Définition de l’étendue de votre projet

Mettre à niveau le diagramme de voyage, en mettant en Project la phase Définition.

Cet article fait partie de la phase Project Définition de votre parcours vers la mise à niveau, une activité que vous avez terminée après la création d’un parrainage et d’une équipe de projet de la part des parties prenantes que vous avez identifiées sont clés pour la réussite de votre projet. Avant de poursuivre, confirmez que vous avez effectué les activités suivantes :

Prenez le temps de définir la vision, l’étendue, les objectifs et la gouvernance de votre projet pour vous assurer que toutes les parties prenantes du projet sont alignées et travaillent sur les mêmes résultats finals. Ce point est particulièrement critique dans la la direction où l’équipe de préparation technique et l’équipe de préparation des utilisateurs travailleront de manière indépendante afin de réunir leurs éléments respectifs. Une fois que vous avez terminé cette section, consultez-la tout au long de votre projet pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre l’état final souhaité. Utilisez les objectifs que vous identifiez ci-dessous pour mesurer par rapport à vos résultats et réduire au besoin.

   
Icône montrant les points de décision.
Points de décision
  • Que voulez-vous accomplir avec ce projet (en d’autres termes, pourquoi le faites-vous ) ?
  • À quoi ressemble le succès ?
  • Quels sont les risques et quel est votre plan d’atténuation de ces risques ?
Icône montrant les étapes suivantes.
Étapes suivantes
  • Discutez des sections suivantes avec votre équipe de projet et les sponsors.
  • Documentez votre vision, l’étendue, les objectifs et les risques pour ce projet.
  • Revisitez votre équipe de projet pour vérifier que vous avez impliqué l’équipe qui vous a fait la bonne.

Project vision

Votre vision est celle d’une « vue d’ensemble » ou de l’état final, qui répond à la question « Pourquoi ce projet est-il en cours ? ». Une vision idéale traite des facteurs d’entreprise de votre organisation et des perspectives d’ajout de valeurs utilisateur, comme illustré dans les exemples suivants :

  • Pilote d’entreprise d’organisation : la standardisation sur Microsoft Teams s’aligne sur notre transformation numérique d’espace de travail et nous permet d’accroître l’efficacité opérationnelle, d’éliminer les solutions redondantes et d’économiser 5 millions de dollars.
  • Ajout de valeur utilisateur : Microsoft Teams (1) permet de gagner du temps en fournissant un emplacement unique pour les notes de projet, les documents Office, les membres de l’équipe, les conversations et les réunions ; (2) simplifie la communication en utilisant une liste de contacts centralisée et un suivi des conversations permanentes pour accéder rapidement à vos conversations, et (3) réduire la frustration d’essayer de retrouver une pièce jointe perdue en stockant et en accédant aux fichiers au même endroit.

Prenez en compte les points de discussion suivants pour améliorer votre vision :

  • Description du processus commercial actuel

  • Défis du processus d’entreprise existant

  • Comment la technologie peut aider à surmonter ces difficultés

  • Les résultats pour l'entreprise attendus et mesurables si ces difficultés sont surmontées.

Conseil

Identifiez les cas d’utilisation et les personnage pour affiner davantage la vision de votre projet.

Project étendue

Votre vision se réalisera peut-être seulement au fil du temps, à travers différentes phases. L’étendue du projet définit le focus de votre projet pour le moment et permet à votre équipe de projet de se concentrer sur ses tâches actuelles, ce qui vous permet d’avoir une vision à long terme. Par exemple, votre étendue peut vous demander d’exécuter un pilote, de déployer une charge de travail spécifique, comme des appels vocaux ou des réunions, ou d’activer des Teams en parallèle avec des Skype Entreprise lorsque vous planifiez votre mise à niveau au fil du temps. Dans le cadre de l’étendue du projet, vous devez évaluer :

  • Les différents modes de coexistence,et qui seraient optimaux pour votre organisation.
  • La meilleure façon Skype Entreprise et Teams coexister avant de passer à l’Teams.
  • Si vous devez conduire un pilote pour vérifier la disponibilité des utilisateurs et techniques au niveau de votre organisation.

Project objectifs

Vos objectifs définissent le résultat souhaité et vous permettent de mesurer le succès du projet. Les objectifs peuvent être définis comme objectifs et résultats clés (OKR), et les mesures de la réussite des projets peuvent être définies comme indicateurs de réussite clés (KSI). Il est essentiel que vous obtenez une participation complète des parties prenantes du projet en définissant les okR et les KSI afin de leur permettre de s’assurer qu’elles ont un sentiment de propriété et d’aligner ces mesures de réussite sur les tâches de projet définies. Les objectifs doivent inclure un mélange de réussites techniques et axées sur les utilisateurs.

  • Les okR contiennent les objectifs que vous avez définis au début du projet et les principaux résultats que vous mesurez sur une cadence définie (par exemple, mensuelle ou trimestrielle). L’examen de vos principaux résultats vous permet de vous assurer que les livrables de votre projet respectent les délais, ou d’identifier et d’atténuer les problèmes pour remettre votre projet sur de bons rails. Les ok sont généralement classés comme « atteints » ou « non atteints ».
  • Les KSI mesurent la qualité et le succès des résultats clés et complètent la nature binaire des okrs en détaillant les résultats positifs et/ou mauvais. Lorsque vous définissez des indicateurs de performance clés, nous vous recommandons d’utiliser des critères SMART (« spécifiques, mesurables, assignables, réalistes, liés à l’heure » :
    • Spécifique : cibler une zone spécifique pour l’amélioration
    • Mesurables : quantifiables ou suggèrent au moins un indicateur de progression
    • Assignable : spécifier qui va le faire
    • Réaliste : indiquez les résultats qui peuvent être obtenus de manière réaliste, à partir des ressources disponibles
    • En relation avec l’heure : spécifier le moment où les résultats peuvent être obtenus

Le tableau suivant présente des exemples d’OKR et d’KSI pour les phases initiales d’Skype Entreprise à Teams projet de mise à niveau.

Objectif Résultat de la clé À faire
Phase pilote Teams en même temps Skype Entreprise, en mode collaboration uniquement Pour plus d’informations : phase pilote et terminée pour 500 utilisateurs
  • Identifier les utilisateurs pilotes
  • Créer un plan de test pilote
  • Permettre aux utilisateurs pilotes d’Teams
  • Mettre en œuvre le pilote
  • Exécuter une enquête pilote de commentaires
  • Mesurer le succès du pilote
Exécuter le mode collaboration uniquement pour tous les utilisateurs de l’organisation en même temps que Skype Entreprise
  • 60 % des Skype Entreprise utilisateurs utilisent Teams dans les 30 jours suivant leur déploiement
  • La satisfaction des utilisateurs par Teams est ≥80 %
  • Concevoir et exécuter un plan de communication et de formation étendu
  • Activer tous les utilisateurs pour Teams en mode collaboration uniquement
  • Suivre l’utilisation mensuelle
  • Recueillir les commentaires des utilisateurs
  • Surveiller l’état/la qualité du réseau
  • Réduire au besoin
Type Indicateur de réussite clé Comment les mesurer Critères de réussite Mesurés
Réseau et qualité Le pourcentage d’appels audio médiocres doit être minimal. Tableau de bord de qualité des appels <3 % des appels médiocres avec Teams Hebdomadaire, puis mensuel
Utilisation et sensibilisation L’expérience de conversation, de réunion et d’appel est égale ou préférable à Skype Entreprise Enquête 80 % sont d’accord ou tout à fait d’accord À une fois par semaine, après le déploiement
Utilisation et adoption Les utilisateurs utilisent activement la solution Microsoft 365 de travail ou le CQD Participation de 90 % des utilisateurs pilotes, meilleure que la solution actuelle Hebdomadaire, puis mensuel
Utilisation et formation J’ai eu des ressources de formation/aide suffisantes pour utiliser Teams Enquête post-pilote 80 % sont d’accord ou tout à fait d’accord Post-pilote, après déploiement
Satisfaction des utilisateurs Je vous recommande Teams d’autres personnes Net Promoter Score (NPS) via une enquête post-pilote NPS > 0 Post-pilote, après déploiement
Pilote d’entreprise Économies Comptes payables $X millions de dépenses de coûts dans les solutions tierces Six mois, puis un an, puis cinq ans après le déploiement

Conseil

Pour vous assurer que votre projet reste sur les rails, envisagez de définir des jalons plus petits et à court terme en plus des objectifs à long terme. Il peut s’agir de mesures que vous allez capturer dans le cadre de votre pilote utilisateur. Lorsque vous considérez votre chronologie, utilisez la feuille de Microsoft 365 feuille de route si vous attendez des fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles dans Teams.

Risques et atténuation

En cas de projet, des événements imprévus ou d’autres facteurs peuvent survenir et faire en cas de dif« projet ». Il est important d’évaluer de façon proactive les risques potentiels et de définir un plan d’atténuation pour l’atténuation des problèmes qui peuvent survenir, afin que votre projet puisse atteindre vos objectifs. Un registre des risques est un excellent outil pour suivre les risques des projets (ainsi que leur probable et leur impact potentiel) et capturer votre plan d’atténuation. Le tableau suivant présente un exemple de registre des risques.

Risque Probabilité Impact Global Plan d’atténuation
Qualité réseau Moyen Haut Haut Exécuter un exercice de planification réseau.
Faible adoption par les utilisateurs Haut Haut Haut travailler de façon proactive avec les utilisateurs pendant les phases pilote et de déploiement ; implémenter une campagne de sensibilisation et de formation ciblée pour créer un désir.

Chronologie

Dans le cadre de votre parcours de mise à niveau, assurez-vous de définir une chronologie pour les jalons clés (par exemple, l’activation de Teams en parallèle de Skype Entreprise pour tous les utilisateurs) en plus de la date d’achèvement. Une chronologie définie permet à votre équipe de projet d’atteindre un état final cohérent et d’informer le bon échéancier de travail, ce qui permet de veiller à ce que votre projet reste sur les rails. Réfléchissez à une chronologie qui n’est pas trop accélérée (où l’on risque d’ignorer des tâches) ou trop distante (où une période de momentum pourrait être perdue). Les comptes de chronologie idéals pour :

  • Préparation du produit pour la conformité et les exigences de scénarios utilisateur : reportez-vous à la feuille de route du produit pour évaluer la Teams que votre organisation sera prête.
  • Groupes de mise à niveau : déterminez si vous allez activer Teams ou mettre à niveau des utilisateurs par groupes de mise à niveau, ce qui peut affecter la chronologie de votre voyage de mise à niveau global.
  • Facteurs organisationnels tels que le gel des changements, la fin de l’exercice, les cycle de vie du déploiement : discuter et prendre en compte tous les processus internes qui peuvent influencer votre chronologie de mise à niveau.
  • Autres modifications qui se produisent en même temps ou à peu près : envisagez de grouper les modifications ou de les espacer afin de faciliter une expérience utilisateur positive et de minimiser l’impact sur la productivité.
  • Ressources: confirmez l’allocation des ressources avec les parties prenantes de votre projet pour vous assurer que l’équipe de projet que vous avez rassemblée dispose de suffisamment de bande passante pour effectuer toutes les tâches nécessaires.

Comme point de référence, un exemple de chronologie est fourni pour les phases de pré-mise à niveau, de mise à niveau et d’après la mise à niveau du voyage Prode mise à niveau, que nous vous encourageons à ajuster au besoin pour s’aligner aux besoins spécifiques de votre organisation.

Une fois que vous avez effectué les activités décrites ci-dessus, vous devez avoir des bases solides pour votre projet. Continuez avec vos activités de préparation technique et de planification de la préparation organisationnelle.

Skype Entreprise Online a été retiré le 31 juillet 2021. Pour optimiser l’utilisation des avantages et vous assurer que votre organisation dispose du temps approprié pour effectuer votre mise à niveau, nous vous encourageons à commencer votre chemin vers Microsoft Teams aujourd’hui.