Demander les approbations des groupes Microsoft 365

Vous pouvez envoyer des approbations aux groupes Microsoft 365 et aux particuliers. Il est utile d’envoyer des demandes d’approbation à des groupes quand vous avez besoin de l’approbation de l’une des personnes du groupe. Par exemple :

• Vous avez besoin de l’approbation d’un représentant de l’équipe de direction pour un projet.

• Vous souhaitez que la copie du nouveau matériel marketing soit approuvée par un membre de l’équipe des réseaux sociaux.

Pourboire

Un seul utilisateur du groupe doit répondre à l’approbation. La réponse de cet utilisateur est utilisée pour représenter l’ensemble du groupe.

Envoyer une approbation à un groupe Microsoft 365

Les demandes d’approbation aux groupes se comportent exactement comme celles approbations aux utilisateurs, c’est juste l’entité à laquelle l’approbation est envoyée qui est différente. Prenons un exemple simple.

Note

Cet exemple utilise l’action Premier à répondre, mais vous pouvez également combiner cette action avec d’autres types d’approbations.

Créer le flux

1. Connectez-vous à Power Automate.

2. Sélectionnez Mes flux>Nouveau>Instantané—À partir de zéro.

3. Nommez votre flux.

4. Recherchez et sélectionnez Déclencher manuellement un flux.

5. Sélectionnez Créer.

6. Sélectionnez le déclencheur Déclencher manuellement un flux>Ajouter une entrée>Fichier.

   Cette étape configure votre flux afin que, lorsqu’il s’exécute, il demande un fichier à l’utilisateur pour déclencher votre flux.

7. Cliquez sur Nouvelle étape.

8. Recherchez Approbations, puis sélectionnez Démarrer et attendre une approbation.

9. Dans l’onglet Démarrer et attendre une approbation, sélectionnez Approuver/Rejeter - Premier à répondre pour Type d’approbation.

10. Renseignez ce qui suit :

    • Titre : il s’agit d’une brève description qui donne à l’approbateur des détails sur la demande d’approbation.
    • Détails : ce texte s’affiche dans la demande d’approbation.

11. Dans le champ Affecté à, commencez à taper le nom du groupe auquel vous souhaitez envoyer l’approbation. Le champ Assigné à l accepte à la fois les entrées de l’utilisateur et du groupe Microsoft 365. Si vous connaissez l’identifiant de messagerie associé au groupe, vous pouvez également l’inclure.

    

    Pourboire

    Vous pouvez inclure plusieurs groupes et utilisateurs dans le champ Assigné à.

12. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer votre flux.

Tester votre flux

1. Cliquez sur Tester.

2. Sélectionnez Je vais effectuer l’action de déclenchement.

3. Sélectionnez Test>Continuer.

4. Sélectionnez Exécuter le flux.

   Vous verrez que l’exécution du test démarre.

5. Sélectionnez Page des exécutions du flux pour surveiller le statut du test.

Approuver la demande

Pour les groupes à extension messagerie, le groupe auquel l’approbation est envoyée reçoit une notification pour répondre à l’approbation. Les membres du groupe peuvent également afficher l’approbation dans le centre d’action Approbations sur le portail Power Automate et dans l’application Approbations dans Microsoft Teams.

À quoi s’attendre lorsque vous envoyez des demandes d’approbation aux groupes et aux utilisateurs

Vous pouvez choisir d’envoyer une approbation à plusieurs groupes ou même à une combinaison de groupes et d’utilisateurs. Voici quelques exemples de tels scénarios et leurs résultats attendus :

• Approbation de type premier à répondre envoyée au groupe 1 et au groupe 2 : au moins un utilisateur soit du groupe 1 soit du groupe 2 doit approuver.

• Approbation de type Tout le monde doit répondre envoyée au groupe 1 et au groupe 2 : au moins un utilisateur à la fois du groupe 1 et du groupe 2 doit approuver.

• Approbation de type Premier à répondre envoyée au groupe 1 et à l’utilisateur 1 : au moins un utilisateur ou un membre du groupe 1 doit approuver.

• Approbation de type Tout le monde doit répondre envoyée à l’utilisateur 1 et au groupe 1 : à la fois l’utilisateur 1 et un membre du groupe 1 doit approuver.

Problèmes connus et limitations

1. Seuls les groupes Microsoft 365 et les groupes de sécurité compatibles avec la messagerie sont pris en charge.

2. Les notifications Teams ne sont pas prises en charge avec les approbations de groupe. Les notifications Teams sont envoyées uniquement pour les approbations attribuées à des utilisateurs individuels.

3. Le groupe doit autoriser les adresses e-mail d’expéditeurs externes à recevoir des notifications par e-mail.

4. Quand vous créez une approbation pour un nouveau groupe Microsoft 365, il peut y avoir une courte période pendant laquelle les courriers électroniques actionnables d’Outlook peuvent présenter une erreur.

Ajouter une condition à un flux d’approbation

Dans la plupart des flux d’approbation, vous souhaitez informer la personne qui demande l’approbation de la décision. Pour découvrir comment ajouter une condition à un flux d’approbation afin d’effectuer des actions spécifiques en fonction du résultat de la demande, accédez à Ajouter une action de courrier électronique pour les approbations.