Gérer les stratégies de cycle de vie du site
Certaines fonctionnalités de cet article nécessitent Microsoft Syntex - Gestion avancée de SharePoint
Gestion du cycle de vie du site
La fonctionnalité de gestion du cycle de vie des sites de Microsoft Syntex - Gestion avancée de SharePoint vous permet de gérer les sites inactifs sur votre locataire à partir du Centre d’administration SharePoint.
Vous pouvez configurer une stratégie de site inactif pour détecter automatiquement les sites inactifs et envoyer des notifications aux propriétaires de sites par e-mail. Les propriétaires peuvent ensuite vérifier si le site est toujours actif. Lorsque vous configurez une stratégie de cycle de vie de site, vous pouvez choisir entre une stratégie de simulation et une stratégie active. La stratégie de simulation s’exécute une seule fois et génère un rapport basé sur les paramètres définis. Si la stratégie échoue, vous devez la supprimer et créer une stratégie de simulation. Vous pouvez également convertir une stratégie de simulation en stratégie active.
La stratégie active s’exécute tous les mois et génère des rapports, en envoyant des notifications aux propriétaires de site respectifs pour confirmer la status du site inactif. Si la stratégie active échoue au cours d’un mois particulier, elle s’exécute à nouveau selon la planification suivante.
Notifications du propriétaire du site
Les notifications informent les propriétaires de sites SharePoint qu’un site est inactif pendant X mois. Pour conserver le site, le propriétaire doit sélectionner le bouton Certifier le site dans l’e-mail de notification. Une fois que le propriétaire a certifié le site comme actif, la gestion du cycle de vie du site ne case activée pas l’activité du site confirmé pendant un an.
Les propriétaires de site sont avertis mensuellement pour les mois, puis aucune notification n’est envoyée pour les trois mois suivants. Après six mois, les notifications mensuelles reprennent si le site est inactif. Le rapport d’exécution de stratégie indique que le site inactif n’a pas été traité par le propriétaire du site. Vous pouvez télécharger le rapport d’exécution de la stratégie et filtrer les sites marqués comme « aucune action du propriétaire ».
Conseil
Avant de créer une stratégie de site inactive, case activée pour toutes les stratégies de restriction d’accès au site susceptibles d’interrompre l’attestation de site par le propriétaire du site respectif.
Sites gérés par plusieurs stratégies de site inactives
Si un site est soumis à plusieurs stratégies de site inactives, les e-mails de notification ne sont pas répétés. Si une notification a été envoyée au cours des 30 derniers jours à partir d’une stratégie de site inactif, le site reste inactif et aucune autre notification n’est envoyée. Le rapport d’exécution de stratégie affiche la status du site comme « Notifié par une autre stratégie ».
Configuration requise
La gestion du cycle de vie de site nécessite Microsoft Syntex - Gestion avancée de SharePoint.
Créer une stratégie de site inactif
Pour créer une stratégie de site inactif, accédez au Centre d’administration SharePoint.
Développez Stratégies et sélectionnez Gestion du cycle de vie du site.
Sélectionnez + Créer une stratégie , puis Suivant.
Entrez vos paramètres d’étendue de stratégie, puis sélectionnez Suivant.
Nommez votre stratégie, ajoutez une description (facultative) et sélectionnez un mode de stratégie. Sélectionnez Suivant.
Sélectionnez Terminé. Votre stratégie est maintenant créée et peut être consultée et gérée à partir du tableau de bord de gestion du cycle de vie du site .
Étendue des stratégies de site inactives
Vous pouvez configurer des paramètres pour une stratégie de site inactif, comme la période d’inactivité, le type de modèle, la source de création de site, les étiquettes de confidentialité et l’exclusion de jusqu’à 100 sites.
Activités du site
Les stratégies de site inactives analysent l’activité sur SharePoint et les plateformes connectées comme Teams, Viva Engage (anciennement Yammer) et Exchange pour détecter la dernière activité d’un site.
| Type de plateforme | Activités |
|---|---|
| SharePoint | Fichiers consultés, fichiers modifiés, fichiers partagés en interne et en externe, fichiers synchronisés, pages consultées, pages consultées |
| Viva Engage (anciennement Yammer) | Messages publiés, conversations lues, messages aimés |
| Teams | Messages de canal publiés dans une équipe sur tous les canaux, messages publiés dans Teams et tous les canaux, réponses aux messages, mentionnés dans les messages, réagissant aux messages, envoyés des messages urgents, tenues de réunions (périodiques, ad hoc, ponctuelles) |
| Exchange | E-mails reçus dans la boîte aux lettres Exchange |
Modèles de sites
La gestion du cycle de vie des sites passe également en revue l’activité des sites de communication, des sites classiques, des sites connectés à Teams et des sites connectés à des groupes avec les types de modèles de site suivants :
| Type de site | Type de modèle |
|---|---|
| Site de communication | SitePagePublishing#0 |
| Sites classiques | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Site connecté à Teams | STS#3 ou Groupe#0 |
| Site connecté à un groupe | STS#3 ou Groupe#0 |
Sites exclus
Les sites suivants sont exclus de la détection d’activité de site :
- Sites sans propriétaire
- Sites OneDrive
- Sites avec des stratégies de rétention appliquées
- Sites avec d’autres stratégies de conformité appliquées
- Sites verrouillés
- Sites créés par les utilisateurs système
- Sites de catalogue d’applications
- Sites racine
- Sites d’accueil
- Sites d’administration de locataire
Reporting
Les sites avec inactivité pendant six mois sont répertoriés dans le rapport d’exécution de la stratégie. Le rapport est disponible en téléchargement sous la forme d’un fichier .csv et vous permet de filtrer les sites considérés comme non traités par les propriétaires de sites. 
Le tableau suivant décrit les informations incluses dans le rapport d’exécution de la stratégie :
| Column | Définition |
|---|---|
| Nom du site | Nom du site inactif |
| URL | URL du site inactif |
| Modèle | Modèle de site inactif |
| Étiquette de confidentialité | Étiquette de confidentialité du site inactif |
| E-mails du propriétaire du site | Email adresses des propriétaires de sites recevant des Notifications par e-mail d’activité de site inactives |
| Dernière activité du site | Date de la dernière activité détectée par la stratégie de site inactif sur le site SharePoint et les charges de travail connectées (Exchange, Viva Engage (anciennement Yammer) ou Teams) |
| Date de création | Date de création du site inactif |
| Stockage utilisé | Stockage consommé par le site inactif |
| Status de site inactif | Étape de la stratégie avec le site inactif. Il existe quatre étapes possibles : |
| Première notification : la première notification a été partagée avec le propriétaire du site inactif. | |
| 30 jours depuis la première notification : la deuxième notification a été partagée avec le propriétaire du site inactif. | |
| 60 jours depuis la première notification : la troisième notification a été partagée avec le propriétaire du site inactif. | |
| Aucune action du propriétaire : aucune action du propriétaire du site après trois notifications consécutives. | |
| Status d’action | État de la notification au propriétaire du site : |
| Réussite indique que la notification a été remise au propriétaire du site. | |
| Échec indique que la notification au propriétaire du site n’a pas pu être envoyée. |
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Commentaires
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