Megosztás a következőn keresztül:

Beszerzési rendelések jóváhagyása és megerősítése

  • Cikk

Ez a cikk leírja, hogy egy beszerzési rendelés (PO) milyen státuszokon megy keresztül a létrehozása után, és milyen hatással van a módosításkezelés engedélyezése a PO-kra.

Miután a beszerzési rendelés létre lett hozva, lehet, hogy át kell esnie egy jóváhagyási folyamaton. Miután a szállító elfogadta a rendelést, a beszerzési rendelés állapota Megerősítve lesz.

A beszerzési rendelések jóváhagyása

A módosításkezelést nem használó PO-k státusza a létrehozásuk után azonnal a Jóváhagyva státuszúak, míg a módosításkezelést használó PO-k státusza a létrehozásuk után a Tervezet státuszúak. Az a beszerzési rendelés, amely az alaptervezés során egy tervezett rendelés megerősítéséből jön létre, azonnal Jóváhagyva állapotú lesz, a változáskezelési beállításoktól függetlenül. A beszerzési rendelés csak akkor hoz létre készlettranzakciót, ha eléri a Jóváhagyva állapotot. Ezért az a készlet nem lesz elérhető a foglalásoknál vagy jelöléseknél, amíg a rendelés nem lesz elfogadva.

Engedélyezheti a változáskezelést a beszerzési rendelésekhez a Változáskezelés aktiválása beállításával a Beszerzési és forrásparaméterek lapon. Ha a változáskezelés engedélyezve van, a PO-knak a befejezésük után egy jóváhagyási munkafolyamaton kell átmenniük. A Supply Chain Management rendelkezik olyan munkafolyamat-szerkesztővel, ami segít felállítani egy munkafolyamatot a jóváhagyási folyamathoz. Ez a munkafolyamat tartalmazhat szabályokat az automatikus jóváhagyáshoz, szabályokat, amelyek meghatározzák, hogy ki lesz hozzárendelve egy bizonyos beszerzési rendeléshez, valamint olyan szabályokat, amik eszkalálják azokat a munkafolyamatokat, amik már régóta jóváhagyásra várnak. A változáskezelési folyamatot engedélyezheti az összes szállítóhoz, vagy csak bizonyos szállítókhoz. Beállíthatja úgy is a folyamatot, hogy az minden beszerzési rendelés esetében felülírható legyen.

Ha a változáskezelés engedélyezve van, a beszerzési rendelések 6 jóváhagyási állapoton mennek keresztül, kezdve a Vázlat állapottól, a Véglegesítve állapotig. Miután egy rendelés jóvá lett hagyva, azoknak a felhasználóknak, akik módosítani szeretnék, a Változtatás kérése művelet kell használniuk.

Jóváhagyási állapot Leírás Változtatás kérése engedélyezve
Vázlat A beszerzési rendelés még csak vázlat, illetve nem lett benyújtva jóváhagyásra a beszerzési rendelés munkafolyamatában. Nem
Ellenőrzés alatt A beszerzési rendelés el lett küldve jóváhagyásra a beszerzési rendelés munkafolyamatában. Jóváhagyásra vár. Nem
Elutasítva A beszerzési rendelés el lett utasítva a jóváhagyási folyamat során. Nem
Engedélyezve A beszerzési rendelés jóvá lett hagyva. Igen
Visszaigazolva A beszerzési rendelés megerősítve. A beszerzési rendelés nem erősíthető meg, amíg jóvá nem hagyták. Igen
Véglegesítve A beszerzési rendelés véglegesítve lett. Pénzügyileg lezárult, és már nem módosítható. Nem

Beszerzési rendelések megerősítése

A jóváhagyott jóváhagyási státuszú PO-k további lépéseken mehetnek keresztül, mielőtt megerősítik őket. Előfordulhat például, hogy vásárlási lekérdezést kell küldenie a szállítónak, hogy érdeklődjön az árakról, kedvezményekről vagy az átvételi dátumokról. Ebben az esetben a beszerzési rendelést Külső ellenőrzés alatt állapotúra módosíthatja a Beszerzési értesítő művelet segítségével.

Azok a szállítók, akik a szállítói együttműködési modul használatára vannak beállítva, a portálon áttekinthetik a megrendeléseket, és jóváhagyhatják vagy elutasíthatják azokat. Ez alatt az áttekintési folyamat alatt a beszerzési rendelés Külső ellenőrzés alatt állapotú. A szállítói együttműködési modul úgy konfigurálható, hogy a szállítótól érkező visszaigazolás automatikusan megerősítse a megrendelést az Ellátási lánc menedzsmentben. Ebben a forgatókönyvben be kell ütemeznie a Szállítói együttműködésből származó elfogadott rendelések megerősítése kötegmunkát, amely a rendelések feldolgozásáért és megerősítéséért felelős. Másik megoldásként megerősíthet egy beszerzési rendelést manuálisan is, miután megkapta a megerősítést a szállítótól. Ha a szállító elutasítja a beszerzési rendelést, az elutasítás az indoklással, valamint a változtatási javaslattal kerül kézbesítésre. Ebben az esetben a beszerzési rendelés állapota továbbra is Külső ellenőrzés alatt lesz.

Lehetőség van arra is, hogy a tényleges visszaigazolás feldolgozása előtt pro-forma visszaigazolást generáljon a megrendeléshez. Ez a beállítás olyan jelentést hoz létre, amit megoszthat a szállítóval. Ez nem hoz létre napló adatokat.

Miután a szállító jóváhagyta a megrendelést, a következő lépés a beszerzési rendelés vállaltként való rögzítése. Ez vagy a Megerősítés, vagy a Megerősít művelettel végezheti el. Mind a két művelet Megerősítve állapotra módosítja a megrendelést. A megrendelés megerősítése további két folyamatot indít el:

  • Létrejön egy napló, ami tárolja a rendszerben megerősítettek pontos másolatát. A megrendeléseket néha módosítani kell, ezért további naplók jönnek létre, miután a frissített rendelés megerősítést nyer. Ezek a naplók teszik lehetővé a korábbi verziójú megerősített megrendelés előzményének a megtekintését.
  • Létrejön a könyvelési felosztás, valamint rendelési és költségvetési ellenőrzések történnek, ha ez a funkció engedélyezve van. Ha valamelyik ellenőrzés sikertelen, megjelenhet egy hibaüzenet arról, hogy módosításokat kell végezni a beszerzési rendelésen, mielőtt újra megerősítik.

A szállító kérhet valamilyen biztosítást afelől, hogy a vásárlás ki lesz fizetve. A Kötelezettségeken belül több, különböző lehetőség is van a fizetés biztosítására. Például az Előleg művelet fenntart pénzalapot a beszerzési rendelés számára, valamint ez fel is van jegyezve a beszerzési rendelésnél.

Beszerzési rendelés megváltoztatása

Bizonyos esetekben lehet, hogy meg kell változtatni egy beszerzési rendelést, miután elérte a Jóváhagyott vagy a Megerősítve állapotot.

Ha a beszerzési rendelés a változás-kezelési folyamat segítségével lett létrehozva, a rendelés visszahívásával eszközölhet változtatásokat, valamint ha a rendelés már jóvá lett hagyva, akkor a Változtatás kérése művelettel teheti ezt meg. Ebben az esetben a megrendelés visszakerül Vázlat állapotba, és ezután módosíthatja a rendelést. Miután befejezte a módosításokat, előfordulhat, hogy a PO-t újbóli jóváhagyásra kell benyújtania. Az újbóli jóváhagyást igénylő módosítások típusait a Beszerzési házirendek lapon található Újbóli jóváhagyás szabály a beszerzési rendelésekhez házirend szabály segítségével konfigurálhatja.

Miután a megrendelt mennyiség egy része már ki lett szállítva, nem változtathatja meg a rendelés mennyiségét, amikor a beszerzési rendelés Vázlat állapotban van. Ugyanakkor módosíthatja a Fennmaradó szállítása mennyiséget annak a beszerzési rendelésnek a sorában, amely Vázlat állapotban van.

Miután egy rendelés meg lett erősítve, nem törölheti azt. Azonban érvénytelenítheti a teljes vagy a fennmaradó mennyiséget, feltéve, hogy a mennyiség még nem lett átvéve vagy számlázva. Ezután a Véglegesítés művelet segítségével megakadályozhatja a további feldolgozást.

Beszerzési rendelések érvénytelenítése

A beszerzési rendelést a fejléc Érvénytelenítés műveletével lehet érvényteleníteni.

Ha a mennyiség részben regisztrálva, bevételezve vagy számlázva van, akkor csak a fennmaradó nem regisztrált, bevételezett vagy számlázott maradék mennyiséget lehet érvényteleníteni. Ezt követően a rendelési mennyiség ennek megfelelően csökkentve lesz. Amikor a sorban szereplő mennyiség frissítve van, az állapot is frissül. Például a sorban szereplő eredeti mennyiség 5, és 3 érkezik be. Ebben az esetben csak kettőt lehet érvényteleníteni. A sor ezután a Fogadott állapotra módosul.

Ha szállítási maradékot ad hozzá a rendelési sorhoz, és az meghaladja a rendelési sorban szereplő mennyiséget, akkor az Érvénytelenítés művelet nem érvényteleníti a felesleges mennyiséget. Helyette a sor Nyitott rendelés állapotú marad, mert a fennmaradó mennyiség még rajta van. Például a sorban szereplő eredeti mennyiség 5, és szállítási maradék 7. Ha a rendelést érvénytelenítették, akkor öt érvénytelenítve van, és a 2 marad, amint az látható a készlettranzakciók között.

Ha érvényteleníteni szeretné vonni a beszerzésirendelés-sorban szereplő teljes mennyiséget, érvénytelenítse a sorban szereplő szállítási maradék mennyiségét is. Ezt követően a sor Visszavonva állapotra frissül.

Ha egy beszerzési rendelés változáskezelés alatt van, akkor bármilyen változtatást, például a rendelés érvénytelenítését vagy a szállítás fennmaradó részét be kell nyújtani a munkafolyamat-rendszernek, és jóvá kell hagyni a folyamat befejezése előtt, és a készlettranzakciók frissíthetők érvénytelenítettre.

További erőforrások