Définir les résultats et la réussite de votre adoption de Microsoft Teams

Pour chaque scénario ou service d’entreprise que vous modernisez, il est essentiel de définir le succès de votre entreprise. Vous aurez recueilli ces informations pour vos scénarios initiaux à mesure que vous les avez mappées lors de votre phase précédente. Lorsque vous vous préparez à l’implémentation de votre échelle, vous devez revoir et développer ces critères de réussite importants.

Voici une stratégie recommandée pour ma mappage de ces critères. Il existe de nombreuses approches valides pour cette étape. Vous pouvez suivre notre guide ou le guide du partenaire Microsoft avec qui vous travaillez. Quelle que soit la méthode choisie, assurez-vous que les résultats de votre activité sont pris en charge par l’implémentation technique de vos services et les objectifs globaux de votre organisation.

Quatre catégories de résultats peuvent être hiérarchisées pour votre entreprise. Elles sont interconnectées et constituent les bases de l’interconnexion et de la transformation numérique que les employés individuels peuvent découvrir.

Graphique illustrant les quatre catégories de résultats.

Exemple de résultats dans chaque catégorie :

  • Organisation

    • Transformation culturelle
    • Rétention des employés
    • Acquisition de talents
    • Engagement social
    • Souplesse opérationnelle
  • Culturel

    • Opinion des employés
    • Recommandations pour les employés
    • Commentaires des clients
    • Mesures d’innovation (par exemple, contributions de forum d’idées, hackathons, engagements en matière d’innovation des produits)
  • Desso

    • L’expérience client a un impact (rapidité de service, réduction des incidents de service, recommandation client/participation au programme de fidélité)
    • Économies
    • Génération de revenus
    • Sécurité des données
    • Simplification des processus
    • Retrait des systèmes hérités
  • Individuel

    • Utilisation des outils souhaités
    • Moral des employés
    • Productivité des employés
    • Engagement des employés
    • Génération d’idées

En règle générale, vous devez penser à ces mesures agrégeant pour créer un quotient de changement pour votre entreprise de la manière ci-après :

Measures divided by individual sentiment = change quotient.

Sélectionner une stratégie d’enablement de service

Teams est une technologie transformative, donc en fonction de la taille de votre organisation et de vos technologies existantes, vous pouvez prendre des approches différentes. Prenons les stratégies ci-après :

Teams Premier Teams Core Teams Passer au big Skype Côte à côte Migration
Lead cloud deployment with Teams Lead collaboration scenario enablement with Teams Tous les employés de Teams’équipes à l’échelle de l’organisation Activer Teams et Skype Entreprise Migrer des utilisateurs d Skype Entreprise vers Teams
- Applicable à un usage nouveau ou faible Microsoft 365 ou Office 365 clients
- Avance avec des Teams scénario spécifique au client
- Mettre en évidence l’expérience utilisateur intégrée et accélérer le temps d’utilisation pour les utilisateurs Microsoft 365 ou Office 365
- Planifier ensemble l’enablement de la charge de travail pour éviter l’implémentation en série
- Activer Teams avec OneDrive et SharePoint Online
- Créer un intranet d’entreprise pour partager des ressources d’actualités et des vidéos avec Microsoft Stream
La collaboration est meilleure:
Équipes
Microsoft Office SharePoint Online
Yammer
Planificateur
PowerApps
- Pour les clients avec moins de 5 000 sièges (limite actuelle)
- Permettre la collaboration d’organisations croisées avec une équipe pour tous
- Automatiser les tâches courantes (demandes de congés, enquêtes sur les employés, implication des cadres)
- Utiliser Teams tactiques principales pour accélérer la collaboration
- Mettre en évidence les conseils de scénarios de réunion en fonction de la taille et de l’ensemble de fonctionnalités requis
- Utiliser des Skype Entreprise pour les appels d’entreprise, l’interopérabilité et les scénarios hybrides
- Utiliser une feuille de route publique pour la planification des fonctionnalités.
- Planifier le passage d’Teams à Skype Entreprise en créant une feuille de route de stratégie de service pour le client
- Joindre à la planification de publication des fonctionnalités
- Recommander d’inclure Côte à côte et Teams cœur pour faciliter la transition

Voici nos recommandations pour la plupart des organisations client. Il existe toutefois des exceptions. Pour obtenir des instructions pour tout scénario qui n’est pas abordé ici, posez vos questions dans notre communauté Adoption en ligne ou FastTrack de l’équipe de distribution ou du réseau de partenaires Microsoft.

  • Choisissez Teams ou Cœur Teams: la plupart des organisations ont déjà un investissement dans la technologie Microsoft. Vous pouvez activer plusieurs charges de travail à la fois, par exemple, Exchange Online, OneDrive Entreprise ou SharePoint. Dans ce cas, il est judicieux de Teams d’Teams d’abord ou de Teams de base. Cela permettra à vos utilisateurs de se servir de l’expérience de collaboration améliorée d Teams. Votre équipe de projet de collaboration peut alors planifier le déploiement de fonctionnalités supplémentaires, ainsi que la formation et le support requis pour leur réussite.

  • Choisissez Teams Passer à la grande : dans les nouvelles organisations clientes Microsoft 365 ou Office 365 il est souvent préférable d’opter pour une approche globale Teams Pour minimiser la fatigue due au changement suite à l’apprentissage de la nouvelle technologie à plusieurs reprises. Vous en tirerez le meilleur parti en activant des Teams pour la collaboration et les réunions de base, des SharePoint, des OneDrive, du Planificateur et d’autres charges de travail, et en permettant à vos employés d’en savoir plus sur eux dans le contexte de votre déploiement Teams.

    Teams La stratégie « Rendre big » est également la stratégie d’enablement préférée pour les organisations de moins de 1 000 employés qui souhaitent simplifier la communication et l’engagement de leurs employés. L’équipe à l’échelle de l’organisation peut rassembler les personnes pour passer en revue les tâches et initiatives courantes sur n’importe quel appareil.

  • Choisir Côte à côte : pour les organisations qui utilisent des Skype Entreprise pour l’audioconférence, la prise en charge des périphériques de salle de conférence ou les fonctionnalités vocales cloud, nous vous recommandons d’utiliser Teams et Skype côte à côte pour familiariser vos employés avec les principales fonctionnalités de collaboration, tout en plantant votre migration hors d’Skype Entreprise à l’heure qui convient à votre entreprise. Notez que l’exécution des deux clients côte à côte peut créer une confusion au niveau de l’utilisateur concernant l’outil à utiliser. Nous vous recommandons donc de garder cette phase courte dans votre processus d’adoption.

  • Choisissez Migration: la migration de Skype Entreprise vers Teams présente des composants supplémentaires d’un point de vue technique, mais le processus d’adoption par les utilisateurs présente les mêmes composants qu’une implémentation Teams vers une implémentation globale. De plus, vous allez induisant en avant-première l’expérience et l’interface de la réunion Teams, le comportement de la nouvelle conversation permanente et d’autres éléments de l’expérience qui sont différents d’Skype Entreprise.

Pour chaque stratégie d’enablement, il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec votre équipe de préparation technique afin de garantir que votre environnement offre une expérience agréable pour les employés.

Icône représentant des points de décision. Décision : sélectionnez une stratégie d’enablement qui prendra le mieux en charge les résultats de votre entreprise pour Microsoft Teams et qui peut être activée par votre équipe d’implémentation technique. Il s’agit d’une décision conjointe entre les dirigeants informatiques, les responsables de la gestion des programmes et les spécialistes de l’adoption par les utilisateurs. Cette décision repose souvent sur l’intervenant qui est le propriétaire du succès final pour les services Microsoft Teams collaboration dans votre organisation.

Meilleure pratique : Les stratégies d’enablement peuvent être adaptées à une phase donnée de votre échéancier d’implémentation de projet ou de division. Utilisez des rôles clés et leurs besoins pour effectuer des sélections. Travaillez en étroite collaboration avec votre équipe d’implémentation technique pour garantir une expérience de haute qualité pour vos utilisateurs.

Impliquer les parties prenantes

La communication et la gestion des attentes sont des éléments clés pour la réussite d’un projet de changement. Il est important de communiquer régulièrement votre vision globale et votre progression vers cet objectif à l’ensemble des parties prenantes et des autres membres de votre organisation.

Icône représentant des points de décision. Décision : Décidez de votre rythme et de la méthode pour communiquer avec les parties prenantes en accord avec la culture de votre entreprise. Cibler vos communications à différents niveaux d’engagement et d’intérêt au sein de votre organisation.

Option : pour créer une base de connaissances continue d’informations sur votre projet, envisagez d’utiliser des pages d’actualités de SharePoint site de communication. Votre bibliothèque de pages d’actualités (pages de site du site SharePoint associé à votre équipe de planification) peut être rendue publique afin qu’elle puisse être partagée avec toutes les parties concernées.

Développer votre équipe d’implémentation

Au sein d’une grande organisation, vous devez essayer d’incorporer de nombreux rôles différents dans votre phase d’enablement large. Cela peut inclure des cadres commerciaux supplémentaires, un personnel de support technique, des membres supplémentaires de votre communauté Champion et, dans certains cas, une gestion formelle des changements ou du personnel de formation. L’illustration ci-dessous montre une équipe d’adoption à grande échelle qui permet une séparation des tâches.

Illustration du modèle d’équipe d’adoption d’entreprise à grande échelle.

Dans une plus petite organisation, un ou plusieurs de ces rôles peuvent être effectués par une seule personne, mais les compétences requises restent les mêmes. Les compétences techniques, de communication et de formation sont importantes pour la réussite d’un projet.

Développer vos stratégies de gouvernance et de gestion des informations

Une fois que vous aurez sélectionné votre stratégie d’enablement, vous serez prêt à revoir et à mettre à l’échelle les décisions de gouvernance que vous avez prises au cours de la Phase 1. Revisitez les décisions 1 à 6 à partir du démarrage rapide gouvernance pour développer ces stratégies en accord avec les utilisateurs professionnels qui utiliseront Teams.

Niveau d’équipe Étendue/objectif Appartenance standard Durée
Niveau 1 L’équipe faisant autorité pour une division ou une unité commerciale Généralement limité aux membres officiels de cette division/unité Durée de vie de la division (par exemple, service informatique, Ressources humaines, Marketing)
Niveau 2 Project d’équipes de service ou d’initiative de plus petite taille Normalement entre plusieurs organisations et peut inclure des invités Tant que le projet ou le service en cours de développement est en cours de développement
Niveau 3 Pointer dans des projets de temps Petite équipe étroite avec une étendue individuelle ; peut inclure des invités Cycle de vie court lié au livrable principal

Exemples de pratiques meilleures en matière de mise en service et de gestion au niveau de l’équipe :

Niveau d’équipe Qui des créations ? Niveaux et rétention Considérations
Niveau 1 - Divisional Il ou champion pour ce groupe pour le nommer correctement Confidentiel avec stratégie de rétention standard appliquée et stratégie de renouvellement d'1 an À ceci, il s’agit de réserver un nom de domaine. Vous voulez contrôler la manière dont les équipes de division sont nommées et ce qui est inclus. Créez l’équipe avant d’ajouter d’autres utilisateurs.
Niveau 2 - Project/service Project ou champion Confidentiel ou hautement confidentiel selon le contenu. Peut avoir une stratégie de rétention. Renouvellement pendant 6 mois. Avant de créer ce projet, pensez simplement au-delà de la limite du projet ou du service sur qui vous travaillez. Est-il plus sensé de combiner des forces avec une autre équipe ? Faites tout votre possible pour réduire le nombre d’équipes que les utilisateurs individuels doivent consulter lorsque vous travaillez sur un même projet ou service.
Niveau 3 : petite équipe de projet à la demande Tous les membres de l’organisation Étiquette générale avec rétention standard et renouvellement pendant 6 mois. Peut inclure une convention d’appellation (préfixe/suffixe) Libre-service sur les équipes à la demande. Approvisionnement sans frottement. Ils facilitent la collaboration et les communications en douceur pour les petites équipes de projet cherchant à obtenir une valeur immédiate auprès des services fournis par l’entreprise.

Simplifier l’engagement de l’entreprise

Un élément essentiel de la transformation numérique et de l’utilisation dans Microsoft Teams consiste à travailler avec vos unités commerciales afin de comprendre les besoins, les opportunités et les difficultés qu’elles présentent. Bien qu’il s’apparente à la conversation classique entre les entreprises et le secteur de l’it, vous devez vous concentrer sur ce qui est nécessaire. Écoutez avant de passer aux exigences techniques. Dans de nombreux cas, les fonctionnalités non Teams répondront aux besoins de votre organisation.

Meilleure pratique : Avant de envisager le développement d’une solution personnalisée, assurez-vous que votre organisation utilise entièrement les fonctionnalités pré-Microsoft 365 ou Office 365. Le développement de solutions personnalisées a toujours un coût à long terme pour vos services informatiques et de support.

Pour simplifier votre travail avec les unités d’entreprise, prenez les mesures suivantes. Reconnaissez que, pour de grandes entreprises multinationales, ce processus peut se poursuivre bien après votre premier déploiement d’Microsoft Teams :

  1. Rencontrez les principaux influenceurs au sein d’une unité d’entreprise avant d’impliquer l’dirigeants afin d’obtenir des informations et un alignement.
  2. Comprendre leurs solutions actuelles pour les scénarios courants (courrier électronique, SharePoint, Yammer et autres produits).
  3. Commencez modestement en sélectionnant des scénarios qui s’mapnt vers des scénarios à impact élevé, faible/moyen en cours d’échelle,
  4. Capturez les commentaires et développez des champions avec des connaissances de l’unité commerciale pour prendre en charge la transition,
  5. Configurer des points de vérification mensuels pour discuter de l’avancement et hiérarchiser le backlog des projets supplémentaires.

Icône représentant l’étape suivante. Suivant : Optimiser les commentaires et les rapports