Keyra og prenta skýrslur

Skýrsla safnar saman upplýsingum byggðum á sérstöku safni af skilyrðum. Hún flokkar og birtir upplýsingarnar á sniði sem er auðvelt að lesa og sem hægt er að prenta eða vista sem skrá. Hægt er að opna margar skýrslur í gegnum forritið. Skýrslurnar veita alla jafna upplýsingar sem tengjast samhengi síðunnar sem þú ert á. Til dæmis, síðan Viðskiptamaður inniheldur skýrslur fyrir efstu 10 viðskiptamennina, sölutölur og fleira.

Athugasemd

Runuvinnslur og XMLports gera meira eða minna það sama og skýrslur, en eru meira notaðar í þeim tilgangi að vinna úr og flytja út gögn. Til dæmis býr runuvinnslan Stofna innheimtubréf til innheimtuskjöl til að senda á viðskiptamenn með gjaldfallnar greiðslur. Þessi grein vísar aðallega í „skýrslur“, en svipaðar upplýsingar gilda um runuvinnslur og XMLport.

Hafist handa

Þú finnur skýrslur í flipanum Skýrslur á völdum síðum, listum og spjöldum eða þú getur leitað með til að finna skýrslur eftir nafni. Yfirlit yfir innbyggðar skýrslur sem þú getur notað í Business Central, raðað eftir flokkum, er að finna í Tiltækar skýrslur í Business Central.

Þegar þú velur skýrslu færðu yfirleitt upp beiðnisíðu—sem ber heiti skýrslunnar—þar sem þú velur ýmsa valkosti og síur sem ákvarða hvaða gögn eru innifalin. Eftirfarandi hlutar útskýra hvernig á að nota beiðnisíðuna til að búa til, forskoða og prenta út skýrslur.

Sjálfgefin gildi notuð—fyrirframskilgreindar stillingar

Flestar síður skýrslubeiðni innihalda reitinn Nota sjálfgefin gildi úr. Með þessum reit geturðu valið fyrirframskilgreindar stillingar fyrir skýrsluna, sem velur valkosti og síur sjálfkrafa. Veldu færslu úr fellilistanum til að sjá valkosti og síur á síðu skýrslubeiðni breytast í samræmi.

Færslan sem kallast Valkostir og síur síðast notað er alltaf í boði. Þessi færsla stillir skýrsluna á að nota valkosti og síur sem voru síðast notuð þegar skýrslan var keyrð.

Reiturinn Nota sjálfgildi úr veitir fljótlega og áreiðanlega leið til að búa til skýrslur sem innihalda réttar upplýsingar. Þegar færsla er valin, er hægt að breyta öllum valkostum og síum áður skýrslan er forskoðuð eða prentuð. Breytingarnar sem þú gerir verða ekki vistaðar í færslu fyrirframskilgreindrar stillinga sem þú valdir, en þær verða vistaðar í færslunni Síðast notaðir valkostir og afmarkanir.

Athugasemd

Fyrirframskilgreindar stillingar eru yfirleitt settar upp og stjórnað af stjórnanda. Frekari upplýsingar er að finna í Stjórna vistuðum stillingum fyrir skýrslur og runuvinnslur.

Tilgreina gögnin sem eiga að vera í skýrslu

Notaðu reitina undir Valkostir og Síur til að breyta eða takmarka upplýsingarnar sem eiga að koma fram í skýrslunni. Hægt er að stilla síur í skýrslu nánast á sama hátt og þær eru stilltar í listum. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Síun.

Varúð

Flýtiflipinn Sía á síðu skýrslubeiðni býður upp á almenna síunarmöguleika fyrir skýrslur. Þessar síur eru valfrjálsar.

Sumar skýrslur hunsa slíkar síur, sem þýðir að sama hvaða sía er stillt í flýtiflipanum Sía verður útkoma skýrslunnar sú sama. Ekki er hægt að gefa upp lista yfir hvaða reitir eru hunsaðir í hvaða skýrslum, þannig að þú verður að gera tilraunir með síurnar þegar þú notar þær.

Dæmi: Þegar þú notar runuvinnsluna Stofna innheimtubréf er sía fyrir reitinn Færslur í viðskiptamannabók í Stig síðasta útgefins innheimtubréfs hunsuð vegna þess að síurnar eru fastar fyrir þessa runuvinnslu.

Forskoða skýrslu

Með því að forskoða skýrslu geturðu séð hvernig skýrslan kemur til með að líta út áður en hún er prentuð. Forskoðunin fer ekki eftir prentaranum sem valinn er í reitnum Prentari á beiðnisíðunni. Hún fer eftir vafranum. Að forskoðun lokinni er hægt að fara aftur á beiðnisíðuna og gera breytingar á valkostum og síum eftir þörfum.

Forskoðunarvalið á síðunni Skýrslubeiðni fer eftir skýrslunni. Fyrir sumar skýrslur er því hægt að velja Forskoða en fyrir aðrar er valið Forskoða og loka. Báðir valkostirnir opna forskoðun á skýrslunni. Munurinn liggur í því að Forskoðun heldur beiðnisíðunni opinni, þannig að hægt er að fara aftur í hana, gera breytingar, forskoða aftur eða prenta. Aftur á móti lokast beiðnisíðan með Forskoða og loka og opna þarf skýrsluna aftur til að gera breytingar eða prenta.

Athugasemd

Ef þú notar Business Central 2020 útgáfutímabil 1 eða eldra er eini kosturinn Forskoða, sem lokar beiðnisíðunni við forskoðun, eins og lýst er hér að ofan fyrir Forskoða og loka.

Vinna með forskoðunina

Í forskoðun skal nota valmyndastikuna í forskoðun skýrslunnar til að:

• Fara gegnum síður

• Auka aðdrátt og minnka

• Breyta stærð svo passi á síðu

• Velja texta

  Þú getur afritað texta úr skýrslu og svo límt hann eitthvert annað, eins og á síðu í Business Central eða Microsoft Word. Með því að nota mús er til dæmis valinn vinstri músarhnappur og haldið þar sem byrjað er á að ræsa. Færðu svo músina til til að velja eitt eða fleiri orð, setningar eða málsgreinar. Þá er hægri músarhnapp valinn og valið Afrita. Nú geturðu límt valinn texta þar sem þú vilt hafa hann.

• Fletta skjali

  Hægt er að færa sjáanlega svæði skýrslunnar í hvaða átt sem er til að skoða önnur svæði skýrslunnar. Fletting er gagnleg þegar þú hefur aukið aðdrátt til að sjá smáatriði. Músin er notuð til dæmis með því að velja og halda vinstri músarhnappi hvert sem er í skýrsluforskoðun skýrslunnar og músin færð til að velja hluta skýrslunnar.

• Hlaða niður PDF-skrá á tölvuna eða netið.

• Prenta

Skýrsla vistuð í skrá

Þú getur vistað skýrslu sem PDF-skjal, Microsoft Word-skjal, Microsoft Excel-vinnubók eða XML-skjal með því að velja Senda til og síðan velja. Skrá er sótt í tækið.

Ef fyrirtækið þitt hefur grunnstillt OneDrive fyrir kerfiseiginleika, í stað þess að vera sótt, eru Excel vinnubækur og Word-skjöl opnuð í vafranum þínum með því að nota annaðhvort Excel eða Word fyrir vefinn.

Ábending

Valkostirnir Microsoft Excel Skjal (aðeins gögn) og XML-skjal eru mest megnis fyrir flóknari tilgang. Yfirleitt notar þú þessa valkosti til að gera ítarlega greiningu á gögnum. Frekari upplýsingar er að finna í Greining skýrslugagna með Excel og XML.

Einnig er hægt að nota Microsoft Excel Skjal (aðeins gögn) til að búa til nýtt Excel-útlit fyrir ákveðna skýrslu. Frekari upplýsingar er að finna í Vinna með Excel-útlit.

Skýrsla tímasett á að keyra síðar eða reglubundið

Hægt er að tímasetja eina eða endurtekna skýrslu þannig að hún keyri á tilteknum degi og tíma. Tímasettar skýrslur eru færðar inn í verkröð og unnar á settum tíma, eins og önnur verk. Veldu valkostinn Áætlun eftir að þú hefur valið Senda til og sláðu síðan inn upplýsingar, eins og prentara og tíma og dagsetningu. Skýrslunni er bætt við verkröðina og verður keyrð á tilgreindum tíma. Þegar unnið hefur verið úr skýrslunni er varan fjarlægð úr verkröðinni. Frekari upplýsingar eru í Nota verkraðir til að tímaraða verkhlutum.

Þegar keyrsla skýrslu er áætluð er til dæmis hægt að tilgreina að keyra þurfi alla fimmtudaga með því að stilla reitinn Dagsetningarformúla næstu keyrslu á D4. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Nota dagsetningarformúlur.

Hægt er að velja að vista skýrsluna í skrá (t.d. Excel, Word, eða PDF), prenta hana eða aðeins búa til skýrsluna. Ef þú velur að vista skýrsluna í skrá þá er meðhöndlaða skýrslan send á síðuna Skýrsluinnhólf á Mitt hlutverk þar sem þú getur skoðað hana. Frekari upplýsingar er að finna í Deila og flytja út skýrslur með skýrsluinnhólfinu

Stjórna tímasettum endurteknum skýrslum

Tímasettar skýrslur eru búnar til með runuvinnslum sem stjórnað er á síðunni Verkraðarfærslur. Hægt er að sjá stöðuna og aðrar upplýsingar fyrir hverja skýrslu á síðunni, gera hlé á/endurtaka runuvinnslu skýrslunnar og búa til skýrsluna eftir eftirspurn.

Á síðunni Verkraðarfærslur er einnig hægt að breyta nokkrum skýrslufæribreytum eins og gerð úttaksskráar, endurtekningu, keyrsludagsetningu og upphafs- og lokatímum. Áður en fyrirliggjandi tímasettri skýrslu er breytt er hins vegar nauðsynlegt að setja verkröð skýrslunnar í bið:

1. Veldu táknið, fara í Verkraðarfærslur, velja síðan viðkomandi tengil.
2. Á síðunni Verkraðarfærslur skal velja æskilega skýrslu.
3. Veldu aðgerðina Setja í bið.
4. Opnaðu og breyttu tímasettu skýrslunni með því að velja stöðu hennar (Í bið).

Eftir að valkostum skýrslunnar er breytt skal endurtaka fyrstu tvö skrefin og velja síðan Stilla stöðu í tilbúnar Aðgerðir til að halda áfram að mynda skýrsluna.

Frekari upplýsingar um stjórnun verkraðar er að finna í Nota verkraðir til að tímasetja verk.

Prenta skýrslu

Til að prenta skýrslu skal velja hnappinn Prenta á síðu skýrslubeiðninnar eða í valmyndastikunni á síðunni Forskoða.

Þegar skýrsla notar Excel-útlit sérðu ekki reitinn Prentari eða hnappana Prenta eða Forskoða. Í staðinn er valkosturinn Hlaða niður. Til að prenta skal velja Hlaða niður og síðan opna sóttu skrána í Excel og prenta þaðan.

Prentari

Reiturinn Prentari á beiðnisíðunni sýnir heiti prentarans sem skýrslan er send til. Til að breyta prentara skal einfaldlega velja prentarann úr listanum.

Athugasemd

Valkosturinn (Meðhöndlað af vafra) gefur til kynna að enginn prentari sé valinn fyrir skýrsluna. Í slíku tilfelli sér vafrinn um útprentun og sýnir stöðluð skref útprentunar þar sem hægt er velja staðbundinn prentara sem tengdur er við tækið þitt. Valkosturinn (Meðhöndlað af vafra) er ekki í boði í Business Central-farsímaforriti eða forriti fyrir Microsoft Teams.

Ábending

Prentarinn sem er sjálfgefið valinn fyrir þig er settur upp á síðunni Prentaraval. Frekari upplýsingar um að breyta sjálfgefnum prentara er að finna í hlutanum Setja upp sjálfgefna prentara.

Býr til skýrslu í Thai

Sérstaklega fyrir taílensku útgáfuna af Business Central, getur hnappurinn Prenta ekki prentað skýrslur rétt vegna takmarkana á þjónustunni sem býr til prentanlegt PDF-skjal. Í staðinn getur þú opnað skýrsluna í Word og síðan vistað hana sem prentvæna PDF-skrá.

Eða þú getur beðið stjórnanda þinn um að búa til Word-skýrsluútlit fyrir mest notuðu skýrslurnar. Frekari upplýsingar er að finna í Stjórna skýrslu- og skjalaútliti.

Skipt um skýrsluútlit

Skýrsluútlit stjórnar því hvað er sýnt í skýrslu, hvernig því er stillt upp og það stílfært. Nokkrar leiðir eru í boði til að breyta útlitinu:

• Þegar þú setur upp og keyrir skýrslu sérðu núverandi útlit í reitnum Skýrsluútlit á beiðnisíðunni. Til að skipta tímabundið yfir á annað útlit skal velja reitinn Skýrsluútlit, síðan velja úr listanum yfir tiltækt útlit fyrir skýrsluna.
• Til að breyta sjálfgefnu útliti sem skýrsla notar skal annaðhvort fara á síðuna Skýrsluútlit eða Val á skýrsluútliti.

Frekari upplýsingar er að finna í Stilla útlitið sem skýrslan notar. Eða ef þú vilt sérstilla þitt eigið skýrsluútlit skaltu fara í Hefjast handa við að búa til útlit.

Breyta tungumáli og sniði talna, dagsetninga og tíma

Sjálfgefið er að tungumál texta og snið númera, dagsetninga og tíma í skýrslu séu byggð á vinnutungumáli og svæðisstillingum sem skilgreindar eru á síðunni mínar stillingar . Annars vegar er hægt að breyta tungumáli og sníða svæðið á Málsnið máls þegar það er Forskoðun, prenta eða senda skýrslu. Á beiðnisíðunni eru settir Valkostir tungumála -og sniðsvæðis á val. Einnig er hægt að tilgreina snið tungumáls og svæðis til að nota sjálfgefið fyrir viðskiptavini og lánardrottna á kortasíðunum.

Eftir því hvar þú hefur tilgreint tungumáls-og sniðstillingarnar, Business Central ákvarðar stillingarnar sem á að nota í eftirfarandi röð:

1. Þær stillingar sem tilgreindar eru þegar skýrsla er útbúin.
2. Þær stillingar sem tilgreindar eru í skjalinu, sem kemur frá stillingum viðskiptavinar eða lánardrottins.
3. Þær stillingar sem tilgreindar eru í Skýrslual hlutnum.
4. Stillingarnar sem eru skilgreindar í mínum stillingum.

Nánari upplýsingar um síðuna stillingar mínar má fara í Breyta grunnstillingum.

Ítarlegir valkostir

Reitirnir undir flýtiflipanum Ítarlegt setja takmarkanir á útbúna skýrslu til að stjórna tilföngum prentarans. Yfirleitt þarf ekki að breyta þessum stillingum nema um stóra skýrslu sé að ræða. Ef skýrsla fer umfram þessar takmarkanir þegar reynt er að forskoða eða prenta birtast skilaboð sem segja til um hvaða takmörkun var farið yfir. Síðan er hægt að breyta stillingunum svo þær henti skýrslunni betur. Hver reitur er hinsvegar með hámarksgildi sem hafa ætti í huga:

Svæði	Hámarksgildi
Hámarksmyndunartími	12:00:00
Hámarksfjöldi lína	1000000
Hámarksfjöldi skjala	500

Athugasemd

Hámarksgildin kunna að vera mismunandi fyrir Business Central á staðnum og stjórnandi getur breytt þeim. Frekari upplýsingar er að finna í hlutanum Grunnstilling Business Central Server - Skýrslur. Fyrir yfirlit yfir skýrslutakmarkanir í Business Central á netinu skal skoða Rekstrarlegar takmarkanir.

Sjá einnig .

Tiltækar skýrslur í Business Central
Nota skýrslur í daglegu starfi
Viðskiptagreind og skýrsluyfirlit
Setja upp prentara
Keyra runuvinnslur og XMLports
Vinna með dagsetningar og tíma í dagatali
Stjórna útliti skýrslna og skjala
Viðskiptagreind fjármála
Vinna með Business Central

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á