הגדרת אחסון ושיתוף קבצים ב- Microsoft 365

עיין בכל התוכן שלנו לעסקים קטנים בעזרה לעסקים קטנים בעזרה ולימוד לעסקים קטנים.

אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר אחסון ושיתוף קבצים עבור העסק שלך היא להשתמש ב- OneDrive ובאתר צוות יחד. דרך זו מתאימה במיוחד לעסקים קטנים עם מעט עובדים.

צפייה: היכן לאחסן קבצים ב- Microsoft 365

אם סרטון וידאו זה היה שימושי עבורך, עיין בסדרת ההדרכה המלאה עבור עסקים קטנים ומשתמשים חדשים ב- Microsoft 365.

אחסון וניהול מסמכים של Microsoft 365

• OneDrive מיועד לשימוש אישי, עם שיתוף מדי פעם של קבצים.

• אתר צוות נועד לשיתוף קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים באופן קבוע. אתר צוות אידיאלי לאחסון קבצים בעלי בעלות משותפת שבה כמה אנשים הבעלים של הקבצים ועשויים לשתף איתם פעולה. צור צוות של Microsoft כדי להוסיף אתר צוות. קבל מידע נוסף בנושא יצירת צוות ב- Microsoft Teams.

הן OneDrive והן אתרי צוות מספקים גישה מכל מקום עבורך והעובדים שלך.

להלן המלצות לאחסון בכל מיקום כאשר אתה משתמש ב- OneDrive ובהאתרים של הצוות יחד:

מיקום אחסון	בשביל מה זה	מה יש לאחסן כאן
OneDrive	אחסון תוכן ב- OneDrive דומה לאחסון קבצים במחשב שלך; אף אחד אחר לא יכול לגשת אליהם בקלות. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו OneDrive לעבודה או לבית הספר?	קבצים עסקיים שחברי צוות אחרים לא יצטרכו כדי לשתף פעולה בהם או לגשת אליהם באופן קבוע.
אתרי צוות של SharePoint	שיתוף פעולה. בעת יצירת קבוצה של Microsoft 365 (לדוגמה, ב- מרכז הניהול של Microsoft 365, ב- Outlook או על-ידי יצירת צוות ב- Microsoft Teams), נוצר אתר צוות של SharePoint עבור קבוצה זו. בדומה, בעת יצירת אתר צוות חדש של SharePoint מתוך דף הבית של SharePoint או ממרכז הניהול של SharePoint, הוא גם יוצר קבוצה של Microsoft 365. לקבלת מידע נוסף, ראה מהו אתר צוות של SharePoint?וייצור אתר צוות ב- SharePoint.	קבצים בעלי בעלות משותפת. אנו ממליצים להפריד בין אתרי צוות עבור כל יחידת עבודה בארגון שלך. לדוגמה, כדי לשמור על פרטיותם של מסמכים פיננסיים וסגל לצוות קטן, צור אתר צוות נפרד.

הערה

SharePoint כולל גם סוגים אחרים של אתרים שבהם תוכל להשתמש עבור העסק שלך. באפשרותך להשתמש באתרי תקשורת באינטרא-נט שלך כדי לפרסם מידע עבור קהל רחב. בנוסף, באפשרותך להשתמש באתרים רכזת כדי לחבר אתרים באינטרא-נט שלך.

שיטות עבודה מומלצות לאחסון ולשיתוף קבצים

הנה כמה עצות להפיק את המרב מ- OneDrive או מאתר הצוות של SharePoint.

המלצות לאחסון קבצים ולשיתוף פעולה בקבצים עבור סוגים אחרים של עסקים קטנים

• בעלות בלעדית: השתמש ב- OneDrive כדי לאחסן את הקבצים שלך ולשתף אותם עם לקוחות על בסיס כל מקרה לגופו.

• בעלות משותפת: שני הבעלים משתמשים ב- OneDrive ומשתף קבצים הלוך ושוב.

• עסקים עם לקוחות חיצוניים או שותפים חיצוניים הזקוקים לגישה לקבצים: צור אתר צוות חדש כדי לאחסן ולשתף מסמכים המיועדים ללקוח ספציפי. הגדר את האתר כדי לאפשר גישה ללקוח זה בלבד. לאחר מכן, אינך צריך לדאוג שלקוח אחד יקבל בטעות גישה למידע המיועד ללקוח אחר.

שמירה על הפרטיות של קבצים פרטיים

בעת אחסון קובץ ב- OneDrive, הוא נגיש רק לך, אלא אם אתה משתף אותו עם אחרים. בעת שיתוף קבצים, באפשרותך לבחור ליצור קישור שניתן להעביר, או לשתף עם אנשים ספציפיים בלבד. באפשרותך גם ליצור תיקיות נפרדות ב- OneDrive למטרות שונות, כגון תיקיה ציבורית, תיקיה אישית או תיקיות עבור פרוייקטים בודדים. ניתן לשתף כל תיקיה עם אדם או קבוצה אחרים, או עם אף אחד אחר.

לקבלת מידע נוסף אודות שיתוף, ראה שיתוף קבצים ותיקיות עם Microsoft 365.

מעקב אחר השטח הפנוי שנשאר לך

כדי לראות כמה שטח אחסון נשאר לך ב- OneDrive, ראה ניהול OneDrive לאחסון בעבודה או בבית ספר.

אילו קבצים ניתן לאחסן ב- OneDrive או באתר צוות של SharePoint?

על אף שניתן להעלות כמעט כל סוגי הקבצים, שמות קבצים ותווים מסוימים בשמות קבצים אינם מותרים. לקבלת מידע נוסף, ראה הגבלות ומגבלות ב- OneDrive וב- SharePoint.

הפיכת שירותי אחסון של ספקים חיצוניים לזמינים או ללא זמינים

באפשרותך להפוך אחסון של ספקים חיצוניים לזמין עבור המשתמשים שלך ב- Microsoft 365 כדי שהם יוכלו לאחסן ולשתף מסמכים באמצעות שירותים כגון Dropbox בנוסף ל- OneDrive ולאתרים של צוות. זו יכולה להיות דרך נהדרת לספק שירותים שהמשתמשים שלך כבר עושים בהם שימוש או מעדיפים להשתמש בהם עבור פרוייקטים עסקיים. אם אינך מעוניין שאנשים בארגון שלך המשתמשים ב- Microsoft 365 יפתחו קבצים בשירות של ספק חיצוני, בצע שלבים אלה כדי לבטל אותו.

חשוב

אחסון של ספקים חיצוניים זמין כברירת מחדל, כך שעליך לבצע שלבים אלה באופן מיידי אם אינך מעוניין שהוא יהיה זמין למשתמשים שלך.

1. היכנס למרכז הניהול.

2. עבור אל הדף הגדרות>ארגון .

3. בכרטיסיה שירותים , בחר Microsoft 365 באינטרנט.

4. בחר או נקה את תיבת הסימון כדי לאפשר למשתמשים לפתוח קבצים המאוחסנים בשירותי אחסון של ספקים חיצוניים ב- Microsoft 365 באינטרנט ולאחר מכן בחר שמור.

השלבים הבאים

• התאם אישית את אתר הצוות שלך לאחסון ולשיתוף קבצים. ערכת לימוד מפורטת זו מסבירה כיצד תוכל ליהנות מתכונות נוספות לאחסון ולשיתוף פעולה.

• העלה ושמור קבצים ותיקיות ב- OneDrive. באפשרותך לאחסן יותר מ- 300 סוגי קבצים ב- OneDrive.

• העלה קבצים ותיקיות לאתר צוות של SharePoint כדי להפוך את שיתוף הפעולה עם חברי צוות לקל יותר. לכל חברי הצוות שלך יש גישה לאתר הצוות של SharePoint.

• הגדר אפליקציות של Microsoft 365 במחשבי Tablet ובטלפונים שלך. עליך לעשות זאת כדי שתוכל לערוך קבצים המאוחסנים ב- OneDrive ובהאתרים של הצוות מה- Tablet או מהטלפון שלך. אם לא תתקין את אפליקציות Microsoft 365 עבור מחשב Tablet או טלפון, תוכל להציג את הקבצים אך לא לערוך אותם.

  • התקנה והגדרה של Microsoft 365 ב- Android
  • התקנה והגדרה של Microsoft 365 ב- iPhone או ב- iPad
  • הגדרת אפליקציות והודעות דואר אלקטרוני של Microsoft 365 במכשיר נייד

• סנכרן קבצים מקוונים עם מחשב ה- PC או ה- Mac שלך כך שהם יהיו זמינים תמיד במחשב שלך, גם במצב לא מקוון.

• שתף קבצים ותיקיות של OneDrive עם חברי צוות. אם עובד נמצא מחוץ לחברה או עוזב אותה, אנשים אחרים יכולים לגשת לקבצים משותפים המאוחסנים ב- OneDrive.

תוכן קשור

הוספת שטח אחסון עבור המנוי שלך (מאמר)
שיתוף קבצים ותיקיות באמצעות Microsoft 365 Business (וידאו)
העלאה ושמירה של קבצים ותיקיות ב- OneDrive (מאמר)
העלאת קבצים ותיקיות לאתר צוות של SharePoint (וידאו)
התאמה אישית של אתר הצוות שלך לאחסון ולשיתוף קבצים (מאמר)