrant une boucle de commentaires afin de mieux comprendre et résoudre leurs problèmes.

Quel pourcentage d’utilisateurs se base sur chaque compétence ?

Auto-motivé Joueurs d’équipe Demandeurs tenant la main
Ces étudiants cherchent des ressources, apprendre par la même chose. Ces utilisateurs apprécient les formations de groupe et interactives. ils s’en vont avec vos collègues. Ces utilisateurs s’attendre à une assistance « white » ou un-à-un.

Conseil

Toutes les personnes n’ont pas la même façon d’apprendre. Pour ceux qui sont motivé, pointez sur les vidéos en ligne et articles de formation de Microsoft. Si au moins 20 % sont des joueurs d’équipe, demandez à votre équipe de formation ou à un partenaire d’assurer une formation interactive en direct (en personne ou en ligne). En règle générale, vous trouverez des cadres ou des rôles ciblés dans la catégorie de maintenez la main. Il s’agit d’un groupe essentiel qui peut bénéficier de sessions de formation courtes et personnalisées. Demandez à vos champions d’aider ces utilisateurs à s’entraîner pour une expérience optimale.

Évaluation des scénarios de travail d’équipe

Microsoft Teams étend les fonctionnalités des Skype Entreprise et offre une solution complète de communication et de collaboration. Lorsque vous concevez votre plan de mise à niveau des utilisateurs de Skype Entreprise vers Teams, réfléchissez à la puissance de la collaboration en équipe tant pour les utilisateurs que pour faciliter leur transition de Skype Entreprise à Teams.

Au fond, le travail d’équipe est la manière dont les personnes travaillent ensemble pour être efficace. Il s’agit d’aligner les bonnes personnes avec les outils appropriés d’une manière qui fonctionne pour elles. Teams rassemblent les personnes, les conversations, les fichiers et les projets au même espace de travail, créant ainsi un véritable hub pour le travail d’équipe dans votre organisation.

Comprendre le fonctionnement du travail des utilisateurs et la manière dont ils se rassemblent peuvent aider les utilisateurs à comprendre la manière dont ils peuvent Teams, facilitant ainsi l’évolution de l’Skype Entreprise. Il existe deux façons essentielles de penser aux scénarios de travail d’équipe : autour de personnes et de projets.

  • Project travail d’équipe se concentre sur un projet ou une initiative spécifique (par exemple, la planification d’un événement de lancement de produit). De la planification de l’étendue à la gestion budgétaire, en aux efforts marketing, le travail d’équipe centrée sur les projets aide à aligner les flux de travail des projets, tout en maintenant tout le monde informé.
  • Le travail d’équipe centré sur les personnes est axé sur les personnes ayant des responsabilités ou attributs similaires qui peuvent travailler dans la même équipe (par exemple, équipe commerciale, équipe de terrain) ou entre équipes (par exemple, champions des pairs). Qu’il s’agit de discuter avec un collègue pour obtenir une réponse à une question ou de participer à une réunion d’équipe, les activités centrées sur les personnes incluent le partage d’informations et la création de rapports.

Pour obtenir le meilleur des Teams, créez une stratégie de travail d’équipe qui inclut les deux scénarios, aidant les utilisateurs à comprendre comment les Teams peuvent fonctionner pour eux.

   
Icône représentant des points de décision.
Point de décision
  • Quels scénarios de travail d’équipe liés allez-vous utiliser pour accélérer l’adoption des utilisateurs Teams et faciliter la mise à niveau à partir d’Skype Entreprise ?
Icône illustrant les étapes suivantes.
Étapes suivantes

Exemples

travail d’équipe Project centrée sur les projets : événement de lancement de produit (par exemple : votre organisation se prépare à lancer un nouveau produit sur le marché et planifie un événement promotionnel large afin de faire connaître, de générer des prospects et d’encourager les ventes).

Considérations Remarques
Attributs principaux
  • Intervenants de plusieurs équipes grâce aux divers flux de travail de projet
  • Réunions ciblées fréquentes
  • Un grand nombre de pièces/personnes qui se rassemblent (budget, plannings, présentations, inscription, et ainsi de suite)
Défis du travail d’équipe aujourd’hui
  • Les flux de travail fonctionnent en silos avec une visibilité limitée sur l’état global du projet ou les efforts entre équipes :
    • Déconnexion des conversations et absence de « qui fait quoi »
    • Informations à suivre dans différents endroits sans visibilité entre équipes
  • Perte de temps de productivité lors de l’appel d’un nouveau membre au tableau ou de la réunion manquée
Conditions requises pour le travail d'
  • Accès rapide à la planification du projet et à l’affectation de tâches
  • Ouvrir le canal de conversation pour tenir tout le monde au courant
  • Emplacement central des fichiers de présentation en cours et d’autres ressources
  • Possibilité de mettre rapidement à jour les nouveaux membres de l’équipe de projet
  • Encourager et se soutenir l’un l’autre pour maintenir une bonne dynamique
Travail d’équipe Teams
  • Équipes/canaux pour organiser le contenu du projet et les conversations à thread
  • SharePoint l’hébergement de fichiers PPT1
  • Planificateur/Trello pour l’affectation de tâches de projet individuelles et les dates d’échéance1
  • Teams réunions en ligne
  • Teams’application mobile pour vous connecter en cours

1 Intégration ou alignement des applications de prise en charge dans Teams.

Travail d’équipe centrée sur les personnes : Équipe commerciale (par exemple : votre équipe de vente dispersée au niveau régional doit rester connectée par la route, rester alignée sur le pipeline et comprendre les offres et initiatives clés qui peuvent vous aider à atteindre des objectifs de quota annuels)

Considérations Remarques
Attributs principaux
  • Travailler à distance (sur la route, hôtels, sites de clients)
  • En relation - externe principal
Défis du travail d’équipe aujourd’hui
  • Les conversations répétées avec plusieurs représentants de champ (conversation, appels, réunions, etc.) ne peuvent pas réunir tout le monde en même temps
  • Opportunités manquées de apprendre des ventes « l’emporte » – partage de bouche uniquement
  • En permanence entre les applications :
    • Pipeline des ventes en Excel
    • Tendance de l’Power BI
    • Garanties de vente dans un courrier électronique
    • Ressources de démonstration client sur SharePoint
    • Conversations 1:1 et réunions à un moment
    • Communauté commerciale de l’Yammer
Conditions requises pour le travail d'
  • Accès rapide aux garanties de vente
  • Joindre rapidement un expert
  • Retour rapide pour les questions et approbations
  • Réunions de vente, révision des pipelines
  • Ressources de formation sur les ventes
  • Gestion de la base de données client
Travail d’équipe Teams
  • Teams/canaux par région ou par client conçu pour concentrer le contenu et les conversations
  • SharePoint ressources/garanties1
  • XLS/Power BI pour les pipelines et les bases dedonnées 1
  • Teams réunions en ligne
  • Teams’application mobile pour vous connecter en cours
  • Teams’application avec CRM System1
  • Yammer pour des informations et un partage d’informations SME à grande portée*1

1 Intégration ou alignement des applications de prise en charge dans Teams.

Astuces pour identifier un « bon ajustement » à votre stratégie de travail d’équipe

Il peut être facile de s’emporter pour former une stratégie de travail d’équipe pour chaque utilisateur, chaque équipe et chaque projet. Chaque projet ou équipe n’a pas besoin d’une stratégie de travail d’équipe entièrement définie. Voici quelques bonnes pratiques pour la mise en place de la gestion des biens :

  • Envisagez les projets entre équipes qui débutent ou sont à venir.

    • Planification d’événements : coordination à partir de plusieurs équipes (budget, logistique, présentations, et ainsi de suite)
    • Nouveau produit pilote : partager des informations, recueillir des commentaires dans un environnement contrôlé
  • Identifiez les personnage des utilisateurs et les groupes de travail principaux, en connectant les différentes façons dont ils interagissent entre eux dans Teams

    • Équipes/régions commerciale : fin du travail, ressources d’accès faciles, réponses rapides
    • RH : processus normalisés au sein de toutes les divisions, approche cohérente pour l’embauche
    • Employés en contact direct avec leurs collègues/cadres, accès aux procédures, NEO
  • Gardez les considérations ci-après à l’esprit :

    • Commencez modestement. Économisez des projets plus importants et plus complexes après avoir travaillé sur le modèle du travail d’équipe.
    • Concentrez-vous sur les nouveaux projets. Évitez de modifier un projet existant en cours, car cela peut perturber le flux de travail.
    • Prenez en compte le minutage. Le déploiement d’une nouvelle stratégie de travail d’équipe aux ventes à la fin de votre exercice peut ne pas être idéal.
    • Itérer. Plus besoin de réinventer la roue. Lorsque vous trouvez une structure de travail d’équipe qui fonctionne, répétez-la avec d’autres groupes de travail et projets. Définissez une équipe de modèles et définissez des instructions pour aider les utilisateurs à se baser rapidement sur Teams et assurer la cohérence.

Utilisez les informations que vous avez recueillies ci-dessus pour informer votre plan de disponibilité des utilisateurs.